在这个数字时代，人们希望能够随时随地访问他们的重要文档。 使此过程变得相当容易的最有效方法是使用文档管理系统。 这些文档管理系统的好处怎么强调都不为过，因为它们可以帮助您管理和存储文档，使您能够随时访问它们。 在本指南中，我们将查看最佳电子和开源文档管理系统软件列表，以帮助您有效地管理文档。 继续阅读。
什么是文档管理？
文档管理是公司管理和跟踪电子文档的过程。
Document Management 现在可用于各种配置，从小型独立应用程序到包含典型文档填写功能的大型企业范围安装。
这些特点如下：
- 存储位置
- 访问控制和安全
- 索引和审计
- 检索、分类
- 与桌面软件集成
文档管理系统
文档管理系统是指电子文档管理和访问软件。
文档管理系统的类型
- 内容管理
- 工作流程管理
- 记录管理
- 文档成像
- 企业内容管理
文档管理系统示例
文档管理系统的一个示例是 PDF 阅读器，它允许您存储文件并离线访问它们。
电子文件管理系统
电子文档管理系统 (EDMS) 是组织和存储各种类型文档的软件程序。 这是一种更具体的文档管理系统，一种更通用的存储系统，可帮助用户组织和存储纸质或数字文档。 EDMS 是指管理数字文档而不是纸质文档的软件系统，而这些系统在某些情况下还可以处理原始纸质文档的数字扫描版本。
电子文档管理系统 (EDMS) 软件允许集中存储大量数字文档。 许多这些系统还包含文档检索功能。 为了有效，电子文档管理系统应包括以下组件：
- 导入：此功能在系统中打开一个新文档。
- 存储：保存系统文件并使用存储。
- 身份：通过分配索引来准确检索文档。
- 导出：要从系统中删除对象，请导出它们。
- 允许用户的特定文件的密码安全。
使用电子文档管理系统的好处
将大量纸质文档转换为数字文档可能会令人生畏。 另一方面，投资于电子文档管理系统的企业为帮助加快工作流程和扩展业务关键程序奠定了基础。 除了提高业务生产力之外，以下是电子文档管理系统 (EDMS) 软件对您的业务的主要好处。
#1。 减少存储空间
商业地产价格正在上涨，存储纸质文件的成本也在上涨。 基于软件的 DMS 可以消除对文件柜、盒子和存储箱的需求，对于任何企业来说都是一笔巨大的资产，因为它可以腾出宝贵的办公空间。 文件的硬拷贝通常可以保存在成本较低的位置，例如异地仓库或保险库。
#2。 提高安全性
文档安全对于各种规模的企业保护敏感数据至关重要。 DMS 允许对关键信息进行更多控制，并且可以在文件夹级别为不同的组或人员管理文档访问。 DMS 还跟踪查看文档的人员、访问时间以及编辑方式。 管理的文档具有高度可追溯性，并且可以标记以启用自动警告。
#3。 更好的法规遵从性
某些文件的合规要求可能相当复杂。 不合规可能会导致罚款、吊销执照，在某些情况下还会受到刑事指控。 Sarbanes Oxley 和 HIPAA 是两项联邦和州监管规则，需要严格的安全和隐私准则。 文档管理解决方案降低了不合规的可能性。 例如，记录保留计划可以自动化，并且可以更容易地对新记录进行分类和保存。
#4。 文档检索变得简单
搜索和检索论文可能需要很长时间——我们都知道时间就是金钱。 普通上班族每天花费 30% 到 40% 的时间寻找打印文件，而公司平均花费 20 美元来归档文件，120 美元用于查找错误归档的文件，220 美元用于复制丢失的文件。 这些浪费的文档管理支出限制了组织的预算，阻碍了生产力，并限制了其增长潜力。
#5。 改善协作
先进的文档管理系统大大简化了快速访问内容和协作的能力。 从各种来源获得的文档可以从各种位置访问。 电子成像支持通过电子邮件或 Internet 在网络上共享文档。 DMS 提高了业务流程的可见性并允许改进工作流监控。 可以授予和监控具有授权的外部用户的访问权限。
#6。 更好的灾难恢复和备份
每个文档管理解决方案都应包含数据备份和灾难恢复计划。 纸质文档可以通过数字存档作为备份来防止火灾、洪水和其他灾难。 DMS 中的文档具有高度可追溯性，可以使用多种标准进行跟踪。 文档跟踪功能可减少阅读后错误归档或丢失文档的可能性。
#7. 提高生产力
时间很宝贵，而 DMS 可以节省时间，这通常会直接转化为更高的产量。 更快、更高效的文档检索可以提高员工士气和客户满意度。 此外，文档管理解决方案可扩展以适应任何企业不断变化的需求。 强大的电子文档管理系统为公司提供了许多无形的好处，包括：
- 高度灵活
- 竞争力
- 改善客户关系
- 心态平和
最常见的电子文档管理系统
让我们来看看一些最著名的文档管理系统软件，这些软件通常用于消除纸质文档并提高组织的文档性能。
#1。 点击向上
ClickUp 包括用于创建文档、wiki 和知识库的工具，其中包括：
- 它具有更改文本的能力。
- 它可以通过多人编辑进行协作。
- 它具有文档共享和特定权限的选项。
- 它提供了文本突出显示功能，用于向文档添加注释。
#2. 智能表
Smartsheet 是一个文档管理平台，专为满足您的业务需求而构建。
该软件使用户能够从任何地方规划、管理、捕获和报告工作。
该软件为业务团队提供了一个实时可视仪表板，他们可以在其中远程协作完成特定工作。
用户可以报告关键指标并查看其活动的实时进度。
Smartsheet 有效地自动化工作流程，让每个团队成员在工作以完成平台上的任务时保持知情和参与。
#3。 团队合作空间
Teamwork Spaces 提供了文档管理软件，其中包含使任务管理更容易的功能。
您可以使用该软件与您的同事在实时协作环境中编辑您的项目。
您可以将电影、照片和图表合并到您的文档中，以使其更具吸引力。
借助广泛的权限和用户管理工具，您可以控制谁可以访问文档的哪些部分。
该平台还提供了丰富的选项来帮助用户轻松地跨团队协作并接收客户反馈。
#4。 星期一网
Monday.com 是一款基于云的文档管理软件，可为您提供从头到尾集中和规划项目所需的所有工具。
该平台为您提供可用于快速生成事物的可定制表单。
使用 Monday.com 来自动化项目审批和活动也非常简单。
您还可以使用该平台与您的团队成员实时协作处理文档。 在文档上，您可以聊天、分配更改以及标记个人或组。
项目仪表板为您提供详细的信息、指标和对工作的见解。
此外，Monday.com 提供的有关您工作的实时数据可用于管理、监控和消除项目危害。
＃5 HubSpot
HubSpot 销售文档管理和销售跟踪软件将有助于为整个团队创建销售内容库。 它可以让您从您的 Gmail 或 Outlook 邮箱共享文档。 当潜在客户与您提供的内容互动时，它还会通知您。 此外，它将揭示销售内容如何帮助您的销售流程以及团队使用这些内容的频率。
HubSpot 提供具有多种功能的一体化销售软件，例如电子邮件跟踪、电子邮件计划、销售自动化、实时聊天、报告等。
#6。 pCloud
您可以在 pCloud 中配置组权限和个人访问级别。 您还可以通过共享文件夹限制数据访问。 pCloud 还允许您对文件和目录发表评论。 它保留完整的帐户活动日志，并使您可以使用任何早期版本的文件。 它包括文件管理、共享、保护、文件版本控制、文件备份和数字资产管理功能。
#7。 户外
它是一个免费的开源 ECM，提供文档管理、协作、知识和 Web 内容管理、记录和图像管理、内容存储库和工作流。
它支持通用接口文件系统 (CIFS)，允许文档与 Windows 和类 Unix 操作系统兼容。
Alfresco 包括 API 支持和作为后端存储和检索内容的功能。
Alfresco 最强大的功能、易于定制和版本控制也是它最难使用的地方。
#8。 逻辑文档
LogicalDOC 是一个基于 Java 的开源系统，可以使用任何 Web 浏览器进行访问。 该系统可通过您自己的网络访问，并允许您生成和管理无限量的文档。 它提高了文档管理系统的生产力和协作性。
#9 冯办公室
Feng Office 是一个基于Web 的协作平台的开源文档管理系统。 时间跟踪、甘特图、任务管理和知识管理都是冯办公室的有用元素。 它使用简单，并允许您标记项目。 您甚至可以一次跟踪内容并将其发送给多个人。
主要缺点是每次升级时，它的一些功能变成了付费的。
#10。 Nuxeo
Nuxeo 是一个开源系统，可调节整个业务周期的内容流。
久经考验的技术减少了内容搜索和检索所需的时间。 它提供了多种捕获内容的方法，包括图像扫描。
审计日志记录是跟踪内容的有用方面之一，也是一种更方便的方法。 但是，对于初学者来说很难，并且在某些情况下修改会变得复杂。
另请参阅： 企业归档系统：如何正确归档文件（详细指南)
开源文档管理系统
无论您的公司规模如何，您都将拥有源源不断的文档流来开发、管理和组织，以使事情顺利进行。 文档管理系统 (DMS) 已成为公司软件库存的重要组成部分，但大多数软件包的购买和维护成本很高。 这就是开源文档管理系统的用武之地。这种低成本（有时是免费的）网络软件广泛可用，是大多数公司流程的绝佳答案。
最佳开源文档管理系统
#1。 OpenDocMan
OpenDocMan 旨在满足 ISO 17025 的文档管理标准，并被广泛认为是可用的最佳开源文档管理系统之一。 越来越多的财富 500 强公司、小型企业、教育机构、政府机构和个人将其用于文档管理。 它还提供十种不同的语言版本。
OpenManDoc 完全适应您的需求，支持广泛的操作系统和文件类型（包括 Linux、Unix、Mac OS X、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003、Windows Vista 和 Windows 7）。 作为一个完全基于 Web 的解决方案，它提供从任何位置的访问和简单的基于 Web 的备份功能。
#2。 露天
该程序解构了 Alfresco Enterprise Edition（内容和文件管理软件），适用于可以自我支持并希望根据自己的需求探索和调整进步的企业。 对于希望在非关键环境中使用最新 Alfresco 功能的开发人员来说，Alfresco 社区版非常灵活，因为它是免费且随时可用的。 这是为您的公司创建新功能的最佳开源文档存储库。
Alfresco 包括复杂的用户和工作流元素，具有易于访问的功能，可通过移动应用程序和离线访问实现现场和远程协作。 它还包括一整套协作功能，例如团队网站、任务列表和版本跟踪。
#3。 LogicalDoc 社区版
这是LogicalDOC软件的免费开源文档管理版本，由开发者支持，类似于上面提到的Alfresco软件。 LogicalDoc 社区版是一个开源版本，它不具备付费商业版的所有功能，但它确实包含了充分利用该软件所需的许多基本功能。
LogicalDoc Community Edition 具有多语言桌面界面和用户友好的功能，包括多语言全文索引、完整版本控制、任务管理、从 zip 文件导入和文档搜索，以帮助您控制文档。
#4。 基米奥斯
Kimios 寻求优化文档工作，以替代大型、繁琐的业务管理系统。 它主要通过简化几项任务来实现这一点，以便于日常使用。
搜索功能是实现这种易用性的一个领域。 这是这个开源文档存储的一个重要方面。 每个文档的内容和元数据都有索引，因此可以使用全文或布尔搜索查询找到它。 Kimios 通过结合众多搜索参数开发了一个强大的文档搜索引擎。
#5。 OpenKM 社区版
我们为您的组织列出的最佳开源文档管理系统列表中的最后一个是 OpenKM 社区版。 对于小型存储库和非关键数据，这是一个很好的免费选择。
尽管处于免费状态，OpenKM 社区版仍适用于大多数工作情况。 它与各种操作系统和数据库（包括 Windows Server、Debian、Ubuntu、Linux Mint、Red Hat、CentOS、Fedora 等）（HSQL、H2 和 MySQL）兼容。
微软有文档管理系统吗？
是的，Microsoft 拥有各种文档管理系统，例如 Microsoft Dynamics 和 SharePoint。
文档管理系统的三大功能是什么？
文档管理系统的三个主要功能是捕获、存储和分发文档。
什么是最好的文档控制软件？
五款最佳文档控制软件包括：
- M文件
- 坦率的
- 电子档案柜
- 主控
- 现在签到
Microsoft 有文档管理系统吗？
确实如此。 对于文档管理，Microsoft Office 365 提供了许多软件选项，例如 SharePoint、Microsoft Dynamics 和 OneDrive。 根据每个组织的需求，可以使用上述任何选项。
CMS 和 DMS 有什么区别？
DMS：维护结构化数据，主要关注常规意义上的文档，包括 Word、PDF、PowerPoint、Excel 等。Web 内容（HTML、PDF 文件）和数字资产（图片、音频和视频文件）是示例可以由内容管理系统管理的结构化数据。
文档管理系统有哪些阶段？
文档的生命周期包括其创建、存储、分类、元数据标记、分发或共享、重用、审查和报告、归档以及最终销毁。
高质量文档的七个标准是什么？
提供者有责任确保他们所做的笔记可读、可靠、准确、全面、一致、清晰和及时。
结论，
文档管理系统可帮助您有效地存储和管理文档。 我们为您提供了您可以使用的最佳电子和开源文档管理系统的列表。 但是，我们建议您在做出选择之前进行彻底的研究。
文档管理系统常见问题解答
文件管理系统的组成部分有哪些？
文档捕获、存储、元数据、版本控制、安全性、索引和检索都是文档管理系统的重要组成部分。
文档管理和文档控制有什么区别？
文件管理是存储、交换和管理文件的过程，以提高您的操作效率。 但是，文档控制与管理组织内的信息和数据流有关。
为什么文档控制管理很重要？
文档管理帮助组织保证在整个组织中只使用经过批准的当前文书工作，避免意外使用过时的流程或程序。
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参考资料
