呼叫管理系统：它是如何工作的

您有多少次打电话给企业却被搁置或多次转接？是的，好几次。现在考虑一下你打电话给公司并立即与合适的人或部门联系的所有时间。相信我，这总是比等待几分钟更令人惊奇。通过为您的业务使用呼叫管理系统，为呼叫者提供出色的客户服务变得简单。虽然有免费的呼叫管理系统，但您肯定会为您的小型企业看到免费的呼叫管理系统。以下信息涵盖了您需要了解的有关呼叫管理解决方案的所有信息。

什么是呼叫管理系统？

呼叫管理系统是组织和企业用来处理和规范客户来电的程序和方法。该系统可确保客户及时获得最佳的电话响应，并跟踪来电者以加强与这些潜在客户和客户的联系。

大多数时候，呼叫管理非常简单。这更像是您的团队使用呼叫管理系统，该系统由工具、流程和路由指令组成，以有效控制呼叫量。您企业的呼叫中心或联络中心会收到呼入电话，然后重复。这呼叫中心自动化您用来管理来电呼叫的方法，例如呼叫路由、IVR（交互式语音响应）菜单使用、人员配备水平等，称为“呼叫管理”。

为了帮助进行呼叫管理并为您提供更好的业务洞察力，您使用的平台应具有集成的分析或仪表板，其中包含您的呼叫数据（甚至是 SMS 文本消息和其他渠道）。您接听的电话越多或通话量越大，拥有强大的自动呼叫分配和呼叫管理计划就越重要。

如何确定是否需要呼叫管理系统？

呼叫管理系统真的有必要吗？当然是。每个企业都需要集成一个。通常要进行三项查询，作为可能是时候进行一项查询的关键指标。

#1。我的公司是否按预约时间表运作？

这包括医疗或牙科诊所、汽车维修设施、律师事务所等机构。在这些情况下，您可能不得不考虑使用呼叫管理程序。

#2。来电者可以选择联系我的部门吗？

如果您的公司有许多部门和这些部门内的员工，那么使用具有易于调整的路由选项的呼叫管理软件是有意义的。

因此，呼叫者可以通过按键盘上的键来转移自己，而不需要您的员工手动进行，从而为您省去处理呼叫转移问题的麻烦。

#3。我是否有专门的团队来处理来电？

你雇用前台人员吗？呼入电话中心？（或者您有开设呼叫中心的计划吗？）

借助呼叫管理技术，您专门的呼入呼叫处理团队可以更好地管理他们的工作量。它还可以为您提供有关来电的重要信息，并帮助您确定任何问题领域或可以改进的领域。

商务呼叫管理系统

管理很棒，但管理业务呼叫系统是任何类型业务中最重要的职责之一。任何想要提供一流客户体验的企业都必须包括呼叫管理系统。呼叫管理确保客户和消费者收到及时、24 小时和满意的呼叫响应。

通过使用呼叫管理系统，每个企业都可以更有效地处理来电和去电，从而改善客户的来电体验。因此，根据它们提供的整体价值，我们评估了几种解决方案，以确定排名前 5 位的商务电话系统。无论是免费的还是高级的呼叫管理系统，毫无疑问，它们对于客户服务计划都是必要的。

#1. 下一个

用户可以使用 Nextiva 简单的公司电话系统处理电话、语音邮件、传真、短消息服务 (SMS) 文本、视频会议和团队消息。它以其具有竞争力的价格和巨大的免费通话时间津贴而脱颖而出，这是该列表中所有服务提供商中最高的，高达 12,500。还包括 250 人的视频会议容量。多级自动助理和免费专业录制的问候语是其众多功能之一，这些功能可在高级计划中使用。

对于小型企业来说，Nextiva 是一个很好的 VoIP 替代方案，但那些拥有全球影响力的企业必须将目光投向别处。此外，与 RingCentral 等竞争对手相比，其优质服务成本更高，第三方软件集成更少。如果这些缺陷是您最关心的问题，则上述选项值得研究。

#2. 蚱蜢

Grasshopper 是一个虚拟电话系统，可让您将个人智能手机转换为商务电话。单独的电话线和易于使用的业务通信解决方案非常适合小型组织。与谷歌语音类似，它要求消费者将他们的新业务电话号码连接到他们当前的电话线路。

与此列表中的大多数 VoIP 公司相比，Grasshopper 在每个软件包中都提供了对其所有功能的访问权限。电话号码和分机的数量是它们之间的唯一区别。用户应该知道，与 Nextiva 或 RingCentral 的综合 UCaaS 产品相比，它的服务是有限的。

#3。环中央

与所有其他提供商相比，RingCentral 的统一通信即服务 (UCaaS) 和 VoIP 软件解决方案提供了最完整的呼叫管理工具集。其强大的平台使您能够使用开放 API 为您所需的通信体验进一步定制它，并且它具有大约 300 个第三方应用程序集成的长列表。尽管不是市场上最实惠的，但考虑到 RingCentral 的全面性，它的成本仍然是合理的。尽管 RingCentral 是一家出色的 VoIP 公司，但它仍然存在某些缺陷。它不提供 Nextiva 的免费专家语音问候。对于新手和小企业主来说，其复杂的平台也可能令人生畏且价格昂贵，特别是如果他们只使用像 Grasshopper 或 Google Voice 这样的基本商务电话系统。

#4。谷歌语音

对于在工作流程中使用 Google 应用程序的个人来说，Google Voice 是一个很好的 VoIP 选项。除了呼叫筛选、阻止和转发等基本呼叫管理选项外，它还提供免费的虚拟电话号码。甚至免费版的 Google Voice 呼叫管理系统也带有可视语音邮件。

尽管其惊人的简单性和价格，需要高级呼叫管理的个人必须在其他地方搜索。 Google Voice 专为中低通话量的人设计，在所有级别中提供的功能很少。相反，如果您正在寻找强大的 VoIP 或 UCaaS 平台，请查看 RingCentral 或 Nextiva。

#5. 风水

希望在单个平台上管理客户交互的中小型团队可以从 Vonage 的 VoIP 和 UCaaS 平台中受益。呼叫、文本、团队通信或呼叫管理工具（如忙灯字段 (BLF)、呼叫阻止和呼叫者 ID）的数量没有限制。

Vonage 还为团队协作提供了一套强大的工具。呼叫公告、呼叫组、呼叫监控、会议桥、寻呼组、团队消息传递和视频会议是其中的一些功能。

为什么商务呼叫管理如此重要？

管理商务电话的解决方案可能会让您花钱。这样的支出合理吗？以下是良好的呼叫管理将帮助您的公司发展的一些方法：

#1。塑造积极的商业形象

当您通过电话为客户提供优质的客户服务时，您与客户建立了更深层次的联系。当人们发现他们的电话得到妥善处理时，他们会认为你的公司更有组织性。其中一个不可或缺的部分是确保没有电话无人接听，这可以通过使用可靠的电话接听服务.

#2。监控营销投资回报

如果您的公司依赖按通话付费营销，有效的通话管理系统将帮助您监控广告的有效性。由于活动而产生的新潜在客户数量和达成的协议数量将是可量化的。

#3。销售额增加

呼叫管理解决方案的最终目标是提高客户的忠诚度和幸福感。当您的现有客户重视您的服务时，您的企业将获得更多推荐。

#4。积极影响卓越的客户服务

良好的呼叫处理可增强您的客户服务产品。一旦客户意识到您离解决他们的问题只有一个电话的距离，他们就会更倾向于给您打电话。

#5。吸引您的客户。

当您正确地与客户互动时，您可以更多地了解客户的需求。一些客户会就如何更好地为他们服务向您的公司提供有用的建议。您的公司变得更加以客户为中心，并且您的忠实客户数量显着增加。

免费通话管理系统

授权组织和改变其运营的最有效方法之一是使用免费和开源的呼叫中心系统。免费呼叫管理系统除了易于配置外，还可以转换并轻松与当前系统集成。该软件以很少甚至没有额外费用保证了整体更高水平的服务质量。有几个免费的呼叫管理系统可用。这些中的每一个都声称具有不同的特征。但是，其中一些具有与之相关的隐藏成本，因此，请尽可能检查您选择的免费呼叫管理系统是否有任何额外（或持续）成本。

#1。曲柄

在我们免费呼叫管理系统列表的顶部是 Qubicles。 Quibicles 是一个去中心化的免费呼叫管理系统和基于区块链的呼叫中心平台。使用 Qubicles，支付系统是现收现付的，并且没有许可费用，这与其他呼叫管理系统不同。在免费计划下，无限数量的用户都可以使用所有 Qubicles 功能，两个付费计划提供更高水平的支持和培训。

Flow 功能使呼叫中心操作员可以根据客户的即时反应轻松地遵循预定的脚本路径。它支持多种交互类型的简单拖放调用脚本。此外，它还提供 ACD 呼叫控制工具，极大地简化了无限来电的管理。呼叫通知、实时呼叫跟踪、30 多个历史呼叫报告模板、出站 SMS 消息、座席状态、呼叫记录、点击通话和其他功能作为附加功能提供。

#2。 Bitrix24

商务电话、CRM、即时消息和团队协作功能都包含在 Bitrix24 通信和协作套件中，该套件可在线和离线使用。 Bitrix24 的免费版具有此列表中任何其他工具的最全面的功能，尽管拥有如此多的选项可能有点令人生畏。它为多达 12 位用户提供无限制的免费呼入电话、100 分钟的通话录音、基本通话统计等。

用户还可以选择租用虚拟 PBX 系统，该系统提供无限的电话线路、呼叫路由、呼叫录音、呼叫通知、CRM 呼叫弹出等，每月只需 11.00 美元。免费订阅还提供无限的联系人存储、语音邮件、录制的问候语、可以从 Excel 或 CSV 导入的呼叫列表、聊天消息、视频会议和其他功能。

#3。 GO自动拨号

GOautodial 将自己定位为开源的全渠道联络中心解决方案，就像 Bitrix24 所做的那样。除了入站、出站和混合调用之外，它还提供用于第三方应用程序集成的 REST API。此外，除了符合 HIPAA 标准外，还有 99.99% 的正常运行时间。此外，它还包括 SIP 和 Web 应用程序防火墙安全性，以防止暴力攻击。带上您自己的 VoIP 提供商或使用 JustGOcloud 按需联系系统的 30 天免费试用。

与此列表中的许多其他平台相比，用户将受益于更多本机功能，因为它是一项高级计划。最重要的功能是机器人拨号、自动呼叫分配、IVR、无限用户分机、个人和团队范围的语音邮件，以及手动、预测和预览呼叫模式。

#4. 呼叫河马

我们将考虑的最后一个免费呼叫管理系统是 CallHippo。包括亚马逊和霍尼韦尔在内的 5,000 多家企业使用虚拟电话系统 CallHippo。这款声称可以在三分钟内设置您的虚拟电话的虚拟电话的主要功能是强力拨号模式、CRM 连接和快速呼叫跟踪。用户可以使用超过 50 个国家的电话号码，包括免费电话和本地电话号码。

CallHippo 可以在 100,000 天内为每个帐户存储多达 90 个通话记录，并自动捕获呼入和呼出联络中心的对话。支持热转和盲转，智能呼叫转接包括个性化问候和保持音乐等额外功能。 Smart Switch 工具使代表能够通过在电话网络之间切换来改善整体呼叫连接，这是另一个有趣的功能。呼叫插入、IVR 呼叫菜单、来电显示、暂停通话录音、ACD、短信、免费电话号码和其他功能是附加功能。

#5。 AVOXI

云联络中心软件 AVOXI 专门处理虚拟电话号码。 AVOXI 支持与您选择的第三方客户关系管理软件解决方案（如 Salesforce、Zendesk、Zoho 和 HubSpot）进行双向数据同步，此外还有呼叫记录、虚拟自动助理和呼叫转移等传统呼叫中心功能。

此外，他们可以使任何 AVOXI 电话号码能够发送和接收 SMS 文本消息，甚至开辟另一条通信线路。美国和加拿大的所有国际电话都是免费的。 ACD 和 IVR、软件电话、点击通话、知识库24 / 7 顾客服务, 呼叫阻止，CTI 呼叫屏幕弹出和其他功能是额外的。

您如何管理办公室电话？

以下是您可以练习成为专业电话接听者的 10 个动作：

第三声响起应答。
发出问候。
说话时微笑。
精确点。
避免使用俚语。
要乐观。
在将某人搁置之前，请询问。
正确识别消息。

正确的呼叫管理的重要性是什么？

通过将客户电话转给最有能力解决问题的员工，呼叫管理系统可帮助组织实现首次联系解决方案。

什么是呼叫中心软件？

它是一种使公司能够控制各种通信渠道的技术，包括社交媒体、实时聊天、即时消息、SMS 文本消息和电话。

结论

功能性呼叫中心是企业用来吸引和留住客户的策略之一。这也增加了他们的加班收入。然而，仅仅拥有一个功能强大的呼叫中心是不够的。您必须努力灌输呼叫管理系统，以帮助确保在您的小型企业中的每个时间点都满足客户的需求。

呼叫管理系统常见问题解答

呼叫管理的目的是什么？

它可以确保客户快速得到他们的电话并让他们满意。它还跟踪来电者，以帮助建立与客户和潜在客户的关系。

呼叫中心有哪三种类型？

入境
出境
混合呼叫中心

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参考资料

加拿大伟哥

呼叫管理系统：它是如何工作的

目录 隐藏

什么是呼叫管理系统？

如何确定是否需要呼叫管理系统？

#1。 我的公司是否按预约时间表运作？

#2。 来电者可以选择联系我的部门吗？

#3。 我是否有专门的团队来处理来电？

商务呼叫管理系统

#1. 下一个

#2. 蚱蜢

#3。 环中央

#4。 谷歌语音

#5. 风水

为什么商务呼叫管理如此重要？

#1。 塑造积极的商业形象

#2。 监控营销投资回报

#3。 销售额增加

#4。 积极影响卓越的客户服务

#5。 吸引您的客户。