即使在数字世界中，保留某些商业文件的硬拷贝仍然很重要。 我们希望能够信任数字世界，而且在大多数情况下，我们可以，但事情确实时常出错。 有了以下 7 份纸质副本，您可以放心，因为最重要的文件都有物理备份，以防您的数字文件发生任何事情。
#1。 纳税申报表
拥有物理副本 纳税申报表 非常重要。 尽管纳税申报记录通常会在七年后被销毁，但您应该确保您拥有从创建之日起就可以依赖的纳税申报表副本。
#2。 发票和收据
如果您拥有所谓的“实体”业务，那么将收据和发票至少保存几个月至关重要。 通常，客户从购买之日起最多有四个月的时间来对交易提出异议或以其他方式提出投诉，因此拥有这些发票的硬拷贝以更加安心是非常重要的。
#3。 任何带有原始签名的文件
目前有如此多的业务是严格数字化的，纸质版通常不像以前那样担心或关注。 但是，您需要保留带有原始签名或印章的许可证或其他文件。 当然，您可以依赖副本或数字仿制品，但没有什么能比得上真正的交易。
#4。 法律要求出示的文件
当您拥有一家企业时，您将永远是 遵守有关您的文书工作的法律法规. 营业执照是您可能想要一份硬拷贝的一件事。 如果您有访问者，则获取所需文档的纸质副本要比浏览您的在线数据库容易得多。 此外，它允许任何进行审计的人快速访问。
#5。 任何运营协议
运营协议基本上总结了谁负责。 如果发生任何不愉快的事情，一份运营协议的实体副本可以帮助您在短时间内获得所需的帮助，并明确谁在公司内做出重大业务决策。
#6。 银行对账单和工资单信息
从财务角度看待公司时，这些类型的文件是最重要的。 如果出现任何差异，您可以放心，有可供您依赖的物理副本以及在线副本。 这也不必占用太多空间——利用 数字切割台 并将您的副本存储在一个大文件夹中。
#7。 国际文件
尽管数字归档系统在大多数西方国家是常态，但在其他国家可能不一样，因此保留与外国的任何财务通信的物理副本很重要。 拥有数字副本和物理副本可能是值得的，只是为了使国际通信也更加容易一些。
正如您所看到的，即使在数字世界中，仍然有一些商业文件必须保留硬拷贝——无论是法律要求还是良好做法。
