文档管理 2023:4 年管理所有文件和文档的 2023 个技巧

4 年管理所有文件和文档的 2022 个技巧

COVID-19 大流行改变了工作场所的运作方式。 随着远程工作趋势的兴起和越来越多的员工选择在家工作,一些顶级公司已经转向远程办公。 永久在家工作模式.

然而,并不是每家公司都能负担得起,而且人们一直在谈论混合工作场所。

根据哈佛商业评论的报告,超过 90% 的雇主计划 切换到混合工作模式 为他们的员工。 然而,同一份报告还声称,如果事情进展不顺利,企业可能会改变方向,要求员工全职返回办公室。

这意味着传统办公室不会很快消失,我们距离完全数字化的工作生态系统还有很长的路要走。

回到办公室的危险之一是每个企业都必须处理的实际文书工作。 这些物理办公文件和文件对于有效的工作流程至关重要。

但是,对物理文档进行排序并不像键入“CTRL+F”或使用计算机上的搜索选项那么容易。 因此,有效地对这些文档进行分类以提高工作效率至关重要。

以下是一些简单的提示和技巧,可帮助您在工作中维护出色的文件管理系统。 使用这些提示,您将能够在需要时找到所需的文件。 让我们来看看。

使用方便的分拣系统

现有的几种分类系统旨在使企业的文件管理更容易。 对文件和文档进行排序的最简单方法是确保它们在完成后处于正确的位置和正确的顺序。

通常,企业倾向于按字母顺序对文档和文件进行排序,这是最容易做的事情。 世界各地的图书馆都采用相同的系统来分类他们的书籍。 在这种分类方法中,每种类型的文件或文件夹都有自己的空间,无论是在桌子上还是橱柜上。

排序不是关于你把东西整理得有多好,而是把东西放回它们所属的地方。 只需按字母顺序标记您的文件,并在完成后将它们放在它们所属的位置。

使用颜色编码进行有效排序

已经确定视觉提示是最有效的,并且同样适用于分类。 大多数企业使用的最佳分类方法之一是对其文件和文档进行颜色编码。 用颜色标记您的文件,以根据类别和重要性来表示它们。 通过这种方式,您将能够更快地识别。

使用彩色文件夹或活页夹对文档进行分类。 彩色便笺是对文件的单个页面或部分进行颜色编码的最佳选择。 您可以选择任何颜色来标记文档或文件类别。 使用不同的粗体颜色而不是相同颜色的不同深浅,使您的文档或文件脱颖而出。 

适当地标记文件

如果由于某种原因您对颜色编码或排序不满意,您可以使用其他视觉提示对它们进行排序。 做到这一点的方法之一是为各种类别制作邮票,例如 认可邮票、待定印章、已完成印章等

您可以简单地在角落里标记每个文件以对其进行分类,并为每个分类留出单独的空间。

市场上有一些企业可以为任何设计和材料的企业制作定制邮票。 甚至还有带有可替换文字或字母的自动上墨和模块化邮票。 只需更改文本,在文档上盖章,然后将它们滑入各自的文件夹或文件中。

隔离不同的文件

为不同类型的文档和文件提供单独的架子或空间总是一个好主意。 使用这样的隔离空间,您无需对它们进行颜色编码或以任何方式对其进行排序。 只需确保在使用后将文件或文件夹放在正确的架子上即可。

这是一种已被大型公司办公室、银行和教育机构采用多年的技术。 不受空间限制,这是有效排序和管理大量文件和文档的最佳方式。 通过为特定文件指定空间,更容易知道在哪里查找。

最后,确保不要将旧文件和废弃文件与当前文件放在同一个柜子或架子中。 有一个专门的档案空间,把旧文件放在这个空间里。

这些是一些可以帮助您提高工作效率的最佳文件管理技术。 

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