当您不在工作时，外出消息会自动发送给同事、客户和客户。 他们会通知人们您不在，以及他们可能希望回复电子邮件的时间。 在这里，在此博客中，我们拥有有关此外出电子邮件或消息的所有信息。 在博客的末尾，您将能够编写外出电子邮件或使用我们的免费样本或示例，在休假前自行发送外出电子邮件或设置自动回复电子邮件. 您还将了解如何使用 Outlook 或 Gmail 设置外出电子邮件。
什么是外出电子邮件？
外出消息（或 OOO 消息）是一种自动电子邮件回复，通知员工您将长时间外出。 这些通知有助于确保公司在您离开时正常运行。
当您启用外出消息时，任何向您发送电子邮件的人都会立即收到您的自动回复。 他们会知道您将离开多长时间，以及在此期间他们可以联系谁。 如果您的工作职位要求同事快速响应，那么在您离开办公桌时留下外出消息（即使只是为了开个简短的会议或约会）也是有益的。
如果您的工作周转时间较长，您不需要在有快速约会时留下外出消息，但您应该在休假、病假或其他类型的长期缺勤时留下消息。
您什么时候使用外出消息？
同事、客户和订户通常期望对他们的担忧做出快速响应和解决方案，尤其是来自客户服务、营销和通信部门的人员。 外出沟通会告知客户您无法以礼貌、简洁和专业的方式立即回复。 如果您要离开一天、一周或几个月，您可以留言 OOO。 如果您计划进行以下操作，您可能需要设置外出消息：
- 休假
- 参加会议、研讨会或专业聚会
- 休产假、病假或休假
- 休假一天
- 去看医生
外出电子邮件中应包含的内容
- 外出通知可能包含重要信息，例如：
- 你为什么走了？
- 你要离开多久？
- 你打算回来的那一天
- 谁在紧急情况下或需要快速援助
根据您的工作任务和您认为您离开后联系人需要的信息，您可以添加额外的细节。 大多数专业电子邮件应用程序允许您同时配置两封 OOO 邮件，一封给内部同事，一封给外部业务联系人。
在外出消息中应避免什么
外出消息应该专业且可信。 您应该避免以下情况：
- 提供太多信息. 自动回复应该简明扼要。 从电子邮件中删除任何多余的信息。
- 你说过你一回来就会做出反应。 当您返回办公室时，可能需要一些时间来处理电子邮件、电话和项目。 最好不要期望在您返回时能够立即回复错过的消息。
- 未经授权使用同事的协助. 最好附上同事的联系信息，以防您不在时出现紧急情况。 但是，在包括您同事的信息之前，请确保您已征得他们的同意。
你如何写一封好的外出电子邮件？
一个体面的外出消息应该包括下面列出的三个项目：
#1。 您返回的确切日期
此信息是必要的，以便您的同事知道何时可以收到您的回复。
#2。 你不在办公室的一般原因
您可以指定是休假、休假还是事假。
#3。 您不在时联系谁
如果您在外出期间无法承担与工作相关的责任，最好指定谁将替您代劳，以防有人需要快速帮助。 包括您同事的全名、职务和联系信息。
如果您在可能出现紧急情况的区域开展业务，并且您希望获悉相关情况，您可以提供其他方式让其他人在紧急情况下联系到您。 例如，如果您打算在离开时回复电话而不回复电子邮件，请添加您的手机号码。
除非您的工作领域需要，否则不要觉得有义务披露这些信息； 毕竟，您的假期就是您的假期！
最佳外出电子邮件示例和示例
我们已经制作了一些非常简单的自动回复电子邮件示例，您可以根据您的个人情况、在组织中的职位以及经常给您发送电子邮件的人员随时使用。 选择最适合您的并根据需要对其进行个性化设置。 请记住在您发送的任何外出电子邮件中包含个人风格。 它将帮助您与客户、供应商和业务合作伙伴建立更好的工作关系并进行沟通。
示例 1：发送给同事的外出假期电子邮件
你好，
我将从 [日期] 到 [日期] 休年假。 [我会在[电子邮件地址]或[电话号码]出现紧急情况/在此期间我将不在]。
如果您需要即时帮助，请通过 [电子邮件]/[电话号码] 联系我的同事 [全名]。
谢谢您的来信。 我回来后会回复你。
最良好的祝愿，
[你的名字]
示例 2：发送给组织外部人员的外出电子邮件
你好，
谢谢您的来信。 我将从 [日期] 到 [日期] 不在办公室。 如果您需要即时帮助，请通过 [电子邮件]/[电话号码] 联系我的同事 [全名]。
我回来后会回复你。
诚挚的问候，
[你的签名]
示例 3：一般外出电子邮件示例
亲爱的发件人，
我现在不在办公室，也没有查看电子邮件。 我要到 [日期] 才会回来。 如果这是紧急事项，请出于 [类别原因] 通过 [电子邮件]/[电话号码] 联系 [全名]，出于 [类别原因] 通过 [电子邮件]/[电话号码] 联系 [全名]。 否则，我会在返回后尽快回复您的电子邮件。
诚挚的问候，
[你的签名]
示例 4：不在办公室且回复电子邮件延迟
你好，
谢谢您的来信。 我将从 [日期] 到 [日期] 不在办公室。 我会尽可能查看我的电子邮件，并会尽快回复您的消息。
如果您需要即时帮助，请通过 [电子邮件]/[电话号码] 联系我的同事 [全名]。
诚挚的问候，
[你的签名]示例 5：假期外出电子邮件
你好，
谢谢您的来信。 由于[假期/公共假期/银行假期/国定假日]，我们的办公室将从[日期]到[日期]关闭。 如果您需要即时帮助，请通过 [电子邮件]/[电话号码] 与我联系。
我回来后会回复你。
诚挚的问候，
[你的签名]示例 6：公司活动的外出电子邮件消息
你好，
谢谢您的来信。 从 [日期] 到 [日期]，我将不在办公室参加在 [添加位置] 举行的 [公司活动名称]。 我会定期查看电子邮件，但如果您需要即时帮助，请通过 [电子邮件]/[电话号码] 联系我的同事 [全名]。
如果你这几天也在 [location]，我很乐意联系！ 拨打我的[电话号码]，我会给你详细信息。
诚挚的问候，
[你的签名]编写外出电子邮件消息的 5 个技巧
那么，您如何制作有效的外出电子邮件消息呢？ 这里有五个让您的电子邮件既有效又友善的想法。
#1。 保持简短和甜蜜
最好的办公室外沟通是简短而切中要害的。 在用几个简洁的短语提供相关信息后签字。 没有必要提供太多有关您缺席的详细信息来惹恼您的同事。
#2。 编辑您的信息
您永远不想发送带有语法错误的商务电子邮件。 你写作的水平会影响你的同事和客户对你的看法。
#3。 不要做出你无法兑现的承诺
在发送外出电子邮件时，做出无法兑现的承诺是一个常见的错误。 例如，不要承诺一回来就回复不在办公室的电子邮件。 当您返回时很可能有很多工作要做，因此您不能保证快速周转。
#4。 保持专业的语气
当您准备去度假时，很容易假装是一种非正式或友好的语气。 但是，请记住外出消息仍然是工作电子邮件。
#5。 考虑所有沟通渠道
最好在您与业务伙伴互动的所有关键平台上起草并激活外出消息。
如何设置外出自动回复
您现在应该准备好外出电子邮件消息，以下是如何在各种电子邮件平台（包括 Microsoft Outlook）中设置外出自动回复器。
#1。 如何在 Gmail 上设置外出回复
如果您使用 Google Workspace，请按照这些说明配置您的 Gmail 自动回复。 单击 Gmail 右上角的选项 > 查看所有选项。 一直向下滚动到 Vacation responder。
- 应选择“Vacation responder on”。
- 用日期、主题行和基本外出消息填写空白。
- 单击相应的框以向您的联系人和组织中的人员发送自动回复。
- 单击“保存更改”按钮。
您的外出自动回复器已配置。 当您启用假期回复器时，您会看到一个顶部栏，其中包含像这样结束假期电子邮件的选项。 要禁用外出回复，请单击“立即结束”按钮。
#2。 如何在 Outlook 上设置外出电子邮件回复
如果您使用 Microsoft Outlook 发送电子邮件，请按照以下步骤设置外出电子邮件自动回复。
- 选择文件 > 自动回复
- 选择“发送自动回复”
- 单击“仅在此时间范围内发送”以编辑日期和时间范围
- 输入您的自动回复消息，然后单击“确定”。 这将为从组织内部向您发送电子邮件的人打开自动回复
- 对于组织外部的人员，单击“我的组织外部”选项卡并输入相同的消息或不同的自动回复
- 单击确定
您已为 Outlook 上的外出电子邮件回复设置了休假时间。
#3。 如何在 Slack 上设置外出消息
如今，Slack 和 Teams 等即时通讯平台比电子邮件更受欢迎。 也可以考虑在这些平台上发布您的外出通知。 要将您的 Slack 状态更改为外出，请执行以下步骤：
- 在 Slack 窗口的右上角，单击您的个人资料照片。
- 单击“更新您的状态”按钮。
- 在出现的弹出窗口中，输入您唯一的外出状态，然后指定时间。 您甚至可以在您的状态中包含表情符号。
您在外出电子邮件中说什么？
“谢谢你的电子邮件，”你可以说。 由于 [原因]，我现在不在办公室，直到 [返回日期]。 当我回来时，我很乐意回复你的消息。 同时，如果您需要帮助，请通过[电子邮件、电话等]联系[同事姓名+职位]。”
什么是一个不错的外出示例？
这是一个很好的外出电子邮件示例：我将从（日/月）到（日/月）不在办公室，电子邮件访问受限。 如果您有任何紧急问题，请通过 [电子邮件] 或 [电话] 联系 [姓名]。 我会尽快回复您的邮件。 但你有更多的能力。
外出消息的示例有哪些？
外出消息的示例包括：
- “感谢您的来信。 我将从 8 月 12 日到 XNUMX 日不在办公室……
- “我将从 25 月 29 日到 XNUMX 月 XNUMX 日离开。” 如果有紧急问题，您可以通过 [电子邮件和电话号码] 联系我的同事 Marilyn Morales。”
- “感谢您的来信。 我现在不在办公室，也没有监控我的电子邮件。
什么是好的自动回复消息？
外出电子邮件自动回复的示例包括：您好，感谢您与 _ 取得联系。 我们已收到您的留言，会尽快回复。 您好，感谢您有兴趣与我们合作。 要进行预约，请转到 [link to scheduling page]。
什么是好的自动电子邮件回复？
以下是自动回复电子邮件的示例：
您好 [first_name]，非常感谢您与我们取得联系！ 此自动回复只是为了通知您……我们收到了您的电子邮件，并将尽快回复（人工）回复。
什么是健康的外出消息？
以下是外出电子邮件的示例：
我暂时不在办公室 [休假、参加会议或其他原因]，直到 [日期] 才能回复。 如果您需要紧急帮助，请通过[联系信息]联系[联系人姓名]。 我不在时，他们会很乐意为您提供帮助。
结论
每个人都渴望被需要。 当您知道您将无法查看收件箱时，请建立自动外出回复。 利用我们提供的示例并做好它； 这是一种提高忠诚度和电子商务销售额而又不过分咄咄逼人的绝佳方法。 创建幽默或富有洞察力的信息，帮助您脱颖而出！
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参考资料
