官方信函格式:适合任何企业的最佳格式是什么

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图片来源:随笔编辑

由于正式信件被视为正式记录,因此需要仔细书写正式信件。 正式信函的概念在很多方面都有所不同,这篇文章中给出了正式信函的概念,以及起草信函的指南。 因此,通过更多地了解以下内容,您可以提高写正式信函的水平。 在这篇文章中,您将了解不同类型的公函、为美国政府和请求目的所写的格式

公函格式 

正式信函以正式、条理清晰的语气书写,并遵循特定的格式规则。 给经理、人力资源经理、员工、大学或学校校长、老师等写信是使用这些信件的一种专业方式。 但出于私人原因,我们不会向我们的朋友、家人或其他近亲发送正式信件。

撰写正式信函时,必须遵守某些规则。 此外,信件必须以非常正式的风格书写。 由于使用的格式,信件的内容将以正式的方式传达。 为了向读者传达您想表达的想法,必须仔细编写每个句子。

正式信件的类型

正文的种类很多,前面已经说过了,一般分为以下几类:

  • 商务信函
  • 请求信 
  • 给报纸的信

#1。 商业信函

商业写作应该简短、准确、直截了当。 这个故事不能出现在商业信函中。 在开始撰写商业信函之前,需要牢记一些事项。

  • 使用正常的日常语言清楚地表达你的论点,而不是华丽或过于激进的行话。
  • 切勿在商业信函中使用行业特定语言。
  • 缩略语应尽可能少用。
  • 根据收件人和信件的目的,使用了许多地址格式。
  • 以书面形式下订单时,您应格外小心,清楚简洁地指定所需物品,以及所需的质量和数量。
  • 回复商业信函时,切勿忘记附上日期和参考资料(如果有)。

正式/商务信函包括雇主和雇员之间的信函、订购和更换物品的信函、致上级官员的严重关切信函、投诉信函等。

#2。 请求信件

典型的求职信包括求职信。 在写求职信之前和之后,确保以下细节准确无误:

  • 始终以简短的介绍开始,说明求职者是回应在线招聘广告还是印刷招聘广告。
  • 包括申请人的年龄、教育程度和工作经历。
  • 通过这样告诉雇主,您将向雇主表明您真的想为该特定组织工作。
  • 还要提供参考资料,以便公司可以确定您将成为什么样的员工。

雇佣信必须遵循适当的正式或商业信函结构。

#3。 给报纸的信

这些信件必须始终写给“编辑”,并且必须签名为“您忠实的”。 给编辑的信提出了需要提请上级当局注意的问题。 这些信件应该是真诚和专业的。 确保您的姓名和地址准确无误,并且您写这封信是出于正当理由。 没有报纸会刊登匿名信件。

政府公函格式 

要有效地表达您对影响您的社区、州或国家的事情的看法,请写信给政府成员。 可以在网上找到所需领导者的官方邮寄地址。 由于适当的地址礼仪因官员而异,因此请研究您要向其发送信件的特定官员的协议。 以下是政府公函的格式:

#1。 致函

在撰写官方政府信函的格式中,应提及您在信中的收件人。 此处包括代表的姓名、职位和邮寄地址。 在信封中间整齐、清晰地打字。 然后,密封信封。 在信封的右上角贴上邮票。 如果您希望得到该政府官员的回复,请将您的全名和回信地址写在信封的左上角。

#2。 遵守适当的行为

你的信应该以称呼恰当地开始,也应该恰当地结束。 根据政府级别的不同,此人可能会雇用一组秘书来搜索他或她的邮箱以查找重要信件。 在称呼他们时使用代表的姓氏和头衔。 但是,如果只有一个人担任该职位,您只能称呼他们的头衔(例如,众议院议长、市长或总统)。 如果不止一个人同时担任某个职位(例如参议员、法官或众议员),您必须使用姓氏以明确您是在向谁讲话。

做一些研究,找出其他人如何写信给这位特定的政府官员。 一些维权团体和请愿网站实际上提供了关于如何联系特定原因的关键决策者的详尽指导。 此外,您可以给代表发送电子邮件。

#3。 写一封有说服力的信

在您发送信件之前,请确保该政府官员有权对其采取行动。 不要提出过高的要求。 永远不要要求政府工作人员完成与其工作领域无关的任务。 退一步想一想是否有更好的方法来解决您的问题。

根据他们的资历,政府雇员每天可能会收到几十到几百封信。 该官员甚至可能会聘请专业的信件分类员来确定他们实际上收到了选定的几封邮件中的哪封。 在你的信中,要体贴、简洁和最新。 在主题行或第一句中,提及官员议程上的主题。

确保你的信是合适的。 你真的需要发泄,还是你只是在戏剧化? 请在您的请求中尽可能礼貌和简短。 不要无礼或粗俗。 尊重迅速传播。

请求的正式信函格式 

由于正式请求信是一种正式的商务沟通,因此应按其格式进行组织。 通过自我介绍和对收件人使用适当的称呼来开始这封信。 为了锻炼收件人的记忆力,请提及您的姓名、所在部门以及您之前可能与他们进行过的任何互动。 你可以继续讨论这个问题和这封信的目的。 在介绍中使用直截了当的语言和词汇。  

撰写业务请求时始终使用专业的信笺。 如果附近没有,请在页面顶部中央写下您的公司名称、地址和电话号码。 按照这种格式写一封正式的请求信:

#1。 应添加日期和地址。

在商业信函中,标题通常是日期和地址。 首先包括收件人的姓名、职位名称和地址。 两位信息都应位于左侧。 日期可以写在收件人地址之后或信件的左上角。 如果它是工作标准,您可能必须坚持使用该格式。

#2。 包括引文和主题。

在其下方一行,添加参考编号和主题。 商业信函的主题行对于吸引读者的注意力并将他们引导至信函的正文内容至关重要。 保持简短——不要超过六到八个词。

#3. 称呼 

在此字段中输入称呼。 大多数人都同意所有商务信函都应以“亲爱的”开头。 如果收件人是高级管理人员,也可以用respected。 以专业的方式称呼接受者时,请始终使用博士、先生、夫人或女士。 问候之后,使用此人的姓氏。

#4。 写简介

在开头段落中,您可以表明您自己和您的企业。 在接下来的一行中,让接收者知道您是否已经与他们交谈过。 之后将您的要求填入空白处。 三四句话可以组成开篇。

#5。 添加更多段落。

这些句子也可能包含请求的细节。 如果需要其他信息来支持您的请求,您可以将其包含在单独的段落中或放在一行中。 例如,我想请 [日期] 至 [日期] 的三天假。

#6。 包括摘要

在对请求进行全面论证之后,您可以添加更多相关信息。 您可以按照我们希望尽快收到您的来信来陈述一些事情,因为这是我们的首要任务。 说“如果您想了解更多信息,请告诉我”同样可以接受。 避免使用“现在”和“认为这很紧急”这样的词。

#7。 添加订阅

由于它维护了信件的正式语气,这是商业信函的重要组成部分。 在你的句子中加入“谢谢”、“真诚地尊重”和“你的”等短语。 避免在谈话开始时说“暂时再见”或“再见”之类的话。

#8。 签名

清楚、完整地签下您的名字。 在商业信函中,尤其是第一页,避免使用首字母缩写。 您的全名应在签名后以粗体显示。

#9。 参考附件

如果您要包含任何支持文档,请在左侧添加 Encl:。 附加的材料可以编号。 确保附件的顺序与信中指定的顺序正确。

美国官方信函格式

如果您以前从未写过商业信函,或者只是定期写过,那么正确地写一封商业信函可能会让人望而生畏。 例如,在申请第一份工作时,您可能需要写一封求职信。 在美国,完整的块格式和修改的块格式是最常用于官方信件通信的两种样式。

  1. 全块格式:完全以块形式书写的字母的每个组成部分都向左对齐,左边距标记每行的开始。 如果您不确定,请使用此样式,因为它更正式。
  2. 修改后的块格式:它使用修改后的块格式,其中一些字母组​​件向右移动。 如今,大多数情况都需要这种方法。

让我们分解一下写给美国官员的正式信件的格式,包括完整和修改后的块格式:

#1。 在“完整块格式”和“修改后的块格式”之间进行选择。

这些都不应该结合起来。 完整块,其中所有内容都向左对齐,是两种格式中更正式的一种。 但是,在现代,将某些部分向右移动的修改版块在大多数情况下都能很好地工作。

#2。 应包括您的地址。

对于完整的块格式和修改的块格式,您的地址应该在左边。 横跨文本而不是右对齐文本。

#3。 包括日期。

无论您选择哪种格式,日期都必须左对齐并位于您地址的正下方。 书面注明“15年2008月XNUMX日”。

#4:您可能想要添加参考线

如果您正在写信给一家大企业,或者如果您被指示这样做,请在参考行前输入“Re:”。 如果您使用的是参考行,请省略主题行。

#5。 应包含收件人的姓名和地址。

在所有格式中,这应该保持对齐。 如果信件与信封分开,则必须注明他们的全名和地址(在大办公室通常会这样)。 如果您使用的是开窗信封,请确保收件人的姓名和地址放置在窗口中可以看到。

#6。 包括问候语。

冒号应该在称呼之后,也称为问候语。 (例如:“亲爱的琼斯先生:永远捍卫左翼。”

#7。 考虑包括主题行

主题行的使用正在增加,尽管这不是必需的。 你的主题行应该让读者一眼就清楚地知道这封信是关于什么的。 在修改后的块格式中,它可以左对齐或居中。

#8。 自己写信。

您的信件文本需要左对齐、单倍行距和斜体(所有格式)。 不要缩进段落,而是在它们之间使用一个空行。 写商务信函时使用正式的语气。

#9。 应该有一个适当的关闭。

使用众所周知的正式结束语,如“您真诚的”或“致以最诚挚的问候”来结束您的信件(对于您已经认识的人来说是个不错的选择)。 这后面跟一个逗号。

#10。 “添加你的名字

在最后一段中,在留出签名空间后键入您的姓名。 如果合适,您可以将您的职位和雇主名称添加到您姓名下方的行中。

公函的格式是什么? 

发件人的地址、日期、收件人的地址、主题、称呼、信件的内容、赞美的结尾,最后是姓名(正楷)和职称的签名,这些都应该包含在专业信件中。

正式信函的最佳格式是什么? 

正式信件的格式:

  • 发件人的地址。
  • 数据。
  • 收件人姓名/名称
  • 收件人的地址。
  • 问候
  • 学科。
  • 正文 [内容、介绍和结论]

您如何开始正式的公函?

“尊敬的姓氏女士或先生”,这是商务信函中使用的典型称呼。 如果你知道他们的名字和姓氏,你可以在称呼中使用它。 

正式信函的四种类型是什么? 

正式信函格式:

  • 问询函
  • 订单信。
  • 投诉信
  • 投诉回复信。
  • 营销信。
  • 销售信。
  • 恢复信

正式信函的 7 个部分是什么?

大多数专家都认为商业信函由以下七个部分组成:

  • 邮寄地址。
  • 数据。
  • 收件人的位置。
  • 称谓
  • 身体。
  • 签名和关闭。
  • 外壳。

参考资料 

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