尽管有许多其他的可能性，电子邮件仍然被认为是最值得信赖和最正式的沟通方式。 与聊天程序和社交媒体网站不同，每个人都可以使用电子邮件。 因此，电子邮件已成为最流行的商务通信方式之一。 读者可以在一封结构清晰、写得很好的电子邮件中理解您试图传达的信息以及他们需要回复的信息。 尽管电子邮件写作是一门艺术，但只要付出足够的努力，它是可以掌握的。 以下是有关如何撰写正式电子邮件、官方电子邮件、给专业人士的电子邮件以及电子邮件辞职的一些最佳指导，收件人不会在人群中错过这些。：
如何写一封电子邮件
您想学习如何写电子邮件吗？ 您是否需要关于在哪里放置什么以及为什么放置的指导？ 在这里，我们将介绍您需要了解的有关如何有效撰写电子邮件的所有信息，无论您是要发送第一封电子邮件还是只想回顾一下您已经知道的内容。 了解如何编写正式或非正式的基本电子邮件很容易，并将帮助您创建更复杂的电子邮件，因为您编写的每封电子邮件都将具有相同的结构，并且需要您管理这些组件中的每一个。
- 收件人、抄送、密件抄送
- 附件
- 主题行
- 欢迎
- Body
- 登出
为了更好地掌握什么构成了一封成功的电子邮件，我们将深入研究这些组成部分中的每一个。
#1。 收件人、抄送、密件抄送
您应该在这些区域中输入您希望联系的个人的电子邮件地址，这些区域位于您的电子邮件顶部。 每个都有一个特定的目的：
| TO | 应在此处添加您的主要联系人的电子邮件地址。 |
| CC | 如果您希望某人查看消息但您不需要回复，请在该字段中将其与“收件人”和电子邮件地址结合使用。 |
| BCC | 如果您想向多个人发送电子邮件但需要对他们的电子邮件地址保密，请将此与“收件人”结合使用。 |
#2。 附件
电子邮件的附件功能允许发件人包含补充文件，收件人可以点击下载或内联查看，但是大多数文件类型将允许您上传文本、照片、视频、音频和 GIF 还请记住，通常有限制您可以传输的文件的大小。
#3。 主题行
总结其目的和内容的电子邮件主题行至关重要。 不幸的是，它们经常被忽视，这是不幸的，因为它们帮助收件人理解您的电子邮件的内容并防止它被删除。
#4。 问候语
您的电子邮件应始终以称呼开头。 学习如何撰写电子邮件介绍和问候语非常重要，因为它可以让您彬彬有礼并告知收件人邮件的目的。
正式的电子邮件需要正式的称呼，例如用于工作申请或销售信函的电子邮件。 在私人电子邮件或亲密同事之间的互动中，通常可以接受更轻松的欢迎。
#5. 身体
当然，电子邮件最重要的方面是它的内容。 理想的电子邮件正文应该简洁、组织良好、有针对性，并服务于特定目的。
请记住，如果您的电子邮件不简明扼要，读者将失去兴趣和注意力，并且不鼓励在电子邮件中讲故事。
始终以关于其主题的明确声明开始您的电子邮件，并安排您的材料以便于查找。
#6。 搁笔
确保您为预期的收件人使用正确的关闭方式与确保您的电子邮件正确开始一样重要。 他们会知道电子邮件何时发送并因此完成。
为每封信件做一个特别的结尾，当对如何签字有疑问时，不要拘泥于形式
如何写一封正式的电子邮件
如果您习惯于向朋友和亲戚发送非正式电子邮件，您可能无法有效地撰写专业电子邮件。 许多人发现写一封正式的电子邮件很有挑战性。
要写一封正式的电子邮件，必须使用正式的语言和预定的结构来发起或继续讨论一个严重或重要的问题。 为了表示尊重，人们在与陌生人交流时也会写正式的电子邮件。 默认情况下，公司设置和通信使用正式电子邮件以确保员工的消息准确反映他们的公司。 如果你想写一封看起来很专业的正式邮件，你应该遵循以下步骤：
#1。 确保您的电子邮件地址正确
每当您发送正式电子邮件时，请写一个企业电子邮件地址。 您的工作或学习地点可能会为您生成一个专业的电子邮件地址，或者您可以使用一些其他符号、数字和您的姓名元素来构建一个个人电子邮件地址。 特别是如果他们不认识您，收件人可能不愿意打开来自任何未知或非专业发件人的电子邮件。 专业的电子邮件地址可以提高您的信件的影响力。
#2。 包括主题行。
你写什么 正式电子邮件的主题行清楚地表明了邮件的内容。 它应该写在标题大小写中，并尽可能简短以显得专业。 如果在主题行中包含您的姓名将有助于收件人整理或回复电子邮件，请随意这样做。
#3。 正式化你的介绍。
在电子邮件的正文中，您应该以礼貌的称呼开头。 在头衔或尊称之后，包括收件人的姓氏。 可以使用以下正式称呼：
亲爱
您好
问候
如果收件人的姓名不明显，请注明“收件人可能与谁有关”
＃4。 自我介绍
如果您以前从未与接收者交谈过，请在第一行介绍自己。 在自我介绍后描述您与收件人的关系或相关性。 企业主想知道您是潜在客户还是另一家公司的员工，就像教授可能想知道您是学生还是教职员工一样。 用一个简洁的句子结束你的介绍，总结你写作的动机。
#5。 解释你想说什么。
下一段中提供了有关您的写作目标的更多详细信息。 在电子邮件中更具体地说明你是谁以及你想完成什么。 这部分应包含与您的通信相关的任何管理细节，例如截止日期。 这个区域应该只有一两个段落。
#6。 以谢谢结束。
在最后的陈述中，您感谢读者阅读并理解您的观点。 它以记录您计划与接收者进行的后续对话作为结尾。 您可以决定是等待他们的回复还是安排面对面的会面。 在签名之前，如果合适的话，包括贵公司的联系信息，使用专业的结束语。 适当正式结束的例子包括：
- 问候
- 最棒的
- 诚挚
- 你的
- 尊敬
- 尊重地
#7。 校对错误后发送您的电子邮件。
请记得在发送前仔细阅读您的电子邮件。 你的写作中不应该有任何拼写或语法错误。 使用免费的在线校对工具扫描您的文章以确保其准确无误。 您可以从解决任何潜在的误解或尴尬的演示以及任何技术问题中获益。 您可以通过使用精心编写的消息来获得您想要的反应。
如何给专业人士写电子邮件
一封写得很好的专业电子邮件向收件人传达了礼貌、明确、简洁和可操作的信息。 培养遵循所有这些准则编写电子邮件的能力可能需要一些时间。 在正式场合进行互动时，了解如何撰写清晰、合适的专业电子邮件至关重要。 了解如何撰写专业电子邮件可以：
- 省时间。
- 给予澄清
- 显示能力
- 建立个人或公司的声誉
以下步骤是有关如何向专业人士发送电子邮件的指南
#1。 使用专业的电子邮件地址。
写一个专业的电子邮件地址，用于与业务或官方事务有关的通信。 即使你的雇主会给你一个，如果你在加入组织之前联系某人，你仍然应该写一个专业的电子邮件地址。 通常的格式只是您在 [域] 中的名字。 作为例证
- 你的全名@thedomain
- 名.姓@thedomain
- 名字中间名首字母.lastname@thedomain
#2。 创建一个简短且信息丰富的主题行。
这个简洁的句子概括了您的电子邮件或连接的关键元素。 当你写一封专业的电子邮件时，必须包含一个主题行，这样收件人的听众就会知道会发生什么，并在必要时可以快速再次找到该邮件。 在您即将发送的商务电子邮件中，考虑使用以下主题行之一：
- 不得超过 60 个字符。
- 用一句话明确定义电子邮件的目标。
- 首先提到接收者的名字。
#3。 向收件人发送正式问候
电子邮件中的称呼通常从第一行开始。 此欢迎消息应以正式的语气准备，以适合您要发送的电子邮件。 根据您与此人的关系，您的问候语可能会有所不同。
- 写信给未见过面或与您有正式业务关系的人（例如招聘经理或新客户）时，您可能会以“亲爱的”开头。
- 您可以通过向工作中相处融洽的经理或同事说“你好”或“嗨”来介绍自己。
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- 嗨，格雷格先生，
- 你好阿尔弗雷德，
- 亲爱的史密斯博士
- 亲爱的同事们，
如果您知道收件人选择的性别代词，礼貌地称呼他们为“先生”。 或“女士” 并在撰写商务电子邮件时使用他们的姓氏。 如果您不清楚他们的性别代词，请使用收件人的全名。
#4。 创建电子邮件的正文。
这是您传达整个消息的地方，就像您可能撰写的信件的正文一样。 无论多么简短和切题，您的电子邮件都需要号召性用语和结束语。 举个例子，
非常感谢您来参加今天下午的新品展示会。 您可以让员工观看提供的样本，从而向他们展示整个视频。 如果您有任何疑问，请告诉我。
#5。 电子邮件必须有签名和结束签字。
您的签名应包含您的姓名、职位以及与您的聊天有关的任何其他详细信息。 在大多数电子邮件应用程序中，您可以设置一个预设签名以显示在您发送的每封电子邮件的末尾。
结束语包括
- 谢谢，
- 最好的，
- 诚挚
- 雷加
- 亲切的问候，
下面提供了如何结束电子邮件的示例：
诚挚
Pedro Company, LTD. 营销经理 Jiana Smith。
#6。 检查您的电子邮件是否有误。
专业精神和对细节的关注体现在一封完美无瑕的电子邮件中。 在发送电子邮件之前，请花点时间校对您的电子邮件中的句法、语法和拼写错误。 确认您在电子邮件中提到的所有文件和附件也已包含在内。
从收件人的角度完成电子邮件编辑后，请再次阅读。 通过这样做，您可能能够修复您在前一阶段编写或修改时犯下的任何错误。
在发送给关键利益相关者的任何重要电子邮件之前，请让您的直属主管或可靠的同事检查一下。
#7。 注意收件人字段。
验证电子邮件中的收件人字段，以确保将其发送给正确的人、人或组。 另外，请务必将电子邮件地址放在正确的位置。 记住：
转到：
您的消息将被发送到的个人或团体的电子邮件地址。
CC：
代表“抄送”。 此处输入的任何地址都将收到相同的电子邮件，但没有个性化消息。
密件抄送：
与“抄送”类似，此字段中的电子邮件地址是隐藏的。
#8。 根据时间表发送您的电子邮件。
有时，您可能会在工作之前或之后发送电子邮件。 通过安排您的电子邮件，您可以更有效地管理您的时间并确保它们在收件人方便的时间发送。 每个电子邮件程序都有一个日程安排功能。
#9。 请记住跟进。
尤其重要的是，考虑到大多数人每天都会收到多封电子邮件，他们很可能会忽略或忘记回复您的信件。 如果收件人在两个工作日后仍未回复，请考虑发送一封体贴的后续电子邮件。
如何写电子邮件辞职
尽管编写和发送辞职电子邮件看起来很有挑战性，但使用正确的模板，它可能很简单。 当您想辞去工作时，通常建议您写一封辞职电子邮件，因为它让您有机会表达对雇主提供机会的感激之情。 一封辞职信电子邮件是与你以前的公司保持联系的好方法，如果你想在未来获得推荐信，这是至关重要的。
写一封辞职邮件很容易，这样做甚至可以起到治疗作用。 你可以用它来告别你现在的雇主，迎来你职业生涯的下一个阶段。
辞职电子邮件是您写给当前雇主的一封电子邮件，提醒他们您将辞去某份工作。
使用以下说明帮助您撰写电子邮件辞职信：
#1。 选择相关主题行。
您可以通过选择清楚说明您的信息的合适主题行来撰写您的电子邮件辞职信。 这很重要，因为电子邮件阅读器可能只会阅读主题行。 考虑使用标题为“辞职通知”或“自[日期]起辞职”的主题行。
#2。 从专业的问候语开始。
用正式的称呼为电子邮件的其余部分设置专业的语气会有所帮助。 添加一个称呼，例如“亲爱的”，您主管的头衔，然后是您的姓氏。 考虑包括一个简单的短语祝大家好。 例如，你可能会说“我希望你过得好”或“我希望你今天过得愉快”之类的话。
#3。 给您的电子邮件一个明确的目的。
在后面的话，一定要明确邮件的目的。 提及您要辞职的工作。 例如，您可以说：“这封电子邮件的目的是通知您我正式辞去平面设计师职务。” 这使潜在的雇主能够快速理解您的信息并做出适当的回应。
#4。 考虑说明您的离职原因
如果这让你感觉好些，你可能会给出辞职的理由。 比如说，你需要继续前进，因为你的职业已经改变。 重要的是要避免过多的细节，并且要对离开做出积极而简洁的解释，例如您的健康状况。 您没有义务通知您的雇主您打算辞职； 您的决定完全取决于您。
#5。 终止雇佣关系的日期
在电子邮件中提及您上次找到工作的日期。 尽可能多地通知您的雇主您的辞职。 这可能有助于您与前雇主保持良好的业务关系。 许多企业要求员工在离职前至少提前两周通知。 查看公司的指导方针，确保您遵守辞职要求。 雇主将能够更好地理解您的时间表并做出必要的安排。
#6。 描述你是多么感激这个机会。
借此机会在电子邮件中表达您对企业的感激之情，感谢您在那里工作的时间。 如果这样做，您可能会与他们保持良好的关系并留下良好的印象。 简短地感谢收件人抽出时间来关闭您的电子邮件。
你也可以谈谈你从扮演角色中学到的东西以及与组织合作的最佳部分。 举例来说，“我要感谢你给我机会担任护理助理，因为我在工作期间学到了许多有关病人护理和医疗的宝贵技能。”
#7。 为过渡提供帮助
您可以承认您的缺席可能会给企业带来压力，并愿意尽您所能提供帮助。 在您离开公司并开始您的新职业之前，考虑建议一名内部候选人接替您的工作或自愿指导新员工。 这可以向潜在雇主证明您仍然关心他们的业务及其成功。
#8。 在您的电子邮件中查找拼写错误。
写一封没有错误的辞职邮件是必不可少的。 确保您的电子邮件在拼写和标点符号方面没有错误。 此外，请确保以自信和适当的语气撰写电子邮件。 在将电子邮件发送给您的组织之前，请考虑让朋友或家人阅读并验证其有效性。 通过大声朗读您的电子邮件或使用数字书写工具，您可以检查潜在的错误。
你如何开始写电子邮件？
在正式的电子邮件中，您应该以称呼和收件人的姓名和职位开头。
写电子邮件的 5 个步骤是什么？
- 指定您的主题。
- 考虑收件人
- 制作清单
- 制定您的号召性用语。
- 创建您的主题行。
如何从我的手机发送电子邮件？
- 应打开适用于 Gmail 的 Android 应用程序。
- 点击撰写按钮。
- 选择收件人。
- 为了便于参考和清晰，请选择电子邮件主题。
- 把你的信息放在一起。
- 要发送消息，请点击纸飞机图标。
电子邮件写作的格式是什么？
- 主题行
- 欢迎
- 身体，
- 关闭线
- 签名。
电子邮件写作的 7 CS 是什么？
它们分别是：
- 明晰
- 正确性
- 简明
- 礼貌
- 具体性
- 考虑
- 完整性。
如何在 Gmail 中撰写电子邮件？
- 打开Gmail。
- 点击撰写
- 输入其他人的电子邮件地址。
- 输入主题。
- 通过电子邮件撰写消息
- 如果需要，请格式化您的电子邮件文本。
- 如果您愿意，请提供文件。
- 点击“发送”。
参考资料
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