薪资管理是任何公司的基本功能，无论大小。 准确及时的员工薪酬对于维持高效的工作场所至关重要，管理良好的薪资系统可以帮助小企业履行这一义务，并避免美国国税局和各州可能处以的重罚。 薪资处理的复杂性和重要性导致许多企业聘请外部协助。 然而，要建立一个可靠的系统，您必须首先选择您将在内部处理工资核算处理的哪些方面，以及您将外包哪些方面。 然后，您可以通过更新记录和跟踪员工工时来保持对工资单的控制，从而使处理工资单成为一件简单、准确的事情。 在这篇文章中，我们将解释如何管理小型企业的工资单，同时强调它如何与 Intuit 和 Quickbooks 一起工作。
管理薪资意味着什么？
术语“管理工资单”是指跟踪和报告与组织员工有关的财务数据的行政流程，包括他们的工作时间、工资和任何适用的预扣税。
然而，由于员工数据的敏感性、税收计算的复杂性以及直接存入员工银行账户的可能性，工资单管理可能很困难且存在风险。 因此，遵守法律要求您知道如何正确管理工资单。
人力资源中的薪资流程是什么？
如果您负责人力资源或薪资，您就会知道确保员工按时准确获得报酬的重要性。 一次失误就会损害一个组织的信誉并失去其员工的信任。 因此，正确处理工资单是一项重要的责任。
“工资单处理”一词是指向工人支付款项的过程，同时考虑到他们的分类、工资以及任何适用的扣除额。 此外，它还涉及向 HMRC 缴纳和报告就业税。
然而，人力资源部参与工资单处理因系统和组织而异。 如果一个组织使用薪资服务，人力资源部可能不必担心太多，而如果他们使用薪资软件，人力资源部可能会负责每个人的薪水。
无论如何，这必须按照适用的要求和组织的薪酬计划及时完成。
由于其众多可变因素，包括薪酬等级、员工分类、晋升和解雇，薪资处理可能难以处理。
因此，为了防止最有效的错误，在工资单处理的关键阶段设置检查点至关重要。
工资单的基础知识是什么？
工资单是公司在特定时间段和特定日期欠员工的补偿。 基本工资程序可能涉及；
- 跟踪员工的工作时间
- 计算工资和工资，以及
- 通过支票或直接存款支付资金。
工资单有哪些类型？
基本上有四种工资单类型，每种都有自己的优点和缺点，这有助于确定哪种策略最适合特定公司。
他们是;
- 包周
- 每两周一次
- 半月刊
- 包月
管理小型企业的薪资
对于小企业主来说，薪资处理通常是最具挑战性、最繁琐和最耗时的业务任务之一。 另一方面，它也是最重要的之一。 薪资问题会降低员工士气，浪费重要的公司资源，甚至让最繁荣的公司也倒闭。
因此，小型企业必须及时有效地管理他们的工资单。 并且符合适用要求和组织的薪酬计划。
小型企业可以通过多种方式管理薪资。 无论如何，整个过程包括收集人员信息并将其准确输入文件或文件。 每个薪水期都需要准备好每个薪水支票，准确的税收计算是必须的。 确保您的员工和相关政府机构按时准确地获得报酬是流程的终点。 以下是处理或管理工资单的三种方法。
#1。 人工处理
在这里，要打印支票或发送直接存款，您需要自己完成所有工资计算和处理。 此外，您还必须想出一个策略来自行跟踪工资单记录和付款。
#2。 薪资软件
借助众多可用的薪资软件之一，您可以简化薪资处理。 这可以帮助您节省资金、减少行政工作量并按时向您的员工和税务机关付款。
#3。 外包薪资服务
最后，您可以让薪资服务代表您处理所有事情。 供应商将负责与管理您的软件员工数据库和按计划处理工资单相关的所有事情。 价格从 40 美元/月开始上涨，每个工人都有额外费用。 由于您需求的个性化，许多企业坚持要您先与他们取得联系，然后他们才能对他们的服务进行估价。
通知您的新员工的薪资服务并确保您的银行账户中有必要的资金可用，这就是以这种方式处理您的薪资所需的全部。 这是劳动强度最低的方法，可以让您腾出时间专注于运营或扩展公司的其他方面。
如何管理小型企业的薪资
如果您正在寻找管理薪资流程的方法，这里有一些关于小型企业如何管理薪资的提示！
#1。 申请雇主识别号码
在您开始支付员工工资 (EIN) 之前，您必须先获得 EIN。 您的 EIN 就像您的 SSN 对您个人的作用一样，是您公司的唯一标识符。
在企业主可以做诸如申请执照、提交工资税甚至开立银行账户等事情之前，许多当局都需要 EIN。 您公司总部的位置将决定您是否需要除联邦 EIN 之外的州雇主识别号 (EIN)。
#2。 设置工资状态和支付频率
作为企业主，您有许多重要的选择，包括您支付员工工资的频率以及他们收到的工资类型。 让我们更深入一点；
支付频率，有时称为支付时间表，是指员工付款的时间和规律性。 通过检查联邦和州法律，确保您没有低于当地的最低工资标准。 每周、每两周和每月通常是支付期的各种例子。 然而，无论您做出什么决定，最重要的是始终如一并及时付款。
另一方面，工资状况涉及确定员工工资的数额。 小时费率（对于非豁免员工）和工资安排都是可行的选择（对于豁免员工）。 适当的薪酬状况在很大程度上受到员工工作和您的小企业的具体需求的影响。
#3。 了解并遵守有关工资的法律
在任何情况下，您都必须确保您的组织遵守所有适用的当地和国家法规。 这需要您（或您公司的某个人）熟悉您作为雇主的金钱和法律责任。
此外，为每个工人缴纳适当数额的联邦、州和地方税，以及所得税。 这包括 FICA（社会保障和医疗保险）和其他与就业相关的税收。 您应该验证您的薪资系统以保证所有员工的按时和适当支付。 此外，请确保您的工资税存款是在一致的基础上并根据您的纳税义务进行的。
#4。 建立薪资程序
薪资系统通常涉及任何有助于计算和管理员工薪酬的程序。 通常有三种可能：
- 用户手册
- 外包的
- 软件
无论您作何决定，在为您的公司确定薪资系统之前仔细考虑一些问题是至关重要的。 因此，请始终牢记以下几点：
- 预算
- 在职员工人数
- 信心。 您有多确定可以准确管理工资单？
#5。 描述和建立您的薪资程序和政策
在处理您的第一份工资单之前，标准化您的工资单程序是必不可少的。 这保证了薪资流程中涉及的所有各方，从高层管理人员到人力资源再到员工，在薪资周期、预期薪水金额、带薪休假和其他福利方面都处于同一页面。
#6。 使用专用软件程序跟踪时间
如果您按小时支付员工工资，则计时系统对于监控他们的效率和确定他们的报酬至关重要。 设计一个用户友好的时间监控系统是至关重要的，该系统也很难玩。 有许多处理时间表的选项，包括可以与您的薪资软件同步以获得最精确数据的集成平台。
#7。 监控您的现金流
在能够支付员工工资之前就花光了钱是每个企业主最糟糕的噩梦。 查看您的现金流量将帮助您弄清楚为什么您似乎总是缺少工资。
没有足够的钱支付员工工资通常是每个企业主最糟糕的噩梦。 如果您发现自己的发薪时间长期不足，分析您的现金流可能会揭示根本原因。 可以通过仔细监控现金流来发现工资单问题，例如人员过多或支付过多。 此外，在诉诸扣发工资或裁员等严厉措施之前，最好尝试延迟供应商付款或在经济困难时期收取未清的客户付款。
#8。 聘请薪资协调员或经理
难怪许多企业选择最简单但最可靠的选项。 考虑到薪资的复杂性，特别是对于大中型公司，聘请专业的薪资经理。
为什么不聘请更高效、更擅长处理工资单的人，以便您可以将更多时间用于发展业务？ 如果您需要薪资方面的帮助，但没有足够的资金聘请全职员工，请查看合同工或将工作交给已证明自己可靠且有能力的现有员工。
#9。 保持安全的工资单和员工记录
联邦和州一级的法规规定了工资单数据必须保留多长时间以及在当局需要访问它们的情况下将它们保留在何处。 例如，您必须将考勤卡至少保存两年。 与支付给员工的钱有关的工资单记录必须至少保存三年。 还有关于工资单文件最终处置的规定。
什么是工资单的 4 个部分？
工资、薪金、加班费、假期工资、带薪假期、小费、奖金、学费报销和佣金都是工资单的一部分。 在处理工资单时，企业必须确定并报告每位员工的毛收入和净收入（扣除预扣税和福利金后）
什么是 5 个薪资步骤？
工资单处理步骤包括；
- 确定雇主识别号码。
- 收集相关的员工税务数据
- 选择支付时间表
- 估算总工资
- 确定每位员工的扣除额
- 确定你的净工资，然后支付你的员工。
薪资经理应该做什么？
薪资经理负责监督公司薪资系统的各个方面，以确保所有员工都按时、正确并符合所有适用的法律和法规。
人力资源管理工资单吗？
薪资可能属于人力资源（HR）和财务（Finance）的权限范围，也可能是其自己的独立部门，直接向首席执行官（CEO）报告。
管理工资单 Quickbooks
如果您目前是 QuickBooks Online 的用户并且正在寻找管理工资单的软件，QuickBooks Payroll 是一个不错的选择。 它适用于拥有最多 50 名工人或承包商的公司，但实际上可能多达 150 名。该程序可以立即处理工资单并在该确切或下一个工作日提供直接存款。 它还与 QuickBooks Online 无缝交互。 三个可用的计划使组织可以根据需求的变化和扩展轻松地在层之间切换。 此外，它还提供向您的订阅添加退休储蓄和健康保险的选项。
但是，如果您使用与 QuickBooks Online 不同的会计程序，或者如果您的员工跨越多个州，您可能需要研究替代方案。 另外，要知道唯一与 QuickBooks Payroll 配合使用的会计软件是 QuickBooks Online。 另外，如果您管理的员工不仅仅是一个州的员工，您可能需要每月支付额外的报税费。
您如何使用 QuickBooks 管理工资单？
QuickBooks Payroll 是一种基于云的薪资解决方案，使企业（无论大小）都可以在一个位置支付员工工资、管理员工福利以及提交工资税。 通过自动计算、提交和支付联邦和州工资税，该软件节省了时间。
设置完所有内容后，您就可以为员工自动处理工资单。 使用 Quickbooks 在线，您可以自动管理工资单。 但是，如果您愿意，可以在计算机上或使用移动应用程序手动处理。
结论
为了确保准确及时地向员工支付工资，并确保他们的公司遵守所有税收和就业要求，雇主必须管理工资单。
任何企业都需要薪资处理和管理。 当您有效地管理薪资系统时，它可以帮助小型企业保持高效的工作场所并避免 IRS 和国家罚款。 由于其复杂性，许多组织将薪资处理外包。 要创建一个值得信赖的系统，您必须首先决定哪些薪资处理任务要外包，哪些要内部管理。
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参考文献
