任何公司的员工都可能产生必须自掏腰包支付的业务费用。 这包括从差旅费和客户午餐会到办公用品和技术设备的一切。 员工将提交费用报告，要求报销他们支付的任何金额，因为这些费用是代表公司发生的。 本文将向您介绍您需要了解的有关费用汇总报告的所有信息，包括它们包含的内容、它们的必要性，以及最重要的是，如何使用软件和模板填写此报告。
费用报告是代表组织发生的费用的分类和逐项清单。 该报告帮助雇主或财务团队确定花费了多少钱、购买了什么以及报销了多少成本。 然而，费用报告的好处不仅限于报销索赔。 它们还使公司更容易提交纳税申报表、申请减税和完成审计。
什么是费用报告？
当员工要求报销他们用自己的钱支付的公司费用时，这些费用会在称为费用报告的纸质或数字文件中列出。 这些费用通常按类别排列，例如办公用品、午餐或里程。 它们还被逐项列出，以便列出多个实体及其费用。 这样可以在审批过程中进行更精细的审计，而不是简单地说明所产生的费用总额。 每个明细交易的相关收据通常包含在支出报告中。
费用汇总报告中包含什么？
费用报告有多种格式。 许多是累积的，显示公司或部门在特定时期（例如一个月、一个季度或一年）的总支出。 费用报告也可以更详细，概述特定员工或项目的个人费用。 这些报告包括：
- 费用支付日期
- 费用是否可以归因于某个客户或项目。
钱去的收款人或供应商 - 支付的全部金额，包括税金、佣金和费用
- 费用类别或类型
除了这些肤浅的细节之外，报告可能还包括有关支付总额或特定项目的注释，例如产生成本的原因或与同一客户或项目相关的任何后续预计成本。
为什么需要费用报告
费用报告很重要，因为它们允许经理跟踪公司或特定部门或团队的支出——尤其是与特定客户或项目相关的成本。
除了协助管理外，费用报告还可以让员工获得自付费用业务费用的补偿，例如差旅或招待客户或潜在客户。
费用报表经常用于以下目的：
- 监控部门和业务支出以及整体现金流
- 从总收入中扣除费用以计算利润
- 支付员工合法的业务费用
- 跟踪与产品线、特定项目或客户相关的费用
费用报告用于不同企业的各种目标。 例如，顾问和律师经常使用这些报告来跟踪与特定客户相关的支出，而制造组织则管理与特定产品线相关的支出。 销售代表使用它们来报告差旅和招待费用并获得报销。
什么是每月费用报告？
费用报告通常按月、季度或年度发布。 月度费用报告列出了公司在一个月内进行的所有必要采购。
为了从公司的税收中扣除费用，经常使用年度费用报告。 因此，月度支出报告将用于其他目的，例如确定公司的支出是否在其预算范围内。 月度费用报告可用于确定如何减少或消除成本以在财务困难时增加利润。
什么是费用？
任何时候业务代表为商业目标花钱，都被视为费用。 它可能是为了获得设备、服务或其他东西。 但是，支出必须是合法的公司支出，尤其是在员工寻求报销的情况下。 一些公司对此有严格的法律，因此员工在提交支出之前必须了解这些政策。
费用报告软件
公司可以使用费用报告软件更轻松地管理和跟踪“T&E”或“商务旅行和费用”。 费用管理软件可以提高对企业支出标准的遵守，并通过提高员工支出的可见性来帮助公司编制预算和预测未来支出。
以下是顶级费用汇总报告软件的列表：
#1. 新书
FreshBooks 是一种基于网络的会计工具，专为小型企业设计。 此外，FreshBooks 服务范围广泛，包括市场营销、法律和商业咨询、贸易和家庭服务以及信息技术 (IT)。
开具发票、费用跟踪、时间跟踪、报告和付款管理是 FreshBooks 的一些最重要的功能。 用户可以个性化他们的发票、进行在线支付并设置自动付款提醒。 可以通过将收据连接到发票、设置经常性费用和拍摄收据来跟踪费用。
#2。 SAP 同意
Concur 是一款基于云的费用和差旅管理软件应用程序，可帮助高管管理他们的差旅费用。 财务主管可以跟踪与差旅相关的支出和现金流。
Concur 的差旅和费用工具有助于旅行的预订、批准和支付。 此外，该软件自动收集收据图片数据并上传费用报告以供审批。
#3. 泽罗
Xero 是面向小型和发展中企业的基于云的会计系统。 此外，Xero 将小企业与值得信赖的顾问联系起来，让业主能够快速了解他们的财务状况。 Xero 可以从任何具有活动互联网连接的设备访问，因为它是一个基于网络的解决方案。
得益于 Xero 先进的会计功能，小型企业可以从任何地方检查他们的现金流、交易和账户详细信息。 银行交易全部自动导入和编码。 在线账单支付有助于跟踪支出并掌握到期账单，同时还可以促进与提供重要业务产品的供应商的联系。 使用 Xero，还可以通过移动查看和批准每张收据来控制个人支出。
#4。 在线快速书
QuickBooks Online 用户可以下载和核对信用卡交易，允许企业管理每周时间表和跟踪银行存款。
此外，Quickbooks Online 是一种基于网络的会计软件，可管理公司财务的各个方面。 簿记、工资单、发票管理、银行对账、费用跟踪、财务报告、税务管理和其他任务都可以在软件的帮助下处理。
如何填写费用报告
填写费用报告的基本目的是确定要包括的费用。 这可以基于收款人、支出类别（支出种类）或与费用相关的项目或客户。 或者它可以基于产生费用的员工。
可以通过几种不同的方式创建费用报告。
- 确定要包含在报告中的费用。
- 将上述信息包含在满足您标准的费用清单中。
- 将您报告的所有费用加起来。
- 添加关于发生的费用或支付总额的注释。
- 报告的日期、编号和标题基于其内容。
如何创建费用报告
如果您使用 QuickBooks Online、Xero 或 FreshBooks 等小型企业会计软件，您可能知道您无法在这些系统和类似系统中创建或填写费用报告。
相反，大多数小型企业会计软件包都与专门设计用于监控支出和生成费用报告的第三方费用报告应用程序合作。 您还可以使用 Microsoft Excel 模板或 Internet 上提供的免费模板之一。
根据您的业务、您使用的会计软件以及您希望流程的自动化程度，有多种方法可以准备或填写费用报告。 无论您使用什么工具，最重要的是您要创建一个。
#1。 使用在线模板。
许多小公司使用标准费用报告模板，例如 Excel 提供的模板。 Excel 模板很容易下载，并允许您将行项目数据输入到适当的列中，这些数据将在其中自动计算。
这个 Excel 电子表格对于想要跟踪费用而不花钱购买额外软件的小公司非常有用。
模板中的默认业务费用类别很有用，必要时可以轻松修改。 如果您有不属于这些类别的额外费用，您可以随时添加另一列。
当然，必须将电子表格上的信息输入到您的会计软件中，以处理任何员工报销并保证您的业务费用准确且最新。
#2。 使用会计软件。
虽然会计软件在费用管理过程中很重要，但当今市场上的大多数小型企业会计软件产品都不包含允许用户制作费用报告的功能。 相反，您可以使用专门为此目的创建的几个第三方费用管理应用程序之一。
#3。 使用费用管理软件。
Certify 直接与 QuickBooks Online 集成，而 Abacus 则与 QuickBooks Online、Sage 和 Xero 交互。
ReceiptBank 是另一个低成本的费用管理软件程序，可自动完成整个报告生成过程。 甚至 Zoho 也有一个与 Zoho Books 协同工作的费用管理应用程序。
使用此第三方软件的优势在于它们为准备费用报告的过程提供了自动化。
这些程序旨在完成以下任务：
- 照片收据
- 与金融机构核对成本
- 自动生成费用报告
- 转交给合适的人以供批准
模板费用报告
跟踪支出的一种简单方法是使用支出报告模板。 但是，当您组织中的费用增加时，您会希望更新到费用跟踪软件以节省时间。
- Microsoft Office 提供免费的 Excel 费用报告模板。
- 此 Excel 里程日志可帮助您跟踪和报销里程。
- 使用这个简单易懂的可打印费用报告模板可以跟踪和添加您的旅行费用。
- 易于使用的 Word 和 PDF 费用报告模板
您如何编写基本费用报告？
如何创建费用表？
- 选择费用跟踪模板或软件。
- 根据需要，编辑列和类别（例如租金或里程）。
- 包括支出和分项收费。
- 总计一切。
- 附上或保存您的相关收据。
- 通过电子邮件发送报告或打印报告。
费用报告的流程是什么？
如何为您的小公司准备费用报告
- 制定政策。
- 构建费用跟踪模板。
- 将收据保存在单独的地方。
- 验证您的支出两次。
- 总结你的开支和收据。
- 快速批准报告并处理报销。
- 贵公司费用报告的 5 个最佳实践。
什么是每日费用报告？
员工可以使用每日费用报表在一天结束时跟踪他们的支出。 无论您管理的是小型团队还是大型办公室，您网站上的每日费用报表都将帮助您节省时间和金钱。
你怎么称呼费用报告？
称为费用报告的表格详细说明了与运营公司相关的成本。 小型企业可能会要求其员工提供费用报告，以补偿他们与业务相关的费用，例如燃气或食品。
费用报告的目的是什么？
该报告帮助雇主或财务团队确定花费了多少钱、购买了什么以及报销了多少成本。
费用报告的重要性是什么？
费用报告对于了解贵公司的财务状况至关重要。 费用报告揭示了整个公司、一个部门或一个项目花费了多少钱。 员工还可以利用它们来报销与业务相关的费用。
结论
要全面了解您公司的财务状况，您必须首先了解您的钱是如何花掉的。 费用报告有助于跟踪所有流入的资金。 这些报告可以让您准确了解公司内部花费了多少钱。 为确保您的记录正确无误，您必须首先了解费用报告是什么、它们的用途、其中包含的内容以及它们为何如此重要。
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参考资料
