完全掌握有关报销索赔的规定可能需要花费大量时间和精力。 由于必须自掏腰包支付费用、填写文书工作并跟踪相关收据，因此费用报销是就业中最烦人的方面之一。 然而，提交费用报告的过程不仅对工人而且对管理层来说都很烦人。 雇主必须考虑他们必须保留的付款证明，以及如何保存它们，在纳税时让他们可以拿到，以及把它们放在哪里。 这个想法大体上是直的。 雇员在受雇过程中发生业务费用，由雇主偿还。 但究竟应该如何制作费用收据以及最好的费用收据应用程序是什么？ 如何在 Express 和 Quickbooks 中在线输入费用收据？
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什么是费用收据？
业务费用收据是雇员或承包商在为公司提供服务的过程中购买的收据。 当员工或承包商提交报销费用报告时，他们必须包括所有相关收据作为购买证明。
要记录或收回在工作中进行的任何采购的成本，例如商务旅行、办公室用品或用于客户会议的设备，您基本上需要费用收据。 通常期望员工将这些费用收据与定期处理的费用报告一起提交，以便雇主偿还产生的任何费用。
借助可让您使用照相手机拍摄收据快照的应用程序，最近的差旅和费用程序使处理费用收据变得更加简单。 该应用程序可能会使用 OCR（光学字符识别）技术从图像中提取重要信息。 它们将包括时间、金额、增值税百分比、名称以及商家地址。 员工或许能够在不太复杂的解决方案中上传照片作为证据，但他们可能仍需要手动填写数字表格。
雇主通过查看费用收据来验证索赔的费用是否为授权费用。 组织经常有成本政策，规定员工有资格申请什么，允许他们花费多少，以及允许他们使用谁的供应商。 这些收据将由一家大公司的支出部门进行检查，以确保合规。
费用收据如何运作
财务或人力资源团队可能负责审查小型企业的费用收据。 几家顶级公司采用数字成本管理解决方案来加快繁琐的流程，包括对某些产品的自动批准以及管理人员在线或通过移动应用程序评估和授权索赔的能力。
业务费用收据不仅仅是雇主将报销费用的证明。 税务执法机构（HMRC、IRS 等）还要求他们确认企业已遵守所有管理业务费用的税法。
雇主可以通过简化直接提交收据的流程来提高员工报销费用的准确性。 例如，如果员工可以在度假村咖啡厅的客户会议上提交茶点付款的手机图像，那么员工将收据放错地方、未领取收据或者可能在几个月后提出要求的可能性较小正在等待饮料。 顶级旅游预订和支出管理软件包括旅行预订功能，使用户能够计划、预订和创建旅行和住宿的门票。
雇主可能会以多种方式从更快、更准确地处理支出收据中受益。 当使用 OCR 自动记录数字而不是让员工重新输入数据时，它会导致准确提交更多的索赔。 员工通过启用逐行费用提交获得更多便利，这允许在产生费用后立即上传收据。 企业可能会实时跟踪支出费用，而不是在年底员工最终抽出时间输入积压的费用收据时感到有点震惊。
我需要费用收据吗？
所有企业必须以书面形式记录所有超过 75 美元的费用，以提交给国税局。 缺少此类费用的收据通常是不受欢迎的。 即使不需要收据，记录您所做的任何付款始终是个好主意。 任何类型的书面文件，例如日记、电子表格或计算机日志都可以。
费用报告需要哪些收据？
与购买相比，费用是花在经营业务上的钱。 提供您购买的物品或您收到的服务的描述、您支付费用的日期以及您支付的金额，以证明您将这笔钱花在了合法的业务需求上。
什么是 4 种类型的费用？
尽管所有费用都会影响您的财务记录，但它们对您的损益表的影响最大。 费用在收入报表中分为五类，包括：
- 财务经费
- 销货成本
- 营业费用
- 营业外费用
- 非常费用
什么是三种类型的收据？
收据是证明交易的文件； 它是商家在为商品或服务付款时向客户提供的购买凭证。 根据您的购买类型，您可能会收到各种收据。 电子收据已经可用，并且由于电子商务在全球范围内的扩展，它们与纸质收据一样合法。
收据的分类包括以下几种收据：
- 原版
- 信用卡单
- 发票
我应该保留哪种类型的收据？
以下是您应该保留的购买文件或收据清单：
- 已取消的支票或其他提供付款证据的记录或
- 电子资金转账
- 收银机的磁带收据
- 信用卡的报表和收据。
费用收据应用程序
通常，作为独立承包商、企业主或企业家，您必须保持准确的财务记录。 但是，您不一定需要为此开始保留或保存收据。
如今，您可以保持井井有条，获得注销，并使用费用收据应用程序在手机上轻按几下即可完成所有操作。
使用这些收据应用程序，您将不再拖延令人不快的费用报告流程，并立即开始完成它。 有些应用程序的功能可以让这个过程，我们应该说，甚至有点愉快，无论你是每周跟踪支出还是偶尔出差。
值得一试的顶级移动收据跟踪应用程序可以让您随时随地监控费用。 与大多数个人财务管理应用程序相比，它们将帮助您更深入地做到这一点。 不管怎样，花点时间找出哪些提供数据提取、报告导出、收据扫描和其他服务。 因此，您可以选择拥有您在费用收据跟踪应用程序中寻找的内容的应用程序。
另请参阅： 费用报告：含义、软件和如何填写
费用收据的最佳应用程序
有许多有效的费用收据和管理支出的应用程序。 以下是最热门的费用收据应用程序，从强大的一体化税务解决方案到转换外币的应用程序应有尽有。
#1. 快书
QuickBooks 为即将成长的小公司提供了自己做会计的机会。 该软件允许您链接您的 PayPal、Square、银行账户、信用卡等等。 它整合了每个帐户上的所有购买，并对它们进行分类。
您可以为收据拍照并让 QuickBooks 移动应用程序为您保存它们。 所有信息都会立即与您帐户中过去的交易相匹配。 此外，如果您骑车上班，该应用程序将通过智能手机上的 GPS 监控您的里程数。
对于独立承包商或新成立的小型企业，QuickBooks 可能过于复杂。 但是，如果您管理着不断增长的员工队伍并且觉得自己的会计要求负担过重，则此工具可能适合您。
#2。 费用化
Expensify 是普通旅行者的最爱，它使您能够在旅途中简化支出监控。 只需为与公司相关的任何收据拍照并上传即可。 这很简单，无论您是参加商务晚宴、在机场排队，还是游览迪斯尼乐园。
如果您使用拼车解决方案并在出差时入住酒店，您可以立即将这些应用程序连接到 Expensify 以导入您的购买。 支持的服务包括 Uber、Lyft、Airbnb 和 HotelTonight。
您出差时喜欢开车吗？ Expensify 对此也没有问题。 该应用程序可让您跟踪距离。
除了与 Android 和 iOS 设备兼容外，Expensify 还可以通过网络浏览器使用。 毫无疑问，这款应用程序确实在商务旅行行业中名声大噪，即使它的功能是作为一个多用途的收据追踪器。 如果您不经常出差工作，您可能想看看 Expensify 的替代方案。
#3. 新书
此移动收据应用程序是基于云的会计软件的一部分。 只需用手机拍下任何收据的照片，然后输入完成纳税所需的信息，例如购买地点和原因、支付的销售税以及商品是否应收.
您键入的每张收据及其所有相关信息都将添加到您的 FreshBooks 帐户中。 这意味着同步许多设备很简单。 例如，如果您在笔记本电脑上进行了一些调整，那么下次您在智能手机上签到时就会看到更新。
尽管发送和处理发票不是 FreshBooks 的主要功能，但整理收据才是。 因此，对于管理多个客户的承包商来说，这是一个绝佳的选择。
#4。 印象笔记收据
记笔记是 Evernote 声名鹊起的原因。 然而，它也在费用报告领域悄悄树立了自己的名声。 你可以在 Evernote 收据应用程序中保存你的收据图像，并使用它们为你的税收创建费用报告。 使用传统的笔记应用程序查看这些内容。
您可以借助 Evernote 收据中的图像识别功能搜索特定收据。 它可以真正跟踪您的里程数以及组织个人和业务开支。
#5。 阿武海
如果您的大部分商务旅行都是出国，Abukai 是您的收据追踪器。 该软件非常适合旅行者，可以轻松读取来自其他国家/地区的收据。 最好的部分是它提供实时货币转换，因此您可以计算出精确的美元支出。
只需用您的 iPhone、黑莓或 Android 手机拍下您的收据照片即可使用 Abukai。 除了您购买的类别、商家、日期和其他信息外，Abukai 还将保存照片。
Abukai 的免费计划使您每年最多可以生成 12 份成本报告。 高级计划中包含无限报告，起价为每位用户每年 99 美元。 但是，让同事和团队成员访问您的帐户可能会花费更多。
#7。 右旋糖苷
Dext，前身为 Receipt Bank，提供三种收据数字化方法：移动应用程序、电子邮件集成或在线界面。
此应用程序还允许您上传带有多张收据的单张照片。 此外，您可以将您的 PayPal 或 Dropbox 帐户与您的信用卡关联，以自动导入新交易。 Dext 还可以与其他会计程序一起使用，例如 Sage、Quickbooks 和 Gusto。
Dext 是帮助审计员和簿记员的理想位置。 此外，它还可以帮助产生大量收据的企业主整理并保持井井有条。
20 份文档的订阅起价为每月 300 美元。 虽然高级企业计划每月收费 60 美元，但它允许您输入惊人的 4,000 份文档。
#7. 海浪
如果您是自由职业者、企业创始人或具有基本会计需求的企业家，Wave 提供了一种管理资金的简便方法。
使用这个用户友好的工具，您的所有收入和支出都显示在一个屏幕上。 由于它保存在云中，因此只要有互联网连接，您就可以随时随地访问它。
即使您处于离线状态，您也可以使用 Wave 的收据扫描应用拍照。 当您下次访问互联网时，收据将在您查看并批准您的交易详情后自动上传。
您可以使用 Wave 应用程序跟踪您的帐户，以随时了解付款、发票和银行信息的最新信息。 该应用程序是完全免费的，最适合自由职业者以及刚刚起步的企业主。
如何在 Quickbooks Online 中输入费用收据
使用 QuickBooks 移动应用程序，您可以拍摄并存储收据图片，我们会立即将收据上的所有数据与现有交易进行匹配。 因此，您会同意跟踪费用从未如此简单。
为了让事情井井有条，QuickBooks 会自动将支出分类。 加上其简单的支出跟踪将确保您永远不会错过减税。
QuickBooks 全年跟踪您的成本，使您能够预测并轻松管理您的现金流。 使用综合现金流量表检查您的可用资金，以确保您有足够的资金来支付您的债务。
如果您向客户收取您所产生的费用，只需拍下收据快照并将可计费费用记在笔记本中。 然后应将可计费费用与收据一起添加到发票中。
QuickBooks 使用您的收据来提取费用数据，例如日期、供应商、金额和付款类型。 之后，QuickBooks 要么在您的许可下创建新的费用，要么可能将您的收据与现有费用相匹配。
如何在 Quickbooks 应用程序中跟踪费用收据？
QuickBooks 应用程序拥有一个名为“项目”的工具。 此功能可帮助您简化应收费用的跟踪和核算。 它将所有与项目相关的数据（包括发票、费用、工作时间和其他细节）集中在一个位置。 无论任务是什么，使用项目应用程序，您都可以准确地跟踪和核算应收费用。
快递费用收据
ExpressExpense 是一个收据创建者，使您能够为任何目的制作收据。 重新打印很久以前就消失了的收据，生成一张让您的同事惊叹不已的收据，或者为您提供的商品生成一张收据。
根据您提交的数据，Express Expense 的免费在线收据创建器生成专业品质的收据。 只需选择收据模板，更改生成的收据，然后下载或打印即可。 您不得使用 ExpressExpense 服务制作虚构或欺诈性文件。 ExpressExpense.com 收据的所有使用责任由用户承担。
使用任何喷墨或激光打印机，您都可以在 Express 上生成费用收据。 他们提供了一个配套应用程序“Instant Thermal Print”，可以在实际的热敏收据纸上打印收据。
快递一般会提供一张免费收据设计供所有客户使用。 如果您想访问更多收据模板选项，您还可以决定注册为会员。 有年度和月度会员选项，而 PRO 和 Enterprise 计划包括所有收据模板。
使用 Express Expense 技术，您可以创建可以在任何喷墨打印机或激光打印机上打印的收据。 您还可以使用蓝牙热敏打印机和免费的移动软件 Quick Thermal Print 打印您自己的真实收据。
您如何记录费用？
您基本上可以将要为每个类别保存的收据和文书工作保存在文件夹或大信封中。 此外，当需要申报所得税时，您可以将每月成本摘要保存在一个单独的文件夹中，以便于查找。
为什么会计师需要收据？
在开展业务时跟踪收据很重要。 收据对企业有多种用途，包括作为付款证据、减税理由、在损益表中记录费用以及在资产负债表中验证资产所有权。
结论
毫无疑问，提交费用报告的过程不仅对工人而且对管理层来说都很烦人。 无论如何，雇主必须考虑他们必须保留的付款证明，以及如何保存它们，在纳税时让它们易于取用，以及将它们保存在何处。
当员工或承包商提交报销费用报告时，他们必须包括所有相关收据作为购买证明。 要记录或收回在工作中进行的任何采购的成本，例如商务旅行、办公室用品或用于客户会议的设备，您基本上需要费用收据。
虽然这一切看起来都令人望而生畏，但借助可让您使用照相手机拍摄收据快照的应用程序，最近的旅行和费用程序使处理费用收据变得更加简单。
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参考文献
