策划活动:计划最佳活动的清单、想法和时间表

策划活动

您需要组织活动的建议吗? 你已经到达了合适的位置。 多年来,我们参加了由不同团体主办的无数活动。 我们还有大量最佳实践供您使用,尽管我们无法列出您需要考虑的所有细节(这通常取决于事件的类型!)。 在这篇博文中,我们将引导您完成活动策划所涉及的步骤。

什么是活动计划?

活动计划可作为所有活动元素的路线图。

这些组成部分按照 SMART(具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的)目标和目标以及时间表进行协调。 我们建议从您的活动日期开始倒推以确定您的时间表(倒推计划!)。

当您为重要的一天做好准备时,您的活动策划者可以充当向导,让您保持在正轨上。 无论您的活动有多大或多小,一个成功的计划都包含相同的关键要素,我们将在下一部分讨论这些要素。

策划活动的步骤是什么?

活动管理要求很高。 当有这么多活动部件时,跟踪所有次要细节可能很困难。 有很多事情需要考虑,从选择地点和演讲者到确保你已经发出感谢信和领导一个事后汇报。
以下是安排活动的一些设定步骤。

#1。 制定活动目标

建立明确的目的和目标是第一步。 您安排这次活动的目标是什么?

#2。 组建团队

要管理任何活动的所有安排,需要协调一致的团队努力。 选择一名主要委员会成员来领导活动并指定具体的小组委员会主席。 场地、演讲者、娱乐、宣传、赞助商、交通、志愿者管理和其他领域都可以由小组委员会负责。

#3。 设定日期

在确定活动日期之前,请务必考虑以下因素。

给自己足够的时间来组织; 理想情况下,这应该在四到六个月之间,具体取决于您的活动的具体情况。

  • 注意节假日
  • 避免大型活动或学校假期
  • 与重要的与会者(主讲人/主持人、VIP 访客、利益相关者)核实日期。

#4。 为您的活动打上烙印

如果你想让你的活动脱颖而出,你必须选择一个既有话题性又有特色的话题。 为您的活动想一个广泛的、引人入胜的主题,并认真考虑一下名称。 特别是在互联网媒体中,它可以成为主要的关注对象。 在提出名称建议时,请考虑您的活动目标。 创建一个标语——一个简洁、朗朗上口的品牌短语来总结这个场合。 创建一个徽标来代表您的活动。 T 恤、水瓶、包和其他物品都可以在徽标的帮助下进行品牌化。 使用免费的在线图形设计工具 Canva.com 可以轻松制作徽标。

#5。 制定总体计划

活动的所有元素,包括:

  • 地点选择、规划和餐饮(合同、许可证、保险、膳食选择、餐饮供应商等)
  • Speakers/presenter (identifying, verifying, logistics and management) (识别、确认、物流和管理)
  • 活动/娱乐
  • 线下和互联网推广和宣传(网页、在线推广、活动日历、印刷节目、媒体关系、标牌、社交媒体等)
  • 赞助商和合作伙伴的管理
  • 志愿者管理
  • 请记住,人们志愿服务的原因有很多(热键),例如有所作为的愿望、在社交场合结识新朋友的机会,或者学习或体验新奇事物的愿望。 良好的志愿者经历可能会导致进一步的志愿服务。 他们不会再做志愿者,如果他们有糟糕的经历,他们会告诉别人。 确保您的志愿者有温暖感和参与感。 他们必须相信他们的努力是值得的,而且他们是有帮助的。

#6。 确定行政流程

您将如何跟踪您的演讲者、嘉宾、预算和注册名单?

#7。 确定并建立伙伴关系和赞助

您是否可以与任何企业合作或寻求赞助以帮助降低成本并提高参与度? 当您在活动中包括其他个人或组织时,他们在协助宣传和确保活动成功方面拥有既得利益。

你可能想考虑:

寻找商业赞助商来帮助支付活动的部分费用。 这可以包括一切,从可能能够捐赠商品或服务的本地企业,例如餐桌上的鲜花、礼品袋物品等,到想要赞助一顿饭、提供门奖或提供礼物的全球组织。重要的无声拍卖项目。
与可以提供地点或帮助规划活动或为活动配备人员的社区团体联手。

#8。 制定宣传计划

即使有最令人难以置信的演讲者或娱乐阵容,您仍然需要公关来吸引与会者。 活动推广的第一步是在您的网站上发布通知或页面,然后在您的时事通讯或电子邮件中提醒您保存日期,然后是线下和线上宣传、媒体关系和持续沟通以促进注册。 没有活动后的感谢、赞助商的致谢和突出活动的主要信息或筹款成功的故事,任何战略都是不完整的。

#9。 制定预算

预算中应包含活动总体规划中包含的所有重要组成部分的估算。 不要忘记考虑任何演讲者或主持人的差旅费。

#10。 评估事件

您如何知道您的活动是否成功? 您是否使用出席人数来衡量成功? 你筹集了多少? 消息? 你是如何让观众或成员参与进来的? 当你第一次定义你的目标时,你应该考虑你将如何评估事件来衡量你的成功。

活动策划的七个阶段是什么?

举办一场工作场所庆祝活动,无论是节日派对还是年度客户午餐会,都需要大量的准备工作和一点点运气。 这七个建议可以帮助您减轻压力并确保您的特别活动真正特别。

#1。 比您认为必要的时间更早开始。

即使你的活动日期看起来很遥远,你也需要在路上采取很多小措施来保持正轨。 如果您的组织召开年度会议,您可能会在上次会议结束后立即开始计划基本事项,例如场地和议程,而从有效和无效的经验教训中吸取的教训仍然是新鲜的。 如果您要组织假日派对,验证场地在夏季的可用性可能会帮助您获得首选,甚至可能使您有资格获得提前预订的折扣。 尽早开始可以减少遗漏关键细节的可能性,并为您提供时间进行更改。

#2。 建立一个主日历。

列出从您的雇主和其他利益相关者那里获得初步反馈后需要采取的步骤。 从广义上讲,这可能需要调查潜在地点、准备食物、发送登记表和安排交通工具。 在每项之后提供更详细的说明和截止日期。 例如,您必须研究您的可能性,访问您的首选,并在预订场地之前了解会提供什么和不会提供什么(例如,AV 设备)。 完成每项任务后,将其从列表中划掉,并在必要时添加新任务。

#3。 组建一个团队。

避免试图自己管理所有计划。 相反,根据每个人的长处分配专门的任务。 您团队中有人在食品服务行业工作过吗? 要求他查看餐饮选择。 大厅另一头的一位同事在一旁的翻唱乐队中演奏。 请她负责组织娱乐活动。 有明确的期望和截止日期,并安排定期会议以监控进度。

#4。 与供应商讨价还价。

如果您一直使用相同的供应商,则此步骤可能很简单,因为您可能有资格获得折扣。 在非高峰日或时间组织您的活动也可以节省成本。 如果您为外地客人需要一间以上的酒店房间,请查看您可以获得什么样的折扣; 通常情况下,如果您进行了特定数量的预订,酒店就会补偿一个房间。 从几家供应商处获取您需要的服务的报价,因为这可以帮助您讨价还价:例如,如果菜单最好的餐饮服务商知道您的出价更便宜,他们可能会准备降低价格。

#5。 考虑“假设”。

提前为潜在的障碍做好准备。 如果镇上的时尚新餐厅可以举办您的假期聚会,那就太好了。 礼貌地询问安排在同一晚的其他活动的数量很重要,因为这可能会影响您的小组得到的照顾水平。 或者,也许您正在组织一次到附近主题公园的家庭郊游。 确认所有孩子都会参加活动; 您不希望小孩子因为不能乘坐游乐设施而难过。

#6。 以书面形式获取。

为避免活动当天出现任何意外,请仔细阅读供应商合同。 不要做任何假设; 无论您预期收到什么,都必须明确说明。 例如,确保您的合同明确规定卖方将拆解您租用的帐篷和椅子。 您的合同还应涵盖意外情况,例如如果您预订的 DJ 生病,谁将介入。

#7。 玩得开心!

是时候退后一步了,一旦重要的日子到来,一切都已设置好并顺利运行,您的辛勤工作就会得到回报。 珍惜当下,但也要意识到你可以为未来做出的潜在改变。 并永远记得对为活动的成功做出贡献的每个人表示感谢。

策划活动的 6 个阶段是什么?

策划是活动成功的关键。 感到不知所措很简单,因为要考虑的因素太多了。 为确保您的活动成功举办并保持在预算之内,请遵循我们的六个步骤。

#1。 确定你的目的和目标。

在寻找可能的地点之前,请务必坐下来考虑您的活动目标。 你是在试图募捐吗? 或宣传特定产品的推出? 您想要 40 位还是 400 位客人?

对你的听众特别关注也很重要。 如果您了解您的主要目标并有衡量进展的具体标准,那么规划和预算编制对您来说会更容易。

#2。 设置预算

当您希望一切都完美无瑕时,在这里和那里多花一点钱很简单。 但在您意识到之前,这可能会超出预算数百甚至数千美元。 通过制定既现实又灵活的预算,您可以更好地控制支出。

这些基本组成部分应包含在您的预算中:

  • 场地租金包括任何其他费用,如保险。
  • 餐饮:课间小吃和正餐。
  • 人员费用:包括设置、协调和清理。
  • 无论是 DJ 还是邀请特邀嘉宾演讲。
  • A/V 租赁:根据地点的不同,您可能需要租用额外的设备。 例如,投影仪。
  • 装饰:如果活动有主题,您可能需要购买或租用额外的装饰。
  • 营销:如果您有资金,最好为营销制定预算,因为推广您的活动对其成功至关重要。
  • 意外事件:无论您为活动准备得多么仔细,都不可避免地会产生意想不到的费用。 提供安全网,包括 10% 的应急费用。

#3。 活动时间表和计划

给自己足够的时间是准备工作中最关键的部分。 当你时间紧迫时,时间似乎过得很快。 理想情况下,您应该给自己 4-6 个月的时间来准备和开展大型活动。

如果日期可变,请检查是否存在任何潜在冲突。 您不想预订地点只是为了了解您的活动与重要的宗教节日冲突,或者当天没有重要的演讲嘉宾。

我们建议制定一个总体计划和时间表,其中包括活动前的所有关键截止日期,以确保一切顺利进行。 这也将使您更容易为您的团队分配任务。 提交许可证、保险单、任何演讲嘉宾的确认、营销和广告的关键日期、发出的邀请、RSVP 截止日期以及实际日期的详细日历都可以包含在您的时间表中。

#4. 伙伴关系

根据活动的性质和规模,您可以考虑与其他团体合作以获得赞助。 这可以帮助您省钱,同时也有助于您的营销和促销工作。

确保向您要求赞助活动的公司强调明确的价值。 如果您能提出强有力的赞助理由,您成功的机会就会增加。

#5。 晋升

现在准备工作正在进行中,是时候宣传您的活动了。 即使您安排了最出色的演讲者,如果他们不知道该活动,也没有人会出现。

在您的活动时间表中包括重要日期,并制定公关和营销计划。 您的营销策略应包括:

  • 有关该事件的网页公告。
  • 时事通讯和电子邮件爆炸。
  • 已安排的社交媒体帖子。
  • 新闻和媒体,包括您的新闻稿。

#6。 拍照和录像以记录这一时刻。

经过所有的准备和努力,记录您的活动及其成功非常重要。 为确保您的照片具有最高的质量和分辨率,请聘请专业摄影师。

这些照片可以包含在您的活动后跟进中,其中还可以包括有关活动的新闻声明以及对任何赞助商和参与者的感谢信。 此外,这些图片可能有助于宣传即将发生的事件。 可以使用 Vista 套件轻松保存和共享图像和视频。

为活动创建区域后,您可以添加团队成员或与会者。 您的照片都保存在一个位置,可以方便地访问和排列它们。

活动策划的三个基本组成部分是什么?

策划一场活动与举办一场典型的派对截然不同。 无论活动是高调的还是私人的,都需要进行更多的准备、开发和组织工作。 归根结底,每个活动经理都希望活动成功,但实现这一目标并不总是那么容易。 策划一场好的活动需要以下三个因素:

#1。 建立一个有目标和预算的目标。

设定目标、目标,最重要的是,在您开始对主题做白日梦之前,制定涵盖活动所有方面的预算。 你这次的目标是什么? 你在试图筹集资金吗? 有没有值得特别关注的产品? 客户认为活动的成功是什么? 牢记目标将使活动的其余部分组织起来更加容易。

为什么制定预算很重要? 对于初学者,您需要知道在哪里设置支出限额。 即使您仍然可以在有限的预算下完成很多工作,您也不应组织不能满足客户需求和经济能力的活动。 制定一个项目预算,以便记录每个步骤并且您的支出保持在可接受的范围内。

#2。 选择地点并签订供应商合同

每个人都知道,如果没有一个可以容纳所有客人的场地,您就无法举办派对。 这同样适用于重要和小型商业/公司活动。 根据您希望活动拥有的总体概念、预算和氛围,找到理想的场地可能很困难。 虽然产品发布应该更具参与性和吸引力,但选择拥有大型宴会厅的成熟设施将体现丰富的主题,营造更高级的氛围。 设计规划可以在您拥有场地后认真开始。

使用供应商合同是活动准备的重要组成部分。 确定位置后,您必须开始规划菜单和活动区域的总体外观。 要打造理想的活动,您必须在食物、灯光、音乐/DJ、床单、鲜花甚至蛋糕设计方面发挥您的影响力。 尽管许多地点会提供其中一些服务,但根据客户需要的最终产品,您仍然可能需要雇用您的联系人。 为您的客户提供可供选择的选项有时会产生最好的结果,因为他们参与了整个策略。

#3。 品牌推广

营销活动对您的客户至关重要,因为与会者需要了解参与时间和地点的具体情况。 品牌塑造很重要,因为您希望您的活动受到关注并从人群中脱颖而出。 想出不同的活动名称、主题,甚至徽标设计,为与会者带来与众不同的品味和体验。 为活动创建一个口号,结合客户的目标和对那里将发生的事情的挑逗,以走得更远。

如果您提前(六到十二个月)安排活动,请发送保存日期,以便客人有时间标记他们的日历。 随着活动的临近,可以发送正式邀请作为后续行动。 如果活动是为了产品发布,请不要忘记在邀请中突出显示。 邀请函也是宣传活动整体主题的绝好机会。

聘请一位能够处理从构思到结束的各个方面的活动经理有时是确保活动成功的最佳方法。 如果您打算自己处理活动计划,请列出您需要做的所有事情并在进行时划掉项目。

什么是活动管理的五个 C?

以下是事件管理的五个 C:概念、协调、控制、高潮和收尾。 但它们是什么意思?

#1. 概念

这个概念是第一位的。 您的活动概念化为其建立奠定了基础。 这样做时,您应该考虑:

谁将参加、何时、何地以及在您的活动中会发生什么都是重要的问题?

不要在这里更改细节。 深入探讨上述每个主题,花时间了解活动的方方面面。 首先,您活动的主要目标是什么? 结果是什么? 您的听众需要理解并认同这一目的。 有了这些之后,您就可以开始考虑您的受众,如何联系他们以及如何吸引他们。

了解“为什么”和“谁”还可以让您了解“何时”和“何地”。 如果您的目标受众通过居住或就业集中在该地区,那么您的活动地点可能是一个明智的选择。 或者,如果他们代表人口或一家企业的横截面,可能会有更合适或不太忙的年份将有助于增加出席率。

#2。 协调

规划可以在您有了概念之后开始。 鉴于您可能需要涵盖很多项目,这可能是流程中最长的步骤之一。

您将在协调阶段检查以下内容:

  • 选择主题
  • 制定可靠的预算
  • 制定时间表
  • 寻找地点
  • 组织餐饮服务商和装潢师
  • 安排娱乐、演讲或其他活动
  • 采购设备
  • 安排交通和住宿
  • 风险评估和安全
  • 应急计划

上面提供的列表绝不是完整的。 根据活动的规模和性质,它可以更短或更长。 但关键是您必须确保在整个流程的协调阶段涵盖您的所有基础。

#3。 控制

事件控制恰恰需要这一点。 保持控制。 控制一切并尽可能严格地遵循您的策略。 如果您开始偏离路线并偏离轨道,则可能会在不支持您在概念阶段创建的“为什么”的资源上浪费时间、金钱或两者兼而有之。

当您开始计划时,创建一个时间表并为需要完成的事情、何时以及由谁定义具体目标将是有益的。 密切关注奖品,并确保在做任何其他事情之前清楚地了解您的活动将是什么样子,因为有了活动管理,您永远不会太过控制。

#4。 高潮

我们结束了这次活动。 真正的大日子。 既然您的活动已经成功,现在是开始展示的时候了。 但是您作为活动经理的工作并没有在活动开始时就结束。 实际上,它才刚刚开始。

与供应商、供应商和员工的沟通、对时间框架的仔细关注、安全检查和及时设置都是高潮阶段的一部分。 与控制阶段一样,最终阶段是引导船舶朝正确的方向行驶,并在船舶偏离航线时采取备用措施。

#5。 收尾

活动结束后,收尾阶段开始。 确保场所整洁有序,与工作人员沟通,并与任何餐饮、娱乐等活动结束。

Closeout 还扩展到活动后管理,例如从客户那里获得反馈、评估您的表现、感谢出席和工作人员、检查预算等。即使您可能只是想在活动后小睡片刻,活动后管理将使您能够评估您是否达到了目标,如何以及如何将其向前发展的势头。

总结

活动管理和策划的成功需要一些人才。 在手术的各个阶段,对细节的仔细关注、独创性、耐力和战略思维等技能都会发挥作用。 正因为如此,采用合理的策略来处理事件管理是至关重要的,这将使您能够在(有时)崎岖不平的道路上行驶,并在相对安全的情况下走出另一端,沉浸在成功事件的荣耀中。

参考资料

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