2022 年最佳文档库软件和工具

2022 年最佳文档库软件和工具
图片来源:Naneta

文档存储库是一个文件存储系统,用户可以在其中存储和检索文档。 它允许所有员工轻松访问业务信息,无论位置或部门如何。 文档存储库允许组织以易于访问的方式捕获、管理和共享任何类型的数据。 现在,让我们来看看学生文档和家庭文档存储软件。

什么是文档存储库?

文档存储库是用于存储和管理文档的系统。 它是授权用户存储、管理和访问文档的地方。

文档存储库的一个典型示例是任何将文件存储在一个或多个位置的系统,例如您的本地驱动器或 Dropbox 之类的 CA 响亮存储服务。 大型组织可以使用这种应用程序,因为它允许他们更轻松地管理他们的工作流程,而不是仅仅依靠电子邮件从一个人发送到另一个人

有两种主要类型的文档存储库:集中式(单个位置)和分布式(多个位置)。 对于大公司来说,集中式系统往往更容易; 然而,分布式系统由于同时有多个位置可用而允许更快的访问时间——这是以在组织内设置新部门时增加复杂性为代价的,因为每个部门都需要其定制的仪表板界面 (UI)。

Sharepoint 是文档存储库吗?

SharePoint 是一个文档存储库,这意味着它用于存储、管理和共享文档。 SharePoint 最初是作为 DMS(文档管理系统)构建的。 然而,它的发展远不止于此。

以下是您可以使用 SharePoint 的主要方式之一:

  • 企业内容管理 (ECM) 系统是指组织用于跨多个平台(例如 Microsoft Office 365 或 Google Drive)存储、管理和共享其数据的所有不同工具和应用程序。 这包括诸如 Gmail 或 Outlook 等电子邮件系统之类的东西; Box等文件存储解决方案; Slack 等通讯应用程序; Skype for Business 等视频会议工具; Facebook Messenger 等社交媒体平台。

文档库软件

对于企业和其他组织而言,“文档存储软件”是指一组用于管理和共享文档的工具。

公司使用文档存储库将文档存储在一个中央位置,以便多人可以同时访问它们。 使用文档存储库的优势在于,您不必担心跟踪谁在您的办公桌上拥有什么文件或文件——系统会为您完成!

学生文档库

Student Document Repository 是用于存储和管理学生文档的软件。 您可以利用它来管理学生的文档,例如他们的作业、项目和测试。 学生文档存储库还有一个选项,允许您将笔记放入其中,以便您可以在需要时参考。

您应该在购买之前在您的计算机上试用此程序,因为如果安装不当,安装过程可能会出现一些故障。

为什么我们需要一个文档存储库?

文档存储库是一个允许您存储、组织和管理文档的系统。 您可以将它用于不同的目的,例如存储和管理您的工作流程,甚至创建在线投资组合。 使用文档存储库软件有很多好处,例如:

  • 使用简便
  • 灵活的选择
  • 可扩展

什么是集中式文档存储库?

集中式文档存储库是存储文档的数据库。 它相当于一个中央文件柜,是您可以存放所有重要文件的地方。

这种系统背后的想法是,您可以在任何设备上的任何位置访问您的文档——无论它们是存储在本地计算机上还是存储在诸如 Dropbox 或 Google Drive 等基于云的存储系统中(其中由 Alphabet 拥有)。

房屋文件库

House Document Repository (HDR) 是一个在线平台,允许用户存储、组织和共享他们的文档。 任何需要记录工作的人都可以使用该软件。

House Document Repository 最好的部分是它有自己的搜索引擎,因此您不必在查找所需内容之前手动查看所有文件。 只需输入单词或短语,然后按 Enter 键,系统就会在您计算机上的任何文档中找到它的所有实例!

什么是文档库?

文档库是存储在中心位置的文档集合。 要存储任何类型的文件,包括 Word 文档、PDF 或图像,您可以使用文档库。

文档库类似于在线文件柜,您可以在其中存储文件,以便可以从多个设备和位置访问它们。

什么是计算机上的 Dms?

如果您是文档管理领域的新手,那么了解 DMS 是什么很重要。 文档管理系统 (DMS) 软件可以有效地存储、检索和分发文档。

任何类型的企业都可以使用它来存储文件,例如议程、会议记录等,而不是在高层管理人员发生变化或与公司运营相关的任何其他事情时丢失。

7 个最佳文档存储库工具

我们正处于数字化转型之中。 随着企业寻找新的方法来管理和保护他们的数据,他们越来越多地转向一系列工具来帮助他们理解他们的信息是如何存储和共享的。 一种流行的选择是文档化的存储库软件 (DR)。 以下是您需要了解的有关当今市场上 7 种最佳 DR 工具的信息:

#1。 露天

Alfresco 是一个开源企业内容管理 (ECM) 平台,它为您组织的所有信息和文档提供单一、统一的平台。

使用 Alfresco,您可以安全轻松地存储和管理大量数据。 它还可以轻松地在同一公司或不同行业的组织内的团队之间共享内容。

#2。 共享点

SharePoint 是一个可用于文档存储的文档管理系统、协作平台、内容管理系统和企业搜索引擎。 它是一种将公司数据存储在一个地方的有效工具。

SharePoint 的最大优点是您无需担心维护多个系统,因为它为您的所有重要文件创建了一个存储库。 第二个优点是它能够通过外部网或内部网门户等服务与其他用户或同事共享信息,这使得共享比以往任何时候都更容易!

#3。 Nuxeo

Nuxeo 是一种文档管理软件,可让您构建自定义解决方案。 其他任何想使用它的人都可以,因为它是一个开源解决方案。

Nuxeo 是一个基于 Web 的应用程序,因此不需要在您的计算机或服务器上安装。 您只需要访问 Internet 即可使平台正常运行。

#4。 WebXtender

WebXtender 是一个基于云的文档管理软件,允许您在中央存储库中创建、管理和存储文档。 您可以使用它来存储所有类型的文件——从文档到图像和视频——然后使用 WebXtender 移动应用程序从任何设备或位置访问它们。 这使其非常适合拥有经常出差或希望随时保留数据而无需担心备份存储费用的远程工作人员的组织。

该应用程序为文档管理和协作提供高级功能,包括版本控制(允许用户查看其他人所做更改的功能)、元数据(有关单个内容的数据)、安全性(因此用户只能发布私人项目)以及工作流程自动化,以便在满足某些条件时自动完成任务(例如创建审批流程)。

#5。 光学字符识别

OCR(光学字符识别)是一种将文本图像转换为可编辑文本的技术。 使用 OCR,文档、照片和其他内容的图像可以转换为可以使用的文本。

OCR 软件对于归档、搜索和共享文档非常有用。 它使用光学字符识别 (OCR) 将图像或文档中的单词转换为可编辑的文本。

#6。 CustomShow – 商务演示软件

CustomShow 是一种商业演示工具,可让您创建和编辑演示文稿、幻灯片放映和其他内容。

它提供免费和付费版本免费版本的功能有限,但足以让您开始使用该程序。 对于刚开始在 Internet 或本地计算机/笔记本电脑/平板电脑等上创建演示文稿的初学者来说,这已被许多客户视为最佳选择。 . 对于那些想要比免费版本提供更多功能的人,可以根据您希望订阅计划在访问其所有功能之前持续多长时间(最长 2 年)以不同的价格购买几个不同的软件包到期时再次访问(但在那之前您仍然可以访问)。

#7。 Clearslide(以前的 SlideRocket)

用于在线创建和共享演示文稿的演示工具。 它于 2018 年被 Clearslide 收购,后者提供了一个名为 ClearSlide 的演示软件解决方案。

Clearslide 是一种基于云的演示软件解决方案,允许用户直接在其浏览器窗口中创建调查、测验、民意调查、表格和仪表板。 对于希望通过在网页或登录页面上创建引人入胜的内容而无需在其网站的主机服务器上安装任何其他插件或附加组件来从访问者那里获得更多收益的企业来说,这很容易。

总结

最好的家庭和学生文档内容存储库软件将帮助您组织流程并使您的团队更容易协作。 它还使您能够从应用程序中创建新文档,这在创建需要不断更新的新内容时非常有用。 此外,我们今天审查的每个软件都有许多不同的功能,例如协作功能或版本控制系统,因此您团队中的每个人都可以随时准确地知道发生了什么!

最佳文档存储软件常见问题解答

为什么我们需要一个文档存储库?

使用文档存储库有助于通过加密数据来保护您的信息和文件。

什么是电子记录管理 ERM?

正在使用自动化技术来管理记录,无论格式如何。

哪个 DMS 最好?

以下是 5 款最佳文档管理软件:

  • M文件
  • 坦率的
  • 电子档案柜
  • 现在就签。
  • 拼命逃走

參考資料

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