当成千上万的文档被定期共享、审查和标记时，很难维护数据安全。 当文件经过多方处理时，数据安全漏洞的可能性会增加，这主要是由于人为错误和网络安全系统薄弱。 这最终给组织中的法律和合规部门带来了挑战。
使用虚拟数据室是解决合规问题的最有效方法之一。 这主要是因为经过认证的虚拟数据室提供商严格遵守国际和当地的数据保护和网络安全标准。
今天的讨论是关于在线数据室软件如何帮助您的合规流程。 这里简单介绍一下数据室软件。
什么是数据室软件？
数据室软件，也称为电子数据室，是经过认证的在线数据存储库，用于存储和管理法律、财务和公司文件。 如果从广义上定义虚拟数据室，它们是多种技术的混合体，涉及三个主要业务领域。
#1。 数据存储
所有虚拟数据室服务本质上都是文档存储库，所有类型的专业人士和企业都可以在其中存储其数据以供临时或永久使用。 然而，数据室软件不仅仅是数据存储——该技术提供了一个 完整的数据管理解决方案. 也就是说，您可以与数据室中的其他用户共享文档，根据您的需要组织数据，并完全控制数据流向 数据罗om.
#2。 在线协作
在线数据存储库通常不提供在线协作工具，但虚拟数据室提供。 一款高端的电子资料室软件，拥有多种协作工具，包括聊天工具、音视频会议工具、私人或公共注释、群聊、问答模块、共享文档和实时投票。
#3。 项目管理和交易
虚拟数据室的很大一部分使用来自交易。 公司、组织和其他企业经常使用在线数据室软件进行诉讼、筹款、房地产交易、尽职调查、首次公开募股、战略合作伙伴关系以及并购等活动。
成功合规的 5 个技巧
#1。 定义要存储、保留的内容以及保留多长时间
知道存储什么、保留多长时间以及如何存储数据是企业面临的第一个重大挑战。 这是因为不必要地存储数据会增加负担，而一个小错误可能会付出高昂的代价。
解决此问题的最有效方法是在为数字和纸质数据制定正式且可辩护的数据保留政策时聘请法律顾问。 确保该政策解决了应存储哪种类型的数据以及存储多长时间。 这听起来可能很简单，但它可以减少不成功的审计和无意泄露机密数据的机会。
虚拟数据室不仅有助于数字数据管理，还可以最大限度地减少对纸质文件的需求。
#2。 将数字解决方案纳入您的数据管理政策
如果您仍然坚持纸质文档，那么您已经面临风险。 纸质文件容易被盗，更容易受到自然灾害的影响。 此外，如果您维护数字备份，您的利润就会增加更多费用。
在这种情况下，在数据管理系统中使用虚拟数据室等数字解决方案可以帮助您克服两大挑战：
- 消除或减少对纸质文件的需求。
- 减少不必要的数据备份费用。
这是因为您可以通过手机或其他便携式设备轻松访问 VDR，并且数据室供应商会免费备份您的所有数据。
#3。 开发端到端的数据安全性
数据安全是不可或缺的组成部分和监管要求，尤其是对于处理敏感客户数据的公共组织和金融机构而言。 一个从头到尾的数据安全系统对于合规性是必要的。 也就是说，数据保护过程应该从数据记录开始，必须经过数据共享到处置。
数据室软件可帮助您自始至终保持最高级别的安全性。 例如，您可以通过多因素授权防止黑客访问数据室，并借助文档访问控制控制数据流。 除此之外，数据室还提供各种文档、访问和基础设施安全措施。 最重要的包括端到端加密、围栏视图、编辑、细粒度权限、数字水印等。
#4。 跟上新的法规和政策
业务实践在不断发展，合规性和监管政策也在不断发展。 如果您没有跟上不断变化的合规动态，您最终可能会面临不利后果。
这是虚拟数据室最好的地方，因为它们严格遵守内部和本地网络安全和数据管理标准。 最常见的包括 ISO 27081、ISO 27001、FINRA、GDPR、SOC2 等。
#5。 随时准备尽职调查清单
在合并、收购、审计、筹资或首次公开募股的情况下，准备尽职调查清单非常重要。 无论是审计（对上市公司而言是强制性的）还是法律或财务尽职调查，尽职调查清单可确保您不会跳过任何内容，并使审计员或法律团队的工作更轻松。
一些最好的尽职调查数据室提供商提供现成的尽职调查清单。 它们可以根据您的特定需求进行调整或按原样使用。 提供可供使用的尽职调查清单的公司包括 iDeals、DealRoom、Merrill Data 网站等。
总结
采用高端数据管理解决方案，开发端到端的数据安全机制，紧跟监管变化，可以让监管合规变得更容易。 虚拟数据室可以帮助您完成上述所有程序。 只需遵循我们成功实施虚拟数据室软件的提示，并从这项技术的合规流程中获益！
