行政助理:含义、工作内容、薪水和要求

Admin Assistant职责工资面试问题技巧

行政助理通过履行广泛的职责来协助经理、其他员工和访客,以确保办公室的顺利运行以及公司与其外部利益相关者之间所有联系的成功。 本文介绍了行政助理的职责、技能和薪水。 它还提供了一些有关管理员助理面试问题的提示,因此您可以知道如何为此类面试做准备。 一起阅读!

谁是行政助理?

行政专业人员需要行政助理的支持,以保持井井有条并完成杂务,从而腾出时间来处理更复杂的职责。 他们负责为管理员安排会议、接待来访者并代表他们起草文书工作。 以下是对行政助理的期望:

  • 处理高层管理人员的行政要求和查询
  • 使用管理软件进行和保持约会
  • 组织会议并记录详尽的会议记录

行政助理职位描述

我们需要能够同时处理多项任务,同时保持正能量和强大沟通能力的人。 申请人应该能够处理办公室活动,通过电话、邮件和电子邮件提供礼貌和专业的帮助,进行预订或旅行安排,并在工作场所成为管理层和所有访客的愉快存在。

候选人应该是正确的,同时也要善良、专业和专注,才能成为一名成功的行政助理。 他们应该始终做好准备,反应迅速,并准备好迎接任何困难。 称职的行政助理将具有很强的书面和口语沟通能力。 首先,一个好的行政助理关心他人的需要。

行政助理职责

行政助理的主要职责和任务是帮助他人。 即使在同一份工作中,他们的职责每天都可能发生重大变化。 他们可能会在任何一天做几份工作,例如:

  • 接听和转接电话
  • 制定计划和约会。
  • 安排会议并记录完整的会议记录
  • 发送电子邮件、便条、信件、传真、表格和通信。
  • 帮助创建定期到期的报告
  • 创建并保存一个文件系统
  • 修订和维护办公室的规章制度。
  • 下订单购买办公用品并查找新供应商并进行交易
  • 联系人列表的维护
  • 进行旅行预订。
  • 核对并提交支出报告
  • 为访客提供一般协助
  • 作为内部和外部客户的联络点。
  • 通过与执行和高级行政助理协调,管理高层管理人员的请求和查询。

行政助理技能

行政助理需要广泛的能力和认证,以便他们能够履行他们的许多职责。 作为支持角色,行政助理必须能够有效沟通并做出正确的决定。 每个行政助理都应具备以下独特技能:

#1 书面交流

几乎每个职业都需要很强的沟通技巧。 这些能力涵盖从发送电子邮件到创建公司特定的社交媒体帖子的所有内容。 在为高管撰写信件、演讲稿或备忘录时,具备良好的书面沟通技巧有助于提高办公室信件的质量。 编写电子邮件和商业信息等格式需要良好的语法和专业的语气,作为书面沟通能力的例子。

#2 口头交流 

行政助理可以为整个办公室提供支持,并且应该能够每天与同事和经理沟通。 在与客户交谈、参加会议、打电话或面对面聊天时,口头表达能力会派上用场。 口头沟通技巧的例子包括注意、有效反应和使用适合情况的语气。

#3。 组织

拥有良好的组织能力对于办公室助理来说是必不可少的。 行政助理经常同时处理大量职责和信息。 直接支持高管的行政助理也应该能够管理他们的日历。 快速有效地组织和定位文件的能力是许多行政助理职位的必备条件,无论数据是存储在物理文件柜中还是计算机上。 

#4。 时间管理

准时和安排时间以便完成分配给你的任务都是时间管理的例子。 行政助理经常有冗长的待办事项清单,因此如果他们想在截止日期前完成工作,他们就需要成为优秀的时间管理者。 时间管理专家准时到达,完成最后期限,在出现意外问题时重新安排优先事项,并安排他们的工作日以提高工作效率。

#5. 注重细节

如果您密切关注细节,您可能会发现丢失的签名、按时完成任务并创建无差错的业务通信。 在办公室交流时,需要仔细考虑电子邮件地址和其他细节。 行政助理在执行数据输入任务时应该能够重复输入正确的数据。 行政助理在检查信件、制作报告和执行常规任务时可以使用对细节的关注。

#6。 解决问题

当计划发生变化或出现新的困难时,解决问题的能力会派上用场。 忙碌的行政助理很可能会遇到无法预料的困难。 如果他们具有快速、适应性强和创造性的思维能力,他们可以轻松解决挑战。 一个聪明的问题解决者也愿意寻求帮助并与队友一起寻找解决问题的方法。 讨论、妥协和弹性极大地有助于解决问题。

#7。 技术

以计算机为主要生产工具的人应该具备一定的技术原理和实践基础。 行政助理应该熟悉 Microsoft Office 等办公套件,其中包括文字处理器、电子表格和发布工具。 此外,他们可能需要传输传真、扫描文件或将数据输入 CRM 系统。 熟悉操作系统、软件和浏览器将帮助您成为办公室的行政助理。

#8。 独立

独立工作的能力是这项技能的另一个名称。 您应该能够消化信息、遵守指示并在几乎没有监督的情况下完成工作。 自力更生是行政助理的一项资产,因为他们通常是办公室中唯一的支持人员。

行政助理要求

以下是您可以查看的管理员助理要求,看看您是否适合担任管理员助理的职位:

  • 拥有类似领域的副学士学位。
  • 之前的管理经验。
  • 良好的打字和计算机技能。
  • 密切关注细节。
  • 双语可能是必要的或更可取的。
  • 渴望积极主动,帮助人们度过美好时光。

行政助理薪资

随着一个人的职业发展,行政助理可以获得舒适的生活。 尽管秘书级别的新行政助理的起薪可能低至每小时 7.25 美元,但美国行政助理的时薪通常约为 15.42 美元。 受过广泛培训和经验丰富的行政助理每小时可赚取 30.25 美元。

行政助理面试问题

只有当招聘经理意识到并且能够在潜在申请人中识别出必要的知识、经验和性格特征时,才能雇用一名优秀的行政助理。 这似乎很容易。 然而,正如任何人力资源经理都会告诉您的那样,这比听起来要难得多。 求职面试是完成等式的第二个组成部分的最有效方法,即评估候选人。 行政助理的面试问题应反映该职位的多面性以及对满足组织需求的硬能力和软能力的重视。 以下是您可以查看的一些行政助理面试问题:

#1。 关于职场文化的行政助理面试问题

雇用适合您的企业文化的人需要能力。 确保清楚地表达您组织的文化,并提出可以揭示潜在客户是否有兴趣在与您相似的环境中工作的问题。

  • 当您想到我们公司时,您会想到什么? 你想在这里工作,为什么?
  • 你为什么想从事行政工作?
  • 您认为组织内的行政助理有哪些潜在好处?
  • 您认为哪种类型的工作场所最有利于您的成功?
  • 你为什么决定停止在你以前的公司担任行政助理的工作? 

#2。 具体技能和经验的考试

您可能不会像他们的祖先那样寻找除了打字和接电话什么都不做的秘书和接待员。 花一些时间考虑您需要的行政助理技术能力,例如熟练使用文字处理和 Excel,您是否正在寻求特定行业的经验,以及规划、沟通、采购或客户服务技能是否有益在这个位置上。

  • 为什么您认为自己会成为一名优秀的行政助理,为什么您认为自己适合这个特定职位?
  • 你有什么独特的能力可以帮助你在事业上取得成功?
  • 您对自己使用(此应用程序)的能力有多大信心? 
  • 请提供与工作相关的应用程序使用实例。 您熟悉哪些尖端功能?
  • 你认为迄今为止你最大的职业成就是什么? 你最大的商业失误是什么?

#3。 对关系和个性的思考

当他们努力帮助您和团队其他成员时,行政助理可能会遇到各种各样的个性和相互竞争的需求。 你看重找一个悠闲的人还是一个更自信的人? 尊敬的? 解决问题? 外交? 询问以确定申请人是否具备您在员工中寻找的品质。

  • 什么样的经理会鼓励你最好的表现?
  • 您能否举例说明您从经理那里收到的有益批评? 您针对该批评做出了哪些修改(如果有的话)?
  • 你有没有一次向多位主管提交报告? 在那种情况下,你是如何平衡每个人的优先级的?
  • 您介意与我分享您作为行政助理处理的冲突实例吗?
  • 谁是你曾经不得不打交道的最难相处的同事? 你在这段关系中采取了什么行动?

#4。 深入了解工作风格

经理们通常在开始为他们工作后才知道应聘者的工作风格,但了解他们如何接受指导、他们如何沟通、他们喜欢如何安排自己的一天以及他们是否适应能力仍然很重要,可靠、高效、擅长多任务处理等。

  • 你能描述一下你现在或以前职位上典型的一天吗?
  • 你有没有一次向多位主管提交报告? 在那种情况下,你是如何平衡每个人的优先级的?
  • 当要管理一个大项目时,你首先做什么? 你会怎么安排呢?
  • 你能解释一下你过去做过的一个困难项目以及你是如何解决它的吗?
  • 您会更换或更改您最近或当前工作中的任何工具、设备或做法吗? 如果有的话,你会做哪些修改,为什么?

怎样才能成为一名优秀的行政助理

称职的行政助理在与来电者打招呼时会有清晰悦耳的声音和友好的举止。 无论是通过电话还是与客户或同事私下交谈,他们都彬彬有礼并且使用良好的语法。

行政助理和谁一起工作?

如果行政助理不直接向 CEO 或其他高管报告,他们通常会向常务董事报告。 在较小的企业中,大多数行政助理为所有办公室人员以及各部门的经理和员工服务。

行政助理教育和培训要求

行政助理应至少具有高中文凭或同等学历文凭。 这些领域的培训也可以通过临时机构提供。 职业学校和社区学院提供文字处理和一般办公操作课程,对刚从高中毕业的学生很有帮助。 学士学位使行政助理更有市场,因为它表明他们接受了全面的教育,包括写作和数学课程。

行政助理职位高吗?

比那个行政助理更高级别的行政职位还有很多。 行政助理,在某些情况下,私人助理是两种类型的助理职位,在图腾柱上位于行政助理之上。

行政助理所需的 3 项技能是什么?

以下是行政助理所需的 3 种技能:

  • 书面交流。
  • 口头交流。
  • 组织。

行政助理的另一个名字是什么?

办公室管理员、项目协调员、办公室助理、项目助理、客户服务专员、接待员、客户服务代表和销售员是与行政助理相当的职业和职称。

什么是 4 种类型的管理员?

以下是 4 种类型的管理员:

  • 网络管理员。
  • 数据库管理员。
  • 服务器/Web 管理员。
  • 安全系统管理员。

最后的思考

行政助理的工作主要是支持性的。 他们负责组织信息并与同事共享信息,以及接听电话和执行其他管理任务。 这是一份非常赚钱的工作,为什么不去做呢?

参考资料

发表评论

您的电邮地址不会被公开。 必填带 *

你也许也喜欢