控制采购支出是一项艰巨的任务。 竞争格局在不断演变，第三方供应商风险变得越来越普遍。 获得最优价格或最佳体验并不总是意味着获得最低价格。 您如何确保以适当的价格收到公司需要的东西，而又不会降低质量或让您的公司承担责任？ 战略采购就是答案。 这种综合方法可帮助企业避免竞相压低定价的问题，同时实现与选定供应商合作的好处。
这篇文章将为您提供在采购中采用战略采购管理流程所需的知识。
什么是采购？
要了解战略寻源的工作原理，您需要熟悉采购流程和寻源的一般概念。
采购和采购是同义词，该部门的企业责任随着时间的推移而演变。 就在 1980 年代，采购部门还只被视为“下订单者”，职责相对简单，不需要太多战略规划。 这绝不是一个大脑过程。
采购从发布采购订单开始，而不考虑实现公司目标。 采购技术现在被描述为面向交易的功能和采购的一个子集。
采购被认为是涉及许多问题的企业管理角色，包括：
- 选择潜在供应商
- 协商合同和付款安排。
- 执行合规义务
- 合同执行
它是采购流程的两个主要要素采购和寻源的总称。
什么是采购？
寻源属于采购，就像采购一样。 这是为您的商品和服务寻找“来源”的过程。 直接的采购策略需要找到最具成本效益的项目供应商。 它在一系列领域中进行，并用于各种业务目的。 供应链管理是最普遍的采购方式之一。
什么是战略采购？
战略采购是一种采购类型，需要在采购物品或服务时采用多种策略。 策略的选择取决于每次收购的实时情况，并由支出价值、品类风险和供应市场特征等标准决定。
几种采购策略包括众包、外包、全球采购和低成本国家采购。
为什么战略采购很重要？
战略采购使企业能够发现满足标准的供应商，同时以尽可能低的成本承担很小的风险。 公司还可以创建潜在供应商的综合资料，并根据需要进行比较。
供应商被视为战略采购中有价值的合作伙伴。 它帮助企业维持长期的供应商关系。
这种方法允许企业集中他们的购买力。 企业因此可以确保较低的拥有成本并限制其供应链中的风险因素，从而使供应链更具可持续性。
战略采购的好处是什么？
#1。 增加储蓄
更大的成本降低是战略采购的直接实际好处。
#2。 改变来源和业务目标
当组织的采购战略/活动与其组织目标和目标保持一致时，业务绩效和风险缓解能力就会提高。
#3。 供应商改进
当一家公司能够识别其高价值供应商时，它会立即获得显着的成本降低，同时保持产品或服务质量。
#4。 长期供应商关系
这种方法有助于企业与其供应商建立长期的商业关系。 长期合作关系不仅可以节省时间和资源，还可以提高供应商绩效。
战略采购的最佳实践
- 使用 eRFX 事件和 eAuctions – 寻源使买家能够自动化和标准化寻源事件的创建、分发、收集和存储，与手动事件管理相比，效率更高。
- 使用 合同管理软件 – 合同管理软件可以通过合并来自 eSourcing 事件的首选供应商详细信息以及使用自定义字段来捕获特定于合同的数据来帮助您管理任意数量的合同。 如果您没有必要的管理工具，供应商协议可能会延续到下一年，使您陷入不合标准的定价和服务条款。
- 跟踪支出和储蓄 – 无需依赖电子表格来衡量和报告节约，节约跟踪系统可以帮助您简单地生成节约预测和跟踪文件，并提供展示您的可交付成果和价值的报告。
战略采购流程的步骤是什么？
步骤#1：描述类别
定义支出类别及其商品。 目前的使用量是多少？ 谁是用户，在哪里可以找到他们？ 采用了哪些流程，谁参与了供应链？
第 2 步：分析供应市场以确定可能的全球和本地供应商。
检查产品或服务的成本构成以及供应商的市场风险和可能性。 必须对主要原材料定价、劳动力和运输等变量以及供应商的成本要素进行定价。
第 3 步：制定策略
下一步是决定在何处购买，同时降低风险和成本。 必须与利益相关者一起评估替代供应商和市场竞争力。
步骤#4：确定采购流程
接下来，公司必须制定采购战略。 获得投标的最常见过程是征求建议书，其中包括产品/服务规格、交付和服务标准、定价明细以及法律和财务参数。
步骤#5：谈判和选择供应商
随着讨论的开始和可行的投标的选择，供应商将根据需要要求解释和进一步的信息。 在根据贵公司的批准程序挑选供应商之前，与供应商进行多轮会谈。
第 6 步：实施和整合
通知成功的供应商并将他们纳入实施过程。 规格或流程的改进，以及交付或服务需求的变化，都将成为您采购计划的一部分。
步骤#7：基准测试和跟踪结果
最后阶段是一个连续循环的开始，该循环从对商品或类别的当前状态进行基准测试、监控结果并确保获得全部价值开始。 然后，公司返回步骤 1 重新评估供应市场并重新启动流程。
战略采购和采购之间有什么区别？
战略采购和常规采购之间的主要区别在于，战略采购已经发展成为一个动态过程，而一般采购仍然很简单。 它只考虑供应商价格。 我们的想法是找到总拥有成本最低的东西。
成本只是战略采购等式中的一个要素。 它是公司需求层次结构的一个组成部分。 采购团队会考虑许多可能影响您与“来源”（即供应商）联系的不同因素。 这包括对以下因素的保证：
- 质量保证
- 支持
- 服务
- 創新
- 遵守法规
这些都不应该仅仅为了成本而放弃。 这是支撑战略采购的一般概念过程。
采购与战略采购
采购不同于战略采购。 采购业务包括战术性的日常交易，例如向供应商发出采购订单。 另一方面，战略采购包括范围广泛的采购活动，例如：
- 供应商扩张
- 战略思维
- 合同谈判
- 外包模式
- 供应链管理基础设施
采购术语的细微差别
采购行话可能令人费解。 很难掌握命名约定的微妙之处。 “采购”和“采购”这两个术语之间存在显着差异。
例如，大多数企业认为购买是战略性的而非战术性的。 而采购被认为是一个漫长的过程。 采购活动的 KPI（关键绩效指标）与采购活动的 KPI 大不相同，这一事实凸显了这种区别。
这些区别也适用于其他与采购相关的术语，例如“战略采购”和“供应链管理”，虽然它们都指的是同一流程连续体中的地方，但绝不能互换使用。 技术、动态和实现都大不相同。
所有这些活动都是相互关联的公司任务，与公司的潜在和现有供应商网络相关。
供应链管理和战略采购
采购和供应链管理密不可分，战略采购也是如此。 采购是获取公司所需商品和服务的过程，而供应链管理是对获取这些项目所需的基础设施和服务的管理。 供应链包括参与将产品或服务交到消费者手中的每个人（内部或外部）。
一般而言，“供应链”一词是指采购过程的合同后阶段。 这包括后勤问题以及与所有供应商（从第 1 层到第 3 层）有关的事项。
采购关注合同开始前的所有合同前分析和供应商讨论，而供应链管理关注合同签署后发生的事情。
那么，你能看出它们是如何联系在一起但并不相同的吗？
采购专家现在正在考虑通过战略采购来优化供应链管理决策，从而获得竞争优势。
战略采购的一个重要目标是改善买卖双方的关系。 我们的想法是利用这些接触来更好地了解供应商的真正能力以及他们可以为您的公司提供什么。 一个组织通过与多个供应链合作伙伴结合和补充核心能力来实现这一点。
大型企业向战略采购的转变一直是供应链大型车队管理的关键变革推动者。 它需要在以下领域进行转型：
- 车辆采购
- 合同讨论
- 选择供应商
- 服务水平协议 (SLA)
- 车队供应商评估
- 微调供应链管理
充分了解这些流程将有助于采购职能和车队管理实现共同目标。 这是利益相关者和实地行动的任意和习惯性采购。 它促进实现资产最大价值所需的创新。
战略采购何时有益？
虽然战略采购有很多优势，但它并不适用于每个采购项目。 毕竟，这是一个复杂且有时耗时的过程。 有些任务不需要那么详细。 因此，在所购物品的价值与完成战略采购项目所需的时间承诺之间取得平衡至关重要。
战略采购适用于以下项目：
- 高价值，正确定义，对公司至关重要
- 高度专业化和复杂
- 风险很高，这是组织重组项目的一部分。
涉及战略采购的情况包括：
- 客户关系管理软件选择
- 金融服务或员工福利评估
- 为新建筑项目选择建筑师
更适合替代采购方法的场景
由于战略采购所需的详细程度和时间，某些情况根本不适合该流程。 这里有几个这样的例子。
- 为单个部门寻找项目管理解决方案是低价值、低风险采购的一个例子。
- 当已经对特定提供商有强烈偏好时收集出价以符合政策要求
- 尝试使用 RFP 灯进行办公用品的正常交易采购。
- 在收集想法、定价和安排未来购买时考虑信息请求 (RFI)。
- 使用资格请求 (RFQ) 寻找最佳专家来咨询营销工作。
- 在简单的交易中获得最佳交易——考虑报价请求 (RFQ)。
谁参与战略采购流程？
您公司内的各种员工和部门将参与您的战略采购计划。 通常，采购部门拥有并管理流程。 为了促进这一领域的专业化，许多公司最近开发了战略采购经理职位。
与大多数采购项目一样，其他各方将不可避免地参与其中。 例如，在 CRM 采购项目的情况下，销售、营销和运营的利益相关者将参与其中。 此外，还经常涉及法律、金融和信息技术。
最后，几乎每一项战略采购工作都需要行政批准和评估。
战略采购：如何实现转型
一次一个采购计划，实施战略采购。 一开始可能感觉像是一个重大变化，但过程中的元素会让人感觉很熟悉。 事实上，战略采购和传统采购有许多共同原则。
当您找到适合该方法的采购或当前供应商关系时，您将在战略采购周期中取得进展，首先是支出分析，然后是供应商选择，最后是持续参与。
战略采购工具
战略采购软件对于优先考虑采购节约的公司来说至关重要。 这些系统通常是基于云的协作系统，旨在集中和自动化战略采购，提高效率和效能。
战略采购软件的功能可能包括：
- 项目管理
- 追踪您的储蓄
- 数字 RFP 分发和评估
- RFP 模板库
- 数据收集和分析
- 内部和外部协作
- 供应商关系管理
- 品类管理
- 供应商市场
结论
最后，战略采购是收集信息、与最佳供应商合作并确保持续采购价值和效率的过程。 它超越了简单的交易购买，而是着眼于大局——如何帮助公司实现其目标。
同样，由于战略采购而形成的供应商联盟有助于克服出现的障碍，同时增加成果并降低成本。
当然，战略采购的复杂性因公司而异。 然而，该进程的基础和目标保持不变。 幸运的是，您可以一次从一个项目开始您的战略采购工作。
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参考资料
