在商界及其他领域,电子邮件是一种常见的书面交流方式。 一些企业已经采用它作为与目标市场内的人们进行交流的一种方式。 尽管它是用于与潜在客户和客户取得联系的战略工具,但它必须友好、清晰和简洁。 这是专业电子邮件的标志。 掌握撰写满足所有这些标准的专业电子邮件的艺术可能需要时间。 本文将介绍了解如何撰写专业电子邮件的重要性、相关步骤、一些示例电子邮件、邮件签名以及有关将电子邮件用于商业目的的常见问题解答。
什么是专业电子邮件地址?
我们都有自己的电子邮件帐户,并通过电子邮件开展所有业务,因为互联网和云使这成为必要。 我们的电子邮件地址也已成为我们其他在线个人资料和帐户(个人和专业)所围绕的中心。 因此,我们必须有单独的电子邮件帐户,或者至少有用于私人和业务相关通信的电子邮件地址。 我们的商务电子邮件地址必须专门用于商务通信和维护适当的职业关系。
与客户、客户、供应商和其他业务联系人通信时,最好使用官方“业务”电子邮件地址。 电子邮件地址的专业性只能通过包含公司的注册域名来实现。 在商业世界中,通常的做法是使用基于个人域的电子邮件地址进行公务通信。 换句话说,如果您的公司名称是您电子邮件地址的一部分(通过域名),那么您就拥有了一个专业的电子邮件地址。
专业电子邮件地址有什么好处?
流行的电子邮件服务提供商通常使用通用域,因此当您注册一个帐户时,您可以为您的电子邮件地址提供一个朗朗上口的名称或缩写。 但是,您和您的员工不应使用个人电子邮件地址进行正式业务通信。 除了拥有与业务相关的电子邮件地址外,使用适当的电子邮件礼仪还可以帮助您显得更加专业,并为您的公司或产品带来更多关注。
确保您的电子邮件地址既专业又基于您的域。 使用与业务相关的电子邮件地址的优势如下:
- 品牌推广
- 建立信任
- 真实性
- 可靠性
- 简单的回忆
- 改善分娩和站立
如何写一封专业的电子邮件
虽然编写随机电子邮件并将其发送给人们很容易,但我们不能对任何专业电子邮件说同样的话。 它必须遵循某些表达友好、清晰和专业精神的规则或准则。 如果你想让你的英文邮件听起来优美和专业,你必须按照以下步骤来写;
#1。 从问候开始
开始发送电子邮件时,请始终使用“亲爱的莉莲”之类的问候语。 如果您与他们的关系更为正式,请使用读者的姓氏(如“亲爱的普莱斯夫人”)。 如果你和她的关系是非正式的,你可以只说“你好凯利”。 如果您不知道收件人的姓名,您可以写一封信“致可能涉及的人”或“尊敬的先生/女士”。
#2。 感谢收件人
对客户查询的回复应始终以谢谢开头。 例如,“感谢您联系 ABC Business”,可用于回答有关您的业务的问题。 每当您收到电子邮件回复时,请务必说“感谢您的及时回复”或“感谢您回复我”。 对读者说谢谢不仅是礼貌,还让读者感到安心。
#3。 陈述你的目的
如果您是发起电子邮件交换的人,那么感谢信可能是不可能的。 正确的方法是从解释你为什么写作开始。 诸如“我正在写信询问……”或“我正在写……”之类的词和短语就是例子。
解释你为什么要马上写这封电子邮件,然后深入了解邮件的内容。 使您的句子简短明了,以便电子邮件收件人可以快速浏览它们并获得他们需要的信息。 为了让您自己和您的企业保持专业形象,您需要密切注意语言、拼写和标点符号等细节。
#4。 添加您的结束语
在发送电子邮件之前添加一些结束语和最后的感谢是很有礼貌的。 感谢您的时间和精力,如果您有任何疑问或问题,请与我们联系。
#5。 以结尾结束
最后一步是用合适的结尾和你的名字签字。 “最诚挚的问候”、“真诚的”和“谢谢”等表达方式都带有专业的语气。 不要用“最美好的祝福”或“干杯”这样的短语来结束,除非你和读者很亲近。 在您点击“发送”之前,请最后查看您的电子邮件以确保其完美无缺。
专业的电子邮件签名
电子邮件签名是数字名片,只能由专业人士使用。 通常包括您的全名、公司信息和联系信息。
除了文本和链接之外,营销人员和商人发送的电子邮件还可能包括照片、徽标和交互式组件。
专业的电子邮件签名应包括哪些内容
您从本节中获得的知识将使您能够制作专业的电子邮件签名,让您的同事惊叹不已并脱颖而出。
专业电子邮件签名有 5 个主要部分(以及一些额外内容)。 本文的其余部分将重点教您如何正确实施每个部分。
#1。 如何展示您的个人和业务详细信息
在按钮和横幅很普遍的时代,将您职业生涯的每一个细节都放在您的电子邮件签名中可能很诱人。 然而,在寻求影响力时,简洁是一种美德。 由于可用于电子邮件签名的空间很小,所有额外的东西都只是额外的噪音。
#2。 如何提供您的联系信息
包括联系信息将有助于与有关各方的沟通。 与您联系的方式越多,最好的方式就越不明显。 结果,人们不太愿意坚持到底。
#3。 使用个人形象和徽标制作专业的电子邮件签名
当人们阅读您的电子邮件时,他们看到的最后一个对象很可能是您的签名块。
当有人收到您的电子邮件时,他们很可能会记住您的图片和徽标。 尽管如此,不良的图像滥用案例比优秀的案例要多得多。 我们不明白为什么有那么多人对第一印象不佳感到满意。 为外发电子邮件添加时尚、实用且美观的签名并不像看起来那么容易。
在您的电子邮件签名中添加徽标似乎很容易,但如果您曾经自己尝试过,您就会知道并非如此。 使用电子邮件签名编辑器并不是永久的解决方案。 仍然需要将代码安装到电子邮件客户端使用的 HTML 文件中。
#4。 使用号召性用语 (CTA) 将您的电子邮件签名变成营销渠道
我们最近对用户的研究表明,电子邮件签名营销 (ESM) 用于 77% 的企业电子邮件签名和 67% 的个人电子邮件签名。 一种常见的方法是在您的电子邮件签名中包含号召性用语 (CTA)。
您如何定义“号召性用语”? 简而言之,它是公开征集潜在客户接受报价。 实际上,您应该在电子邮件签名中加入号召性用语。
5. 通过包含分享按钮将您的作品推广给更广泛的受众
我在本文中一直告诉您要保留您提供的信息。 但是,当涉及到社交媒体分享按钮时,请全力以赴。
因为社交媒体图标又小又紧凑,你可以全力以赴并充分利用它们,它们看起来会更好更完整(与以前不同,这次“多即是多”)。
如果它们对你的职业很重要,你应该在你的电子邮件签名中加入社交媒体网站的活跃链接。
您不应添加旧的、不活跃的或对您的事业没有任何其他帮助的社交媒体资料。
如何结束专业电子邮件
如何结束专业电子邮件与如何开始一样重要。 是的,你没听错。 您必须以专业而友好的方式结束您的电子邮件。 根据上下文,您可能希望在电子邮件签名中添加更多或不同的信息。 但是,您越不了解收件人,您就越应该在电子邮件中提供更多信息。 无论如何,商务电子邮件签名的标准组件如下:
#1。 关闭线
阅读电子邮件时,直接从主题转到结尾可能会令人不安。 如果电子邮件很长,则尤其如此。 最后一句感谢或祝福可以帮助顺利完成这一转变。 根据 Girson 的说法,电子邮件的最后一行通常会被阅读,即使读者只是略读它,因此利用这个机会包括号召性用语或提醒读者您需要从他们那里得到什么。
#2。 结束(或签字)
您在此处输入的内容位于您的姓名之前并以粗体显示。 考虑使用诸如“真诚”、“最好”、“谢谢”或“周末愉快!”之类的表达方式。 除非您离收件人很近,或者您已经在短时间内与他们交换过许多电子邮件,否则您应该为您的电子邮件使用正式的结尾。
#3。 姓名
如果这是您发送给某人的第一封电子邮件,最好使用您的全名(名字和姓氏或您常用的任何名称)或您的名字后跟包含您的全名的默认电子邮件签名。 与已经认识的人交谈时,一个人的名字通常就足够了。
#4。 代词
这完全取决于您和您的舒适程度,尤其是当您拥有 LGBTQ 身份时。 但是,盟友应该记住,他们对代词的使用有助于这种做法的正常化,并为跨性别者和非二元性人群创造安全空间。
#5。 职位和公司
根据您写信给谁以及您在谈论什么,这些中的任何一个都可能是结束电子邮件的好方法。 如果您向组织外部的人发送电子邮件,则两者都包括在内会告诉发件人您的工作和工作地点。 当您向同事发送电子邮件(尤其是从公司电子邮件地址)时,假设您在一家特定公司工作,因此您可以将其省略; 但是,如果您以前没有与此人共事过,提及您的职位可能会有所帮助。 大多数时候,当你找新工作时,你不应该谈论你现在在哪里工作。 由于您正试图辞去目前的职位,您电子邮件的收件人可能会认为您是在上班时间进行交流,而实际上您并非如此。
#6。 联系方式
虽然电子邮件的收件人已经知道您的地址,但您可能希望提供其他联系信息,例如工作电话号码或手机号码,以防他们需要与您联系。 需要明确的是,只有在您愿意通过该渠道联系到您时才包含联系信息。