订单到现金流程:详细指南

订单到现金流程
图片来源:Folio3 Dynamics

现在,通过功能性订单到现金流流程,在舒适的家中、办公室或任何地点购买东西变得更容易、更好且无压力。 您所要做的就是前往亚马逊或您想从中购买的电子网站,下订单,填写必要的信息,并在创纪录的时间内等待您的交货。 订单到现金流程、SAP ERP 和其他软件使这相对容易。 订单到现金流程不仅可以确保客户按时得到他想要的东西; 它还提高了企业从记录交易到进行账户输入和通知办公室补充库存的效率。 嘿,现金流的顺序是你很想了解它是如何运作的。 这是对场外交易流程及其运作方式的概述。

什么是订单到现金流程?

订单到现金流程是从客户订购产品或服务到交付物品的活动流。 它包括从客户下订单商品或服务到客户收到商品并且企业也收到付款的所有步骤。 通常,它详细说明了从销售订单到客户付款的每一项活动,甚至包括物品的收集以及您的企业如何管理交易。 这是因为订单到现金周期涉及贵公司如何接收、处理、管理和履行客户订单。 

这可能包括开具发票、运输、收款和报告整个交易。 此外,场外交易对企业的影响也是有限的。 这是因为它对业务有很大的影响,并且如果最大化,可以加强您和客户之间的关系。 从客户订购您的产品或服务到交付时间之间的任何低效率最终都会对您的业务造成负面影响。 

企业最大化订单到现金流的原因

订单到现金流程是每个在线业务都必须集成到其管理系统中的一项关键财务库存。 除了它是一个旨在完全准确运行的系统之外,它还具有超快的速度、存储数据和即时传输记录等优点。 通常,当订单在销售分类帐中登记时,货物随后会发货。 它将每笔交易记录到正确的会计分录中。 最后,在供应链中,通过 ERP系统 触发以保证为将来的销售重新填充库存。

订单到现金流的完整指南

以下是有关如何有效地从订单到现金流的分步指南。

1. 接收和管理订单

一旦客户从您的组织订购商品或服务,现金到订单流程周期或流程就会立即开始。 拥有良好的订单管理系统 (OMS) 至关重要,以避免延迟提交客户订单。 您知道,重新输入订单可能不是客户愿意经常面对的事情。 通常,客户可以通过电子商务、直销或其他可能的方式下订单。 完成此操作后,订单处理系统会在提交订单后检查库存,以确保可以将产品运送到客户指定的位置。 

订单管理系统旨在在下订单后立即向您或您的团队发送通知。 尽早弄清楚这些事情是理想的。 为什么? 这是因为如果您的订单管理系统无法正常工作,您的企业可能会遇到很多问题。 想象一下,一位客户经常重新输入订单,打电话询问发货延迟,或收到错误的产品。 啊! 没有人想要那样。 为避免这种情况,您的 OMS 会在验证客户信息后立即估算交货时间。 

#2。 管理信用和付款

根据客户选择的付款方式,以及查看订单是否在现有信用条件下获得批准,将检查客户的信用额度。 在此之前,大多数 B2B 都是通过赊购进行的。 这样,就有足够的时间来创建、接收和支付发票,而不会延迟订单履行。 及时认真评估信用,大大降低支付风险。 OMS 有助于完成这一步。 因此,当消费者下订单时,系统将通过审批流程自动发送付款。 如果付款被批准,系统将接受或拒绝付款,然后继续履行。 但是,这是针对现有客户的。 新客户将不得不接受或拒绝交易。 

#3。 准备发货

在现金到订单流程的这个阶段,准备运送客户的订单,无论是货物还是服务。 如果您有一个有效的系统,订单将直接链接到您的订购软件。 这将意味着负责存储货物的仓库的人员将收到订单信息,并按照客户要求的方式进行准备。 您需要确保按时发货以避免延误或客户打电话通知您他们没有按承诺获得产品。 无论您使用何种方法,请确保您的包裹已准备好使用您的履行数据进行发货。 这将确保将正确的物品发送到客户的位置。

#4。 发票生成和应收帐款

根据您采用的支付系统,应收账款程序在进行销售和发送产品时开始。 如果您采用允许客户在下单后付款的系统,您就不会这样做。 但是,如果您的客户在交付完成后立即完成订单付款,您需要建立一个功能系统,该系统将生成发票、交付、跟踪它,并将其与您的分类帐对帐。 

客户发票是一份文件,其中列出了购买的物品以及出售给客户的价格。 然后,发票将包含所有相关信息,例如购买的物品、付​​款信息、订单日期和邮寄地址。 开票是订单到现金流程中的另一个关键步骤。 弄错可能会使客户失望。 想象一下订购价值 250 美元的商品并收到 2500 美元的账单。 警觉对吗? 您可以获得发票软件来帮助您解决这个问题。 避免差异的最佳方法之一是为每个下达的订单创建发票。

#5。 收到您的付款

您的企业接受的付款方式应在购买时和发票上明确说明。 当客户下订单时,会生成一个采购订单号。 采购订单号是一个常见的跟踪参考,可确保每笔付款都正确链接到相应的订单。 此外,它还用于监控和抵消付款。 

大多数时候,客户使用银行转账或多种支付方式在线支付,例如电子资金转账、信用卡或借记卡支付。 虽然您可以为客户提供邮寄支票或汇票的选项,但这可能会导致延误。 邮寄支票或汇票是客户提交付款的另一种付款方式,这些付款随后会被收集。 如果您可以让您的客户更轻松地在线支付,您可以获得更快的付款。

创建一个简单且超快速的支付系统会给您带来优势。 因此,将您的订单管理和发票系统设置为自动化这部分周期。 最后,如果收款出现问题,请让您的应收账款工作人员联系客户。 付款问题包括:延迟付款,由于开票后发生错误导致完全不付款等。 很少有未付余额的情况,但这些要么被注销为坏账,要么被提交给第三方催收机构。

#6。 数据管理和分析报告

如果您的业务最终将通过此过程扩展,您需要确定优先级 数据报告和分析. 确保在您的订单中包含 SAP 企业资源计划系统,以现金处理库存,以实现有效的数据管理。 SAP 企业资源计划系统 (ERP) 可帮助您跨系统进行协作,以识别库存水平、填写订单和触发重新订购。

它是如何工作的?

业务订单到现金流程 SAP 企业资源计划系统 (ERP) 的设计方式是,当订单完成时,开票系统必须接受触发器以生成发票。 然后系统检索有关订单的数据,检查客户的信用额度并同意付款条件,然后生成发票并将其发送给正确的联系人。

此外,为确保付款与正确的订单一致,收款机制必须链接回采购分类账。 更重要的是,这些步骤都自动进入订单到现金流程,以提高效率和准确性。 您还可以确保为您的消费者准确地按时填写和运送订单,同时增加您的收入。

订单到现金流程 SAP

SAP Order to Cash 流程是一种为客户创建销售订单并通过交货完成这些订单的方法。 尽管您在订单和交货之间获得现金。 在客户下订单之前,某些事情必须到位。 其中包括自动化数据和记录系统、销售区域、支付系统等。

SAP 有一个方便的功能,可以将数据从售前文档复制到销售订单。 这样,客户的详细信息就会存储在 ERP 库存中。 这意味着什么? 这意味着客户无需在每次下订单时将相同的信息重新输入到 SAP ERP 系统中。 这反过来又加快了公司的销售业务。

SAP 订单到现金流程的各个阶段

通常,在典型的 SAP 订单到现金流程中会发生四个主要的活动阶段。 

  • 售前活动
  • 订单处理
  • 配送服务
  • 开票

SAP OTC 流程:售前活动

售前活动发生在销售交易完成之前。 这使其成为 SAP ERP 流程的第一步。 以下程序和文件是 SAP 订单到现金流程售前活动的一部分。

#1。 询问

售前活动的第一步是询价。 在这里,客户询问产品的价格和服务。 一旦客户提交查询,就会生成查询编号。 通常,VA11 是用于创建查询的事务代码。 尽管 SAP 流程从查询开始,但此流程对总帐科目没有影响。 因此,它不会生成会计分录。 查询 SAP 库存中的产品或服务不会约束客户下订单。 但是,可以将信息保存为 SAP 中的文档。

#2。 引述

报价单是概述公司向客户提供的报价的文件。 它更像是一个报价。 报价文件包括产品、价格和其他信息,例如鞋子的颜色和尺寸。 即使没有查询参考号,客户也可以生成产品或服务报价单。 此外,事务代码 VA21 生成报价。 

#3。 创建合同

合同是公司与客户之间在特定时期和特定情况下提供产品或服务的书面协议。

#4。 调度协议

调度协议是公司与客户之间就交付金额和日期提供项目或服务的法律协议。 SAP ERP 自动化系统交叉检查客户的信息并根据提供的信息确定可能的交货日期。 

SAP OTC 流程:订购流程

在订购流程下,我们有销售订单。 客户订购产品或服务后,销售订单立即生效。

#1。 销售订单

销售订单是记录客户对商品或服务的请求的文档。 如果您的公司包括询价和报价步骤,接下来会出现销售订单。 生成销售订单的交易代码是 VA01。 SAP 订单到现金系统的一个关键特性是可以在没有报价参考的情况下生成销售订单。 通常,销售订单文档包含的信息范围很广。 其中包括以下内容;

  • 定价信息
  • 帐单信息:这包括付款条款和风险管理。
  • 产品和/或服务信息
  • 交货信息:这包括货物和/或服务的日期和数量。 
  • 货物信息。 这包括装运路线。

SAP OTC 流程:运输

SAP 订单到现金流程中的运输就是将货物和/或服务交付到客户的地址。

要进行交货,需要 SAP 外向交货文档。 SAP 外向交货单据是允许将项目发运给特定客户的单据。 该文件在执行与装运相符的各种活动时非常有用。 SAP ERP 订单到现金流程的装运或交付事务代码为 VL01。 典型的外向交货文件包括以下内容;

  • 包装
  • 挑选和确认。 这实际上是为了验证转移单。
  • 运输和交货(装运单据)
  • 发货后 PGI

SAP OTC 流程:计费

计费是预售活动的最后阶段。 它还涉及开票凭证的使用。 开票凭证是创建客户账单的基础。 通常,有两种方式向客户计费和接收付款。 首先是发送货物和服务的发票。 这样,客户在收到货后付款。 这是 SAP 订单到现金流程中最常见的方式。 

二是在交付系统之前集成支付系统。 这样,人们在下订单后就提前付款。 SAP ERP 订单到现金流程使发票自动化能够自动记入分录。 一旦 SAP ERP 记录了客户的付款,它就会从客户的账户、现金账户和税款中扣除。 此外,开票的交易代码是 VF01。 开票凭证执行以下操作;

  • 它创建发票
  • 它还创建贷项和借项通知单。
  • 取消任何已经准备好的帐单。
  • 它通过 SAP 集成自动过账到总账科目

SAP OTC 流程:介于 OTC 交付和计费阶段之间

交付和计费都是订单到现金流程的两个阶段。 但是,在客户订单的交付和计费之间发生了一项关键活动。 这是发货后的 PGI。

什么是发货后 PGI?

当客户下订单时,他们会在家门口拿到商品。 有没有想过神是从哪里来的? 是的,仓库。 发货后发货是从仓库提取货物、包装并发送到客户指定收货地址的 OTC 阶段。 仓库的工作人员非常小心,不会弄乱订单。 因此,它充分利用了从下订单发送的信息。 它还有会计分录,其中借记存货而贷记已售商品成本。

SAP ERP 和订单管理对现金流程的好处

在订单到现金流程中使用自动化软件有很多好处。 其中包括以下内容;

#1。 节省时间

有没有想过可以实现更多并且及时呢? 嗯,这就是 SAP ERP 和 OM 现金到订单流程自动化倾向于实现的目标。 想象一下发票生成、计费、 会计分录、邮寄和跟进由人工完成的付款,然后将其与即时处理的自动化系统进行比较。 SAP ERP 和 OM 现金到订单流程自动化节省时间的另一种方法是防止重新输入。 它会自动存储客户的信息。 因此,想要下另一个订单的现有客户已经在系统中拥有他们的信息。

#2。 它只是重新发布和审核

SAP ERP和OM现金到订单自动化流程记录和存储所有客户的信息和交易。 因此,很容易评估和分析这些记录。

#3。 它改善了现金流

每个企业都有一个共同目标:增加现金流入和利润。 SAP ERP 和 OM 现金到订单流程自动化在减少时间和提高效率方面取得了成果。 成本效益和增加 现金周转.

#4。 它降低了成本

支付员工管理订单、排序订单、记录交易和其他活动的成本不会增加。 想象一下为处理电话订单以及订单到现金流程中发生的其他活动付费。 

#5。 获得实时可见性

一般来说,SAP ERP 和 OM 现金到订单自动化流程是跟踪交易并管理信息的软件。 这产生了实时可见性。

#6。 它导致准确性

SAP ERP 和 OM 现金到订单流程自动化提高了记录的准确性。 该系统不会为遗漏或委托错误留有余地,这在人工记录保存中最为常见。 数据轻松、快速、准确地从订单的一个阶段转移到现金流程。

#7。 它改善了客户的体验 

SAP ERP 和 OM 现金到订单自动化流程提高了流程一致性、履行可靠性、品牌认知度和支付简便性,所有这些都促进了客户关系。

最大化订单到现金流程

投资于场外交易流程的企业记录了巨大的投资回报。 最大化流程会带来效率和效果。 它节省了时间,极大地减少了错误,并且从长远来看具有成本效益。 一些企业集成了 SAP 和订单管理、咨询服​​务和财务等技术,以提供最佳结果。 因此,SAP ERP程序等软件的集成比使用纸张和手动操作更有效。

SAP 订单到现金流程和订单管理

订单管理是一个管理流程,是 SAP 集成的一部分。 将订单管理与 SAP 现金到订单流程相结合,可加快销售周期、更轻松地处理项目并加快订单处理。

订单管理和 SAP 订单到现金流程的主要特点

自动化软件的主要特点是它可以自动处理订单并以流畅的方式集成来自多个模块的数据。 此外,它还包括客户主数据库、退货和退款、账单信息、运输信息、付款条款、付款条件和其他相关信息。

什么是O2C和P2P?

通常,公司从供应商处采购时使用的程序称为“采购到付款”或 P2P。 从订单到现金,或 O2C,是为所提供的商品或服务获得付款的过程。 这是硬币的另一面。

什么是 O2C 生命周期?

订单到现金周期,通常称为 O2C 或 OTC,描述了您的公司如何接收、处理、管理和完成消费者订单。 这需要管理交易的每个步骤,从运送货物到收款到生成发票再到报告整个交易。

SAP中的P2P和O2C是什么?

业务流程订单到现金 (O2C) 和采购到付款 (P2P) 相互补充,执行方式几乎完全相同。 O2C 流程涵盖整个客户订购和履行流程,而 P2P 功能处理企业的采购周期。

什么是KPI才能变现?

分析订单到现金价值流的总成本或构成价值流的单独流程的总成本。 初步查看流程成本除以收入或使用平衡的 KPI 集进行跟踪的另一个标准化器。

什么是P2P和P2R?

确定是执行整个采购到付款 (P2P) 流程还是部分部署,例如采购到收据,是企业经常必须做出的决定 (P2R)。

SAP中的R2R循环是什么?

从记录到报告 (R2R) 是收集、分析和呈现精确财务数据的过程。 R2R 从战略、财务和运营的角度为管理层和其他利益相关者提供有关组织绩效的反馈。

O2C如何审计?

标准的 O2C 流程包括接受客户订单、授予信用或授权、填写订单、开具发票以及接受客户付款。 它还包括跟踪应收账款并将其与银行记录进行核对。

结论

整合 ERP 库存,例如 树液 订单到现金流程进入您的业务管理系统不仅具有成本效益,而且还高效。 因此,它是每个在线业务都必须采用的商业模式。

订单到现金流程的常见问题解答

付款周期的顺序是什么? 

 有时,企业可能会为某些商品或服务提供折扣。 发生这种情况时,客户喜欢通过在订单持续时付款来获得此类优惠。 这就是订单到付款周期或流程的全部内容。

什么是P2P?

P2P 是 procure to Pay 的首字母缩写词。 这是一个术语,用于描述企业在从供应商处采购时将经历的过程。

O2C对企业的意义是什么?

每个人都喜欢任何可以节省时间并产生更多结果的东西。 这是订单到现金流程的关键意义之一。 如果一个企业能够快速销售其产品,就会有现金流入。 因此,订单到现金流程使企业有效且高效。

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