业务流程自动化是指使用先进技术在尽可能少的人工帮助下完成业务任务。 当然，每个企业主都知道 BPA 的重要性。 它通过使用用户定义的规则和操作在正确的时间将信息发送给正确的人来加快工作速度。 作为数字化转型战略的一部分，组织经常使用 BPA 来简化工作流程并使其运营更加顺畅。 查看这篇文章，了解有关业务流程自动化的更多详细信息，以及带示例的顶级软件工具。
为什么业务流程自动化很重要？
业务流程自动化的目标不仅仅是用 PDF 代替纸张； 它还旨在使流程更具成本效益、简化、防错和清晰。 通过自动化流程来提高整体运营效率，组织可以节省时间并确保使用最佳实践。
您应该自动化哪些业务流程？
几乎任何业务流程都可以通过自动化以某种方式得到改进。 在评估过程自动化的候选人时，请考虑以下关键特征：
- 该程序需要整个组织的一致性。
- 在此过程中几乎没有出错的余地。
- 该过程可以重复。
什么是业务流程自动化软件工具？
组织可以使用业务流程自动化软件工具来部分或完全自动化他们的业务流程。 RPA 软件和 BPA 软件是相似的。 事实上，他们有着相似的目标。 唯一的区别是后者软件的工作方式更像人类：它使用机器视觉和屏幕抓取来操纵软件。 另一方面，BPA 软件在将组织的业务流程集成到被自动化的软件中之前将其自动化。
它负责整个员工入职流程
如果您曾经在某个组织工作过，您就会知道入职是一个高度结构化的过程。 （向 A 发送电子邮件，完整的文档 B、C 和 D，等等。）您可以让业务流程自动化软件指导您完成整个流程，而不是从头开始。 只要业务流程涉及一系列可预测的步骤和重复，它就有可能实现自动化。
业务流程自动化工具
业务流程自动化正在改变组织运营，使组织能够以更少的成本做更多的事情，同时随着业务增长而扩展。 以下是可提高弹性并将您的公司推向新高度的十大业务流程自动化工具。
#1。 体式
体式是 项目管理 具有适用于经理和工人的功能的工具。 其直观的用户界面简化了项目管理，同时鼓励使用和交互。 就安全性而言，Asana 提供 SSO、2FA 和高级细化权限。 Asana 让您可以使用预制模板、共享团队日历、任务计划程序、任务优先级和重复任务自动化来进行管理和计划。 它还具有用于项目洞察力的报告仪表板、通过拖放或手动进行的文件共享以及每个任务下的评论部分。
#2。 制程师
ProcessMaker 是一个智能低代码 BPM 和业务流程自动化平台，适用于需要可扩展性的组织。 您可以使用其过滤搜索功能快速创建可自定义的图表和报告。 您还可以将特定的最终用户分配给您的图表和报告。 ProcessMaker 包括一个支持 JavaScript、Java、C# 和其他语言的脚本引擎。 它提供 BPMN 语法检查和流程错误验证来检查语法。 因此，您可以提高端到端自动化流程的整体可见性和编排能力。 最终用户还可以根据需要设计和重新设计尽可能多的自动化流程。
#3。 ActiveBatch
ActiveBatch 是一个用于编排自动化工作流的无代码平台。 它的事件驱动架构允许它支持消息队列、推文、FTP 文件事件、电子邮件和其他功能。 任务调度也可以根据工作日和时间进行调整。 为了管理自动票证，它提供了与 System Center Service Manager 和 ServiceNow 的双向集成。 API 还可用于连接到任何服务、应用程序或服务器。 它还包括建模和深度监控等功能。
#4。 吻流
Kissflow 提供了一种简单的业务流程自动化方法。 它包含 50 多个应用程序，用于管理向供应商付款、采购订单、新员工入职，甚至里程报销等事项。 这些应用程序也可以由最终用户自定义。 Kissflow 还提供数据捕获表格、活动报告和系统序列。 它以协作套件的形式提供 Zapier 支持的 SaaS 集成。 您还可以附加来自 Dropbox 的文件和 谷歌文档 是多语言的。 此外，对于用户可以创建的应用程序数量没有限制。
#5. 套房
Hootsuite 是当今市场上知名的社交媒体管理自动化工具。 Hootsuite App Discovery 商店中有 150 多个应用程序，它拥有最全面的社交网络集成列表。 它还具有易于使用的界面，可快速上手。 您可以快速连接多个帐户，包括 YouTube。 Hootsuite 是一种有效的社交媒体管理工具，适用于跨多个社交网络进行通信的企业。 您还可以使用 Hootsuite API 来定制您的集成并提高互操作性。
#6. 大本营
Basecamp 是企业使用的在线协作工具。 它具有适应性，因为它允许广泛的集成。 Basecamp 的突出特点包括截止日期、文件、任务、公告和讨论跟踪。 考虑为公司团队创建一个虚拟中心，这在远程工作环境中很有用。 Basecamp 是最具适应性和最强大的工作场所中心。 虽然它可以强调项目管理，但并不是为了让项目更容易。 但是，它确实擅长讨论管理，这有助于加快项目速度。
#7。 追踪软件
Comindware Tracker 是一个 SaaS 平台，可以自动执行问题跟踪、通信、项目管理、工作流管理、 人力资源管理、资源利用等过程。 每个功能也可以定制。 例如，Comindware Tracker 包括一个图形工作流构建器，允许您使用拖放界面设计和自定义工作流。 您可以跟进有关客户、供应商和合作伙伴的重要警报以进行问题跟踪。 Comindware Tracker 还包括一个人力资源管理 (HRM) 系统，用于管理招聘、休假、员工调动、警告和终止。
#8。 激光胶片
LaserFiche 是一个用于自动化内容管理的平台，可用于整理数字混乱。 它为您提供了一个简单易用的界面，用于每天路由和跟踪数字文档。 AI 驱动的工作流和分析让最终用户可以在整个组织中以数字方式扫描和组织文档。 它还包括表单、报告和任务管理等工具。
#9。 曲
Quu 是一个用于自动化内容研究和营销的工具。 但是，它不是 HootSuite 的克隆。 为目标受众研究相关内容总是很耗时。 Quu 通过在你喜欢的利基市场发送高质量内容的每日警报来自动化这个繁琐的过程。 通知包含指向播客、文章、视频和博客文章等的链接。 对于内容，有三个选项：hand-curated、discovery 和 Quu 的 Pods。 收到每日内容后，您可以使用 HootSuite 等工具安排它。
#10. 跟踪通过
TrackVia 是一个设计良好的低代码开发平台，用于工作流管理。 它为最终用户提供基于 UI 的拖放功能，用于构建应用程序和自动化流程。 具有 Zapier 集成和响应式仪表板的移动工作流是主要焦点。 但是，由于默认布局，定制是有限的。 TrackVia 还可以从更多第三方应用集成中获益。
业务流程自动化 (BPA) 和机器人流程自动化 (RPA) 有什么区别？
BPA 从头到尾自动化了整个业务流程，而 RPA 则将单个任务委托给软件机器人以进行简化。
业务流程自动化软件工具的使用和示例
以下是一些引人注目的示例，说明业务流程自动化软件工具如何在商业世界中得到应用。
#1。 员工入职
员工招聘是一个缓慢而费力的过程。 这是因为招聘过程涉及大量文书工作，包括法律文件、开立银行账户、组织培训和入职培训以及填写各种表格。 如果没有 BPA 软件，该招聘流程将变得不一致、非正式和脱节，甚至可能导致：
如果没有业务流程自动化软件示例，该招聘流程将变得不一致、非正式和脱节，甚至可能导致：
- 工人满意度低。
- 未能完成一些必要的步骤。
- 雇用新员工时需要填写无数表格。
通过自动化员工入职流程，您可以确保从一项任务顺利过渡到下一项任务。 借助 BPA 软件，可以让您的潜在员工了解最新的招聘流程。
#2。 订单
在大多数组织中，采购订单是一项经常性的日常任务，需要大量的文书工作。 员工填写表格并将其提交给采购团队。 创建采购订单，并在相关机构审查和批准后将副本发送给供应商和库存团队。 如果请求被拒绝，例如，由于预算限制或信息不足，采购订单将返回给请求团队。 如果此业务流程不是自动化的，可能会出现几个问题，包括（但不限于）：
- 物资运送过程中出现错误。
- 采购订单错误。
- 不完整的记录。
- 生产力受到影响。
- 采购订单审批延迟。
业务流程自动化软件示例可促进和加速工作流执行，还可以提高组织中的数据准确性、透明度和问责制。
业务流程自动化的目标是什么？
流程自动化的主要目标是改善公司的工作流程。 它可以降低成本、时间和浪费，同时提高生产力、减少错误并通过自动化实时控制所有业务流程。
业务流程自动化的好处是什么？
自动化流程可以带来许多积极的结果，包括提高客户满意度和竞争优势。
#1。 省钱
每年，由于业务流程效率低下，组织至少会损失 30% 的收入。 换句话说，手动业务流程经常导致大量资源浪费。 从手动业务流程到自动化业务流程的转变可以减少错误。 组织可以显着增加 利润率 通过业务自动化流程示例降低运营成本。 由于消除了浪费并优化了资源利用，您有更多的空间来重新谈判有利的条款并有效地管理合同。
#2。 加速文件审查和批准
手动维护数据和文档可能是一场噩梦，耗费大量时间，而且犯错的机会也增加了。 当您自动化文档管理流程时，您可以减少审阅和批准文档所需的时间，使其更加方便。
#3。 提高透明度
借助 BPA 软件，您可以在多个流程运行时对其进行跟踪和监控，并建立关键绩效指标 (KPI)。 这种透明度可以让您深入了解组织中需要重大改进的领域。
#4。 协助文件进度监控
考虑必须打电话给员工并跟进。 然后，通过电子邮件来回交流以澄清某些细节。 以手动方式，这样的过程可能需要长达一周或更长时间才能在正确的时间将信息发送给正确的人。 BPA 软件将文档和信息处理时间减少到几个小时。 自动化还允许您跟踪文档进度和状态，对发送、打开和签名的文档进行全面跟踪。
#5。 坚持公司政策
不遵守相关行业和法律法规对各地的企业来说都是代价高昂的举动。 好消息是业务流程自动化软件工具可帮助企业保持合规性。 这些数据很有用，因为它是可追溯的并且处于受控状态，从而更好地遵守相关法规。
#6。 促进沟通
要了解您的业务流程的进展情况，请联系主管或团队负责人。 即便如此，也有可能出现沟通不畅，从而导致代价高昂的错误。 业务流程自动化软件有助于简化此类内部通信。 它甚至可以帮助简化面向客户的流程，例如销售和客户服务。 流程自动化还将所有与流程相关的通信保留在工作流中，使流程执行更加轻松快捷。
#7。 减少对手动流程的依赖
根据最近的一项研究，办公室工作人员每天要花费近两个半小时来处理文件处理、文书工作审批和信息搜索等破坏性任务。 业务流程自动化软件可以快速完成重复性任务。 自动化可以节省资金，因为它需要更少的人工干预。 它还可以节省时间，这是所有 BPA 软件的主要优势。
#8。 减少会议
由于 BPA 软件可以有效地处理组织中所有平凡的重复性任务，因此您可以减少会议以改善劳动力分配。 这还可以让您将员工的注意力转移到让他们的大脑更多地参与制定战略和执行更重要职能的任务上。
#9。 增强工作流程
流程自动化提高了工作流程的一致性，尤其是在拥有众多员工和利益相关者的大型组织中。 这就是事情可能会变得有点纠结的地方：每个人都有多项任务要完成，不同的归档方法，不同的习惯等等。 BPA 软件的步骤系统地相互遵循，是改进工作流程和使业务流程更有效的巧妙捷径。
#10。 减少人为错误
错误是人为的，无论您的员工多么有能力。 错误总会发生。 事实上，它们是不可避免的。 但是，自动化业务流程允许您检测和纠正常见的工作场所错误，例如持续延迟、低效率点、手动错误等等。 通过消除这些错误的风险（通过自动化流程），您的业务流程将运行得更加顺畅。 它可以帮助您避免冗余的业务操作。 BPA 软件还可以帮助您防止业务中重复出现错误。
过程自动化的类型
这里有四种不同类型的业务自动化、它们的功能以及何时应该使用它们。
#1。 自动化营销
营销是经营企业的重要组成部分，但它可能既耗时又昂贵，这使其成为自动化的理想选择。 公司可以使用营销自动化工具生成高质量的销售线索，为销售做好准备。 这些工具还为团队提供了一个框架，用于定位、构建、执行和衡量 营销活动，简化潜在客户资格和转换。
#2。 会计和簿记自动化
公司可以通过自动化会计和簿记功能，在应收账款 (AR)、应付账款 (AP)、计费、收款、信用卡申请、数据备份和其他必须每天或每周管理的财务流程上节省大量时间. 他们还可以实现簿记、总账 (GL) 管理和银行账户管理等核心流程的自动化。 自动化通过从流程中删除手动元素来简化复杂流程 会计团队的工作和处理数字运算和交易工作。
#3。 过程自动化
业务流程自动化 (BPA) 超越了基本自动化，通过整合应用程序集成来帮助企业提高价值和效率。 机器人流程自动化 (RPA) 是 BPA 的一个子集，专注于自动化日常任务，而 BPA 帮助企业从自动化投资中获得更多收益。 BPA 通过聚合来自多个来源的数据来创建手动难以实现的分析来实现这一点。
公司将 BPA 用于各种目的，包括：
- 自动订单输入
- 邮件自动化
- 自动化批处理
- 自动文件传输
- 自动生成和分发报告
#4。 人力资源自动化
雇用新员工是一个多步骤的过程，从在线职位发布或招聘工作开始，到员工正式入职结束。 此过程中的许多步骤都是可自动化的。 一人力资源 管理系统 (HRMS) 在这方面是一个有用的工具。 这些系统将候选人管理流程自动化，作为一组更大功能的一部分。 这具体指的是直接发送给候选人的自动工作机会，这有助于向外界和可能想要申请内部职位或进行推荐的现有员工宣传空缺职位。
过程自动化的两种类型是什么？
通常，在电力自动化方面，过程自动化主要有两种类型。 它们是云流程、基于 API 的数字流程自动化和基于 UI 的机器人流程自动化 (RPA)。
哪个国家最适合 RPA？
有几个国家以其先进的 RPA 而闻名。 机器人专家经常在允许他们不受限制地进行研发的国家寻找工作，而韩国是最好的去处之一。
SAP 和 RPA 哪个更好？
没有低劣或优越的技术或工具。 SAP 和 RPA 在市场上具有同等的重要性。 两者不同。 事实上，使用 RPA 工具，SAP 正在自动化，但这并不意味着 SAP 是劣等的。
RPA 需求量大吗？
在每个业务环境中，SAP 和 RPA 都至关重要且有用。 然而，无论它们的用途如何，它们都扮演着截然不同的角色。
常见问题
什么是业务流程自动化？
业务流程自动化 (BPA) 是使用软件来自动化重复发生且具有许多步骤的业务交易。
过程自动化是个好职业吗？
是的，他们必须创建能够适应和改进网络连接的集成应用程序。 这是可以让你快速致富的技能导向型高薪工作之一。
相关文章
- INSTAGRAM 管理工具：用途、免费工具和定价
- 员工入职：您应该了解的整个入职流程
- 202 年新员工入职最佳实践3
- 最佳自动化营销软件：功能和定价
- 社交媒体管理：简易指南、工作和 21+SMM 工具（免费和付费）
参考资料
