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业务费用跟踪：什么是跟踪业务费用的应用程序和步骤

业务费用跟踪
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  1. 什么是业务费用 
  2. 跟踪业务费用的步骤
    1. #1。 创建企业帐户
    2. #2。 选择一个会计程序
    3. #3。 连接您的金融机构 
    4. #4。 归档您的收据 
    5. #5。 查看您的业务费用
  3. 什么是业务费用跟踪器的操作
  4. 我的小型企业的账簿应该如何保存
    1. #1。 选择一个会计程序
    2. #2。 选择录音技术
    3. #3。 创建组织银行账户
    4. #4。 创建发票模板 
  5. 小型企业费用跟踪
    1. #1。 斜坡
    2. #2。 来都
    3. #3。 循环
    4. #4。 薪鹰 
    5. #5。 费用化 
  6. 业务费用跟踪应用程序
    1. #1. 个人资本
    2. #2。 费用化
    3. #3。 SAP 同意
    4. #4. 沃利
    5. #5. 信封 
  7. 业务费用跟踪电子表格
    1. 使用 Excel 电子表格计算业务支出 
  8. 小型企业如何跟踪费用？
  9. 跟踪企业费用的最佳方式是什么？
  10. 如何自动跟踪业务费用？
  11. 我如何跟踪自雇人员的费用？
  12. 我为什么要跟踪费用？
  13. 结论
  14. 相关文章
  15. 参考资料

业务开支可能会消耗您的资源。 如果您不仔细跟踪开支，最终可能会超支和赔钱。 在本文中，我们将讨论跟踪业务费用的重要性，并提供有关如何有效执行此操作的提示。

什么是业务费用 

与经营公司相关的成本称为业务费用。 普通和必要的业务支出，也称为业务扣除，从您的收入中扣除以确定您的利润、损失和应税收入。 这些支出包括里程、银行手续费和佣金、软件和公用事业、办公用品、印刷、邮资和送货以及广告和营销费用。

当您跟踪公司的支出时，您可以监控收益和损失并研究行业模式以帮助进行预测。 您可以计划适当地使用财务，因为您了解自己的财务状况。

跟踪业务费用的步骤

跟踪业务支出涉及几个步骤，例如为业务交易设置单独的帐户、将您的会计软件与金融机构集成、定期归档收据以及偶尔检查数据。 要正确跟踪您的业务支出，请遵守以下说明。

#1。 创建企业帐户

专门为您的业务活动创建一个业务财务帐户是跟踪业务支出的第一步。 要接受客户的信用卡付款，您必须开立商业服务账户、商业支票账户和商业储蓄账户。 如果您的企业有一个单独的账户，那么管理您的财务会很简单。 您将把所有业务费用集中在一个地方，这将使申请减税变得简单。

#2。 选择一个会计程序

选择可以自动化您的业务记录并跟踪每笔费用的会计软件是跟踪业务支出的下一步。 使用会计软件可以轻松监控和安排您的业务支出。 最好的会计软件具有报告功能，可以让您比较公司在一段时间内的支出。 由于许多免费的会计软件平台可供企业使用，因此您无需花费超出您承受能力的费用即可获得准确的记录。

#3。 连接您的金融机构 

将您的会计软件连接到您的银行将使您更容易跟踪您的业务支出。 它可以对您的支出进行分类并启用所有银行交易的自动下载。 您还可以集成更多功能，通过输入您的日常交易和下载银行对帐单来轻松核对报表。

此外，通过将您的银行账户与您的会计系统相关联，您可以在不进入您的银行账户的情况下对您的程序执行财务操作。 由于这种同步，您可以花更少的时间来跟踪您的成本。 此外，由于您不会忘记任何交易，因此您可以确信您的收入和支出记录是准确的。

#4。 归档您的收据 

在开展业务时请小心归档收据，以保持对支出的精确跟踪。 IRS 要求您将所有纸质收据和其他记录至少保存三年。 因此，将纸质收据保存在文件夹中，并务必在收据上注明每笔交易的原因。 文件夹也可以根据它们所属的日期或类别进行标记和组织。

#5。 查看您的业务费用

不时回顾您的支出将帮助您从跟踪业务支出中获得最大收益。 查看报告、查看数据并执行分析。 记下模式以观察您在不同类别上花费了多少以及成本如何累加。 此外，更正任何错误和遗漏。

什么是业务费用跟踪器的操作

在线或通过移动应用程序，通常可以使用业务成本监控器。 当您加入供应商时，您将可以访问特定数量的员工。

尽管注册程序因产品而异，但大多数追踪器都需要相对简单的财务和公司详细信息。 您应该将该软件连接到您的商业支票账户或商业信用卡以充分利用它。 此外，您的员工可以选择链接他们的个人银行账户，以便他们可以在提交授权业务相关费用的收据后获得报销。

您支出中最昂贵的领域由业务支出跟踪器突出显示，这些跟踪器对您的支出进行分类。 他们还可以帮助您限制开支。 例如，您可以汇总所有与库存或营销相关的费用，以检查您是否低于每个订单项的预算。 这些见解使维持现金流变得更加简单。

我的小型企业的账簿应该如何保存

您必须完成以下步骤才能为您的小型企业设置会计记录：

#1。 选择一个会计程序

单项记账或复式记账是企业用来跟踪金融交易的两种方法。 由于其简单性，单项记账是小型公司刚起步时的首选方法。

现金制会计用于单一分录簿记。 使用这种方法，您可以跟踪收到的业务收入和发生的费用。 当您使用电子表格进行簿记时，这种方法是最直接的。

#2。 选择录音技术

手动输入交易和创建自定义电子表格都是选项。 但是，请使用为您执行计算的会计软件以减少错误。 通过使用小型企业会计软件，您可以准确、及时地维护所有财务数据，这将使您以后的工作更加轻松。

#3。 创建组织银行账户

在税收季节拥有单独的个人和公司银行账户是有利的。 当您将公司帐户连接到您的会计软件时，您不必担心无意中导入您的个人 Netflix 会员资格。

确保每月将您的账簿与银行对帐单进行核对。 这需要将银行对帐单中的数据与会计软件中的条目进行比较。

#4。 创建发票模板 

无论您是在网上还是在您的会计程序中这样做。 大多数提供服务的小公司都是采用信贷方式，这需要在项目完成时发送发票并允许客户稍后付款。

每张发票都必须指定付款条件。 这应包括您的联系信息、付款说明和发票的到期日。 有关付款处理的信息可确保以后不会出现任何问题，并且款项将以正确的金额到达您的帐户。

小型企业费用跟踪

#1。 斜坡

ramp 是一个管理商业信用卡和支出的平台，旨在帮助小型企业简化自动化和削减成本。 通过处理公司卡、成本管理、账单支付、会计和报告，这款 5 合 1 支出管理软件可以节省宝贵的时间。

除了自动化费用跟踪之外，自动对账还使簿记管理更加容易。 超过 100 个应用程序，包括 

  • 松弛
  •  高层云
  • Xero的
  •  谷歌
  • Oracle NetSuite
  •  QuickBooks的
  •  Sage 可以由企业与 Ramp 集成。 

#2。 来都

Rydoo 帮助您的财务人员控制支出，同时增强财务预测和分析。 使用此小型企业财务管理应用程序，您可以跟踪运输成本、维护每日津贴标签并集中管理员工收据。

#3。 循环

您可以使用复杂的员工财务平台 Circula 管理员工支出和公司福利。 该程序旨在提供简单的用户界面，帮助降低流程成本，并使您的小型企业合规。

Circula 提供的 AI 解决方案对于自动化政策和管理费用非常有益。 此外，您还可以链接到人力资源和薪资计划、旅行预订网站（如 TravelPerk）和 ERP 计划。

#4。 薪鹰 

Payhawk 是一款综合性的财务软件，有助于自动化和管理您的银行和会计要求。 并且还为各种规模的企业提供一切服务，包括支出管理、账单支付和会计自动化。

此外，它与广泛的 ERP 程序兼容，包括：

  • Oracle NetSuite
  • Xero的
  • QuickBooks的
  • Microsoft Dynamics
  • 圣人
  • 精确
  • 还有达特夫。

#5。 费用化 

Expensify 是一种成本跟踪服务，提供许多免费功能，包括旅行预订、公司卡、发票、支付和费用监控。 此外，独特的一键式收支监控功能使其受到从独资企业到财富 500 强企业的各种组织的青睐。

业务费用跟踪应用程序

使用更复杂的会计技术（有助于贵公司的发展）的第一步是跟踪您的支出。

#1. 个人资本

聘请像 Personal Capital 这样功能齐全的投资经理。 您使用信用卡或借记卡进行的所有购买都会受到监控和分类。 该应用程序使用您的每月现金流量和每月支出明细生成图表。 财富管理服务和免费财务仪表板是两种变体。

财富管理选项提供投资管理选项，在提供实时支持的同时充当机器人顾问。 免费的财务仪表板提供现金流分析和预算工具。 您可以使用该应用程序检查您的投资并计划您的退休生活。

#2。 费用化

这是一款出色的应用程序，可用于在旅途中创建支出报告，适用于 iOS 和 Android 智能手机。 Expensify 使您能够跟踪费用并手动拍摄收据图像，对于经常出差的人来说是必不可少的。 当您给收据拍照时，Expensify 会自动解释收据并将其转换为记录在案的费用。 您还可以对您的费用进行分类，例如里程、旅行和食物。 最好的部分是 Expensify 对个人不收费，对团队每月 5 美元。

#3。 SAP 同意

SAP Concur 是成熟（和扩张中）中小型组织的理想费用报告工具。 除了跟踪支出的能力外，它还提供内置的员工报销、提交和批准、发票跟踪、供应商付款、差旅预订等工作流程。 SAP Concur 最好的部分是您可以根据自己的喜好对其进行自定义，并且它会适当地向您收费（取决于功能和用户数量）。 SAP Concur 是一个很好的选择的另一个原因是它为小型组织提供了一系列产品，允许您根据需要添加更多容量。 现有的 Concur 用户可以从 iOS 或 Android 应用商店免费下载该应用。

#4. 沃利

Wally 是一款充满活力的软件，具有大量有用的费用跟踪功能。 这是一款你可以使用的iOS软件，基础版是免费的。 与其他费用跟踪应用程序类似，它允许您手动输入费用并为其分配类别或拍摄收据的直接图像。 此应用程序还可以为您跟踪您的收入并提供您每月的储蓄预测。 最后，它非常适合经营微型企业或副业的人，因为它更侧重于个人理财而不是企业理财。

#5. 信封 

Mvelopes 采用建议支出策略。 它可以让你避免花太多钱，并声称能够在短短 15 分钟内帮助用户制定预算。 该程序的工作原理是让你将钱存入几个虚拟“信封”，创建一个你不能超过的每月预算。 Android 和 iOS 都支持它。

业务费用跟踪电子表格

业务支出电子表格是一种标准化模板，用于跟踪和记录公司的支出。 具体涵盖了使用公司资金的“什么”、“为什么”、“谁”和“如何”，例如：

  •  钱花在什么地方？
  • 为什么用完了？
  • 谁花了？
  • 费用是多少？

其中一些电子表格跟踪特定的业务支出，而其他电子表格则为您提供过去支出的快速、高级概览。 例如，用于跟踪与旅行相关的费用（例如住房和食物）的电子表格。 您可以在费用电子表格中查看您的每月支出总额。

使用 Excel 电子表格计算业务支出 

让我们来看看使用 Microsoft Excel 电子表格跟踪业务支出的一些主要优势。

#1。 您的财务决策将更加明智

当您更加了解公司的开支时，就有可能做出更明智的财务判断。 一个关键步骤是将费用数据浓缩到一个易于理解的电子表格中。 例如，假设您经营一家面包店，并试图确定在当地购买您的产品是否划算。 

#2。 节省时间和金钱

当您使用标准化电子表格来跟踪您的支出时，您可以通过使用内置公式计算总计和平均值来节省时间。 因此，您可能会专注于您的财务目标，而不是进行数学计算。

#3。 更容易识别不稳定或欺诈性支出

您可以通过跟踪支出来识别奇怪的变化。 例如，费用电子表格可以更轻松地查看支出变化，例如您通常每月在办公用品上花费 100 美元，但下个月却花费 500 美元。 及早发现这些“危险信号”可以发现和调查欺诈或非法支出。

小型企业如何跟踪费用？

在开展业务时请小心归档收据，以保持对支出的精确跟踪。 IRS 要求您将所有纸质收据和其他记录至少保存三年。

跟踪企业费用的最佳方式是什么？

  • 开立企业账户
  • 选择一个会计程序。
  • 连接您的金融机构 
  • 归档您的收据 
  • 查看您的业务费用 

如何自动跟踪业务费用？

跟踪业务费用的方法如下：

  • 开设公司银行账户。
  • 选择合适的会计制度。
  • 选择权责发生制或收付实现制。
  • 加入金融机构。
  • 开始正确处理收据。
  • 快速记录所有费用。
  • 考虑使用预算软件。

我如何跟踪自雇人员的费用？

自营职业分类账，有时称为“税务分类账”，是一个奇特的术语，用于记录您的所有业务收入和支出。 您可以将信息记录在手写的“分类帐”簿、在线电子表格或会计软件中。

我为什么要跟踪费用？

费用跟踪的基本目标是发现并消除您财务生活中的低效支出模式。 此外，要保持对财务的控制并鼓励更好的财务实践（如储蓄和投资），将来自不断跟踪您的成本。

结论

跟踪您的业务开支将帮助您了解您的财务状况。 因此，请采取适当的措施以确保不会忽视一笔费用。 通过维护有条理的费用日志，可以做出更明智的财务决策并获得税收减免和其他商业财务援助的资格。

参考资料

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