无论员工身在何处，组织越来越依赖内部业务通信工具来提高效率和生产力。 这将有助于简化 IT 管理、找到用户友好的解决方案并激励员工。 因此，沟通对于启动和发展成功的业务至关重要。 外部和内部通信涉及范围广泛的业务通信工具。 这些工具有助于提高您的业务生产力以及在线协作和生产力平台。 本文将讨论一些实用的在线商务沟通工具，以帮助您开展业务。
商务沟通的基本工具是什么？
有大量用于内部和外部通信的通信工具。 这些工具包括任务管理、即时消息、语音、视频会议工具、文档协作工具、知识中心、邮件、电子邮件以及用于协同工作和完成工作的在线平台。 我们从一些基本的商务沟通工具开始
#1。 任务管理工具
分散或异地的团队无法访问彼此的工作场所以查看他们的同事正在做什么或在截止日期前检查。
这就是任务管理软件如此有用的原因。 即使您的组织拥有最强大的技术堆栈，如果您的职责处理不当，实现您的目标也几乎是棘手的。
您可以使用任务管理应用程序来构建项目日历、将工作分配给团队成员并设置截止日期。 项目启动后，该工具将跟踪项目的进展情况以及您的团队是否准时； 任务管理工具也是保持有效业务沟通的理想工具。 他们可以处理项目讨论，因为每个评论或输入都存储在卡片或线程中。 例如，像 Trello 这样的平台使用专门的列表、看板和时间线来组织任务。 如果您团队中的某个人对某项任务有意见或需要调整日程安排，他们所要做的就是@提及您，您会收到通知。
#2。 即时通讯
对于需要实时交互和工作的快节奏团队来说，即时消息是必备工具。 虽然电子邮件旨在实现这一点，但我们都知道它的缺陷：只有当收件人持续监控他们的邮箱时，邮件才会被阅读。
当涉及到电子邮件时，通常只需要一个简单的答案就可以增加长度。 这可能会阻碍快速响应。
即时聊天平台非常适合陷入过多电子邮件线程或希望实时协作而没有收件箱带来的时间滞后的团队。
Slack 是我们最喜欢的团队商务沟通工具之一。 它是一个简单、用户友好的即时消息程序，可让您与个人或群组实时联系。
可以为单独的团队设置渠道，这样您的设计团队就不会听到财务部门正在跟踪的发票，它们也是提高效率的绝佳区域。 与其召集你的团队参加冗长的早会，不如考虑使用 Slack 的早间站立功能来快速了解每个人当天的工作情况
但是，如果您将 Workvivo 用于社交内部网，则可以将 Slack 的即时消息服务集成到您的活动源中。 因此，即使您的员工不使用 Slack，他们也不会错过任何重要的沟通！
#3。 语音和视频会议工具
在您的技术平台中包含电话和视频会议工具至关重要。 您的团队不仅可以使用这些技术召开虚拟会议和讨论项目，还可以与客户沟通并寻找新的商机。
与您的团队开始视频聊天就像安排会议时间、提供链接并等待他们加入一样简单，具体取决于您的服务。 您可以使用 Zoom（已拥有超过 300 亿用户！）等工具在任何地方主持会议、交换演示文稿并与客户交流。
会议开始时，您可以通过共享屏幕和链接文件与最多 25 人协作。 如果有人不能参加会议，您可以录制并在会议结束后发送给他们！
如果您使用很多应用程序，则很难跟踪所有应用程序。 幸运的是，您可以使用 Workvivo 等产品中的 App Launcher 直接从仪表板连接和使用应用程序。 Zoom 与 Workvivo 的集成使您的团队能够直接从他们的社交内联网启动视频会议，从而节省他们在应用程序之间切换的时间。
#4。 文档协作工具
想一想如果没有文档协作工具，工作场所会是什么样子——如果没有他们，团队如何联合起来并就项目进行协作？ 有许多文档协作解决方案可供选择； 最好的部分是很多都是免费的。 Google Workspace 是一种团队合作工具，可让团队处理文档、电子表格、幻灯片和表单。 与同事共享链接、评论、建议和实时编辑项目。
#5。 知识中心
对您的员工进行尽可能多的组织方面的教育是鼓励他们并增加他们对您的产品的理解的好方法。
花时间教育他们是棘手的部分。 召开会议和传播大量信息并不是鼓励他们更多地了解您的组织并使他们能够自己解决问题的理想策略
知识中心，有时也称为“基地”，是一个图书馆，企业可以在其中保存政策、培训手册、wiki 和其他资源。 您还可以发布公司公告、更新使命声明和制定公司目标。
但是，通信工具使您能够创建有组织的知识库并根据需要轻松更新文档。
#6。 邮件
即使有今天的通讯选择，普通邮政邮件仍然是一种有效的商业工具。 它增加了个人风格，经常用于向客户提供受保护的文件、合同和购买的物品。 usps.com 或 Stamps.com 帐户（在美国）允许您从计算机打印邮资，是处理来自您家中或工作场所的邮件的简单方法。 有多家承运商可用于国际运输邮件。 了解哪些运营商在您的业务区域中最可靠。 您可以比较价格、交货日期和跟踪选项以找到最优惠的价格。
#7。 电子邮件
即使您目前拥有个人电子邮件地址，拥有企业电子邮件地址也将有助于您与客户、供应商和内部同事进行沟通。 每天检查电子邮件至关重要。 根据您拥有的帐户类型，您可以访问各种电子邮件服务。 例如，您可以跟踪特定帐户的电子邮件以保证收件人阅读它们。 使用不同类型的帐户，您还可以延迟发送外发电子邮件、过滤收到的电子邮件以及设置自动回复。
Gmail、Outlook 和 Yahoo 都是电子邮件托管平台。 还有其他的。 这些平台将向您提供您的企业电子邮件地址，但需支付额外费用。 例如，您可以支付托管费用 [电子邮件保护] 在其中一个电子邮件平台上。
#8。 谷歌语音和其他互联网电话服务
互联网电话是一种通过互联网拨打电话的方法。 有许多互联网电话服务。 Google Voice 是最受欢迎和最容易使用的选项。 Google Voice 包括语音信箱、SMS 和短信，以及本地电话号码。 用户可以发送免费短信、修改语音信箱、阅读语音信箱的文本抄本等。 用户可以通过他们的计算机或智能手机拨打或接听电话或发送短信。
Google 的语音信箱服务现在对所有 Gmail 用户免费。 其他互联网电话服务提供商包括 Grasshopper、MightyCall、Nextiva、DingTone、Telzio、Freedompop、Line2、Voiceably 和 OnSIP。 每个都提供基于月费的服务，具有不同的特性、功能、优点和缺点。
哪个是最成功的商务沟通工具？
电子邮件可以说是最流行的商务通信工具，它打开了许多通信渠道。 员工可以使用该应用程序共享重要信息，而经理和高管可以与报告或更高级别的管理人员进行交互。 由于电子邮件拥有如此庞大的受众，企业可能会用它来与客户保持联系、提供和接收反馈、招揽新客户，甚至为客户创建一个随时联系联络员或高管的渠道。 电子邮件还允许用户发送和接收作为消息附件的数据，从而允许技术公司实时提供重要的补丁和更新。
商务沟通的 7 种类型是什么？
大多数企业使用四种业务通信类型之一：内部（向上和向下）、外部或水平/横向。 让我们仔细看看多种类型的商务沟通。
#1。 内部业务沟通
内部业务沟通是指组织成员之间的互动。 它包括正式和非正式的沟通方式。 当多个部门向组织人员发送信息时，就会发生内部沟通。 有效的内部沟通对于提高生产力和满意度至关重要。 公司内部沟通主要有两种类型：
- 内部向上沟通：例如，假设一个组织的人力资源团队创建了一份关于特定主题的报告，然后将其提交给人力资源经理。 这是一个向上的内部业务沟通的例子。
- 内部向下沟通：当公司的首席执行官制定新的指示并将其分发给所有员工时。 这就是组织内部内部向下业务沟通的方式。
#3。 水平/横向商务沟通
水平或横向业务通信是指发生在水平级别的通信，即，在组织或公司的同事之间。 它主要通过书面或口头交流来完成。 当消息在单个部门之间、部门之间或具有相当专业水平的个人之间交换时，就会发生这种业务通信。
通过这种方式传递的信息，只有同等级的人才能看到。 在平等的等级层次上进行沟通对于实现职能上的成功与合作至关重要。 例如，一家公司的营销负责人与同一家公司的生产负责人联系，讨论最新的营销趋势、产品需求和消费者需求。 消息将通过部门经理之间的有效沟通适当地分发。
#4。 对外商务沟通
当有关商业公司的信息从商业环境之外的另一个组织发送到另一个商业组织或当局时，就会发生外部业务通信。 组织经常与其他组织交流以扩大其商业潜力。 与其他类型的商务沟通不同，对外商务沟通主要通过书面或口头方式进行。
对外商务沟通分为正式和非正式两种类型。 信函、报告、演示文稿、备忘录和其他正式的外部业务沟通都是外部业务沟通的例子。 尽管如此，非正式的外部业务交流可以采用多种形式，并且通常不受组织控制。
例如，一家公司可能会使用各种形式的广告、广播频道、社交媒体广告等来宣传他们在其网络平台上提供的优惠价格和优惠。 这是所谓的“外部交流”的典型例子。
结论
重要的是要记住，并非所有的内部业务沟通工具都是一样的。 特定程序在某些情况下表现出色，而其他程序最好单独使用。 我们建议您彻底分析这些业务通信工具的用例，并考虑哪些功能对于工作场所互动和会议最重要。 设置工具的要求并与您的团队讨论您的可能性。
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参考资料
