缺勤管理:含义、指南和技巧

缺勤管理
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提高组织中员工的生产力水平应该列在所有管理者的清单上,而实现这一目标的多种方法之一就是实施缺勤管理。 

引入有效的缺勤管理系统来遏制缺勤现象将使组织受益,尤其是如果雇主制定缺勤管理政策以支持员工在健康需要时下班,并使他们能够在可能的时候返回。

那么,缺勤管理还需要什么呢? 让我们探讨缺勤管理及其政策、福利和系统。

什么是缺勤管理?

缺勤管理是劳动力生产力的重要组成部分。 雇主使用政策、程序或计划来减少员工缺勤,防止员工互相妨碍,并提高员工的工作效率。

此外,它还需要在支持因疾病、受伤或不可避免的情况而缺勤的员工与惩罚那些缺勤可疑或过度的员工之间取得平衡。

什么是缺勤管理政策?

公司应该有明确的政策,告诉员工他们在不工作时的权利和责任。 该政策还应支持公司的业务目标和文化。

法律要求雇主告知其员工有关生病或受伤以及无法工作的任何规定,包括有关病假工资的任何规定。

该政策应包括以下内容: 

  • 有关合同病假工资条件的细节以及它们与法定病假工资的关系。
  • 如果员工无法上班,他们应该联系谁以及何时联系。
  • 员工填写自我证明表格的截止日期。
  • 有关员工何时必须提交医生的适合信的信息。
  • 雇主可能在工作中使用多少审查或触发点系统
  • 重返工作岗位面试。
  • 向员工提供有关可能需要进行哪些更改以帮助他们尽快重返工作岗位的信息。

缺勤管理的组成部分是什么?

缺勤管理对于组织的人力资源管理至关重要,其重点是减少员工缺勤率、避免劳动力中断并最大限度地提高生产力。

有效缺勤管理所涉及的组成部分和最佳实践是:

#1。 缺勤政策

明确的缺勤政策对于阐明雇主和雇员对休假的期望至关重要。 

该政策应包括允许的缺勤类型、请假方法、审批流程以及对频繁无故缺勤或迟到的纪律处分。

#2. 沟通

与员工就缺勤管理政策进行频繁沟通有助于更有效地管理员工缺勤。 

在员工入职期间共享休假请求政策并定期加强指导方针可以提高意识并最大限度地减少缺勤率。

#3。 管理培训

就公司政策以及联邦和州法规对管理人员进行教育,使他们能够始终如一、准确地处理员工休假请求。

该培训应包括合规要求和记录保存义务。

#4。 增强的跟踪能力

使用缺勤管理软件或与工资单集成的外包 HR 解决方案可以帮助比手动流程更有效地跟踪员工请假请求。

劳动力管理软件还可以管理员工休假请求、跟踪出勤趋势并实现及时干预。

#5。 自助服务工具

为员工提供自助服务工具以申请休假、查看休假日历、检查工作保护和管理当前休假,可以支持合规工作并改善员工体验

#6。 健康倡议

实施健康计划、内部医疗服务和灵活的工作环境有助于减少缺勤率并提高员工敬业度、生产力和工作与生活的平衡。

通过实施这些组件,组织可以更好地管理其员工队伍、改善员工体验并保持对相关法规的遵守。

缺勤管理的目标是什么?

缺勤管理的目标是管理组织内的员工缺勤情况,支持遵守联邦和州休假法律,并在确保员工福祉的同时保持高效的工作环境。

管理人员需要建立一个运行良好且易于使用的缺勤管理系统,以减少缺勤并尽可能避免缺勤发生。 

为实现这一目标,缺勤管理涉及以下内容:

  • 制定明确且沟通良好的政策和程序 
  • 提供管理培训,帮助管理人员解决员工休假问题 
  • 通过软件增强跟踪能力,简化数据收集和分析。
  • 实施自助服务工具,使员工能够管理和跟踪他们的缺勤情况。
  • 鼓励管理者和员工之间的沟通。
  • 定期跟踪和监控缺勤情况,进行签到,并解决导致员工缺勤的任何潜在问题。 

管理缺勤的好处是什么?

管理员工缺勤对于组织保持生产力、确保平稳运营和支持员工福祉至关重要。 

管理缺勤的一些好处包括:

#1。 减少旷工

有效的缺勤管理政策和程序有助于减少未经授权和计划外的缺勤,确保更好的劳动力规划并最大限度地减少对日常运营的干扰。

#2。 提高员工士气和敬业度

当组织支持和重视他们的员工时,他们更有可能参与并致力于他们的工作,并且可能不会计划外休假。

#3。 更好的工作负载管理

主动缺勤管理可以更好地规划和分配团队成员之间的工作量,从而降低倦怠风险并保持生产力水平。

#4。 增强合规性

有效的缺勤管理可以帮助组织遵守法律和法规要求,例如美国的家庭和病假法案 (FMLA)。

#5。 节约成本

通过减少缺勤率和提高生产力,组织可以节省与员工缺勤相关的成本,例如生产力损失、加班费和临时人员配置。

#6。 简化流程

缺勤管理系统可以帮助自动化和简化与缺勤相关的流程,从而节省时间并减轻人力资源团队的管理负担。

#7。 数据驱动决策

缺勤管理软件可以提供有关缺勤趋势和模式的宝贵数据和见解,使组织能够做出明智的决策、识别潜在问题并制定解决这些问题的策略。 

缺勤管理系统的类型

  • 前线教育缺勤管理 (AESOP)
  • 校长缺勤管理
  • 矩阵缺勤管理

什么是一线教育缺勤管理?

Frontline Education Absence Management,过去称为 AESOP,是美国管理缺勤和寻找代课教师的最佳自动化系统。 超过 4,000 个学区使用它。 

此外,作为软件即服务 (SaaS),Aesop 不需要区域内的硬件、软件或电话线来进行缺勤管理。 相反,所有员工都可以随时随地通过电话或互联网访问该服务。 

Frontline Education Absence Management(前身为 AESOP)收集了大量数据,可用于更好地管理员工缺勤,并节省了大量人工呼叫时间。 此外,Aesop 通过与其他程序集成减少了输入数据所花费的时间。

前线教育缺勤管理(前身为 AESOP)提供:

  • 寻找合格的替代品
  • 确定提高员工出勤率的趋势
  • 轻松与其他软件提供商进行数据集成
  • 管理替代调度

前线缺勤管理 (AESOP) 还为管理员、替补人员和员工提供具有各种功能的移动应用程序。

我如何创建前线缺勤?

要在 Frontline 上创建缺勤,您可以使用 Frontline 移动应用程序,该应用程序可供使用 Frontline Insights Platform 增强功能的 Frontline Absence & Time 客户使用。

以下是有关如何使用移动应用程序创建缺勤的分步指南:

#1。 导航

您可以通过应用程序中的两个选项之一创建新的缺席。 单击主页上的“今日缺席”,访问菜单,然后选择“缺席”选项。 在此页面上,按“+”按钮。

#2。 缺席创建步骤

此选择将打开缺勤创建流程的第 2 步。 从这里,您将选择一个缺席原因,然后按右下角的箭头继续。

#3。 日期

从日历中选择一个日期(或日期范围),然后按右下角的箭头继续。

#4。 期间

从包括“全天”、“半天上午”、“半天下午”和/或“自定义”在内的时间范围列表中进行选择。 如果您选择“自定义”选项,您可以选择开始和结束时间旁边的铅笔图标来指示备用时间范围。

#5。 代替

您会看到提示,以确定是否需要替代品。 根据您的职位要求选择“是”或“否”选项,然后按向右箭头继续。

#6。 摘要页面

最后的摘要页面提供了您所做选择的概述。 这些详细信息包括地点、缺席原因、时间范围以及是否需要替代人的确认。 您还可以在提交缺席之前向管理员添加个人注释。

准备就绪后,按“提交缺席”创建缺席请求。 如果您选择“查看缺勤”选项,该应用程序将显示缺勤详细信息。 

根据需要查看这些详细信息,如果需要进行任何调整,请按“编辑”(在左上角)。 否则,请按底部的“主页”按钮返回主页。

如何登录前线教育?

登录前线教育,您可以按照以下步骤操作:

  • 访问 login.frontlineeducation.com 上的前线教育登录页面。
  • 如果您有 Frontline ID,请输入您的用户名和密码,然后单击“登录”。 如果您忘记了用户名或密码,请单击“忘记用户名”或“忘记密码”来恢复您的凭据。
  • 或者,如果您的组织使用单点登录 (SSO),请单击“使用组织 SSO 登录”并按照提示输入您组织的凭据。

Frontline Education 提供不同的产品和服务,登录过程可能会因您使用的具体产品而略有不同。

你如何写缺席消息?

要编写引人注目的缺席消息,也称为外出 (OOO) 消息,您应该包括以下组件:

  • 职业问候语:以礼貌和专业的称呼开始您的消息。 
  • 缺席原因:您可以选择提及您的缺席。 简明扼要,避免分享过多的个人信息。
  • 缺席日期:清楚说明您离开的日期,包括您返回的日期。 
  • 电邮存取:如果您在缺席期间访问电子邮件的权限有限或无法访问,请通知发件人。 
  • 预计响应时间:提供发件人可以期待您回复的估计日期。
  • 替代联系人:提供紧急请求或帮助的联系人。 

我该如何写请假单?

要写缺席表格或请假信,请按照下列步骤操作:

  • 在页面的右上角或左上角键入您的地址。
  • 在信头下方注明日期。 如果您的请求是通过电子邮件,您可以跳过这一部分。
  • 如果您通过电子邮件发送请求,请使用合适的主题名称,例如“请求休假”。
  • 在日期下方几行添加您公司的地址。 如果是通过电子邮件,请跳过此步骤。
  • 在正式信函中正确称呼您的老板,例如,“亲爱的亨利”或“亲爱的汉娜女士”
  • 说明您提出请求的原因以及您将失业的日期。
  • 保持透明并解释为什么需要指定的休息日。 这将最大限度地减少与您的经理的任何潜在冲突,并帮助他们理解您的请求。
  • 在您的最后一段中,说明您不在时将如何处理您的工作,您计划如何让您的离开尽可能轻松,以及在紧急情况下如何联系到您。
  • 以对你的工作和公司的赞赏结束你的信,并感谢你的老板对他们的考虑。
  • 如果您递交打印的信件,请添加手写签名。 如果您要发送电子邮件,只需输入您的姓名即可。
  • 将您的请求副本提供给人力资源部门,因为他们需要此信息作为您的个人记录。 
  • 最后,在发送请求之前检查您的请求,以确保信息正确和要点明确

参考资料

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