服务电子邮件:含义、示例和顶级提供商

服务邮箱
图片来源:Hubspot 博客

服务电子邮件在电子邮件营销中扮演着许多人都不知道的重要角色。 尽管它们与客户服务电子邮件略有不同,但正如我们将在本文中看到的那样,了解什么是服务电子邮件及其工作原理很重要。 在这里,我们将通过适当的示例为您提供服务电子邮件的总体概述,以及顶级电子邮件服务提供商和简单的客户服务电子邮件礼仪。

什么是服务电子邮件?

服务电子邮件是包含通知、提醒、收据和确认的消息。 服务电子邮件通常包含有关收件人承诺的项目或服务的信息。

本例中的电子邮件与营销无关。 而且,与发送电子邮件需要许可的电子邮件营销不同,服务电子邮件不需要许可。 因此,如果服务电子邮件不被视为营销电子邮件,则可能会在未经授权的情况下发送。

为什么需要服务电子邮件?

服务电子邮件用于多种目的。 主要原因是立即向客户提供信息。 这对整个消费者体验产生了重大影响。 如果没有卓越的客户服务,就没有客户需要服务。

使用服务电子邮件的另一个原因是它们是环保的。 与其发送收据或信息更新等印刷材料,不如在线发送。

服务电子邮件可用于多种目的,不应受到限制。 诸如帐目报表之类的项目经常被发送出去。 结果,常客或客户会受益匪浅。 当您继续建立关系并为他们提供服务时,他们会收到他们帐户的概览。 总的来说,保持领先地位。

带有通知的服务电子邮件

条款和条件的升级是使用服务电子邮件的完美示例。 每当您的条款和条件更新时,必须通知客户/订户。 还有什么比通过电子邮件更好的方法来实现这一目标呢? 无需寄出多页将被丢弃的印刷内容。

如果贵公司的营业地址或联系信息发生变化,则会发出服务电子邮件以提醒客户。

消费者还可以打电话或聊天来修改或更改订单或帐户信息。 然后,他们几乎会立即收到修改确认。 任何相关的更新材料也通过电子邮件分发。

无论出于何种原因,客户决定重置其密码,因此会发出多封服务电子邮件以重置并确认新密码。

另一种类型的通知是当消费者从不熟悉的或新的位置登录时。 向消费者发送一封电子邮件,要求他们确认登录。

带有订单确认的服务电子邮件

订单确认最常用于电子商务行业。 网上商店收到在线订单。 下订单后,会发送一封电子邮件确认,其中包含所有重要的购买信息,例如购买日期、送货地址、产品、税收收据等。

在线订单中可能包含预购。 订单已下达,但产品目前可能无货或无货。 在这种情况下,将发送预购确认。 此外,一旦订单有货并准备发货,我们将发送额外的服务电子邮件。

订单发货后,可以发出另一封服务电子邮件。 然后通过电子邮件确认交货,客户同意收到货物。 或者,签名证明。

稍后可能会发出后续电子邮件以征求意见。

用于客户反馈的服务电子邮件

服务电子邮件也经常用于征求消费者反馈。 您想知道您的经营状况或您的客户对您的产品或服务的看法吗? 你现在所要​​做的就是问。

可以使用调查来收集反馈。 这也可以帮助您做出未来的营销和业务相关决策。 也许您的公司名称不如其他公司知名。 或者您的公司可能在特定的专业领域很薄弱。 调查结果可以帮助指导和定义您未来的营销目标和策略。

什么是客服邮箱?

对客户问题、反馈或投诉的电子邮件回复称为客户服务电子邮件。 客户可以使用您网站上的联系表、您网站上提供的电子邮件地址或联系客户服务来联系您的公司。 您的企业可能会向客户发送自动客户服务电子邮件或撰写个性化电子邮件。 通常,客户服务电子邮件会解决客户对产品或服务的问题。 以下是客户服务电子邮件的一些替代用途:

  • 解决问题
  • 回应批评
  • 提供协助
  • 提供安装服务
  • 解决技术难题
  • 查询
  • 询问他们的反馈

客户服务电子邮件示例

以下是客户支持电子邮件的一些示例,可帮助您构建自己的回复:

#1。 回答问题

以下是对客户端查询的电子邮件响应示例:

你好约翰。

感谢您就个性化订单的预计送货时间与我们联系。

定制的东西需要三到四个星期才能到达目的地。 我查看了您的订单 # HW-659,发现它已接近完成。 它应该会在七到十个工作日内到达。

如果您有任何疑问,请告诉我。

真诚地

玛丽

客户服务代表

#2。 回答几个问题

这是一个消费者有几个问题的例子:

雪莉,下午好。

感谢您就定制订单 # HW-659 与我们联系。 您的疑问在这里得到解答。

“有没有什么方法可以重新订购相同的商品而无需再次经历定制过程?”

是的,您可以通过执行以下步骤重新排列订单:

  • 登录到您的帐户。
  • 然后选择“账户历史”。
  • 选择“购买”。

如果您想重新订购,请转到购买页面并选择“再次购买”。

“如何申请多个折扣码?”

我们目前不接受在单笔交易中使用多个折扣代码。 我可以建议单独购买您的东西并以这种方式使用您的其他折扣代码吗?

如果您有任何疑问,请与我联系。

最好的,

Sam

客户服务代表

#3。 回应消费者投诉

如果客户有投诉,您可以按以下方式回复:

美好的一天,黛安。

感谢您最近的评论。 很遗憾,我们无法达到您对订单 # HW-659 的质量期望,并且您的物品在送达时已损坏。

我已为您帐户中的商品全额退款。 您应该会在 48 小时内将钱存入您的帐户。 我们通过加急运输向您发送了替换物品。 ABC456123 是该包裹的追踪号码。

如果您有任何问题或意见,请与我联系。

非常感谢你。

保罗

客户服务代表

客服邮件礼仪

由于每天都会发送和接收所有这些电子邮件,遵守正常的电子邮件礼仪指南可能会增加业务合作伙伴和消费者回复和参与邮件的可能性。

以下是一些每个人都可以使用的客户服务电子邮件礼仪最佳实践:

#1。 利用良好的拼写和语法。

拼写和语法错误会使发件人显得不够专业,使您的邮件更易于阅读,并表现出对收件人的尊重。 例如,一封旨在宣传“公共”计划但省略了“i”的电子邮件可能会造成很多混乱和羞辱; 正如公共部门雇员所证实的那样,这个错误并非闻所未闻,而且它仍然是一个普遍存在的问题。 此外,常见的语法错误,例如将 their、their 和 they're 混淆,也被草率地呈现出来。 即使是最好的作家(和编辑,就此而言)也会不时出现拼写错误和语法错误。 使用拼写检查来发现常见的错误。 考虑更进一步,使用更高级的拼写和语法检查器,例如 Grammarly。

#2。 创建一个独特的主题行。

主题行是收件人首先看到的内容,也是决定他们是否打开您的电子邮件的最重要方面。 写一个吸引人们打开它的主题行——关于您的电子邮件内容,他们应该知道的最重要的事情是什么? 他们能得到什么?

例如,营销贵公司年度最大促销活动的电子邮件可能会突出显示打折商品的数量以及收件人必须参与多长时间,例如:仅限本周末所有夏季服装的 60% 折扣。 另一方面,介绍您最近内容文章的电子邮件可以突出它解决的主要问题,例如您的家居装修问题已解决。

除了诚实和引人注目之外,主题行反映电子邮件内容至关重要。 如果电子邮件未能兑现主题行中的承诺,那么让某人阅读您的电子邮件就不算成功,而且您可能会因欺骗收件人而失去他们的信任。

#3。 仅向选择加入的收件人发送电子邮件。

这不仅是营销人员的优秀电子邮件礼仪; 这也是法律。 只向那些积极加入您的列表的人发送电子邮件,以避免被列入黑名单并让您的电子邮件被垃圾邮件过滤器捕获。 如果有人收到一封他们没有要求的电子邮件,他们更有可能将其视为垃圾邮件而不是值得打开和阅读的邮件。 维护电子邮件选择加入标准不仅可以保护您免受垃圾邮件列表的侵害,还可以提高您发送电子邮件的成功率。

#4。 遵循品牌的字体和颜色规范。

创建电子邮件模板时,请首先考虑贵公司的风格指南。 专业电子邮件中使用的字体和颜色应与您的网站和其他营销平台上使用的字体和颜色保持一致,并且通常甚至业务合作伙伴和同事之间的内部通信都有一个标准。 如果公司网站全是蓝绿色和紫色,并带有 Arial 字体,那么使用 Comic Sans 的橙色和黑色电子邮件将看起来来自另一个品牌。 保持一致的视觉标识可以让同一公司的消费者和同事将他们的所有体验和接触点与您联系起来,包括营销电子邮件、个人电子邮件、电子商务、博客等。

#5。 请记住电子邮件的大小。

许多典型的内容形式都有巨大的文件大小,例如信息图表、电影和电子书 PDF。 大型附件可能会被电子邮件客户端拒绝或标记为垃圾邮件。 即使它们确实到达了收件箱,它们的加载速度也会很慢,并且可能会消耗您的收件人无法承受的收件箱带宽。

尽可能嵌入材料而不是电子邮件附件,但前提是它不会增加电子邮件的大小。 如果您的内容超过 100KB,请改为包含指向托管在您网站上的文件的链接。

尽管可下载的营销资产通常位于潜在客户生成门后,但在向客户、潜在客户或内部业务合作伙伴发送消息时,牢记电子邮件大小仍然至关重要。 在与需要帮助的客户打交道时,销售、客户成功或客户支持团队可能会发现发送附件很有用,而你最不想做的就是在别人的电子邮件中用大的 PDF 或 JPEG 弄乱他们的电子邮件一个困难的场景。

#6。 包括强烈的号召性用语 (CTA)。

您发送的每封营销电子邮件都有其用途。 明确您希望收件人在阅读电子邮件后执行的操作至关重要。 有时这会是一次购买,但通常情况下,电子邮件营销会导致更温和的活动,例如点击阅读博客文章、在社交媒体上关注您的业务或完成调查。 确定您希望收件人在发送前执行的关键操作,并利用它创建一个 CTA 来激励他们去做。

#7。 谨慎使用感叹号。

感叹号似乎是为电子邮件增加亮度的一种简单方法,但它们会给人一种你太用力的印象。 考虑收到一封主题为“欢迎来到我们的电子邮件列表!!!”的电子邮件。

大多数人感觉不是很专业。 感叹号可能会帮助您时不时地表达兴奋之情,例如当您在 XNUMX 月底以“新年快乐!”签署一封电子邮件时。 或告诉新客户,“我们很高兴与您合作!但一次只使用一个,并谨慎使用,确保在您使用它们时得到适当的强调。”

什么是企业电子邮件服务提供商?

商业电子邮件服务提供商管理和提供商业电子邮件设施。 此服务提供高级电子邮件服务,与雅虎和谷歌等免费网络邮件服务有很大不同。 它们适用于中小型企业。

公司的域名也包含在使用企业电子邮件服务的电子邮件地址中。 除了标准的@yahoo.com、@hotmail.com 或@gmail.com 电子邮件地址,企业还可以根据他们想要的名称来个性化电子邮件地址,以显得更加专业。

其他现代技术将商业电子邮件服务与传统的免费网络邮件提供商区分开来。 该服务将托管公司的域名以及电子邮件安全验证机制,包括重新路由、复制和过滤。

顶级商务电子邮件服务提供商有哪些?

排名前十的电子邮件服务提供商包括:

  • 套房摹
  • 办公室365
  • 微软Outlook
  • 雅虎小企业
  • Rackspace
  • Kerio Connect
  • 亚马逊工作邮件
  • 跨媒体 
  • 爱思华宝
  • OX 应用套件 

您如何编写服务电子邮件?

  • 做一个人。
  • 要准时
  • 适当的时候道歉
  • 立即获取您需要的信息
  • 建立一致性。
  • 什么都不要放在心上
  • 回应客户的所有询问
  • 尽可能共享资源。

您如何回复服务请求电子邮件?

  • 确保您拥有回复所需的所有信息。
  • 避免过于复杂的事情。
  • 使用客户的语言。
  • 以专业和礼貌的方式提问
  • 问问题时,请牢记三个 S
  • 重要信息应格式化
  • 始终校对您的工作。

电子邮件服务的 3 个示例是什么?

对于安全、功能丰富的企业电子邮件服务,Gmail、Outlook 和 ProtonMail 都是不错的选择。

您如何发送服务建议电子邮件?

  • 快速介绍和任何相关背景信息。
  • 你为什么要提交提案?
  • 建立你的目的和目标,以及他们的。
  • 突出你独特的才能。
  • 简要讨论预算以及如何使用预算。
  • 包括号召性用语和跟进请求。

客户服务消息的示例是什么?

您好 [客户姓名],感谢您联系我们。 我们知道您的订单可能存在问题。 我们现在正在调查,一旦知道发生了什么,我们会尽快回复您。 你好 [客户姓名],我刚拿到你的票。

总而言之,

服务电子邮件在客户心目中产生了很好的印象。 客户可以访问有关其购买或承诺的所有相关信息。 电子邮件是直接和即时通信的理想媒介。 短信也是如此; 即时确认和灵感直接发送到您的手机。

所以,能否利用服务邮件进行营销,最终还是要看你如何在遵守相关规则的情况下使用它们。 但是,在某些情况下,服务电子邮件可被视为间接营销。 例如,寻求反馈或进行调查可以降低退订率和提高参与度。 这使您始终处于聚光灯下。

  1. 电子邮件营销平台:概述、常见功能、比较
  2. 小型企业电子邮件营销:含义、最佳电子邮件营销软件和提示
  3. 最佳电子邮件营销活动示例(+ 详细指南)
  4. 商业电子邮件系统:17 年 2023 多个最佳精选(详细评论)

参考资料

发表评论

您的电邮地址不会被公开。 必填带 *

你也许也喜欢