专业解答服务:2023 年的最佳选择

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作为企业主,您不需要任何人告诉您客户的每一个电话对公司的成功至关重要。 与必须使用答录机并等待回复的客户相比,能够立即与真人交谈的客户更有可能得到满足。 为了让您的消费者免于等待,最好使用专业的接听服务。 专业的接听服务可帮助您的公司进行沟通,无论您需要全职接待员还是只是需要中断电话线。 如果您一直在争论是否使用专业的应答服务来管理您公司的重要通信,这篇文章应该可以解决问题并帮助您做出明智的决定。

概述

当商务电话无人接听时,失去潜在客户的风险很高。 即使您确实拿起电话,律师也很有可能会浪费您的时间。 因此,许多小企业感到被困在拿起电话的高昂成本和不这样做的同样高昂的成本之间。 专业的接听服务可以帮助您避免这种僵局。 他们不会为您接电话,而不是接电话。 专业的接听服务将接听您的电话并将信息转发给您。 他们通常有经过培训的操作员,可以从每个呼叫者那里收集所有相关信息。 作为专业接听服务的一部分;

  • 他们能够应付烦人的律师。
  • 他们有能力立即发送时间敏感的通信。
  • 如果您需要,他们甚至会代表您与客户支持代表预约。

专业接听服务更高效地接听您的电话。 除了节省您的时间,您还可以避免失去任何潜在新消费者的风险。 因此,在经营企业时,只有使用专业接听服务的服务才有意义。

什么是专业答疑服务?

总之, 专业接听服务 是负责为多个企业接听电话和其他消息的专家。 许多公司发现接听服务管理其呼入和呼出电话很有帮助,但现代专业接听服务还可以处理电子邮件、短信回复和推销电话。

但是,如果您正在市场上寻找一个,那么您应该知道专业的应答服务根据其具体产品而以各种名称而闻名:

联络中心或呼叫中心

呼叫中心的存在并不是什么秘密。 无论您对它们有正面还是负面的感觉,它们都为依赖外部现场接线员处理客户支持问题和高呼叫量的企业提供了必要的服务。 呼叫中心执行各种任务,而不仅仅是电话营销,这与大多数人听到这个词时所想象的不同。 这些组织的一个共同目的是充当公司与其客户的第一个联系点或为后者提供技术支持。

互联网接听服务

大多数在线应答服务与传统的不同。 他们基本上通过电子邮件、实时聊天和其他数字媒体提供服务和支持。 在互联网接听服务中,现场代理支持也很少见。

虚拟接待员

该公司提供的服务相当于标准办公室接待员的服务。 他们必须接听电话,将电话转给适当的人,并向来电者提供任何相关信息,例如办公时间和位置。

虚拟办公室办公室

虚拟办公室代理就像有一个虚拟接待员,除了他们还为您提供真实的位置,并可以在那里举办短期会议。 对于新企业或拥有移动劳动力的企业来说,这可能是一个很好的选择。

自动应答服务

语音响应系统是自动化服务的基础,而不是人工代理。 尽管不是老式的应答服务,但这家公司为呼叫者提供了一种留言方式或按照一组语音提示到达相应部门的方式。 如果您曾经给客户服务打过电话并获得了推送 1 或 2 的选项,那么您肯定对此类服务很熟悉。

应答服务还存在吗?

绝对地! 使用应答服务的人比以往任何时候都多。 对于那些想知道在人工智能和技术进步的时代它们是否仍然必要的人来说,应答服务仍然存在这一事实可能会让他们感到惊讶。

呼叫中心和应答服务有什么区别?

谈到专业接听服务,公司可能会与第三方接听服务签订合同,代表他们接收和转发其电话和消息。 另一方面,呼叫中心执行相同的功能,但增加了使用复杂脚本处理查询、电话订单、潜在客户资格和电子通信的能力。

应答服务做什么?

基本上,他们代表另一个组织接听电话。 如果您的公司需要接待员或只是暂时停止接听电话,专业应答服务可以提供帮助。 现场接线员全天候提供服务,让您增加业务的可访问性并延长办公室向公众开放的时间。

您的消费者将始终可以接触到真实的人,可以立即回答他们的问题。 它们还通过提供实时聊天帮助提高您网站的可用性并吸引更多访问者。

应答服务和应答机有什么区别?

应答服务代表无疑可以达成交易; 答录机不能。 除了接听来电外,接线员还可以拨出电话:如果您在回电话时遇到问题,接听服务也可以为您提供帮助。 

应答机过时了吗?

在这个语音邮件和其他消息服务的时代,答录机现在基本上已经过时了。 最初的购买价格和维护答录机的持续成本都会迅速增加。 语音邮件是一种更省时、更经济的与他人联系的方式,它几乎可以与任何电话一起使用。

语音信箱允许您检查来自任何电话的消息,其他人不会听到它们。 与答录机相比,语音邮件更安全,因为消息在被收听后会被永久删除。 您的隐私也受到威胁,因为答录机很容易被破解。

我可以使用答录机代替语音信箱吗?

如果您不想使用语音信箱但希望使用电话答录机,请确保将其设置为在低于 4 次响铃后接听电话。

基本上,两者都执行相同的功能。 当没有人接听电话时,来电者可以在答录机或语音信箱上留言。

不幸的是,如果线路忙或呼叫者与线路断开连接,大多数应答机都无法记录呼叫者的消息。

另一方面,大多数语音邮件系统会将呼叫转移到语音邮件服务器。 即使接收者当时无法接听,这将允许呼叫者留下消息。

专业答疑服务:2022 年最佳选择

最好的接听服务有专业的电话接听员、接待员和接受预约和订单的人。 最佳选择对您的业务来说具有成本效益,并且易于与您的其他系统一起使用。 他们改进了呼叫管理系统,并通过添加个性化脚本、会说一种以上语言的接线员以及灵活的呼叫路由等内容,让与客户的交流变得更加容易。

如果您正在市场上寻找顶级专业接听服务,您可以考虑以下几个选项;

#1。 红宝石

Ruby(或 Ruby Receptionists)是一种越来越常见的实时应答服务形式,它提供全天候的虚拟接待员和内置的在线聊天。 它具有当今可用的任何应答服务的最多功能和选项。 这包括安排约会、根据需要直接呼叫,甚至自动收集潜在客户的能力,使其成为此列表顶部的号码。

该平台提供了一个功能齐全的移动应用程序,可让您接收来电和消息的即时通知。 目前,Ruby 与众多流行的商业应用程序兼容,如 Grasshopper、Clio、Nextiva、MyCase 和 Rocket Matter。 Ruby 的自动话务员同时具有呼叫耳语和插入功能,可提供卓越的客户服务。

如果需要,虚拟接待员和实时聊天可以在一个包中一起使用。 唯一的缺点是 Ruby 仅提供应答服务和实时聊天。 因此,如果您需要现场接听服务来协助您完成日常办公室工作,您可以查看 Davinci Virtual。 通过升级到 Davinci 的高级计划之一,您将获得虚拟助理的访问权限,这些虚拟助理具备处理超出标准助理范围的任意数量的管理事务所需的技能。

主要特性

  • 红宝石移动应用程序
  • 以机械方式捕获潜在客户

PROS

  • 初始设置和下班后呼叫处理均不收费。
  • 连接到商业 VoIP 平台
  • 直观的呼叫管理选项,例如转接和实时转接

CONS

  • 您只能在工作时间与双语接待员交谈。
  • 与其他服务提供商相比,它是最昂贵的选择。
  • 每分钟价格明显更高

#2。 地图通讯

谈到按需每分钟定价,MAP Communications 是此列表中唯一的现场接待员服务。 要使用标准计划,您只需为实际使用的分钟数付费(除了每月的低订阅费)。 白天和黑夜的所有时间,每周 XNUMX 天,不收取额外费用,基本上提供接待员服务。 访问客户端门户、脚本定制、发送文本和电子邮件以及选择本地或免费电话号码是所有服务层级的标准功能。

MAP Communications 的每月会员费率最低,但每 60 秒收费一次。 如果通话持续 110 秒,但计费为 120,您将被收取 120 的费用。其基本计划的合理价格为每月 43 美元,加上实际使用的任何分钟的成本,使其成为初创公司的不错选择和单人操作。

MAP Communications 是一个便宜的选择,但它缺少移动应用程序。 相反,您可以通过客户在线界面跟踪公司的来电。 如果您想了解公司电话的实时信息,请查看 Ruby,无论您身在何处。 Ruby 提供了一个完整的移动应用程序,其功能包括按一下按钮保持通话以及由 Ruby 托管的专用业务号码。

主要特性

  • 具体脚本
  • 客户门户网站
  • 电话服务

PROS

  • 所有套餐均标配本地或免费电话线。
  • 每个订阅都包括访问一个专门的面向客户的网站。
  • 基于时间的定价是可能的,您只需为您实际使用该服务所花费的时间付费。

CONS

  • 没有随附的智能手机应用程序。
  • 分钟不属于标准计划的分配

#3。 艾比连接

如果您经营一家小型企业并希望有专门的工作人员处理您的电话和聊天消息,Abby Connect 是最佳选择之一。 如果您注册他们的其中一个计划,您将可以访问由 XNUMX 到 XNUMX 名接待员组成的小组,并可以选择添加更多团队以获得更长的服务时间和全天候的支持。 这使您的公司看起来有专门的接待人员,他们精通您所在行业的来龙去脉。

Abby Connect 允许您上传自定义传输音乐,以便比任何其他服务更好地代表您公司的价值观。 它还具有最长的免费试用期,为 14 天,在此期间,您可以免费试用服务、指定的团队以及所有可用的功能。 此外,为了帮助您充分利用服务,您将被分配一位个人成功经理。

Abby Connect 并不是最便宜的选择,尤其是当您需要来自应答服务的全天候支持时。 MAP Communications 每月比 Abby Connect 便宜 100 美元,但它缺少移动应用程序并且不提供专门的团队。 由于常规计划不包含任何奖励分钟,因此您必须为使用的每一分钟支付额外费用。

主要特性

  • Abby Go 移动应用程序
  • 来电拒接
  • 热转印

PROS

  • 由专门的成功经理为您的帐户领导的专业小组。
  • SLA 保证 99.99% 的正常运行时间服务
  • 您可以联系您的客户经理设置通话录音。

CONS

  • 全天候协助需额外收费。
  • 移动应用程序只允许发短信,没有其他形式的交流
  • 没有呼叫转移选项

#4。 达芬奇虚拟 

Davinci 的两层服务,商业和高级,让您可以挑选最适合您公司的服务。 对于高级套餐,接待员兼任行政助理,帮助安排日程和旅行安排。 对于管理任务,Davinci 每小时收费 50 美元,以 15 分钟为增量计费。

企业计划包括语音邮件管理、呼叫转移和专用电话号码等标准功能。 此外,Davinci 还有一个特殊功能,可以让您主持多达 99 人的电话会议。

不幸的是,Davinci 的电话线仅在工作日的上午 8 点到晚上 8 点之间有人值守。现在激活帐户需要更多时间。 如果您需要包括周末和节假日以及快速创建帐户的 24 小时解决方案,VoiceNation 是最佳选择。

主要特性

  • 达芬奇移动应用
  • 虚拟助手
  • 复杂的呼叫路由

PROS

  • 免费和无限制的国际电话
  • 每秒收费
  • 可靠的移动应用程序

CONS

  • 不提供全天候电话支持。
  • 安装费用为 95 美元,并且没有免费试用版。
  • 最多可能需要两个工作日才能激活。

#5。 国家之声

在设置帐户时,VoiceNation 是可用的最快和最简单的选项之一。 与其他需要两天或更长时间才能让您的帐户启动并运行的提供商相比,VoiceNation 可以在 XNUMX 小时内完成设置和定制。 此外,它具有更便宜的价格,并且不需要初始投资即可开始使用。

无论您选择哪种计划,VoiceNation 始终为您提供双语代理、专门为您编写的脚本以及尖端的移动应用程序。 它提供了一个强大的报告和分析工具,用于管理性能和进行预测。 只有企业级订阅附带个人客户经理。 Abby Connect 值得一看,因为它为所有定价层提供了专门的团队和成功经理。

主要功能

  • 在线响应跟踪系统
  • 事务处理
  • 可以转发到另一个号码的免费电话号码

PROS

  • 无需任何初始投资即可开始
  • 在节假日或正常工作时间以外拨打电话不会产生额外费用。
  • 所有计划均标配双语操作员。

CONS

  • 从移动应用程序拨打的电话每分钟收费 10 美分。
  • 只有企业套餐中的人才能访问专门的客户经理。
  • 不能用于安排约会

答录机可以保存多少条消息?

您的语音信箱在任何给定时间最多可容纳 30 条消息。 根据语音邮件的类型,新消息会在收到后的 14 到 30 天内存储。 如果您在此期间没有保存它们,文件将被自动删除。 已保存的消息将保留三十天; 此时,如果您没有手动删除它们,系统会自动为您删除。

什么是数字答录机?

数字应答系统或“数字应答机”是一种可以记录和保存来自呼叫者的消息并连接到传统固定电话的机器。 企业和家庭都使用数字应答系统来接听电话和接收信息。

结论

代表企业,专业接听服务接听电话、拨打电话并向其客户传播信息。

这些公司帮助中小型企业,因为这些企业通常缺乏资金来聘请内部员工来处理他们的高呼叫量。

此外,许多专业人士,如医生、管道工和电工,在办公室外都有繁忙的日程安排,这使他们无法亲自接听电话。 拥有接听服务意味着他们可以接听电话并避免将客户输给竞争对手。

专业答疑服务常见问题

您认为为应答服务付费是否值得?

不可否认。 您可以借助专业的电话接听服务留住消费者、满足他们的期望并提供客户服务。 此外,您为应答服务支付的少量费用会逐月和年复一年地产生巨大的投资回报。

电话接听服务的费用是多少?

在这种情况下,有几个变量会影响应答服务的成本,这一点至关重要。 根据您选择的服务套餐,您可能需要为每次通话支付 0.65 美元到 1.19 美元之间的费用。 这就是为什么在选择套餐之前评估您的潜在通话流量如此重要的原因。

为什么需要应答服务?

当您忙于与潜在客户交谈或回答当前客户的紧急问题时,回答服务可以在您专注于您正在做的事情时这样做。 在您关闭时为现场电话提供应答服务也可以节省大量时间。 

参考文献

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