根据 PMI 的 2017 年脉搏调查，“43% 的项目超出预算，49% 的项目未能按时完成”，并且“只有 26% 的组织使用资源管理来成功分配资源。”
有效的资源管理系统有助于资源分配，这是资源规划过程中的一个重要因素。 这篇文章将讨论概念、问题、意义和有效的资源分配方法。
什么是项目管理中的资源分配？
资源分配，也称为资源调度，识别资源并将其分配给特定时间段内的不同任务。 这些活动可能与项目相关或与项目无关，例如 BAU、管理、支持和运营。 有效的资源分配可确保项目在预算内按时完成。
资源可能完全或部分可用。 因此，资源管理器必须确保分配的资源可用于最佳利用。
谁负责资源分配？
资源规划和分配可能属于公司内许多不同职能的权限。
项目经理通常负责资源分配和管理。 他们将在项目规划阶段分配资源，并可能不得不随着项目的发展和参数的变化而重新分配资源。
但是，某些企业可能会聘请资源经理。 资源经理负责在各种项目中规划和分配资源。
他们可以在部门甚至组织级别工作，作为中央项目管理办公室的一部分。 资源经理将与每个项目经理就其在此结构下的资源分配策略进行协作。
资源分配的好处
资源分配对于大公司、小企业以及介于两者之间的一切都是一个关键问题，这是有原因的。 没有它，事情会很快失控，导致员工疲劳、绩效不佳和错过最后期限。
考虑有效资源分配的好处。
#1。 它有助于规划
资源分配可以帮助您避免在不需要的资源上超支或在项目中途耗尽资源。 使用正确的工具，您可以快速查看管道中项目的资源可用性和时间表，并据此制定计划。
资源分配软件还可以提高您对技能库的理解。 它可以更轻松地为每个项目和活动选择最优秀的人员，从而增加成功的可能性。
底线是什么？ 为您的公司带来更多收益。
#2。 提高团队士气和幸福感
资源管理不善会导致员工倦怠。 当这种情况发生时，生产力和表现会受到影响，幸福感也会消失。 考虑以下：
- 压力大的员工错过工作的可能性要高 26%。
- 76% 的员工认为工作压力会影响他们的心理健康。
- 据估计，工作场所压力给组织造成的损失在 221 亿美元到 187 亿美元之间。
所有这些负面影响都可以通过明智地分配资源来避免。 这需要考虑实际可用性，而不是纸上打印的内容。 您无需计算每位全职员工每周 40 小时的工作时间，而是将潜在的病假、休假时间和他们待办事项列表中的其他工作活动考虑在内。
采用这种技术可以降低人员负担过重的可能性，同时保持他们的健康和士气。
#3。 它让每个人都了解情况。
与他人一起处理项目时，跟踪进度至关重要。 这通常需要提供有关任务、问题和里程碑的定期状态更新。 如果您使用手动工具，您将浪费时间并增加犯错误的机会。
但是，资源分配软件可以帮助消除错误并提高透明度。 团队的每个成员都可以跟踪任务的进度，并且可以立即将报告发送回利益相关者。
它甚至可以帮助您减少日常会议的次数（并使您召开的会议更加有效）。
与资源分配相关的困难是什么？
在资源分配方面，说起来容易做起来难。 如果没有合适的工具或流程，可能很难确定合适的资源。 让我们看看一些资源分配问题：
#1。 项目范围的变化：
尽管采取了适当的控制措施，但项目范围在项目生命周期中随时可能发生变化。 此外，在敏捷世界中，项目需求的变化会导致资源需求的变化。 如果没有最新的资源计划，频繁分配以满足不断变化的需求变得极其困难。
#2。 使用过时的遗留工具：
电子表格和本地技术不足以进行资源分配。 他们无法实时更新项目/资源计划，从而导致不一致和冗余。 它可能会导致双重预订混乱，破坏项目的成功。
#3。 销售和送货人员沟通不畅：
在专注于实现销售目标的同时，销售团队可能无法在签署交易之前让交付团队参与进来。 因此，交付团队被迫在最后一刻抢夺资源分配，以赶上交付期限。
#4。 在矩阵组织中，资源缺乏可见性：
因为没有集中的资源规划器，所以没有跨矩阵边界的资源分配的可见性。 因此，资源经理在为项目分配最合适和最具成本效益的员工方面面临重大挑战。
#5。 技能组合能力与需求之间的不匹配：
由于无法预见未来的管道项目需求，因此无法提前发现人才短缺问题。 这种错误的容量与需求预测阻碍了项目资源分配过程。
如何处理资源分配问题
即使您使用所有正确的工具并遵循资源分配的最佳实践，您也几乎肯定会遇到问题。 打嗝是不可避免的，所以要做好相应的准备！
让我们来看看项目经理面临的一些最常见的问题以及如何解决这些问题。
#1。 项目范围发生变化。
您已尽最大努力为下一个项目规划资源分配，但仍有可能发生范围蔓延。 也许这些任务比预期的更全面，或者它们需要你没有预料到的能力。
发生这种情况时，您必须敏捷并相应地修改您的资源。 您应该执行以下操作以避免范围蔓延：
- 确保项目范围始终清晰明确。
- 设定具体的项目目标。
- 努力完成你最好的工作，但如果这意味着迟到，就不要成为完美主义者。
- 创建一个允许员工批准变更请求和修订的系统。
- 密切关注团队绩效，以验证一切是否按计划进行。
- 使用您可以支配的所有资源来加快进度。
有时很难避免范围蔓延。 在这种情况下，采用范围变更机制可以让您快速适应并回到正轨。 这就是它的样子：
提交特定表格以记录（书面）变更请求。
仔细分析修订请求以了解范围蔓延。
获得主要利益相关者的同意。
以书面形式记录商定的范围调整。
#2。 资源变得稀缺。
无法控制的外部力量使稀缺资源无法按预期出现。 一名工人的汽车抛锚了，他们无法上班。 或者他们在组织中有其他目标优先于专注于您分配给他们的任务。 重要的是之后会发生什么。
尽快从您的技能库中找到替代者。 如果没有人具备必要的专业知识，聘请一名自由职业者或承包商可能是最好的解决方案。 您可以在将来通过调查任务依赖性来避免这种情况。 调查团队成员可能承担的任何其他可能使他们偏离项目的职责。
制定备用资源分配计划，以防它们因任何原因不可用。 一种解决方案是手头有一群自由职业者来填补旅途中的空白。 如果没有自由职业者，临时雇员可以作为后备。
#3。 资源必须共享。
项目交换资源是很常见的。 对于无力雇用大量劳动力的小公司来说尤其如此。 如您所料，共享资源可能会导致阻塞管道的挑战。 如果项目资源分散得太少，可能会出现瓶颈。
使用您的资源分配软件提前发现差距。 密切监控在部门之间转换的团队成员的工作量。 这是避免过度分配资源和疲劳的最有效技术。
#4。 意外的挫折
延迟可能会在您最意想不到的时候发生。 人们生病，工作短缺，沟通不畅。 然后范围蠕变可能会抬起它丑陋的头。 有些困难是你能控制的，有些则不是。
处理问题最直接的方法是首先努力避免它们。 您可以：
- 根据能力而不是时间安排任务。 专家或专家工作得更快。
- 让团队成员负担太多其他优先事项不是一个好主意，尤其是当工作依赖于他们通过管道进行时。
- 提供灵活的工作时间。 有些员工在正常工作时间之外的工作效率更高。
- 计划项目截止日期，将它们分成几个阶段，并跟踪进度。 该软件有助于在潜在瓶颈成为瓶颈之前识别它们。
资源分配越系统和清晰，每个人就越容易为自己的工作承担责任。
成功企业最有效的资源分配方法
现在我们了解了资源分配如何有助于有效完成项目，让我们看看一些最好的资源分配方法：
#1。 确定并分配 Best-Visible-Best-Fit 资源：
资源管理系统从不同的系统收集资源数据，并将其整合到一个综合平台中。 完全透明允许根据技能、证书、经验、可用性、定价和其他选择因素为项目分配适当的资源。 从低成本地区调度具有成本效益的全球资源，在不牺牲质量的情况下保持高利润。
分配最佳可见最适合资源而不是先可用先适合资源是项目资源分配的最佳方法之一。 可见性还有助于在多个项目中统一分配专业资源，而不仅仅是一个高优先级项目。
#2。 避免资源分配不足或过度分配：
资源在所有项目中的统一分配确保没有资源在整个组织中过度分配。 资源分配不足导致生产力和收入下降。 另一方面，过度分配会导致精疲力尽、输出质量变差，或者最糟糕的是，会导致意外损耗。
预测可计费/战略利用率使项目经理能够定期将资源从不可计费活动转移到可计费/战略活动。 因此，它促进了资源的最佳使用并提高了企业效率。
#3。 加入自动资源请求流程：
在分配资源时，手动整理资源池或收集各个项目经理的电话/电子邮件请求可能非常耗时。 该过程通过不依赖于耗时的电子表格的自动资源请求得到简化。
它使项目经理能够指定所需的技能组合、证书、经验、定价和项目时间表。 该请求直接转发给负责的资源经理，由他开始规划。 跟踪分配记录消除了任何与过程相关的不确定性，因为整个过程都被记录在案并可审计。
#4。 允许员工从事个人项目：
根据研究，当员工从事他们选择的任务时，这会提高他们的参与度和工作效率。 因此，管理者在分配资源时，除了考虑个人才能和可用性之外，还必须考虑个人利益。 为此，资源经理可以创建空缺职位并发布它们，使整个组织的所有相关人员都可以看到它们。
结果，感兴趣的资源可以表达他们加入项目的愿望，并且相关的资源经理可以组建合适的项目团队。 它还节省了资源经理在公司中寻找最合适的人选以及与他们的直线/项目经理进行谈判的时间。 因此，该策略对资源和负责资源分配的人员都有好处。
#5。 员工的技能组合和职责应该有所不同：
鼓励员工至少拥有两项才能。 在需要各种能力的项目上有效地分配资源，使他们能够磨练自己的主要技能，同时也提供了发展新技能的机会。 他们还可以接受有关所获得技能的额外培训，而在职经验有助于他们的发展。
当人们从一个项目中解脱出来时，可能没有基于他们核心能力的任务可供他们使用。 他们的补充技能在这种情况下会很有用，并且可以通过将他们分配给其他任务来使他们收费。
有时需要特定的技能来开始一个新项目。 因为这些资源是稀缺的，所以从正在进行的项目中转出一个利基资源可以帮助快速启动一个新项目。 同时，另一个具有最低标准的资源可以回填以保持现有项目的运行。 这种动态资源分配可确保不会损害任何计划。
#6。 假设分析以满足动态项目的需求：
当资源稀缺时，通常会在各种计划之间兼顾资源。 然而，在当今快节奏的企业氛围中，任何判断失误都可能付出高昂的代价。 这就是业务场景模拟派上用场的地方。
将多组规则应用于同一个资源池并比较实例可以帮助可视化不同的影响。 例如，它可能需要延迟或延长低优先级项目的时间表，同时将其可用资源用于高优先级项目。
假设分析是资源建模和模拟的重要组成部分，有助于通过基于约束的评估确定可能的结果。 这种方法适用于资源规划和分配，就像我们在日常生活中考虑各种选择的利弊一样。 在真实的项目进度表上实施理想可行的方案可以提高资源分配的成功率。
#7。 使用实时商业智能监控和增强资源分配。
即使在资源分配程序完成后，项目需求的变化也可能出现，需要快速响应。 具有实时商业智能仪表板和报告的现代资源管理解决方案有助于改善组织健康指数。
基于角色的可配置仪表板允许决策者做出有根据的决策并根据需要更改资源分配。 因此，实时商业智能有助于预测和控制资源分配。
最后的想法
明智地使用您的资源可以提高人员支出的投资回报率、更好的项目成果和更高的盈利能力。 如您所见，它远早于您的项目开始，并且需要随着项目的进展进行监控和管理。
这需要实时数据以及企业范围内对项目管道和资源可用性的可见性。
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参考资料
