撰写有效执行摘要的最佳方式

如何撰写有效的执行摘要
图片来源:美国商会

执行摘要是一份简短的文件,告诉您有关较长报告、提案或业务计划的所有信息。 它通常是为忙碌的决策者编写的,他们可能没有时间阅读完整文档,但需要了解要点和建议。 有效的执行摘要应该简明、清晰,并集中在最重要的信息上。 执行摘要中最重要的部分通常是对正在解决的问题或机会的陈述、对用于进行任何研究或分析的方法的简要描述、主要发现和结论,以及任何行动或后续步骤的建议。 它还应该说明目标受众是谁,并概述对该受众最重要的信息。 够了,让我们开始讨论如何撰写引人入胜的执行摘要。

好的摘要的五个品质是什么?

一个好的总结必须具备的五个品质是简洁、清晰、客观、准确和完整。 以下是这些品质的细分:

#1。 简明

摘要应该简明扼要。 它应该抓住原文的要点,不包括不必要的细节或切线。

#2。 明晰

摘要应该易于理解并且没有歧义。 它应该使用清楚和简单的语言,准确地传达原文的意思。

#3。 客观性

总结应该是客观的,没有偏见。 应准确反映原文内容和语气,不得添加任何个人观点或解释。

#4。 准确性

摘要应准确并忠实于原文。 它应该抓住原文中提出的关键思想和信息,而不遗漏或歪曲任何重要细节。

#5。 完整性

摘要应该足够全面,以提供对原始文本的良好概述。 它应该涵盖原文中的所有关键点和信息,同时保持简洁明了。

执行摘要有何重要之处?

执行摘要是整个商业计划文件的摘要,因此,您必须以专业的方式撰写,包括文件中的每一条重要信息。 没有时间阅读整篇文档的人应该可以通过这个摘要来掌握内容。

执行摘要最重要的方面之一是它能激起人们的兴趣。 也就是说,它确定是否有人会继续阅读整个文档。

同样,当企业希望吸引投资者、增加公司、产品或服务的曝光率时,这一点很重要,甚至利益相关者也可以决定仅根据此摘要采取行动。 以下是本摘要的其他重要内容;

#1。 节省时间

决策者通常很忙,可能没有时间阅读冗长的文件。 执行摘要使他们能够快速理解主要发现、结论和建议,而无需阅读整个报告。

#2。 提供概述

执行摘要提供了报告或提案中的要点和论点的高级概述,使决策者更容易理解主要思想并了解细节如何组合在一起。

#3。 亮点重要信息

该摘要突出显示了最重要的信息,例如主要发现和建议,使决策者更容易关注最关键的问题。

#4。 显示专长

一份写得很好的执行摘要可以展示作者在主题方面的专业知识,并证明他们有战略性思考和综合复杂信息的能力。

#5。 促进决策

执行摘要为决策者提供做出明智决策所需的信息,包括对问题或机会的明确陈述、相关数据和分析以及行动建议。 这有助于促进更快、更有效的决策制定。

执行摘要中应包含哪些内容

顾名思义,它是一个摘要,因此只需要关键信息。 这仅仅意味着它必须简短、简单、直截了当。

总之,它必须包括以下内容:

  • 其内容的简明摘要,例如问题或解决方案。
  • 对问题或问题的简要分析
  • 读者应该知道的重要上下文
  • 总结

如何撰写执行摘要

执行摘要是对较大文档或项目的简明、高级概述。 它通常用于商业环境中,为忙碌的管理人员提供关键信息的快速摘要。 以下是撰写执行摘要的关键步骤:

#1。 确定摘要的目的

如何编写执行摘要的第一步是确定目的。 在开始写作之前,确定摘要的目的。 您是在试图说服某人采取行动,还是只是提供信息?

#2。 确定要点

确定要在摘要中传达的要点。 这些应该是较大文档或项目中最重要的点。

#3。 保持简洁

执行摘要应该简短,通常不超过一到两页。 保持你的句子简短而切题。

#4。 使用清晰的语言

如何撰写执行摘要的下一步是使用清晰的语言。 使用清晰、简洁、易于理解的语言。 避免使用听众可能不熟悉的行话和技术术语。

#5。 遵循逻辑顺序

按逻辑顺序组织您的摘要,从最重要的要点开始,到任何其他信息结束。

#6。 突出主要发现

如果您要总结报告或研究,请突出显示主要发现或结论。

#7。 提供建议

如果您要提出建议,请简要总结其背后的原因。

#8。 审查和编辑

如何撰写执行摘要的最后一步是审查和编辑。 写完摘要后,请仔细检查它的清晰度和准确性。 根据需要进行编辑,以确保摘要清晰、简洁且组织良好。

执行摘要中应包括哪六件事?

  • 目的和范围
  • 研究方法
  • 主要发现
  • 目标受众
  • 结论与建议
  • 关键指标或绩效指标

#1。 目的和范围

执行摘要应简要说明其摘要文件的目的和范围。 这应该包括对正在处理的问题或问题的明确陈述以及文档的目标。

#2。 方法

执行摘要应该用一两句话解释文档中的研究或分析是如何完成的。 这应包括用于支持调查结果和结论的任何相关数据来源、研究方法或分析技术。

#3。 主要发现

执行摘要应突出文件中最重要和最相关的结果。 它应该关注最重要的结果。 这应该包括分析得出的任何趋势、模式或见解的摘要。

#4。 结论和建议

在执行摘要中,应总结文件的主要结论和建议。 这应该包括对调查结果含义的明确陈述以及任何行动或进一步研究的建议。

#5。 关键指标或绩效指标

执行摘要中应包含对文档主题重要的任何关键指标或绩效指标的摘要。 这可能包括财务指标、客户满意度指标或其他成功指标。

#6。 目标听众

执行摘要应明确说明该文件的读者对象,并简短解释信息为何重要且与该受众相关。 这可能包括有关文档的目标行业、市场或利益相关者的信息。

您如何开始执行摘要?

  • 从问题开始或发布文档地址。
  • 描述建议的修复。
  • 解释解决方案的价值
  • 最后在结论中概述这项工作的重要性。

执行摘要应该多长?

执行摘要通常比他们总结的整体工作长 10% 到 15%。

执行摘要的主要目的是什么?

执行摘要对较长的文件进行了简要概述,目的是说服决策者阅读全部材料。 通常是报告或提案正文中的第一份文件,执行摘要应该能够独立于正文。

执行摘要中有多少段?

执行摘要中的段落数量没有固定规则。 然而,典型的执行摘要通常有 1 到 3 页长,可以包含一段到几段,具体取决于它总结的文件的长度和复杂程度。

一般来说,执行摘要应该简明扼要,对文件的要点和结论提供清晰简洁的概述。 摘要应以合乎逻辑和有条理的方式进行结构化,每个段落都侧重于文件的特定方面,例如目的、方法、调查结果和建议。 所需段落的数量将取决于原始文件的内容和目标受众的具体要求。

执行摘要应该避免什么?

在撰写执行摘要时必须避免的事情清单中,以下是最重要的事情:过多的细节、行话和技术术语、偏见和个人意见。

#1。 过多的细节

执行摘要应简明扼要,提供文件要点和结论的高级概述。 它应该避免包括不必要的细节或切线。

#2。 行话和技术术语

执行摘要应以清晰、简单、易于理解的语言编写。 它应该避免使用目标受众可能不熟悉的行话和技术术语。

#3。 偏见和个人意见

执行摘要应该客观且没有偏见。 它应该避免包含可能影响读者对文件的看法的个人意见或解释。

#4。 重复 

执行摘要应总结文档的要点,而不要多次重复相同的信息。 应避免重述摘要或主文件中已经出现的信息。

#5。 不准确

执行摘要应准确并忠实于原始文件。 它应避免歪曲或歪曲主文件中提供的信息。

#6。 缺乏清晰度

执行摘要应该清晰易懂。 它应该避免使用可能使读者感到困惑的含糊或模棱两可的语言。

执行摘要应该有图像吗?

当然,执行摘要可以包含图片,但它们是否应该包含图片取决于摘要的目的和目标受众。

如果它被用于商业或技术报告,包括相关图像或图表,可以帮助在视觉上强化关键点并使读者更容易理解复杂的信息。 此外,如果报告包含数据或统计分析,结合视觉效果可以使信息更易于理解并更具影响力。

但是,如果摘要是为更广泛的受众准备的,例如市场营销或广告活动,则包含图片可能更为重要。 在这种情况下,图片可以帮助传达品牌信息、增加参与度并吸引读者的注意力。

无论如何,在决定是否在执行摘要中包含图片时,重要的是要考虑摘要的上下文、受众和目的,以及最能支持所呈现信息的视觉类型。

您如何结束执行摘要?

结束执行摘要的一种有效方法是总结读者应该记住的主要内容或关键信息。 这可能包括重述问题或正在解决的问题、主要发现和结论,以及任何建议的行动或后续步骤。 结尾的基调应该简洁而自信,强调文件内容的重要性和相关性。 以下是一些可以使用的短语示例:

  • 总之,这份报告表明……
  • 总体而言,研究结果表明……
  • 总而言之,这份文件的主要内容是……
  • 鉴于我们的分析结果,我们建议……
  • 鉴于这些发现,很明显……
  • 总之,这份报告强调需要
  • 我们希望这份总结能提供一个清晰且令人信服的案例
  • 简而言之,本文件中提供的信息强调了

人们在创建执行摘要时经常犯的四个错误是什么?

提供了太多细节,未能满足读者的需求,包括个人意见或偏见,并且与主要文件的基调不符

#1。 提供太多细节

一个常见的错误是在执行摘要中提供了太多的细节,使其变得太长并且违背了其作为对其总结的文档的简明概述的目的。 它应该只包括最重要和相关的信息。

#2。 未能满足读者的需求

另一个错误是创建无法满足目标受众的特定需求和兴趣的摘要。 撰写摘要时应考虑到受众,提供与他们相关且有用的信息。

#3。 包括个人意见或偏见

执行摘要应该是客观的,没有个人意见或偏见。 包含个人意见或偏见会破坏摘要及其总结的文件的可信度。

#4。 与主要文件的基调不符

执行摘要的基调应与主要文件的基调相匹配。 如果主要文件是正式的和技术性的,那么执行摘要也应该是。 如果主要文档更非正式或更具创意,它也应该反映出来。 不匹配的语气会造成混乱或给读者留下错误的印象。

您是否将参考文献放在执行摘要中?

不,执行摘要不要求您包含任何参考文献。 这不是学位授予的研究论文。 它应该是您的商业计划和想法的摘要,而不是一些书目文件。 在摘要中,您不应提供任何新信息或论据。 它必须能够独立站立。 在总结中,您不应添加任何新信息或提出任何新观点。

参考资料

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