当您不在工作时，外出消息是发送给客户、客户和同事的自动电子邮件回复。 他们会让其他人知道他们什么时候可以回复他们的电子邮件以及您什么时候有空。 根据您不在办公室的原因，您可能需要在消息中包含某些信息。 在这篇文章中，我们定义了外出电子邮件消息，给出了示例，并讨论了何时可以使用外出消息。
外出消息
当您在预定时间内无法阅读或回复电子邮件时，您可以使用外出消息，也称为“OOO”消息或自动回复电子邮件消息。 他们会向您的联系人解释您迟迟不回答的原因，以及他们如何在您不在时获得所需的信息或服务。
您什么时候使用外出消息？
同事、客户和订户经常希望对他们的查询做出快速响应并解决他们的问题，尤其是来自客户服务、营销和通信职位的人员。 外出消息为客户提供礼貌、简洁和专业的理由，说明您为什么不能立即做出反应。 因此，如果您将离开一天、一周或数月，您可以留言“OOO”。 以下是发送外出消息的一些原因：
- 制定旅行计划
- 参加会议、研讨会或商务聚会
- 休休假、病假或育儿假
- 休息一天
- 去看医生
从办公室外发送的电子邮件中应包含哪些内容
外出通知中的关键细节可能包括：
- 你为什么离开？
- 你要离开多久？
- 你回来的时间
- 谁呼叫即时援助或在紧急情况下。
根据您的专业职责和您认为您离开后联系人需要的信息，您可以提供更多细节。 因此，您可以在大多数专业电子邮件系统中同时建立两条 OOO 消息——一条用于内部同事，一条用于外部业务联系人。
在外出消息中应避免什么
外出通知必须始终切合实际且专业。 你应该考虑避免：
- 提供过多信息： 应自动提供简单直接的响应。 不要在电子邮件中包含任何无关信息。
- 声明你一回来就会回复： 回到工作岗位后，处理电子邮件、电话和项目可能需要一些时间。 应该避免期望您在返回后能够立即回复错过的消息。
- 未经允许寻求同事的帮助： 附上同事的联系信息，以防您不在时出现紧急情况。 在包括您同事的信息之前，您应该征得他们的同意。
另请参阅： 面试确认邮件：如何写一封（+模板）
外出消息示例
如果您的公司需要更长的周转时间，您不必在快速预约时留下外出消息，但您应该在休长假、病假或其他类型的休假时使用缺席。 以下是外出消息的示例。
#1。 内部的
这是外出消息的示例之一。 如果您尝试设置“OOO”消息以专门在您的业务或部门内使用，您可能会在此处包含您正在从事的项目的特定详细信息。 根据您公司的文化，您也可以使用不太专业的语气。 例如
你好
我要到 9 月 XNUMX 日才会回到办公室，但我会在那时回复电子邮件。 我已经将 Apex Architecture 项目蓝图的副本上传到当前项目文件夹中的服务器，以备您需要时使用。 如果您需要紧急帮助，请与斯蒂芬妮联系。
谢谢，
JEFF
#2. 假期
在这里，让他们准确知道您离开的时间，以便他们做出替代安排或等待您的回复。
您好！
我将于 5 月 15 日至 XNUMX 日去旅行，在此期间不会查看电子邮件。 如果您的通讯可以等待，我会立即回复您。 如有紧急问题，请与人力资源协调员 Han Weedin 联系： [电子邮件保护] 或946-555-6319。
真诚地
人力资源经理 Lucky Lee
#3。 会议
这也是外出消息的示例之一。 如果您正在参加商务会议，请创建一条外出消息，让其他与会者知道您可以访问网络。 此外，这是您向他人展示您对专业发展的承诺的机会。
你好，
我很欣赏你的留言。 我没有上班，因为我在科罗拉多州丹佛市参加工程专业人员协会年会。 如果您需要紧急帮助，请与我的助理 Cliff Cord 联系，电话： [电子邮件保护] 或 934-555-1940。 我会经常检查电子邮件。
如果您本周也在丹佛，我很乐意与您联系！ 在 618 号展位拜访我或用手机拨打 (934) 555-1059 与我联系。
最好的，杰克，韩
#4。 短期
每次需要经常交流和查看电子邮件的专业人员离开办公室几个小时时，可能需要设置“OOO”消息。 如果您要去赴约但要等到当天晚些时候才能回来，或者您必须出差去参加会议，这种沟通方式会很有帮助。
嗨，
我很欣赏你的留言。 今天，7 月 11 日，上午 3 点到下午 XNUMX 点，我将离开办公桌参加会议。 由于我没有太多时间查看电子邮件，如果您有紧急请求，请通过以下方式与 Stacey Moden 联系： [电子邮件保护] 或 938-555-2819。 如果可以的话，我一回到办公室就会回复您的电子邮件。
谢谢，
销售代表王梅
#5。 不在办公室但正在查看电子邮件
当他们不在工作场所时，一些专业人士会密切关注电子邮件，甚至回复它们。 让发件人知道他们可以期待回复，但如果您打算定期检查电子邮件，回复可能会延迟。
你好
我很欣赏你的留言。 1 月 4 日至 465 日，我将在办公室外主持一个研讨会。 我将全天监视我的收件箱，并尽力回复每个人（请将紧急消息标记为高度重要）。 但是，如果您现在需要帮助，请致电 555-1098-XNUMX 与 Johnny Woo 联系，或者 [电子邮件保护].
感谢您的耐心等待。
加西亚，丹尼尔
#6。 假期
这也是具有不同假期程序的外出消息的示例之一。 让您的联系人知道您在假期前后几天的联系方式，即使他们可能不希望您在办公室。 例如
问候！
在 21 月 25 日至 28 日那一周，我们的办公室将关闭。 当我在 829 月 555 日星期一回到我的办公桌时，我会回复你的消息。 但是，如果有紧急情况，您可以拨打我的手机 1958-XNUMX-XNUMX 与我联系。
节日祝福，
斯宾塞谭
#7。 产假或陪产假
根据您生活和工作的地点，产假可能少于 10 周到六个月或更长。 您必须向个人指明将承担您职责的工作人员的方向。
你好，
从24月18日到958月555日，我因产假缺席。 我们才华横溢的首席平面设计师帕特里克·海纳（Patrick Heiner）将在这段时间照顾我的账户。 致电 8265-XNUMX-XNUMX 或 [电子邮件保护]，你可以联系他。
问候，
艺术总监 Alex Backer
#8。 健康假
为确保您的联系人在您休养期间尊重您的空间和时间，如果您正在接受手术或处理需要长期治疗或休养的病症，您可能希望在外出消息中包含此信息。
你好，
我很欣赏你的留言。 从2月27日到395月555日，我将休病假。 同时，如果您有任何咨询需求，请联系Amy Dunn：9981-XNUMX-XNUMX（[电子邮件保护]）。 我会定期检查电子邮件。
感谢您的合作。
吉卜林，哈珀
#9。 晋升
这也是外出消息示例之一。 即使在国外，营销和销售专业人员也可能希望为他们的博客、网站或服务做广告。 在他们的 OOO 消息中，他们可以添加指向资源或项目的链接。
你好
我很欣赏你的留言。 我要到 20 月 10 日才会回到办公室，但当我回来时，我会回复你的电子邮件。 在此期间，请利用我们的新电子书《营销成功的 10 个步骤》中的免费摘录。 如果您喜欢正在阅读的内容，请访问 XNUMXstepstosuccess.com 购买并下载整本书。 我们的营销助理 David Tapper 的联系方式为 [电子邮件保护] 或 420-555-2933 解决紧急问题。
真诚地
丽莎·洛佩兹
数字品牌经理
什么是外出时的好消息？
感谢您的来信。 由于 [原因]，我将在 [返回日期] 之前离开工作场所。 当我回来时，我很乐意回复你的消息。 如果您在此期间需要支持，请通过 [电子邮件、电话等] 与 [同事姓名 + 职位] 联系。
您在自动回复电子邮件中说什么？
应自动提供简单直接的响应。 不要在电子邮件中包含任何无关信息。 说你一回来就会回复。 回到工作岗位后，处理电子邮件、电话和项目可能需要一些时间。
如何设置外出状态？
通过从个人资料图片中选择“设置状态消息”>“安排外出”或转到“设置”>“通用”>“外出”。 停用打开自动回复旁边的开关后，选择保存按钮。
我应该设置外出消息吗？
当您无法在正常工作时间阅读电子邮件时，设置外出回复是一种礼貌礼仪。 此外，无论您是休假多周、参加行业活动一日游还是异地会议，“OOO”消息都是可以接受的。
如何编写外出电子邮件模板？
感谢您的来信。 当我从（天/月）到（天/月）不在办公室时，我将间歇性地访问电子邮件。 如果您有任何紧迫的疑问，请通过 [电子邮件] 或 [电话] 与 [姓名] 联系。 我会尽快回复您的电子邮件。
如何启动自动回复？
创建自动回复：
- 应选择文件 > 自动回复。
- 从自动回复框中选择发送自动回复。
- 在 Inside My Organization 选项卡上写下您不在办公室时要发送给同事或队友的回复。
- 要保存您的设置，请单击“确定”。
您如何设置自动响应示例？
以下模板可用于创建对企业内外人员的高效自动响应：
- “感谢您的来信。 8 月 12 日至 XNUMX 日我不会在办公室。
- “从 25 月 29 日到 XNUMX 月 XNUMX 日，我会离开。 如果有紧急问题，您可以通过 [电子邮件和电话号码] 与我的同事玛丽莲·莫拉莱斯联系。”
- “感谢您的来信。
在办公室和不在办公室自动回复时我应该写些什么？
一条优秀的外出留言具体包含以下三个信息：
- 你不在的日子。
- 你缺席的简短理由。
- 在情况需要时寻求额外帮助的联系点； 如果您有多个联系人，请具体说明在何种情况下应联系哪个联系人。
我如何在 Whatsapp Business 上不在办公室？
- 使用离开消息
- 启动 WhatsApp for Business。
- 在更多可能性下选择业务工具 > 离开消息。
- 在发送消息开关上。
- 触摸“离开消息”下的消息进行编辑，然后点击“确定”。
- 单击保存。
参考资料
- prowritingaid.com网站
- indeed.com
- support.google.com
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