利益相关者映射:有效利益相关者管理映射工具指南

利益相关者映射

利益相关者参与 和管理对于定义和实现项目成功至关重要。 利益相关者映射是帮助您解决此问题的重要工具。 这篇文章将使用利益相关者映射示例逐步引导您完成该过程。 您将学习如何根据利益相关者的兴趣和影响对利益相关者进行分类,以识别关键参与者、潜在破坏者、倡导者和浪费时间的人。 按照本文中概述的步骤,您可以创建一个可靠的计划,让项目中最重要的人——您的利益相关者参与进来。

什么是利益相关者?

利益相关者可以定义为“与项目有利益关系的任何人”,尽管这有点宽泛。 更实际的定义可能是:“任何可以创建或破坏您的项目的人。”

这组更具体的利益相关者分为四大类:

1) 发起人通常是那些通过组织必要的资源并分配个人完成项目的任务来启动项目的人。 发起人控制项目的要求,如果这些要求发生变化,他们必须相应地领导项目。

2) 项目组负责执行项目并确保项目完成。 项目团队负责开发满足项目需求的解决方案。

3) 参考小组由项目团队必须咨询以达成最佳解决方案的人员组成。 他们确保解决方案能够正常运行。

4) 用户是从项目解决方案中受益的不同个体。

提示: 参考组和项目团队的一些成员也可能被归类为用户。 这通常是一个非常聪明的想法。

利益相关者映射:它是什么?

利益相关者映射是一个研究、辩论和讨论的协作过程,它利用许多观点来制定来自整个利益相关者范围的利益相关者的关键列表。

映射可以分为四个步骤:

1) 识别: 相关团体、组织和个人的名单

2)分析: 理解利益相关者的观点和利益

3)映射: 描述目标和其他利益相关者之间的联系。

4) 优先级 需要对利益相关者的重要性进行排序并确定挑战。

利益相关者映射工具的重要性

利益相关者映射至关重要,因为利益相关者对项目的成功至关重要。 通常有很多利益相关者,这意味着很多不同的期望。 如果您不了解他们对项目的影响和兴趣,您将很难与利益相关者建立联系并让他们满意。

然而,这是一条双向的街道。 与利益相关者的良好沟通为项目经理提供了急需的有关项目的信息,这以多种方式使他们受益。 它有助于 风险缓解 并确定利益相关者的真正项目目标。

换句话说,利益相关者映射是开发一个 有效的沟通策略. 如果几乎没有沟通,项目就会失败。 沟通越好,项目就越顺利,就越容易理解利益相关者的愿望。

利益相关者映射是另一种管理期望的工具。 您可以通过映射了解利益相关者对项目的看法。 因此,随着项目的进展,项目经理可以逐步处理这些期望,使它们与项目保持一致,以便每个人都对可交付成果感到满意。

利益相关者映射示例

利益相关者地图旨在通过显示谁可以支持或阻碍您的项目成功来帮助您评估您的周围环境。

前面的映射示例描述了一种创建利益相关者映射的方法。 请记住,这个利益相关者映射示例只是描述利益相关者及其影响的众多方法之一。

利益相关者映射示例 资料来源:车间禁令k

尽管利益相关者地图可以采用各种形状和格式,但它们应始终包含以下信息:

  • 它们易于阅读,因为它们的目标是用作快速决策工具。
  • 全面,因为只有彻底了解重要的利益相关者才能提供有用的信息。
  • 许多利益相关者根据他们的类型、共同利益和影响程度进行分类。

您可以通过四种方式管理与利益相关者的沟通:严格管理他们、让他们满意、让他们了解最新情况或简单地监控他们。

如果利益相关者有很大的影响力,但对项目没有那么大的兴趣,他们应该感到满意,这意味着他们需要定期更新,他们的意见很关键。

必须密切监视具有高度影响力和利益的利益相关者。 这需要比“保持满意”类别的小组更频繁地与他们会面,他们的反馈对于任何决策也至关重要。

您的消费者群由影响力不大但好奇心旺盛的人组成。 他们也需要进度更新,但不像“密切管理”和“保持满意”组那样频繁。 那些没有多少权力和兴趣的人需要监控,但他们可能应该只被通知项目中的主要里程碑。

如何制作利益相关者地图

当您准备好创建利益相关者地图并开始利益相关者映射过程时,请执行以下四个步骤:

#1。 确定利益相关者

一个项目可能有大量的利益相关者。 您创建的列表将与您的组织、项目的影响以及目标一致。 这意味着您可能需要在整个项目中修改列表。

#2。 检查利益相关者

接下来的步骤需要进行大量调查。 这使您可以确定它们与项目的相关程度以及它们带来的观点。 定义他们是利益相关者的类型,他们可能会为项目付出多少,以及他们这样做的合法性。 他们愿意参与吗? 他们在项目中有多少发言权和参与度?

#3。 地图上的参与者

这是您设计盒子并将其分为四个部分的阶段,y 轴测量从低(底部)到高(顶部)(顶部)的效果水平。 您在 x 轴上映射兴趣量,从低(左)到高(右)(右)。 使用利益相关者列表和分析结果在两个轴上绘制利益相关者以及分析结果。

#4。 利益相关者应该被优先考虑。

现在您已经在地图上识别、分析和绘制了利益相关者,您可以开始计划在整个项目中如何与他们进行交互。 根据它们在地图上的位置,您将密切控制它们或简单地监视它们。 这是制定利益相关者沟通策略和整体利益相关者管理的第一步。

利益相关者映射最佳实践

如果您可以获得尽可能多的有关所有利益相关者的信息,那将是有利的。 您对他们是谁以及他们喜欢如何交流感到好奇。 有些人可能只希望你给他们发短信更新,而另一些人可能更喜欢面对面的演示或电话交谈。 确定他们喜欢的沟通方式和最适合他们的频率。

#1。 有一个开放的心态

了解利益相关者之间的文化或语言多样性是利益相关者映射的另一个组成部分。 如果他们不会说您的母语,您将需要修改您的消息。 具有包容性并了解对一个利益相关者有利的事情可能对另一个利益相关者不利,这一点至关重要。

#2。 有效沟通

您的通讯内容必须清楚。 您的目标是避免行话并提供事实。 说话时,要开诚布公,注意什么是确定的,什么不是。 对利益相关者的评论持开放态度,并了解他们可能如何影响您的决定。

#3。 坦诚相待。

永远不要隐瞒信息,尤其是可怕的消息。 你越早把它拿出来,你就能越早解决利益相关者的期望,并回答他们可能有的任何担忧。

#4。 继续可用

最后,保持畅通的沟通渠道。 与您的利益相关者保持联系,但也为他们提供一种机制,必要时他们可以通过该机制与您联系。 倾听他们要说的话,与他们交流,并在他们这样做时提出你自己的问题。 沟通是信息的交流。

利益相关者映射的过程与结果一样重要,过程的质量很大程度上取决于相关人员的理解。

利益相关者映射使计划能够顺利运行。

忽视 利益相关者管理 可能会导致障碍和挫折,这就是为什么利益相关者映射应该是每个项目经理工具箱中必不可少的工具。

项目的成功取决于与来自不同背景的利益相关者的参与和合作。 了解他们的动机并将其分类为不同的类别 权力/利益矩阵 利益相关者地图可以大大有助于确保您的工作步入正轨。

利益相关者映射常见问题解答

什么是利益相关者映射工具?

一般来说,利益相关者映射是一种用于利益相关者分析的工具,用于根据人们的权力和利益对他们进行分类。

什么是利益相关者参与模式?

利益相关者参与是指系统地识别、分析、规划和执行旨在影响利益相关者的举措。

  1. 利益相关者管理规划和策略
  2. 利益相关者分析:利益相关者分析过程的权威指南
  3. 策略参与:如何规划有效的参与策略
  4. 商务沟通:如何制定有效的沟通策略
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