您是否有效地管理您的利益相关者？ 但首先，你知道你所有的利益相关者是谁吗？ 你有没有注意到在完成一半项目后你错过了一个特定的标准？ 这可能是一个有影响力的个人的要求，他或她没有像他或她应该的那样参与。 根据最近的民意调查，只有 36% 的受访者确信利益相关者和主要成员完全致力于项目的目标和优势。 除非您有幸没有遇到上述尴尬情况，否则您有机会避免此类情况的发生。 在这篇文章中，您将学习如何规划您的项目利益相关者管理。
谁是利益相关者？
现在您了解了利益相关者管理的重要性，让我们从利益相关者管理的基础开始，即谁是利益相关者。
利益相关者是对公司感兴趣并可以影响或受其影响的人。 投资者、员工、客户和供应商是普通公司的主要利益相关者。 然而，随着企业社会责任不断获得关注，这一概念扩展到包括其他几个方面，例如社区、政府和贸易团体。
利益相关者是受项目影响的人。 利益相关者大致分为“内部利益相关者”和“外部利益相关者”。
内部利益相关者是为您的公司工作的人。 他们包括您的项目发起人、项目所有者、项目团队以及对项目结果做出贡献或从中受益的任何人或团体。 它还包括那些可能因该倡议而遭受负面影响的人。 例如，由于自动化，一些工人可能需要重新掌握技能，或者他们可能会被重新安置。
外部利益相关者是那些不属于您的组织的人。 这些可能包括供应商、客户、股东、政府、审计师等。
你可以去 我们以前的帖子并了解有关利益相关者分析的更多信息 以及如何了解您的关键影响者。
什么是项目干系人管理？
管理利益相关者及其期望至关重要。 因此，干系人管理是项目管理的重要组成部分。 必须确定所有项目利益相关者。 小型项目可能有少量利益相关者，而大型项目可能有大量利益相关者。
并非所有利益相关者都可能受到平等对待。 每个人都有自己的一套标准和期望。 因此，识别每个利益相关者至关重要。 这保证了不会忽视任何利益相关者。 下一阶段是对利益相关者进行分类，以便他们能够适当地参与。 如果您同时具备这两种需求，您就不太可能忽视任何关键需求。
项目干系人管理包括识别干系人并分析他们的影响和期望。 是的，由于它们的力量，它们可以影响项目成果。 因此，您必须为与利益相关者合作和执行项目制定可接受的策略。 每个利益相关者都需要适当的沟通。 在深入研究项目干系人管理之前，让我们来看看沟通。
通信管理
项目沟通管理确保项目信息以及时和适当的方式进行计划、创建、收集、分发、存储、检索、控制和监控。 沟通经常有许多必须检查的维度。
- 内部（您的项目内部）和外部（您的公司内部）（供应商、客户、其他项目和组织）
- 正式（会议记录、报告和简报）和非正式（会议）（备忘录、电子邮件、临时讨论）
- 水平（在组织中的经理和下属之间）以及水平（这是在同行之间）
- 非官方（年度报告、通讯）和官方（年度报告、通讯）（未记录的通讯）
- 口头和书面 - 口头（涉及声音变化）和非口头（肢体语言）
您现在应该了解为什么沟通对于利益相关者管理至关重要。 沟通能力可能包括但不限于：
- 密切关注并有效倾听
- 探索和质疑概念或事件以获得更深入的理解
- 获取事实以证实或识别信息
- 提前设定和管理期望
- 团队知识应通过培训增加。
- 说服团体、个人或组织做某事。
- 激励他人提供安慰和鼓励
- 重述、总结和确定下一步
- 教练将帮助您提高绩效并实现目标。
- 协商互利交易
- 解决问题以避免任何有害后果
如何制定利益相关者管理计划或战略
遵循这五个阶段，以确保涵盖利益相关者管理计划中的所有基础，以总结您刚刚学到的所有经验教训并将其付诸实施。
#1。 列出你的利益相关者。
了解您的利益相关者是制定强有力的利益相关者管理战略的第一步。
#2。 确定利益相关者的优先事项
注意哪些利益相关者对项目的影响最大，以及他们的影响何时会减弱或增强。
#3。 进行利益相关者访谈
与新的利益相关者合作一开始可能具有挑战性——有些人比其他人更难管理。 根据项目的不同，将有来自组织外部的众多具有不同个性和需求的声音，或者来自公司内部具有相互竞争的目标的许多声音。 因此，这里有一些示例利益相关者访谈问题，可以用来解决问题：
- 是什么激起了您对这个项目的兴趣？
- 你对这个项目有什么希望？
- 哪些交付物最能激起您的好奇心？
- 是什么吸引你参与这个项目？
- 如果你有一个团队，你对团队有什么期望？
- 为什么看好这个项目？
- 您认为这个项目启动后会发生什么变化？
- 你预计这个项目能多快完成？
- 你为什么关心这个项目？
- 您更喜欢面对面的会议、电话还是电子邮件？
#4。 创建你的矩阵
一个简单的象限模型来对你的发现进行分类将允许你将那些具有高兴趣和高优先级的人与那些低兴趣和低优先级的人区分开来。 它还将有助于对所有中间的人进行分类。
#5。 建立和管理期望
明确定义每个重要利益相关者将参与哪些阶段，以及他们发表评论的截止日期。 包括他们可能很容易找到您的办公时间安排，以便他们可以单独或在小组环境中提供反馈。 像往常一样，在项目的每个阶段都要务实、透明和诚实——你的利益相关者会注意到并欣赏它。
项目干系人管理计划的重要性是什么？
利益相关者对项目的成功至关重要。 他们相信这一倡议，并为此投入时间、金钱和资源。 因此，如果没有一个好的利益相关者管理计划，他们有可能使事情变得非常笨拙，在这个过程中有很多繁文缛节。
沟通优势
利益相关者管理计划在公共关系方面也很重要。 考虑一下：利益相关者不会孤立地工作； 所以他们从其他资源和利益相关者那里了解项目开发。
至关重要的是，他们的利益受到保护，并且您不会发现自己与收到坏消息的心怀不满的利益相关者一样皱着眉头。 保持开放的沟通渠道是制定强有力的利益相关者管理战略的最关键步骤。
没有利益相关者管理策略的危险
利益相关者再一次让世界运转起来。 他们是您的投资者、消费者、邻居和制造商。 他们可能要么是你最坚定的支持者，要么导致主动权停滞不前。
由于利益相关者通常涉及跨多个渠道的几个关键联系人，因此与他们进行有效和高效的沟通至关重要。 您可以在没有提前与他们面谈或评估他们的优先级或兴趣的情况下，尝试验证低优先级和低兴趣的利益相关者的要求，从而使那些具有高优先级的利益相关者对流程不满意。
更糟糕的是，您的业务可能会因现金短缺或下一个项目的糟糕客户体验而准备就绪。 不要让您的组织面临资源、现金或时间的短缺。
如何管理困难的利益相关者
当您必须与具有挑战性的利益相关者打交道时，您会怎么做？ 有一些方法可以改善关系，不管他们看起来多么固执。 这里有七个提示可以帮助您获得他们的认可：
最好仔细选择你的战斗，否则你将一直处于战争状态。 在与利益相关者打交道时，有时您会不同意，但这种情况很少见。 相反，屈服于小要求。 利益相关者拥有权力，您必须认识到这种层次结构。 它可以为您节省一些心痛，同时也播下信任的种子。 信不信由你，您的利益相关者会尊重您，并且在某种程度上避免与您争论。
#2。 摆脱负面情绪
很容易变得过度情绪化。 从争吵开始的事情迅速升级为愤怒和仇恨的风暴。 专业人士不会像孩子一样发脾气。 此外，孩子们不会坚持不良情绪。 这是我们可以借鉴的。 生气没有错； 然而，屈服于这种消极情绪是一个问题，更糟糕的是，继续火上浇油。 这只会损害您与利益相关者以及整个项目的关系。
#3。 认识到他们的消极情绪
同理心是建立富有同情心的关系的重要组成部分。 同理心是理解和体验他人情绪的能力，应该将其纳入每一个利益相关者的管理计划中。 如果你能退后一步，承认他们的感受，然后尝试减轻它，你就会走上启蒙之路，并取得成功。
#4。 寻求并接受建议
困难的利益相关者通常难以为事业。 当然，有些人具有挑战性的个性，但其他人可能会这样做，因为他们觉得自己闻所未闻。 另外，考虑一下如果你认为没有人在听你的话，你会如何反应。 因此，尝试保持静止、平静和开放。 倾听他们的意见，甚至寻求他们的建议。 这不仅是一种心理学方法，而且是一种实际的项目管理方法。
#5。 要委婉和真实。
不时会有合理的争议理由。 当这样的事情发生在一个项目中时，你不能只是把它们放在地毯下。 在满足利益相关者的质量标准的同时交付成功的项目是您的责任。 如果您发现他们的行为违背了他们的最佳利益，您也有责任进行干预。 但是，要说明您的观点，您必须既诚实又彬彬有礼。 没有人愿意被告知他们错了，所以要找到一种不同的表达方式，或者更好的是，根本不谈论对与错，而是谈论项目及其要求。
#6。 让他们快乐
涂抹它们也有帮助。 你不想给人留下不诚实的印象，但如果你能让你的利益相关者感觉良好，那么他们几乎不会为你做任何事情。 即使是最坚强的人也会改变他们的态度。 当然，不要奉承，但要做得体面。 这就是你的利益相关者的心所在，这就是你如何满足他们的方式。
#7。 个性化您的沟通
并非所有利益相关者都是平等的。 您必须非常熟悉您的利益相关者。 正如您在项目开始时确定他们是谁一样，您需要弄清楚最佳的沟通策略是什么。 这可能很有用，例如，如果您更喜欢发短信、发送电子邮件、电话交谈或面对面会议。 不过，这也是心理上的。 有些人可能希望你稍微提升他们的自尊心，但其他人可能会觉得这很虚伪，这会适得其反。 了解您的利益相关者的要求和个性，并个性化您向他们发送的信息。
结论
利益相关者管理具有许多优势。 这是必不可少的，必须定期进行。 因此，不会有第二个想法。 您如何处理项目利益相关者的关系？ 关键是确定所有利益相关者，然后定期监测他们的参与。
第二部分也很关键。 当一个项目开始时，经理们经常忽略这一点。 组建一个包含所有相关利益相关者的项目团队。 如您所知，他们都将提供经验和价值，以确保您的项目成功。 因此，祝您项目成功的利益相关者管理。
利益相关者管理常见问题解答
利益相关者沟通计划应包括哪些内容？
通常根据管理计划中的信息和发现制定利益相关者沟通计划。 它应该包括必须接收消息的重要利益相关者的列表，以及类型、频率和详细信息。
为什么需要与利益相关者沟通？
通过与客户或利益相关者进行有效沟通，您可以更好地了解他们的目标和总体目标。 这使您可以分析和更改帮助他们实现目标的方式。
员工利益相关者如何？
员工是最重要的内部利益相关者。 员工对企业进行大量的财务和时间投资，并在公司的战略、战术和运营中发挥关键作用。
