项目经理每天都在管理预算和遵循时间表，主要专注于尽可能快速、廉价地完成项目。 虽然项目经理确实经常关心项目时间表和预算，但真正优秀的项目经理也会考虑其他问题。 沟通管理、风险管理和利益相关者参与都是工作的关键方面。 第三点——利益相关者的参与——经常被忽略，尤其是新手项目经理。 他们并不总是欣赏利益相关者对项目成功或失败的影响。 因此，下面，我们将着眼于利益相关者参与计划，讨论策略的组成部分，并引导您完成第一次编写计划时可以采取的步骤。 您还将学习如何有效地管理您的利益相关者参与策略。
什么是利益相关者参与策略？
某些组织行动将对许多不同的利益相关者群体产生影响并引起其兴趣。
例如，如果一个委员会希望建立一座纪念当地战争士兵的纪念碑，他们可以与亲属商讨这个想法。 他们还可以与当地雕塑家就设计进行交流，并通知媒体帮助宣传其介绍。
然而，并非所有利益相关者群体都是平等的。 有些可能需要定期了解最新的变化。 对于其他人，您必须保持偶尔的联系。
利益相关者参与策略将帮助您确定您需要与每个小组沟通的频率以及为每个小组采用哪些技术。
为什么需要利益相关者参与策略？
根据行业的不同，良好的利益相关者参与可以带来更多的客户、制定更好的政策、管理良好的项目、创新等等。
什么是利益相关者参与计划？
利益相关者参与计划是一个附属文件，经常与特定工作主体的主要项目计划一起制定。 它是在项目开始之前创建的书面文件。 它保存在文件中，您可以在整个项目中需要时对其进行修改。 因此，它的目标是确定项目的主要利益相关者，并描述项目团队如何与这些利益相关者互动和沟通的技术和方法。
“利益相关者参与只是弄清楚如何与具有积极或消极影响并可能影响项目结果的关键人物成功沟通、协作和联系，”
Sumber: 蒂姆·米尔斯
利益相关者参与计划的重要性
所有项目都有利益相关者。 这些人，通常是管理人员，在项目的成功中具有个人和职业利益。
利益相关者可以对项目的推进方式产生很大影响。 他们授权并为项目提供资源。 此外，如果他们认为项目没有达到预期或预期的结果，他们甚至可能决定完全推迟或终止项目。 项目团队必须指定管理这些期望的方法。 这是因为所有利益相关者都将在不同程度上参与其中，并且可能对项目有自己的动机或期望。
“与主要客户的沟通不同于与项目团队的沟通，他们可能更关心他们需要做什么才能有效地执行项目，”米尔斯解释道。 干系人参与计划使项目经理能够开发一种系统的方法来确保期望、决策、风险/问题和项目进度信息在正确的时间以最有效和最有效的信息水平提供给正确的人。
另请参阅： 利益相关者管理规划和策略
利益相关者参与计划包含哪些内容？
利益相关者参与计划包含三个部分：
#1。 识别利益相关者
本节将按名称识别项目的所有利益相关者。 该部分至少描述了他们与项目相关的任务和责任。 但是，在某些情况下，它可能会更加彻底。
一个全面的利益相关者参与计划还将按权力、影响、关系（内部或外部）或项目经理在管理沟通中可能发现的任何其他类别对利益相关者进行分类。
#2。 与利益相关者互动的意图
以下部分确定项目团队将如何与计划第一部分中定义的利益相关者互动和参与。 根据米尔斯的说法，这通常需要对每个利益相关者进行更深入的评估，这将用于为计划的其余部分提供信息。
例如，我们可以根据感知参与的程度评估利益相关者。 他们是否意识到、抵抗、中立、支持或负责项目？ 这些知识将帮助项目经理设计让利益相关者参与进来的方式，以提高他们对项目基本问题的认识或鼓励他们更加支持项目的成功。
#3。 利益相关者参与活动
计划的最后一部分本质上是项目团队为与利益相关者沟通、管理他们的期望并让他们参与项目而将进行的许多活动的总结。 这包括与利益相关者的预先计划的会议或重要报告等行动。
此外，对已知的参与活动进行概述可以让项目经理和团队迅速感知和响应利益相关者不断变化的需求。
本文的这一部分还经常详细说明将在整个项目中使用的各种沟通方式，例如电子邮件、定期会议、电话会议等，以及每种沟通方式最适合谁。
如何制定利益相关者参与计划
#1。 确定谁将成为项目利益相关者的一部分。
制定利益相关者参与计划的第一步是明确定义应包括哪些人。 虽然您可以使用多种策略来编制此列表，但我建议从三个具体策略开始。
首先，与项目发起人（负责项目成功的人）进行一对一的会面。 使用此讨论来明确定义他们的项目期望，以及他们在定义的计划中可能遇到的任何风险或困难。
其次，您可以通过查看以前的类似项目并将其与您自己的项目进行比较来获得良好的开端。 考虑以下因素：
- 谁是项目的利益相关者？
- 他们应该成为这个的一部分吗？
- 如果不是，谁应该是他们的对手？
- 有没有人被排除在原始项目之外，您认为应该成为这个项目的一部分？
最后，将创建一个思维导图，它是可能对项目有影响的人的可视化表示。
#2。 创建并实施与每个利益相关者互动的有效方法。
有了您的利益相关者列表，您就可以计划如何与您确定的每个人进行沟通和互动。 您应该修改此计划以适合每个人，同时考虑到他们的特定沟通偏好以及他们在项目中的参与程度。
在评估每个利益相关者时评估以下领域：
- 他们已经知道的项目
- 他们必须知道什么
- 他们影响或影响项目的能力
- 他们对这个想法的热情是显而易见的。
#3。 记录你的工作。
制定利益相关者参与计划的最后一步是记录工作并将其正式化。 此时，您将文档分发给整个项目团队，以便每个人都可以验证和修改收集的数据，以及评估任何最后一刻的调整或添加。
您使用哪些策略来管理利益相关者的参与？
另一方面，制定利益相关者参与战略相当容易，但管理起来更具挑战性。
让我们看看如何管理您的利益相关者参与策略的整个过程。
#1。 检查你的利益相关者。
永远不要假设您知道所有利益相关者是谁； 总是确认。 剑桥在线词典将利益相关者定义为：
“与组织、社会或其他实体相关联的人，例如员工、消费者或公民，因此对其负有责任并对其成功感兴趣。”
您可以使用此标准快速识别内部和外部利益相关者。 下一步是将这些利益相关者分为四组：
- 低兴趣和影响力： 那些兴趣和影响不大的人应该被告知。
- 高兴趣，低影响： 这些是您应该参与和咨询的人。
- 低兴趣和高影响力： 你必须让强大的利益相关者参与进来，他们兴趣不大，但权力很大。
- 高兴趣，高影响力： 您必须与之合作的合作伙伴
这使您可以确定与每个小组互动和交流的最有效策略。 为了帮助您管理该策略，您可以根据 NHS 委员会的优先事项创建一个简单的利益相关者参与策略矩阵，例如这个矩阵。
#2。 定义你的目标。
明确的目的对于有效管理利益相关者的参与至关重要。 当您心中有一个明确的目标时，参与过程对参与的每个人都变得更加相关。
您需要通过利益相关者参与达到的结果将因您所在的行业和特定业务而异。 例如，公共部门的共同目的包括：
- 政策制定
- 创建共享服务
- 旅游业的增长
- 保护环境的举措
- 课程创建
- 医疗保健运动
- 减少犯罪的举措
同样，如果您在零售业工作，您可能希望与利益相关者会面以：
- 创建项目
- 创建特别优惠。
- 制定定价策略。
- 创建新的零售店。
- 提升服务水平
- 零售场所的室内设计
有了明确的目标，您可以使用您的矩阵来确定相关利益相关者，并以最合适的方式管理他们的参与——合作、考虑、通知他们——这取决于他们的活跃程度和影响力。
#3。 使可用工具与指定的利益相关者保持一致。
一旦您确定了您的利益相关者并设定了目标，就该找到最好的工具来通知、咨询或与他们合作了。
在为利益相关者协作选择数字工具时，我们建议制作一张类似于下图的地图，并将其叠加在您的原始矩阵上。 传统的利益相关者参与工具，例如纸质问卷、信息路演、面对面会议和报纸广告，都可以以同样的方式使用。
#4。 为工作选择最佳方法和技术。
第一次构建数字或传统参与工具矩阵可能会令人生畏。 您似乎必须投资于各种程序和技术，这些程序和技术可能成本高昂、耗时且效率低下。
此外，投资多功能在线协作包可以让您从大处着眼，从小处着手，随着新项目的出现，扩大您的利益相关者参与计划的范围。
战略参与常见问题解答
利益相关者参与的五个层次是什么？
利益相关者可以分为五种参与程度之一：“不了解”、“抵制”、“中立”、“支持”或“领导”。 评估每个利益相关者目前的参与水平并确保他们都支持项目是至关重要的。
利益相关者参与的目的是什么？
利益相关者参与是组织与利益相关者沟通和了解其利益相关者的过程。 公司可能会更好地了解人们想要什么，他们的参与程度，以及公司的计划和活动将如何通过了解他们来影响他们的目标。
利益相关者参与计划是什么样的？
利益相关者参与计划包括利益相关者，包括他们的利益，强调他们的权力和影响力，并定义用于执行利益相关者参与的方法。
