薪资外包服务:2023 年薪资外包终极指南

薪酬外包服务
图片来源:MAX BPO

工资单是雇主在预定时间或特定日期支付给工人的工资。 “工资单”一词还可以适用于公司的员工名册和他们每个人应得的工资。 这也是支付企业员工工资的过程,包括跟踪工作时间、计算工资、将支票或直接存款发送到员工的银行账户,以及员工工资的所有财务记录的总和,奖金、税收和扣除。 在会计的背景下,工资单是支付给员工在特定时间段内完成服务的总和。 让我们来看看薪资外包服务和人力资源服务。

概述

大多数雇主越来越多地将薪资外包给专业公司,这些公司负责管理薪水、员工福利、保险和会计职责(包括预扣税)的处理。 这被称为薪资外包。

在公司中,薪资外包是指聘请第三方来管理所有与薪资相关的任务。 对于选择将薪资业务外包给完全托管的薪资提供商或 工资服务局,这通常可以降低; 薪资处理系统和软件的价格,在内部雇用经过薪资培训的员工的成本,以及为公司腾出时间处理与薪资相关的财务活动。 无论组织的规模如何——无论是大型、中型还是小型——外包薪资活动对所有业务类型都是有利的。

工资法日益复杂是推动公司外包的另一个因素。 为了遵守法律,经常有必要了解税法、收入支付 (PAYE) 和国家保险范围的年度变化,以及必须通过工资单进行的强制性支付和扣除。

或者,公司可以选择使用薪资软件来支持薪资会计师或办公室的工作,而不是雇用更多的薪资专家和外包薪资公司。 电子 Bundy 时钟和其他重要的数字 HR 仪器被整合到薪资软件中,该软件基于提交的费率和从该设备获取的批准数据进行计算。

外包薪资职能;

几乎所有的工资单任务都可以委派给外部机构,尽管这并不总是需要的。 因此,由公司决定将薪资流程的哪些部分移交给外包公司。 可以外包的薪资职责可能包括:

  • 工资账户的设置。
  • 建立支付方式。
  • 监测工作时间。
  • 计算未付工资。
  • 为工人提供报酬。
  • 制定安全措施以保护公司和人员信息。
  • 确保遵守法律要求。
  • 工资扣除、所得税评估和工资扣发。
  • 员工扣款的控制。
  • 工资税支付。
  • 完成年终报税工作。

需要注意的是,某些工资责任(例如支付工人的工资)在全球范围内是不可能的,因为一些国家/地区要求雇主直接支付工资和薪水。

薪资外包如何运作

有几个因素需要牢记以确保薪资外包成功,无论公司是想外包其国内薪资还是寻求外包其多国薪资的解决方案。 这些因素包括;

#1。 清晰的薪资外包策略:

对于企业而言,确定需要哪些薪酬外包服务是第一步。 内部团队和薪资合作伙伴都会发现,制定合理的战略会让事情变得更容易。 公司在外包过程中的大部分实际工作是准备外包薪资职能。 企业必须首先选择其首选的外包级别。

换句话说,如果公司选择共同采购而不是完全外包,它会如何划分责任? 例如,企业可能会决定它希望第三方提供商仅处理与税务相关的工资单、监控其员工的工作时间或公司所在地法律允许的任何其他选择责任。

#2。 选择合适的薪资合作伙伴:

2023年国内外“薪资外包商”数不胜数。 虽然每家公司对于什么构成合适的匹配都有不同的标准,但它们都需要确保供应商对员工数据保持足够的安全性并遵守适用法律,并且在选择薪资服务供应商之前仔细考虑他们的选择。

选择薪资外包供应商时,双方必须就“合作条款”达成一致。 提供者的具体义务的正式确立发生在此时,以及对所提供服务的付款的讨论。 最后,客户向服务提供商提供执行与它将承担的工资责任相关的任务所需的所有数据。

#3。 员工的薪资计划和通知:

薪资部门通常在年底最忙。 向薪资外包模式进行任何转换的最佳时间应该是不同的时间。 由于薪资会影响整个员工队伍,因此必须让每个人都知道正在计划的任何变化。 应向所有团队成员提供明确的指示,尤其是那些参与工资单流程的成员(无论是出于行政原因还是其他原因)。

#4。 薪资处理:

在交换数据和建立程序后,薪酬外包提供商开始履行其实际职责。 薪酬必须几乎总是根据设定的时间表分配(通常每两周一次)。 与在内部处理工资单时类似,提供商必须在发放付款之前预扣任何适当的税款。

在定期的、有计划的基础上,供应商经常向客户报告,确认提供的服务并概述绩效。 这是客户检查一切是否按预期进行的机会。 外包年终纳税义务是该过程的最后一个重要步骤。 这需要向税务机关发送证明供应商在活动期间保持最新状态的证据,并发送实际纳税额。

#5。 并行薪资运行:

同时运行至少一个工资单以确保两个工资单产生相同的结果总是一个好主意,特别是在从内部工资单处理迁移到工资单外包时。

外包薪资和人力资源服务

薪酬和人力资源外包是指将所谓的硬人力资源流程的管理交给外部业务。 该服务旨在提高该部门的运营效率和成本。 在企业可能外包的服务中,人力资源职能位居榜首,因为这有助于解放人力资源专家,让他们专注于更具战略意义的工作。

人力资源外包也是雇主与外部服务提供商之间的法律协议,其中雇主将某些人力资源任务的控制和管理交给外部服务提供商。

雇主可以使用范围广泛的人力资源外包选项。 狭义和广义解决方案均可用,例如仅外包单个 HR 职能的一部分,例如平权行动要求的申请跟踪。 随着人力资源专业人士想方设法减少在交易和管理上花费的时间和金钱,以便他们可以专注于更具战略性的运营,外包变得越来越重要。

由于时间和资源的减少,企业也将节省资金。 薪资、福利管理和其他日常操作经常委托给外部供应商,而人才管理、招聘和继任计划经常由人力资源部门保留。 除了让内部人力资源专家有更多时间专注于战略之外,外包还可以:

  • 让企业获得专业的人力资源知识。
  • 帮助确保合规性。
  • 减少响应 HR 事务性任务(如薪资和福利登记)所需的时间。

外包薪资和福利

公司决定外包工资单的原因有多种。 通常,这是企业委托复杂繁琐任务的最明智方式。 外包公司薪资是一个不错的选择,因为它还为公司提供了合格的帮助。 那么,让我们来看看外包会计的一些不太明显的优势。

外包薪资的好处

#1。 数据安全的改进:

工资单数据需要以最高级别的安全性进行保存,没有任何主要组织会冒险在自己的专用网络上这样做。 不幸的是,数据泄露是各地企业的常见风险。 内部工资单存在身份盗用和挪用公款等危险。

通过将数据存储在安全的基于云的系统和技术上,外包薪资提供商可以保护您的敏感数据,并防止内部薪资欺诈活动,从而保护公司免受任何潜在危险。

#2。 节约成本:

公司经常外包薪资,因为他们发现这比在内部处理薪资更经济。 一般来说,这通常是外包的主要动机之一,薪资活动也不例外。 客户公司可以通过将这些任务外包给工资和薪金通常较低的国家的薪资外包提供商来节省大量资金。 这使客户公司可以收回很大一部分员工薪酬差额。

即使薪资是在国内外包的,情况可能仍然如此。 通过将薪资处理交给薪资提供商而不是自己处理,可以降低直接薪资处理成本。 此外还消除了隐性成本,例如年假和 雇主 PRSI. 因此,与人员和基础设施相关的成本可能会降低。 这降低了新公司的初始启动费用。 而对于成熟的企业来说,这意味着利益相关者和股东的利润增加。

#3。 专业精神和减少错误:

知道如何很好地管理薪资的专业人员可以处理薪资任务,这是外包的另一个好处。 大多数企业认为内部薪资处理只不过是一项必要的家务活,因为他们的核心竞争力在别处。 另一方面,“薪资服务局”或薪资外包供应商只能处理与薪资相关的任务。 如果它确实提供更多服务,它们可能在相关领域。

这不仅意味着更广泛的一般薪资经验,而且第三方提供商应该为整个薪资服务范围配备有效的管理系统。 随着薪资服务公司频繁使用薪资自动化,出现人为错误的机会越来越少。 此外,由于薪资是他们的主要业务活动,因此称职的薪资服务提供商是与薪资相关的所有事情的真正权威。

#4。 提高国际薪资合规性:

直接接触薪资专家是与国际薪资外包供应商合作的主要优势。 薪资服务提供商是当地税法和条例的权威机构,熟悉他们所服务的每个国家的薪资和合规时间表。 管理税收、数据和合规标准以及工作的规则非常复杂。 它们是灵活的,并且从一个司法管辖区到另一个司法管辖区是不同的。 对错误、遗漏和延迟披露的处罚可能非常昂贵。

外包薪资专家紧跟联邦和州一级的新法律法规。 他们遵守法定的归档和工资数据截止日期。 将工资单交到有能力的人手中; 降低了出错的可能性,并消除了对工资单的重要截止日期和与国际工资单合规性相关的其他危险的任何担忧。

外包薪资涉及的风险

#1。 失去公司数据控制权:

外包带来的隐私信息泄露风险增加可能更令人担忧。 虽然许多基于云的工资单数据管理应用程序包括防火墙和加密服务器以确保安全,但它们是恶意活动的诱人目标。 公司员工工资单信息可能包含大量、笨重、难以处理的数据块。 尽管这些数据已移交给薪资服务提供商,但它们仍然是公司信息。 当一家公司将这些流程保留在内部时,这些类型的风险就会减少。

#2。 错误纠正和客户支持

由于时区和语言的差异,在世界许多国家/地区拥有薪资合作伙伴可能会减慢沟通和修复薪资错误的程序。

如果在工资单处理中出现这些错误或错误,必须信任第三方来解决出现的任何问题。 根据所提供的客户服务程度,这可能会使纠正任何错误的过程变得比需要的更困难。

国家薪资公司

以下列出了一些在该行业拥有最佳外包薪资服务的国家薪资公司。

#1。 ADP

ADP(纳斯达克股票代码:ADP)总部位于新泽西州,在 140 多个国家和市场提供外包、全球 HCM 和薪资服务。

#2. 古斯托

Gusto,前身为 ZenPayroll,于 2012 年作为管理人员的在线平台推出。 其总部位于加利福尼亚州旧金山,为全国超过 100,000 家公司提供服务。

#3。 直觉

全球金融平台提供商 Intuit(纳斯达克股票代码:INTU)位于加利福尼亚州山景城。 它成立于 1983 年,目前在 20 个国家/地区拥有 9 个分支机构。

#4。 支付宝

Paychex(纳斯达克股票代码:PAYX)成立于 1971 年,公司总部位于纽约罗切斯特,为薪资、福利、人力资源和保险服务提供综合人力资本管理解决方案。

#5。 BizChecks 工资单

BizChecks Payroll 是马萨诸塞州的一家企业,其大部分客户位于南岸、科德角、楠塔基特岛和玛莎葡萄园岛,负责处理新英格兰各地的工资单。

#6。 CSC出纳员

位于罗德岛沃里克的公司 CSC Paymaster 已经运营了 56 年,为薪资、时间和劳动力管理以及人力资源提供解决方案。

最受欢迎的外包服务是; 计算机编程和 IT 工作、人力资源、电话/客户支持、业务流程外包 (BPO)、作家等。

有多少公司外包薪资?

据估计,全球超过 12% 的组织已将薪资职能完全外包,另有 26% 的组织将薪资职能共同外包。

Paychex Peo 有多大?

美国公司 Paychex, Inc. 在美国和欧洲拥有大约 670,000 名薪资客户和 100 多个办事处。 它目前的市值为30.155亿美元。

参见 IT 外包服务:含义、示例、优势和公司

结论

薪资处理是一项艰巨、耗时的任务,需要遵守严格的联邦和州法律法规。 它需要一丝不苟的记录保存并专注于小字。 计划外包薪资有很多好处。 可靠的全球薪资服务提供商可以提供大多数公司无法自行处理的服务。 与内部薪资解决方案相比,这有助于他们节省时间并获得更好的保证。 此外,还可以节省资金并降低不合规风险。

您可以在评论部分留下有关外包薪资和人力资源服务的问题。

薪酬外包服务常见问题解答

什么是薪酬外包服务?

薪资外包服务是外部公司为各种公司提供的与薪资相关的服务。

最大的薪资外包公司是哪家?

Automatic Data Processing, Inc.(纳斯达克股票代码:ADP)是最大的薪资外包公司。

什么是顶级薪资公司?

ADP 是最大的薪资公司,在薪资服务软件领域拥有最大的市场份额。

什么是外包薪资和人力资源服务?

薪酬和人力资源外包服务是指将所谓的硬人力资源流程的管理交给外部业务。

  1. 人力资源外包公司:顶级公司和运营
  2. IT 外包:定义、示例、公司和市场
  3. 外包客服的优缺点
  4. 什么是外包:示例、优势和指南
发表评论

您的电邮地址不会被公开。 必填带 *

你也许也喜欢