发票是经营业务的重要元素，了解如何正确编写和发送发票将帮助您提高效率并更快地获得付款。 首先，制作一张发票，其中包含您的姓名和联系信息、客户的姓名和联系信息、日期、发票编号、完成的服务、总金额以及付款条款和条件。 完成后，通过电子邮件、邮件或发票软件发送，以获得对您的努力的补偿。
什么是发票
发票是公司发送给客户的一封信，要求为所提供的商品和服务付款。 发票必须包含以下组成部分才能成为合法文件：
- 客户和企业的联系方式
- 收费号码
- 账单日期和付款日期
- 商品和服务的名称和详细信息
- 整体支付的金额和每件产品的金额
- 付款条件
发送前如何准备发票？
在交付发票之前，始终让您的客户了解购买的细节。 报纸上的任何内容都不应该让他们震惊或惊讶。
发票金额是最重要的考虑因素。 这很容易确定，因为定价通常是固定的。 如果客户对您的业务费率不满意，您可以尝试通过建议折扣或减价来达成协议。
然后指定账单日期和到期日，以便您的客户知道何时可以收到发票以及他们必须在多长时间内还款给您。 如果您正在处理一个交付时间不同的项目，只需给他们一个估计，这样他们就会知道会发生什么。
通过尽早进行这些讨论，您可以改善与客户的融洽关系，并增加他们按时向您付款的可能性。
如何发送发票
#1。 通过电子邮件
电子邮件是发送发票最快捷、最方便的方法。 为避免欺诈，您可以附上不可编辑的 PDF 格式的发票。 此外，请确保在电子邮件的主题行和正文中清楚简洁地描述您的公司和发票。
不同的客户和消费者可以有不同的获取账单的方法。 发现主题行中是否提供特定信息以加快付款可能是个好主意。
#2。 通过蜗牛邮件
这里发送发票的常用方法是通过邮件或传真机。
该文件必须打印出来，放入信封中，盖章，然后亲自交付或投递到邮局。 出于各种原因，我们认为这种方法是一种过时的经营方式。
首先，这个过程需要很长时间。 随着时间的推移，管理您的业务将让位于担任邮递员。 首先，这个过程需要很长时间。 随着时间的推移，管理您的业务将让位于担任邮递员。
由于与其他方式相比，纸张、墨水和邮资的成本更高，通过普通邮件发送东西也更昂贵。 此外，使用那么多纸张来邮寄一张简单的发票对您的公司和环境来说都是困难的。
#3。 发票软件的使用
要创建发票，您可以使用众多可用的发票程序之一，例如 PayPal。 使用发票软件的好处是可用模板丰富且品牌推广简单。
客户可以更轻松地向您付款，因为他们可以轻松访问付款链接。
如何在 PayPal 上发送发票
制作 PayPal 发票需要一些项目。 您必须首先拥有一个 PayPal 企业帐户。 值得庆幸的是，没有额外费用，而且这些账户设置起来也很简单。 接下来，您将需要客户的电子邮件地址。 如果您计划为发票添加徽标，还需要合适的图像文件。
拥有这两三样东西后，请按照以下程序制作发票：
- 打开 PC、Mac 或 iPad，然后登录您的 PayPal 帐户。
- 从“工具”下的下拉菜单中选择“发票”，然后单击“创建发票”。
- 输入您客户的电子邮件地址。 在 cc 字段中，提供任何其他地址。
- 当您单击“添加客户数据”时，将自动填写客户名称和其他信息。 以及（如有必要）装运地址。
- 在销售清单上包括具体项目、数量和定价。 包括任何滞纳金或其他额外费用。
- 请务必检查发票两次以确保准确性。
- 按“发送”。
现在，PayPal 将创建发票并通过电子邮件通知您的客户。 然后，您的消费者可以使用他们选择的方法进行付款。 他们可以使用他们的 PayPal 余额或信用卡或借记卡来代替。
如何在 eBay 上发送发票
- 转到 eBay 主页，登录，然后单击右上角的“我的 eBay”链接，然后从下拉菜单中选择“销售”。
- 通过突出显示“卖家中心”下的“订单”链接，选择“等待付款”。
- 要发送发票，请在核实运费、选择的装运方式并在下一页向客户添加备注后单击屏幕底部的“发送发票”按钮。
- 在相关订单上，选择“发送发票”。 如果您在发票上包含一条消息，您可能会说服买家立即付款。
- 输入完信息后，点击“发送发票”。
- 之后，理想情况下，您应该等待客户的付款回复。
如何通过电子邮件发送发票
借助发票电子邮件，您可以向客户发送数字发票并保证及时付款。 您关于发票的电子邮件应该简洁、清晰且信息丰富。
以下是通过电子邮件发送优质发票的提示
写一个好的主题：
]您的客户首先会看到的最重要的内容是主题行。 如果您使发票简明扼要，您按时收到发票付款的机会就会增加。 您的发票必须在电子邮件主题行中包含发票编号、项目名称和公司名称。
选择合适的收件人：
向正确的收件人发送发票电子邮件需要包括所有适当的收件人。 例如，如果您要向一家公司发送一封带有发票的电子邮件，您应该抄送相关部门、为您提供项目的人以及会计部门。
附上所有发票：
不要忘记在您的电子邮件中附上发票！ 如果您是用 Word 编写的，则应将其转换为 PDF。 附加后，为其命名，其中包括您的公司名称和相应的发票编号。
修复电子邮件正文
如果没有附带的句子，通过电子邮件发送发票只是半途而废。 这是不正当的行为，也是不专业的。 但是，它不应该是冗长或夸张的文本。
包含账单的电子邮件必须清晰且信息丰富
您应该将已发送的发票通知您的客户，并恳请他们遵守协议，同时感谢他们的合作。
如何以自由职业者的身份发送发票
当您作为自由职业者为客户工作时，您需要为完成的任务收取费用。 开具发票是获得付款的最佳方法。
您可能已经给您的客户一份报价单，其中概述了他们要求您提供的工作的费用。 在您的工作完成后，您将收到一张发票，详细说明已完成的工作以及您预计获得的付款金额。
自由职业者发票上应包含哪些信息？
联系方式：
包括您的姓名（或者，如果相关，您的公司名称）和地址。 包括您的电话号码和电子邮件地址，以备客户需要与您联系时使用。 如果您的公司有徽标，请将其包含在您的发票中以使其外观更加精美。 您还应该包括您的客户或客户公司的名称和地址。 如果您知道他们，请包括审查他们发票的人的姓名。
发票号码：
您需要跟踪您的发票编号，无论您是手动制作它们还是使用创建它们的会计程序。 您可能需要找出未付发票的下落或回应客户关于您作为自由职业者的工作的询问。 当出现这些问题时，整理好发票记录将有助于您做出回应。 对发票编号的引用将确保您和客户讨论的是同一笔交易。
发行日期和截止日期：
将开具日期写在发票上至关重要，因为那是付款截止日期的开始日期。 如果您不小心将发票编号错误，参考发行日期也可能有助于区分一张发票和另一张发票。
行项目详细信息和应付金额：
您提供的商品和服务的明细是发票上最重要的信息。 包括清单上每个项目所欠总金额的精确细目，以及对已执行或交付的工作或货物的描述、数量、价格和费率。
付款程序：
尽可能简单地为您的客户付款。 包括客户向您付款的选择，以及他们执行付款所需的任何必要信息。 如果您接受支票，请务必明确说明客户可以在哪里提交支票。 包括链接到您公司的 PayPal 帐户的任何电子邮件以及银行交易所需的任何银行详细信息。
额外细节：
在您的发票底部，包括任何额外费用、折扣或模棱两可的语言。 这可能与延迟付款罚款或提前付款折扣有关。
如何通过电子邮件发送发票。
要通过电子邮件发送发票，您需要写一个好的主题，然后选择合适的收件人。 完成此操作后，您应该附上所有发票编号，然后确保您写了一个详细而直接的正文。
您如何发送简单的发票？
按顺序为发票编号是发送简单发票的最简单方法。 您可以发送发票 001 作为第一个发票，然后发送发票 002，依此类推。
结论
企业需要保存几乎所有的记录。 发票日期、到期总金额以及客户是否已全额付款等关键详细信息都可以通过发票立即获得。
参考资料
