W9 的用途是什么:它意味着什么以及您需要知道的一切

W9 的用途是什么
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生活中没有什么是确定的,除了死亡和税收,或者古老的格言是这样说的。 即使您每年都要面对税务准备,也永远不会变得容易。 毕竟,很少有人因为喜欢填写税表而开始创业(当然,除非他们进入会计领域)。 由您决定滋扰税季有多大。 通过提前收集所有必要的文件和记录(甚至可能聘请税务专家帮助备案)来为报税季做准备的企业,停机时间将最短。 如果您不提前收集数据,您将在寻找重要文件和电子邮件以满足提交截止日期时感到压力重重。 在本文中,我们将讨论 W9 在商业、非营利组织中的用途,以及如何填写表格。

什么是 W9?

W9 表格是一种 IRS 表格,用于将个人的税号 (TIN) 提供给付款人或负责向 IRS 申报信息的任何人。 W9 表格的全名称为纳税人识别号和证明申请表。

企业使用 W9 向美国国税局报告向承包商、自由职业者和其他供应商支付的款项。 您需要填写哪种表格(W-9 或 W-4)? 如果您是独立承包商或雇员,答案会有所不同。

此外,企业使用纳税人识别号和证明或 W9 表格的请求从自由职业者、顾问和其他供应商处获取税务信息。 W-9 表格由承包商或供应商填写,并发送给向他们付款的公司。

W-9 表格上有哪些信息?

您在纳税申报单上显示的姓名位于第一行。 如果您是个人并在附表 C“业务损益”中记录您的合同就业收入,则此部分很简单。 如果您是单独所有者或单人有限责任公司 (LLC),则您自己的名字应该出现在第 1 行。 如果作为合伙企业、拥有众多成员的有限责任公司、C 型公司或 S 型公司提交,请使用公司的法定名称。

此外,如果您拥有一家企业,您可以在第二行的此处列出。 第 2 行是独资经营者和单一成员有限责任公司应列出其业务或“经营名称”(DBA) 的地方。 第 2 行是合伙企业、多成员有限责任公司、C 公司或 S 公司应列出其商号、DBA 或其他替代名称的地方。

在第三部分中,您将说明第 1 行中的个人或企业如何被联邦政府征税。 请只选择一项。 如果您选择有限责任公司选项,则必须证明您企业的纳税身份。 您可以选择:

  • 信托/遗产
  • 个人/独资经营者或单一成员有限责任公司
  • S公司
  • 有限责任公司
  • C公司
  • 合伙关系

在第 4 行,您可以插入一个代码来解释为什么您可以免于预扣税款。

此外,您的地址应位于第 5 行。请提供您的完整地址,包括任何公寓或套房号码。 您的地址(城市、州和邮政编码)位于第 6 行。美国国税局会将您的 1099-NEC 或 1099-MISC 发送到该地址。 此外,如果您打算提交税款,则需要包含此数据。

谁需要填写 W9?

任何年收入超过 9 美元的独立承包商都必须填写 W600 表格。 任何从特许权使用费、租金支付、奖品和奖励中获得超过 9 美元免税年收入的人也需要 W600。

提出要求的企业没有将 W9 交给 IRS,而是将它们存档以供纳税时间使用。 以下情况需要 W9 表格:

  • 贷方经常免除或大幅减少信用卡余额和抵押贷款利息支付等债务义务。
  • 当一家公司需要雇用一名收入超过 600 美元的工人时,他们会求助于独立承包商。
  • 纳税人参与的房地产交易,例如出售房屋或其他财产。
  • 经营纳税人投资组合的金融机构。

如何填写 W9

如果填写税表让您感到不安,请不要担心; W-9 表格是最简单的 IRS 文件之一。 我们将向您展示完成它的正确方法。 IRS 网站上有 W-9 表格的所有页面。 此外,IRS 表格可能带有自己独特的一套说明。 以下是有关如何填写 W9 的一些简单步骤。

#1。 W-9,1 号线

完全按照纳税申报单上显示的姓名输入您的姓名。

#2。 W-9,2 号线

如果您的公司名称或“实体”名称与您在第 1 步中使用的名称不同,请在此处插入。 如果您是唯一所有者,但不想在宣传您的公司时使用自己的名字,您可以通过“以其他身份开展业务”来使用虚构名称。 这是输入那个绰号的地方。

一人有限责任公司经常被忽视。 此外,从未使用过将独资企业和 S 型公司分类为无视实体。

#3。 W-9,3 号线

请说明您的公司是独资企业、合伙企业、公司、有限责任公司、信托公司、不动产公司还是出于联邦税收目的的“其他”。 只应选择一个类别,因此请确保选中正确的框。

此外,作为 W9 表说明的一部分,美国国税局提供了一个汇总表来帮助您决定要列出哪个企业组织。

#4。 W-9,4 号线

豁免。 您很可能会将这些字段留空。 但是,有以下两种情况: 

  • 在某些情况下,必须使用“免税收款人代码”字段来表明收款人免于缴纳预扣税,例如在公司的情况下。 豁免收款人及其各自的代码,以及需要这些代码的付款类别,在 W-9 表格说明中有详细说明。 已收到利息或股息支付的公司将在 W-5 中输入代码“9”。
  • “豁免 FATCA 报告代码”字段适用于根据《外国账户税收合规法》(FATCA) 豁免提交纳税申报表的收款人。 大多数独立承包商不属于这些类别中的任何一个。

#5。 W-9,第 5-6 行

您的街道地址、城市、州和邮政编码都是必需的。 使用纳税申报表中列出的邮寄地址。 为简单起见,假设您是租用办公空间但使用家庭住址报税的独资经营者。 在这种情况下,您应该在 W-9 表格上提供您的家庭住址,以便 IRS 可以更轻松地匹配您的 1099s 和 1040s。

此外,W9 表格可能是企业获取您的个人数据的唯一机制。 当您在他们的记录中被设置为供应商时,此信息可能会输入他们的会计系统,并且您可能会在该地址的邮件中收到您的 1099 或其他税务表格。

#6。 W-9,7 号线

通过名称和邮政编码识别请求方是可选的。 如果您想要记录您与之共享税号的实体,请选中此框。

此外,在 W-9 表格第一部分的底部,您可以根据需要填写帐号。 要在客户系统中识别特定用户,请在此处提供他们的帐号。 例如,您可能会被要求填写 W-9 表格。 鉴于您是他们系统中的第 45 位供应商,您可能会被要求在此处写下该编号。

#7。 W-9,第一部分

美国国税局将下一部分称为第一部分。如果您是个人所有者,请在此处输入您自己的社会安全号码; 如果您是公司或其他商业实体,请提供您的就业识别号 (EIN)。

虽然一些独资企业确实有 EIN,但美国国税局建议个人在填写 W-9 表格时使用他们的 SSN。 如果您使用您的社会安全号码报税,这将使您更容易将收到的任何 1099 与您的纳税申报表相匹配。

如果您的公司还没有 EIN 怎么办? W-9 表格仍然可供填写。 IRS 指示纳税人填写 TIN 申请表并在适当的字段中注明“已申请”。 在您提供此号码之前,您将被预扣税款,因此请尽快收到。 IRS 网站是您申请 EIN 的地方。 有关备用预扣税的更多信息,请参阅下面第 8 步的第 II 部分。

#8。 W-9,第二部分

在签署 W-9 表格之前,您必须核实第二部分中提供的信息的准确性。 如果您故意提交虚假纳税申报单,您可能会面临严重后果,包括罚款甚至入狱。 在签署 W-9 表格之前,您必须宣誓(伪证受罚)以下陈述均属实。

  • 我证明此处列出的纳税人识别号是我的(或我目前正在申请)。 必须使用合法的纳税人识别号。 使用“借来的”、偷来的或伪造的税号来宣誓说谎会受到严厉的处罚。
  • 我不必担心备用预扣税,因为 (a) 法律明确豁免我,(b) IRS 没有通知我我需要报告我的所有利息和股息,或 (c) IRS 已通知我不再需要缴纳预扣税。
  • 我是美国的合法居民或公民。 如果您是合法的永久居民,那么您是安全的。 美国国税局还将任何国内不动产或国内信托,以及根据美国法律成立或组建的任何合伙企业、公司、公司或协会归类为“美国人”。 如果您的企业是与外国合作伙伴的合作伙伴,请仔细阅读 W-9 表格说明。 非美国公民可能需要表格 W-8 或表格 8233。
  • 我确认我在此表格中提供的 FATCA 豁免代码是准确的。 这一项与《外国账户税收合规法》相关,可能不是您需要强调的任何内容。

W9在商业中有什么用?

企业使用 W9 表格上提供的信息来准备和提交 1099 表格,这是独立承包商用来记录收入的纳税信息申报表,美国国税局用来监控非雇员收入的报告。

雇用工人的雇主在法律上有义务扣留其雇员的部分工资以支付社会保障和医疗保险。 但是,独立承包商负责完成自己的所得税申报表,并且通常不会从他们的工资中扣除任何税款。 因此,公司必须向所有在给定纳税年度内支付超过 1099 美元的自由职业者、顾问和独立承包商发放 600 表格。

例如,建议所有独立承包商在开始与您的企业合作之前制作一份完整填写的 W9 表格。 这将验证承包商的合法性,并为您的公司提供会计和报告所需的数据。

W9 非营利组织

非营利部门的许多高管可能会因为他们的组织实际上需要呼吸官僚主义以保持其免税地位并实现其目标而感到沮丧。 另外,阅读 如何在 2023 年启动非营利组织:分步指南.

虽然 W9 表格的非营利版本为永无止境的表格添加了另一个表格,但至少它很容易理解和填写。

非营利组织的 W9 表格是什么?

“纳税人识别号和证明申请”(表格 W-9)是其他企业或政府机构寻求您的非营利组织的 TIN 时使用的文件。 使用 SS-4 表格向 IRS 注册 EIN 时,非营利组织会同时收到 TIN。 虽然它是传输的最重要的数据,但该表格还包括:

  • 您的非营利组织的名称
  • 机构地址
  • 实体类型
  • 该组织的 TIN

什么是用于非营利组织的 W9

如果您的非营利组织需要与其他组织共享其纳税人识别号(以及与之相关的信息),以便它可以向 IRS 提交信息申报表,则您需要填写 W9。 贵公司的纳税人识别号 (TIN) 可能有多种用途,例如:

  • 你从另一家公司得到钱。
  • 组织和房地产转型 
  • 抵押贷款本金支付 
  • 购买、出售或放弃财产
  • 债务减免
  • 投资退休账户供款

如何为非营利性公司填写 W-9

以下详细说明了如何为非营利性公司填写 W9 表格的相关部分。

  • 名称。 提供在 IRS 990 和其他组织文件中显示的组织的完整法定名称。
  • 公司名称/无视实体名称。 如果您的非营利组织以其章程中规定的名称以外的名称运营,则应在此处包括“dba”或商号。 如果您的组织不使用 dba,请将此字段留空。
  • 联邦税收分类。 选择“其他”并写下“根据美国国税局代码第 ____ 节豁免的非营利性公司。” 用于联邦税收指定。 输入 501(c)(3) 以查找您的组织的免税状态。
  • 豁免。 在此处输入代码以避免提交备用预扣税或《外国账户税收合规法》报告。 符合《国内税收法》第 501(c)(3) 条规定的公司可以无视本条。 如果您对豁免有疑问,请参阅 IRS 表格 W-9 的说明或咨询会计师。
  • 地址。 请使用您所在组织的邮寄地址填写以下部分。
  • 纳税人识别号。 就联邦税而言,非营利组织的 TIN 或 EIN 就像一个人的社会安全号码。 提交 IRS 表格 SS-4 将使您的非营利组织获得一个 EIN(如果它还没有 EIN)。 可以在线申请并立即获得 EIN。 如果您有 EIN,您可以使用该信息填写 W-9 表格。 如果您已申请 EIN 但尚未获得,您可以在 W-9 表格上注明“已申请”。 不要在提供的空白处提供您的社会安全号码。
  • 认证。 将您的姓名和日期写在声明上。 您可以放心,您没有被预扣税款,因为您提供了正确的纳税人识别号。

W9 和 1099 一样吗?

承包商填写 W-9 表格,将他们的信息提供给他们工作的公司,然后公司使用该信息填写 1099 表格,向 IRS 报告承包商的年收入。

W9 将如何影响我的税收?

如果您提交 W-9,雇主将不会预扣您的任何税款。 您需要确保向政府缴纳了正确的税款。 但是,您还必须支付雇主和雇员各半的社会保障税和医疗保险税。

结论

如果您是合同工、自由职业者或独立企业家,则需要 W9 表格来报税。 您的雇主没有义务从您的薪水中预扣任何税款,并且通过填写 W9,您确认您将自行负责这样做。

但是,您不应将此表格提交给国税局。 你把它交给征求意见的雇主。 填写 W9 很简单,但您应该始终进行最后检查以确保一切正确。 如果您需要帮助了解您的税表,您可能需要咨询税务专业人士。

常见问题

我可以拒绝填写W9吗?

是的,如果您对提出申请的公司的合法性有疑问,您有权拒绝填写 W-9 表格。 如果公司不将其用于税务目的,请不要急于填写 W-9。 此外,全职工人无需填写 W-9 表格。

如果我不提交 W9 会怎样?

对于未能出现的每份表格,可能会处以 50 至 270 美元的罚款。 但是,如果您是企业的收款人、承包商或供应商,则必须填写 W-9 表格,否则可能会面临 IRS 罚款。

没有 W9 你能赚多少钱?

在特定纳税年度从您的小型企业收到超过 600 美元付款的任何个人或组织必须填写 W-9 表格。

为什么有人需要你的 W9?

一旦您作为承包商开始与客户或组织合作,他们应该会要求您提供 W-9 表格。 表格上的信息告诉雇用方他们是否需要代表您向美国国税局提交 1099。

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参考文献

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