定期盘点法是一种库存管理技术，允许零售业的小型企业跟踪其库存。 对于定期运行的库存系统，库存的任何变化仅在周期性基础上报告，最常见的是在每月或每年的月底。 因此，使用定期库存的组织在不同的时间段这样做，而不是在每次发生金融交易时都跟踪商品的损失或收益。 在本文中，我们将讨论定期盘存系统示例、记账以及永续盘存系统之间的区别。
然而，要完全理解定期盘点系统，我们必须首先了解什么是定期盘点。
什么是定期盘存？
定期盘存是在会计中定期执行的库存估价过程。 在季度末，企业会实际清点他们的产品并使用这些信息来平衡他们的总账。 然后，公司将在下一个任期开始时使用剩余余额。
在永久审查系统和管理库存的定期审查系统下应用不同的会计方法。 在年底，公司进行实物盘点以确定定期盘点的数量。 年中的月度和季度报告依赖于估计。 当一家公司购买产品进行转售时，会计师不会更新总分类账中的库存。 相反，使用临时帐户进行的购买会被记入借方。 每个新的日历年，一个临时账户都会有一个新的空余额。 此外，在年底，会计师将资金转入一个单独的账户。
总账中的对销账户是企业必须记录因购买而发生的任何现金或信贷差异的地方。 可以包含在财务报表中的对销账户的目的是作为总分类账的平衡。 采购退货和津贴账户以及采购折扣是两种类型的对销账户。 这两个分类账的总和代表花费的总额。
在定期库存控制中，运输成本保留在与库存不同的帐户中。 他们监控与进货或运输进货账户有关的成本。 随着时间的推移，这些支出将提高其股票的账面价值。
定期盘点如何运作？
“库存”一词用于描述企业手头上可以出售的供应品和成品。 在日常运营过程中，大多数公司都会保持一定水平的库存。 鉴于其作为收入来源的重要性，它在公司最有价值的资产中名列前茅。
企业可以通过多种方法来跟踪其库存水平。 定期盘点系统就是一个例子。 这种簿记系统需要定期对库存进行实物盘点，例如在每个季度末或财政年度末。 这对企业来说意味着他们可以在任何特定财政期间的开始和结束时密切关注库存水平。 没有适当的系统来监控库存或记录销售情况。 企业可以使用定期库存系统计算销售商品的成本。
此外，资源较少的公司可能会选择定期盘点而不是更频繁的盘点。 在此类组织中，盘点库存通常是手动完成的，因为不需要会计软件来执行此操作。 经营小批量商品的公司，例如经营艺术品或汽车的公司，通常采用这种技术。
定期盘点是保存财务记录的一种简单且成本低廉的方法。 这是因为它不是强制性的定期发生的事实。 它不需要昂贵的程序，甚至不需要额外的帮助，因此非常适合一次只销售几件商品的商店。 但是，也有缺点，例如：
- 人类易犯错误的后果
- 缺乏检测缺陷和/或盗窃的能力
- 暂停操作的可能性
什么是定期库存系统
定期库存系统是一种库存控制形式，可与您的整体库存管理计划结合使用。 定期系统不会每天跟踪库存，而是允许企业在设定的时间段内检查其初始库存和期末库存水平。 这些系统旨在通过物理周期盘点来跟踪库存和销货成本； 实物盘点完成后，将采购科目的余额转入存货科目并进行调整以反映期末存货的成本。
此外，这些软件应用程序补充了您当前跟踪库存的方式。 您可以使用它们来收集纸质库存清单、导入库存数据和计算数字，例如订购更多库存所需的数量以及需要如何核对下一个会计期间已有的库存。 会计可以电子方式获取数据和报告。 组织需求和软件功能是购买软件的主要标准。
定期盘存系统如何运作？
为了有效的库存管理策略，企业应实施定期库存系统，以确保其库存水平始终恰到好处，没有盈余或赤字。 由于浪费或时间的流逝，任何东西的丰富都可能是有害的。 此外，它还会导致可能用于其他目的的资金被扣留。
同样，短缺会阻碍生产力并导致公司运营管理不善。 因此，这种方法大大促进了有效的库存管理。
相应的部门会持续关注从原材料到在制品再到最终产品的全面库存水平。 在定期盘点系统下，商品是人工盘点的，而不是通过使用任何类型的自动化软件或盘点系统。
但是，在盘点过程中将无法获得有关库存水平的最新信息。
为了计算售价，我们使用以下方法。 但如果存货量很大，同一件东西有很多不同种类，工作可能会变得费力和混乱。 计数错误、盗窃和丢失都提供了不确定性因素。
定期库存系统中的计算
如前所述，两次实物盘点之间存货价值的差异是通过比较两个账户的期初余额并对会计增减进行适当调整来确定的。
计算很简单：
可供销售的商品数量等于初始库存（由最近的实物库存确定）和在该库存耗尽和下一次实物库存之间进行的所有采购的总和。
此外，公司存货的价值是通过从可售物品的成本（或总价）中减去实物清点期间售出的物品数量来计算的。 之后，我们将计算值与我们所做的实际计数进行比较。 差异在销货成本报表中表现为负余额。
同样，实物盘存需要花费大量时间并最终耗费金钱，因此定期盘存系统是企业采用的最流行的盘存流程。
至少偶尔更新公司的待售商品通常可以最大程度地减少对商品丢失或利润损失可能性的严重担忧，但是，库存之间的时间越长，差异就越有可能出现。
定期库存系统的特点
定期库存系统的特点包括：
- 物理数。 在这种方法中，原材料、中间产品和成品都经过实物清点和记录，以创建准确的公司存货核算。
- 没有实时监控. 由于缺乏实时跟踪和自动化软件或技术，计数会话之间存在滞后期。 库存计数与其后续更新之间的延迟可能非常长。
- 商业中使用的技术. 重要的是要记住，并非每家公司都能从这一战略中受益。 小型企业、那些使用一套一致的原材料的企业以及那些需要定期清点库存的企业可以从这种库存管理中受益。
- 销售成本的计算. 在此过程的这一步中，会定期计算每个案例的 COGS。
- 程序困难。 会计定期库存系统缺乏控制和复杂性可归因于使用实物盘点的必要性。 如果数据收集和分析不一致或无效，结果可能会产生误导。
因此，定期盘点制度的上述特点被一些商家用来保证效率和公开性。
定期盘存系统的优缺点是什么？
为了密切关注库存水平，定期库存管理系统对存储中的所有物品进行定期物理盘点。 此方法的优点是开销低、步骤简单且易于记录。 以下是定期库存系统的主要优势。
#1。 初创企业和本地商店的理想选择
库存水平低的小公司可能会从定期库存方法中受益匪浅。 实物盘点完成简单，可以为资源有限的企业进行临时的销货成本估算。
此外，该系统的高度不准确性使其仅对小型企业有用，而对大型企业来说是一个令人头疼的问题。 由于其手动性质，定期方法更容易出现人为错误以及库存记录的丢失或遗忘。
销售产品的成本和期末库存余额无法通过定期库存系统实时获得。 因此，跟踪库存水平变得更加困难。
为了实时监控采购、销售和物品价值，大多数会计软件都采用永续盘存系统。 在这种方法中，企业主可以在计算他们的 COGS 时考虑已经过时或报废的库存。
#2。 减少开支
因为它需要如此少量的材料，所以可以快速建立定期库存系统，从而降低总体费用。 当您使用定期系统时，您将不必在软件解决方案上进行昂贵的投资。 事实上，严格来说，企业主除了按照事先指定的时间段清点实物库存所需的时间外，根本不需要投入太多的东西。
#3。 培训限制
实际盘点库存的过程可能会花费很多时间，但这并不困难或复杂。 在您的会计月末，员工有必要对剩余库存数量进行统计。 当存货周转时，您可能需要分配更多资金来满足员工需求，但您不需要培训人员使用复杂的系统来持续记录和跟踪销售情况。 这方面对于员工流失率高的企业和领域尤其有利。
#4。 简单的簿记和会计
定期盘点仅使用一些简单的记录，如下所示：现在库存的库存项目数量，以及采购的原材料数量，以及（3）已售出的库存数量。 由于只需要跟踪三个变量的简单性，使用周期性系统保存记录通常是一件轻而易举的事。 这意味着您可以立即开始使用它来确定您的股票价值。
#5。 方便使用的
由于不需要使用复杂的硬件或软件，定期会计系统使公司可以很容易地在第一天开始使用该程序。 因为这种方法只需要很少的培训，而且实施起来非常简单，所以选择它作为一种选择来保存和管理您的待售商品可能是一个压力较小的选择。
定期盘存系统的缺点？
以下列出了您需要了解的定期库存系统的一些缺点：
#1。 不准确之处
定期库存系统最糟糕的事情之一是它可能非常不准确。请记住，您的实物库存数量反映在年底更新的会计记录中。 这是系统中的一个基本问题。 有时精确度是不可能的。 您只能对精度相当有信心。 对于某些公司来说，这可能不是问题，尤其是当我们处理的是一家非常小的公司时。 然而，大公司需要意识到，虽然错误并不常见，但在使用这种方法时也并非闻所未闻。
#2。 劳动密集型
如果您的库存和年度订单量适中，那么切换到定期库存系统不会太困难。 即使是 Excel 工作表也可以手动输入信息。 然而，随着公司的扩张，库存管理的周期性方法可能会变得越来越难以管理。 进行实物盘点可能是一个耗时的过程，您真的不应该仓促完成。 找到时间和资源来正确管理定期库存系统对任何组织来说都是困难的，尤其是对于较小的组织。 这是您的错误可能变得明显的阶段。
#3。 行使控制权
还要记住的一件事是，将来要保持对库存的控制会更加困难，因此您应该为这种可能性做好准备。 确定盗窃问题的严重程度也可能变得更加困难。
永久和定期盘存系统
永续盘存系统不断更新库存水平。 计算机化的 POS 和商业资产管理系统自动跟踪和核算股票的买卖。 这是对旧的定期盘点方法的巨大升级。
永续盘存系统非常全面。 只要没有物品被盗或损坏，更新后的存货数量就是准确且随时可用的。 随着销售的进行，也会向 COGS 帐户提供更新。 以数字方式获得的数据会立即上传到中央系统。
由于技术的使用，企业方面的参与较少：
- 产品被赋予条形码以监控其保质期和销售业绩。
- 当与计算机系统结合使用时，销售点 (POS) 终端可以在商品售出时自动更新库存水平。
- 所有金融交易，包括采购、销货成本和库存水平，都记录在各自的分类账中。
由于建立和维护这样一个库存系统的成本很高，对于一些企业来说可能是遥不可及的。 与周期系统相比，这个系统明显更简单且易于使用。 您不仅可以实时监控事物，而且连续盘点也比实物盘点更精确。 通过在每件商品上贴上条形码，企业可以更精确地跟踪库存流向。 另外，阅读 永续盘存系统：定义和您需要知道的一切。
永续盘存系统和定期盘存系统之间的区别
使用这些库存方法中的任何一种的公司是它们之间的关键区别。 销售量适中且员工较少的企业可能会从定期库存系统中受益更多。 在这种情况下，库存通常可以通过人工清点来管理。
此外，具有更高销量和更复杂库存水平的企业可能会从永续系统中受益更多。 永续盘存系统通常被超市和药店等企业使用。 永续盘存系统的技术组件提供了各种好处，包括在单个单位级别全面呈现所有交易的能力以及可以轻松识别与库存相关的问题。
这两种库存管理方法在其他几个关键方面也有显着差异，包括：
#1。 录音方法
在永续盘存系统中，计算机和相关软件定期更新公司账簿以反映库存水平和销售额的变化。 然而，手动标记对于定期盘存系统是必要的。
#2。 努力
在对永久系统的软件和硬件进行初始设置后，公司无需做太多工作即可保持其运行。 那是因为现在整个过程都是在线进行的。 定期库存系统需要进行实物盘点，如果有任何必要的重新盘点，这可能会非常耗时。
#3。 销货成本
与永续盘存系统不同，永续盘存系统涉及对 COGS 账户的一致过账，定期系统只是偶尔这样做。 相反，在计数间隔结束时会得出一个总数。
#4。 错误评级区间
由于周期性系统中固有的人为因素，更容易发生错误。 假设不会因盗窃或损坏而造成损失，许多企业会选择永久系统。
此外，库存永续系统使管理人员能够就采购时间做出明智的决定，因为他们可以完全了解公司每个地点持有的商品数量。 盗窃是可以通过更准确的库存水平改进跟踪来更有效地监控的问题类型之一。
哪个更好：永续盘存系统还是定期盘存系统？
在大多数情况下，永续系统在管理库存方面优于定期方法。 这是因为企业使用的软件基本上消除了人工干预的需要。 条形码贴在产品上，POS 系统会在它们穿过商店时监控它们的行踪。 这些条形码为零售商提供了大量数据，例如产品在被购买之前在货架上停留的平均时间。 此外，永久性系统准确记录产品的买卖价格。
永续盘存系统的优缺点是什么？
以下是永续盘存系统的优点。
- 通过实时监控库存水平，您可以在供应品用完之前补充供应品，从而节省时间和金钱。
- 由于交易数据，您可以实时查看哪些产品表现良好，哪些产品表现不佳。
- 集中式系统简化了众多仓库的库存管理。
- 下单当天送达时，了解商品是否有货至关重要。
- 提高管理层密切关注库存水平的能力
- 为库存或价格整合优化器的过程大大简化了。
这是永续盘存系统的缺点。
- 数据输入中的错误或遗漏可能导致记录不准确。
- 软件许可和用户教育的昂贵初始支出。
- 记录每笔交易非常耗时。
定期库存系统示例
这是定期库存系统的真实示例。
任何收入报表的一个重要组成部分是销售商品的成本。 然而，在实物盘点完成之前，如果公司使用定期盘点系统，则公司的会计记录将不知道该金额。
举个例子，一家企业在 1 月 500,000 日的存货价值为 250,000 美元。 在三个月的时间里，该公司在库存上花费了 31 美元。 经过实物清点后，该公司 400,000 月 350,000 日的存货价值估计为 500,000 美元。 这是下一个会计期间开始时手头的库存。 第一季度的销售成本为 250,000 美元（400,000 美元的收入 + XNUMX 美元的支出减去 XNUMX 美元的收入）。
由于时间差异，负责监控期间库存的经理或企业主必须决定每天、每周、每月或每年留出时间来清点库存是否在财务上是谨慎的。
定期审查制度的优势是什么？
实施审查周期有很多好处。 最明显的优势是它们可以帮助企业保持最新状态并遵守采购法规。 常规绩效评估系统有助于找到可以削减成本或提高效率的地方。 通过定期仔细评估采购流程和程序，组织可以找到可以显着提高效率和有效性的地方。
然而，定期审查系统提供了上述潜在优势，但它们也可以帮助发展和维持与供应商的富有成效的合作伙伴关系。 定期审核会增加供应商解决合同期间出现的任何问题的可能性。 此外，企业可以通过对供应商绩效进行频繁评估来表明他们认真对待在整个采购过程中保持高标准。
结论
您可以为公司的底线做的最重要的事情之一就是确定适合您的库存会计系统。 最终，由您决定什么是最实用的。 让我们假装您是一家商品有限的小企业的老板。 如果是这种情况，您也许可以使用更便宜、频率更低的库存系统。 如果不是这种情况，您可能必须研究其他可能性。
定期库存系统常见问题解答
谁最有可能使用定期盘存系统？
每个会计期间存货周转率较低的小企业通常采用定期盘存制度。 这是这些企业的常用策略，因为它易于采用并且不需要任何昂贵的特定软件。
什么是定期盘点？
定期盘点盘点是在采用定期盘点系统时定期发生的库存实物盘点。 即使是使用永续盘存的公司也应该定期进行实物盘点，以备不时之需。
什么是调整分录？
销售商品成本公式支撑调整投入。 因此，采购和商品库存（初始）的总和等于待售商品的库存。
类似文章
- 摊销时间表、贷款和计算
- 库存管理：详细指南和最佳实践
- 普通年金：公式及计算方法
- 2023 年最佳库存管理应用
- 营销策略：7 种以上的营销策略来推动销售和投资回报率
- 业务背景调查：如何提供最佳服务
- 商家账户：它是什么、类型以及您需要一个账户的原因
参考文献
