如果您打算出差，了解您的雇主在 2023 年的里程报销方面的期望和需求将会有所帮助。 使用车辆（例如汽车或卡车）完成与业务相关的差事的员工可能会获得里程补偿。 对于在 2023 年出于工作、慈善、医疗或搬家相关目的驾驶汽车，美国国税局 (IRS) 制定了新的标准里程报销率。 每次为公司办事时，还会向员工提供一份里程报销申请表，要求他们填写有关旅行的信息。
在本文中，我们将讨论有关里程报销的要点、如何确定您的资格以及准确记录您的旅行费用的建议。
里程报销
当员工将车辆用于与工作相关的目的时，雇主会报销他们的里程数。 大多数企业采用每英里美分的公式。 但是，雇主及其与雇员的协议将决定报销率、承保费用和付款时间表。
您因工作相关目的使用私人车辆而获得的补偿称为里程报销。 在规定的里程内拥有和操作您的汽车的所有相关费用都包含在报销范围内。 在大多数情况下，它是按英里计算的，并支付与出于商业目的拥有和操作车辆相关的所有费用。
里程报销要素
以下几个因素可能会影响里程报销：
#1。 合格
虽然并非所有工人都符合资格，但雇主可以在员工将车辆用于与工作相关的目的时补偿他们的里程数。 您的工作细节将决定您是否符合条件。 典型的里程报销政策通常涵盖以下旅行：
- 拜访客户
- 为客户提供交通工具
- 前往临时工作地点
- 参加会议或专业会议的旅程
请记住，公司报销可能会导致税收后果。 建议您与经验丰富的报税员交谈，了解您的收入可能会受到怎样的影响。
#2。 标准费率
美国国税局 (IRS) 制定了标准里程费率，但公司也可以自由设定其费率。 美国国税局允许纳税申报表扣除此里程数。 尽管许多公司的税率都基于美国国税局的税率，但法律并未要求这样做。 您的雇主可能会提供低于或高于法定最低金额的报销。
#3。 雇主要求
雇主无需支付里程报销，除非这样做会导致雇员的工资低于该州的最低工资门槛。
如何跟踪里程报销
一些雇主要求工人提交他们的汽油和汽车维修收据以便报销。 使用标准扣除率时，无需收集收据的繁琐过程。 使用费用跟踪程序可以轻松跟踪您的里程数。 这些程序允许您输入您的里程信息并根据该信息计算您的报销。 使用以下步骤，您可以监控您的里程报销：
- 记录旅行日期。
- 跟踪旅行时间。
- 旅程一开始，记下里程数。
- 包括您的起点和终点。
- 包括旅行目标的摘要。
- 旅行回来后，记下里程数。
您的雇主可能会为您提供固定的每月里程津贴、FAVR（固定和可变费率）或 IRS 要求的标准里程报销率。
FAVR（固定和可变利率）
FAVR 是传统方法的一种流行替代方法，涉及向员工支付预估的每英里美分费率以支付可变成本和固定金额以支付固定成本的组合。 天然气、石油、保养和维修是可变成本的一些例子。 而租赁费、税费、注册费和许可费，以及折旧和保险费，都是固定成本的例子。 一如既往，您必须使用美国国税局的标准里程费率，任何额外的报销都需要缴纳所得税。
雇主和独立承包商可以扣除与业务相关的里程。 此外，它不征税，因为它不被视为雇员的收入。 但是，如果雇主支付给雇员的费用超过了与工作相关的实际驾驶成本，则部分报销可能会被视为补偿并征税。
什么符合里程报销条件？
您的企业可以扣除不涉及员工定期通勤的商务旅行费用。 以下费用符合里程报销条件：
- 商务旅行
- 与现有和潜在客户的非现场咨询
- 跑腿给公司买物资
- 商业交付
2023年里程报销率
新的 IRS 里程费率适用于 1 年 2023 月 XNUMX 日开始的旅行。
- 开车上班时每英里 65.5 美分
- 搬家或医疗需要，每英里 22 美分
- 用于慈善目的每英里 14 美分
随着燃油价格、燃油效率和保险成本的变化，新的里程费率也发生了变化。
里程报销规则
您必须遵守美国国税局对负责任计划的三项要求，才能使您的报销免税：
- 您的自付费用必须与您的工作相关，这意味着您在为雇主工作时产生了这些费用。
- 您必须及时准确地向您的雇主提供这些费用的账目。
- 任何额外的报酬或津贴必须按时返还。
此外，美国国税局没有任何关于联邦里程报销的具体指导方针。 即使您不提供此报销，您也必须遵守最低工资法。 确保您至少向工人支付最低工资，减去任何里程报销。
计算里程报销
假设您的一名员工乔正在为您的公司执行一些差事。 为了补给，乔往返了 50 英里。 然后，他驱车 13 英里去见客户，然后驱车 20 英里返回办公室。 乔在上班路上行驶了 83 英里。 由于标准里程率为 65.5（0.655 美元标准里程率 x 36 英里行驶），您必须偿还他 54.37 美元。
里程报销表
员工可以使用笔和纸来跟踪他们每天的业务里程。 许多公司向其员工提供里程报销表。 员工每次执行与公司业务相关的任务时，都可以填写里程报销表。
里程报销表格要求提供有关旅行的信息。 该表格通常会要求提供日期、业务目的、出发地、目的地、行驶里程数和总英里数等信息。 通常，希望因工作目的使用车辆而获得报销的员工会填写里程报销表。
为了允许员工输入有关多次旅行的信息，表格通常有多个行或空格。 虽然有些公司每年只要求提供一次里程报告，但其他公司可能会要求员工每月提交一次。
电子表格和纸质表格之间的数据是相同的。 此外，使用数字里程表格可以消除员工将纸质表格放错地方或丢失的风险，而纸质表格可能会导致里程数据丢失。
2023 年的联邦里程报销率是多少？
所有商务里程的标准里程费率为每英里 65.5 美分，而搬家或医疗费用的费率为每英里 22 美分，出于慈善目的，则为每英里 14 美分。
如何计算里程报销？
将您的业务里程乘以美国国税局或您雇主的当前里程率将得出您的里程报销金额。 例如，假设您本月出于与工作相关的目的旅行了 800 英里，并且您的雇主以标准费率向您报销。 如果是这样，您可以使用以下公式来确定您的里程补偿：800 英里 x 65.5 美分等于 524 美元的里程补偿。
公司员工玛丽需要与隔壁城镇的客户会面。 她出差，会见客户，然后快速返回他的办公室。 玛丽总共花了 74 英里开车。 开车时，74 英里乘以 0.655 美元得到 48.47 美元
里程报销如何运作？
雇主以每英里美分的比例报销工人在工作中产生的车辆费用。 根据 IRS 规定，2023 年的标准英里费率为 65.5 美分。
该费率乘以您在支付期内行驶的距离，以确定您的里程报销。 假设您本月行驶了 120 英里。 您将收到 78.6 美元的里程报销
公司如何支付里程数？
雇主以每英里美分的比例报销工人在工作中产生的车辆费用。 员工从公司获得每英里美分的报销，以支付将车辆用于工作相关目的的费用。
申领里程需要什么证明？
如果您选择使用标准方法扣除里程，您将需要您的里程日志。 如果您使用的是实际支出，则需要收据详细说明您的支出。 要确定哪种方法会导致更大的扣除，您可能应该跟踪您的里程数。
我可以作为雇员申请里程吗？
只要您不是独立承包商，将车辆用于商业目的的员工可能有资格从其雇主那里获得里程报销。 这笔报销旨在支付汽油费和商务旅行的磨损费用。
结论
如果您出于商业目的使用私人车辆以帮助支付您的费用，您的雇主可能会提供里程报销。 尽管有一些州法律，但没有联邦法律要求您向员工支付将其车辆用于商业目的的费用。
马萨诸塞州、加利福尼亚州、伊利诺伊州和其他州规定雇主有义务支付员工在工作期间产生的差旅费和其他相关费用。 如果您不确定是否必须报销里程，您应该研究您所在州的法律并咨询律师。
2023 年里程报销常见问题解答
什么是里程报销？
您因工作相关目的使用私人车辆而获得的补偿称为里程报销
申领里程需要什么证明？
如果您选择使用标准方法扣除里程，则需要里程日志；如果您使用实际支出，则需要详细说明费用的收据。
2023 年的联邦里程报销率是多少？
所有商务里程的标准里程费率为每英里 65.5 美分，而搬家或医疗费用的费率为每英里 22 美分，出于慈善目的，则为每英里 14 美分。
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参考资料
