库存跟踪器:含义、免费软件和表格

库存跟踪器
sheetgo博客

“现在我把那个库存放在哪里了?” 当你茫然地在你的仓库里闲逛时,你想知道。 这种情况有点戏剧化,但当您发现库存数量不正确时,可能会有这种感觉。 正确跟踪库存使用情况和差异是充分利用产品的关键。 幸运的是,它并不一定像看起来那么困难。 我们整理了一份综合指南,可帮助您了解库存跟踪系统的基础知识,包括一些可用于小型企业的免费软件和一张可帮助您完成整个过程的表格。 废话不多说,让我们继续吧!

什么是库存追踪器?

顾名思义,库存跟踪是指在整个企业运营过程中跟踪库存水平。 随着客户的购买和新库存的增加,无论是更换销售给这些客户的商品还是预测不断变化的需求模式,这些都在不断变化。

如果您拥有一家零售企业,无论规模大小,您最重要的责任就是保持正确数量的正确库存——为此,您需要一个准确的库存跟踪系统作为库存管理系统的一部分。

库存跟踪如此重要的原因有两个。 第一是满足消费者的需求,第二是赌注的金额。 企业必须简化库存管理,以确保客户能够找到合适的产品,并且企业不会在过多的库存上浪费金钱。

更大的企业可以将更多资源用于仓库管理和库存控制。 有些甚至有特定的部门完全专注于这项工作。 对于小型企业来说,这显然是一个不太可行的选择。 尽管如此,库存跟踪软件等工具可以帮助这些小型企业管理仓储、履行和其他任务。

跟踪库存的好处

库存跟踪有很多优势,因为实时库存水平对您的仓储和销售运营有直接影响。 前三名如下:

#1。 您将能够做出明智的产品订购决定。

当您深入了解库存水平和移动时,计算最佳再订货点、执行需求计划和预测等都会变得更加容易。 结果,提高了增加销售额和最大化利润的能力。

#2。 您将全面节省资金。

当您的库存受到控制时,您可以节省存储、货物转移、采购和员工工资方面的费用。 为库存预留的资金更少,您可以将其投资于电子商务营销,以促进销售并扩展您的业务。

#3。 您的仓库员工会很高兴深入了解您的确切库存水平和位置。

如果他们掌握更多信息,他们的工作效率会更高。 如果您还没有,您应该开始使用仓库管理软件。 订单履行速度也提高了,您的员工将花费更少的时间寻找丢失的物品或整理大量库存。 这也会带来更满意的客户。

跟踪库存的挑战

虽然库存跟踪的优势不言而喻,但了解其缺点也很重要。 了解这些挑战至关重要,因为它可以帮助企业避免成为这些挑战的受害者。

#1。 这很费时间

尽管我们之前提到库存跟踪可以帮助企业节省时间、精力和金钱,但这里值得注意的是,库存管理本身可能非常耗时。 随着企业扩展到新渠道和销售额的增加,它变得更加复杂,这意味着需要分析和跟踪的内容也越来越多。

不用说,零售企业家有大量的时间需求。 多渠道零售商有很多事情要做,无论是招聘和培训新员工、开展营销活动,还是寻找新的商机。 库存管理是除其他一切之外的一项额外责任。

#2。 跟踪项目并不总是那么容易。

库存跟踪的另一个问题是订单经常从一个位置移动到另一个位置。 这不像将它们全部存储在一个仓库中直到客户需要它们那么简单。 在到达消费者之前,物品可能会从一个位置移动到另一个位置。

随着物品从一个位置移动到另一个位置,跟踪它们的位置和数量变得越来越困难。 这可能会产生负面影响。 它特别意味着存在库存缩减(例如,由于丢失或被盗)、未履行或延迟订单以及不准确的财务记录的风险。

#3。 更大的库存更难管理。

我们已经提到过,但更大的库存更难管理。 显然,雄心勃勃的企业家总是在寻找扩张的方法。 但随着销售额的增加,库存周转率也会增加,而管理这一点无疑是棘手的。

您可能会发现自己携带同一产品类型的多个变体,因此这里的任务是跟踪所有这些变体——包括各种尺寸、颜色、样式等。 以及管理他们的定价,同时确保您的企业有足够的每一个来满足客户的需求。 因此,扩大库存跟踪是成长型企业要克服的最困难的挑战之一。

您如何有效地跟踪库存?

库存跟踪方法各不相同,有些方法比其他方法更有效。 让我们来看看其中的几个。

#1。 笔和纸

一些企业(通常是较老的、较小的企业)继续使用手动纸笔方法,在卡系统上写下每笔交易的详细信息。 然而,这显然不是最佳方法,大多数企业早已放弃这种做法。

#2。 Excel电子表格

为了跟踪库存,一些企业只使用 Excel 电子表格。 这对于处理非常低订单量的小公司来说是可以的,但即使对于中型企业来说也可能证明是不够的。 随着公司的发展,您可能会发现这些电子表格不再适用。

#3。 Google 表格库存跟踪器

尽管电子表格比纸质副本有所改进,但仍必须手动输入信息。 但是,如果您使用 Google 表格,您可以在库存跟踪器发生变化时自动更新它。

#4。 第三方物流

另一种选择是将订单履行外包给第三方物流公司,由其处理整个流程。 因为这些公司处理您的订单,所以他们还负责您的库存、包装和向客户运送订单。 他们还可以提供详细的实时库存报告,并保持精确的库存水平。

#5。 移动应用

许多企业(包括许多小型初创公司)越来越多地使用 iOS 和 Android 应用程序而不是电子表格作为库存跟踪器。 然而,随着业务的发展和他们的需求变得更加复杂,这些应用程序可能会变得有些局限。

#6。 库存跟踪软件

库存跟踪软件提供了更详细的库存图片。 在处理订单时,仓库工作人员可以扫描二维条码标签,即时记录哪些物品有库存,哪些物品不足,哪些物品积压。 这只是自动化如何让企业及其员工的生活更轻松的一个例子。

2023 年最佳免费库存跟踪软件

免费的库存软件可以为小型企业提供一种经济高效的方式来管理他们的库存。 但是,一分钱一分货。 这些库存跟踪系统通常功能不多,因此在寻找合适的软件时,请确保它至少支持您当前的运营。 我们选择了一些供您使用。 它们如下:

#1。 奥多

Odoo 是一个完全开源的库存系统,是最好的免费库存管理软件,因为它可以做很多事情,包括自动采购订单 (PO) 和到期日跟踪。 它完全不受限制,非常适合拥有大量库存的小型企业,而且只需支付少量费用,您就可以将其与 Odoo 的其他十几种销售和营销工具绑定。 Odoo 还集成了电子商务系统。

#2。 佐霍

Zoho Inventory 专为中小型企业设计,可帮助企业管理销售、创建采购订单和准确跟踪库存。 它与许多在线市场集成,包括 Amazon、Etsy 和 eBay。 它还支持 Shopify 并可在所有平台上使用。 此版本免费,附带 20 个在线和离线订单、20 个运输标签、20 个货件跟踪和一个仓库。 它包括库存和仓库管理、多渠道销售、报告和其他功能。

#3。 销售活页夹

SalesBinder 提供出色的库存软件,适用于 130 多个国家和多种货币。 其用户友好的界面还允许进行广泛的自定义,无论您身在何处,都可以使它完全按照您的需要工作。 SalesBinder 的免费计划不支持集成; 相反,请考虑 Zoho 或 Odoo。 它的免费计划还限制了它计算为库存项目、账户或订单的月度记录的数量——我们列表中的其他库存跟踪系统都没有为小型企业或大型公司做到这一点。 但是,它确实具有强大的库存记录和跟踪功能,以及强大的销售和 CRM 功能。

#4。 排序地

Sortly 是一个基于云的库存管理平台,包括活动跟踪、多地点跟踪、条形码和审计跟踪等功能。 然而,它最显着的特点是其内置的条形码和 QR 扫描仪移动应用程序,即使在设备关闭时也能正常工作。 即使您的手机应用程序没有接收到信号,您也可以扫描传入和传出的库存——一旦您恢复在线,Sortly 就会自动同步。 由于其离线功能和多地点跟踪,Sortly 是跨多个地点的移动库存管理的理想选择。 Zoho 的移动应用程序具有离线模式,而 Sortly 则提供多个位置的库存。

#5。 正方形

Square 以其面向零售商和餐馆的销售点 (POS) 功能而闻名,它在我们的最佳 POS 系统和领先的免费 POS 系统列表中名列前茅。 但是,它还包括完全免费的 Square 库存管理工具,最多可用于 300 个地点。 考虑到 Square 账户包括的所有功能——店内销售、电子商务集成、移动功能和 POS——对于希望免费管理库存并在店内、在线、通过发票和手机。

另请参阅: 库存跟踪系统:最佳实践

如何选择免费的库存管理软件

要确定哪种免费库存软件最适合您公司的需求,请考虑以下因素并根据您的业务进行权衡。

#1。 多渠道管理

如果您拥有一家小型企业或一家拥有零售店和在线商店的大公司,您将需要一个免费的库存跟踪系统来同步两个位置的库存。 它应该与您的 POS 和电子商务软件集成以实现此目的。 例如,Square 是一个很好的免费库存解决方案,但 Canvus 的 Stockpile 不是。

#2。 额外的整合

如果您的会计软件包含库存报告,那么选择一个与其集成的免费库存应用程序可能是值得的。 这消除了订阅付费库存管理计划以访问高级报告的需要。 您的会计软件和库存软件应该链接的其他原因有: 库存跟踪器在您的资产负债表上被归类为资产。

#3。 用户数

有多少人需要访问您的库存管理应用程序? 免费软件经常有一个小的用户限制,有时只允许一个用户。 包括您自己、填写或清点库存的任何人,甚至可能包括您的会计师。

#4。 预算

免费的库存跟踪器软件对于任何小型或大型企业来说都是负担得起的。 但是,如果一个稍微贵一点的库存跟踪系统可以节省您的时间,否则您将花费​​在手动跟踪库存上——或者防止在订购或跟踪商品时出现代价高昂的错误——从长远来看,它可能是值得的。

#5。 特征

适用于小型企业或大型公司的免费库存跟踪系统通常包含的功能少于付费选项,例如基本报告、低库存警报、一些数字标签和扫描功能以及移动功能。

跟踪库存的最佳方式是什么?

最基本的库存跟踪方法是每两周手动清点一次库存,并将这些数字与销售额进行比较。 这称为定期盘点。 还有永续盘存,它使用集成到贵公司 POS 中的库存管理系统。

如何免费跟踪我的库存?

笔和纸、库存跟踪电子表格或免费的库存管理软件都可以用来免费跟踪库存。 你可以和任何适合你的人一起去。

Excel 可以用于跟踪库存吗?

Excel 是适用于小型企业或大公司的低成本免费库存跟踪系统,但它具有库存管理软件所没有的限制(和出错空间)。 电子表格实际上有无限的列,用于对您需要的信息进行分类和排序。

跟踪库存的三种方法是什么?

推式技术、拉式技术和及时生产技术是三种最流行的库存管理技术。

跟踪库存的两种方法是什么?

有两种方法:手动跟踪和记录货物进出业务的传统方法,或更实用的使用技术的自动化方法。

库存跟踪系统有哪些类型?

库存管理系统分为三种类型:手动、定期和永久。

为什么要跟踪库存?

跟踪您的库存可以帮助您避免库存错误和低效率。 仔细跟踪您公司的库存商品可以帮助您增加利润并提高运营效率。

结论

跟踪库存是经营成功企业最重要的部分之一。 明智的库存经理、仓库经理或企业主将至少每季度执行一次完整的库存,并使用来自物理或永久库存的数据来改进他们的库存管理实践(参见库存控制经理薪水和仓库经理薪水)。

参考资料

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