如何创建发票:创建标准发票的最佳指南

如何创建发票
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您可以选择手动或使用会计软件创建发票。 但是,无论您如何准备发票,确保您的发票包含确保及时付款所需的一切都是至关重要的。 组织一直在发送和接收发票,但按时付款是个大问题。 但越来越多的公司未能发出适当的账单。 建立精确的簿记程序对于增强公司的财务稳定性至关重要。 继续阅读以了解发票的功能以及如何在 Word 中创建发票。

什么是发票?

发票是卖方提供给客户以请求付款的记录。 它由买方获得的商品或服务的价格组成。 因此,如果发票列出了卖方和客户的姓名、商品或服务的描述和成本以及付款条件。 然后,它也可以作为法庭上的证据。

哪些交易需要发票?

与其他国家相比,美国的发票管理规则更为宽松。 企业对消费者 (B2C) 销售不需要发票,因此您需要发送的唯一记录是付款收据。 但是,如果客户(消费者)要求您向他们发送发票,您必须遵守。 对于某些企业对企业 (B2B) 交易,以及贵公司进出口产品,可能需要发票。

此外,有关您当地的发票法规的信息,您应该联系您所在的州政府。 此外,无论您是在线销售商品,还是向居住在其他国家/地区但向您购买商品的人销售商品,您都应该向他们发送发票。

发票功能

要请求付款,企业必须提供发票。 发票是一种具有法律约束力的方式,表明双方就价格和付款条件达成一致。 但是,使用发票还有其他优势。 他们包括:

#1。 保留记录

能够保留合法的销售记录是发票的主要优势。 这使得查明谁在何时买卖商品变得容易。

#2。 支付监控

发票是重要的会计设备。 跟踪付款和未结余额对买卖双方都有好处。

适当的发票可以作为客户和卖方就价格达成一致的证明。 它保护零售商免受虚假诉讼。

#4。 简单报税

跟踪销售发票有助于组织准确记录收入并支付正确的税款。

#5。 商业分析

企业可以通过分析发票数据了解客户的购买习惯并发现趋势、流行商品、购买高峰期等。 这有助于制定行之有效的营销计划。

发票中包含什么? 

您必须在发票上包含以下信息才能使其有效,无论您是销售给另一家企业还是客户要求:

  • “发票”这个词非常醒目。
  • 您和您的客户的全名和地址
  • 发票日期
  • 付款期限
  • 一个独特的订单号
  • 待售商品或服务的明细
  • 每项商品或服务的可用性和成本
  • 货物或服务的交付日期
  • 全部欠款

此外,如果您进口或出口物品,您可能必须说明它们来自哪里以及从哪里进入该国。 您可能还需要在发票上收取销售税。 在开具发票之前检查当地标准,因为每个州和县都有不同的税率和法律。

您如何创建发票?

为确保您的客户看到发票并按时付款,重要的是要知道发票上应该写什么以及如何将它们正确组合在一起。 幸运的是,使用有效的在线发票软件,制作理想的发票很简单。 以下是创建发票的方法:

#1。 自定义您的发票

定制您的发票可能会提高消费者对您品牌的认知度。 由于颜色、字体、徽标和其他品牌元素,发票看起来更专业,并且反映了贵公司希望传达给客户的理想。 但是,为了保持一致性并在整个董事会中轻松识别,请确保发票设计与您的网站、社交媒体帐户和其他内容网站的组件和颜色相匹配。

#2。 添加熟练的标题

发票应以精美的标题开头,其中包括公司名称、徽标(如果有)、地址和联系方式。 之后添加客户的公司名称、联系人姓名以及他们的确切联系方式。

#3。 包括发票信息

为了客户的方便,在纸上标上“发票”字样。 添加一个不同的发票 ID 号,以便您可以跟踪您的交易。 发票 ID 通常由字母数字字符组成,并包含特定数据,例如项目名称或发票开具日期。 因此,为避免误解,每个组织都应选择并遵守适合自己的发票编号系统。

#4。 指定日期

创建时间表并跟踪付款,包括供应日期(交付产品或服务的日期)和开具发票的日期。

#5。 提供的商品或服务的描述

公司在规定的结算周期内以换取付款方式出售的所有物品或提供的服务均应列在发票上。 包括每件已售商品的数量、单价和小计。 此外,包括在每个行项目上花费的时间量,并在提供服务时指定特定服务。

#6。 包括付款条件

要创建发票,请包含与销售相关的税务信息,这些信息因国家/地区的法律、当地税率、业务类型和其他因素而异。

此外,总纳税义务通常根据最终发票金额计算,并显示在包含许多行项目的发票底部。 您可以根据可开票项目所属的多个税种划分税额,而不是计算每个项目的税额。

#7。 在注释中添加解释和条件

即使发票是不言自明的,仍然可能会出现混淆。 例如,客户可能没有注意到您为其中一种产品添加了折扣。 这可以通过添加解释折扣的脚注来避免,这样消费者就知道相同商品的更高价格可能会出现在未来的账单上。

我需要为我的小型企业开具发票吗? 

作为小企业主,您有多种责任,包括管理员工、维护库存以及与客户互动。 为此,保持业务正常运转和接受付款通常是您的首要任务。 因此,考虑其他付款方式至关重要。 在这种情况下使用发票。 开具发票是最著名和最可靠的远程支付工具之一。

如何在 Word 中创建发票

已完成设置您的第一个 Word 发票? 如果您想在不使用发票模板的情况下制作专业发票,则必须遵守一些重要程序,尤其是关于发票组件的程序。 以下信息将教您如何在 Microsoft Word 中从头开始创建发票:

#1。 创建一个新的空文档

要在 Word 中创建发票,请打开 Word,单击“文件”,然后从菜单中选择“新建文档”以开始从头开始创建自定义发票。 打开一个全新的空文档。 请记住,您将需要使用此选项构建自己的输入字段,因为它不会具有与 Microsoft Word 模板相同的预格式化结构。 这可能需要比简单地选择发票模板更多的工作。 但是,因为您可以更好地控制发票的设计和功能,所以对于拥有专门发票程序的公司来说,这是一个值得的权衡。

#2。 设计发票抬头

在文档中,添加标题。 贵公司的徽标、名称和联系信息应显示在发票抬头上。 此外,它必须明确说明它是发票。

#3。 包括发票日期

接下来,要在 Word 中创建发票,请包括文档的发票日期。 这通常属于 Word 文档的右上部分。 在发票标题的正下方,包括当前日期。 在发票日期下,您还可以写下您的付款到期日期。

#4。 添加特殊发票编号

在文档顶部添加一个不同的发票编号。 在与客户一起查看发票或将其归档以供贵公司记录时,发票号可用作参考点。 应事先确定并遵守您将用于开票程序的编号系统。 用数字编号发票,从发票 #001 开始,然后是发票 #002,依此类推,这是最简单的方法。

如果您难以整理发票,一个好主意是使用发票生成器和整理软件。 除了我们稍后会看到的一些免费发票模板外,FreshBooks 还提供了多种发票软件选择,可帮助自动执行此过程并使您的付款井井有条。

#5。 添加客户的联系信息

包括有关您客户公司的信息,例如公司名称、徽标、联系人姓名、地址、电话号码、电子邮件地址,可能还有客户的采购订单号。 确保发票上的联系信息准确无误; 如果您客户的企业有发票或应收账款部门,您可能需要列出该人员而不是您的常规联系人。

#6。 编制特定商品或服务清单

对您接下来向公司或客户提供的商品和服务进行逐项清单。 应列出每项服务的简要说明、执行的小时数或提供的物品以及费用。 分别对每项服务进行小计。 通常最简单的方法是在 Word 发票中制作一个表格,以便轻松显示您的商品和服务。

#7。 显示全部欠款

要在 word 中创建发票,请在计算所有费用后列出所有适用的税费。 然后发票应包括全部欠款,并在底部突出显示此信息。 为了尽可能清楚,将其标记为“总计”或“总计”。

#8。 包括付款到期日

为防止延迟付款,请在发票上注明付款到期日。 在说明付款到期日时,请提供尽可能多的信息。 包括准确的日期,例如“31 年 2018 月 30 日到期付款”,而不仅仅是“XNUMX 天内到期付款”。

#9。 指定您打算如何付款

在文档的最底部,包括您的付款条件。 包括您采用的付款方式,并指定您将对逾期付款征收的任何逾期罚款,前提是您的客户在雇用您工作时接受了您的付款条件。

如何为小型企业创建发票? 

  • 独特的发票号码
  • 产品或服务的交付日期。
  • 对商品或服务的解释。
  • 有期限的欠款额。
  • 付款条件和指南。
  • 最近一次付款的金额和日期。

什么是发票示例?

如果零售商从制造商处购买产品,则将产品运输到零售商的收货部门,并将发票提交给商店的会计部门。

您可以使用 Excel 创建发票吗?

使用您可以为您的公司修改的模板,您可以生成看起来很专业的发票。 它可以在 Word 或 Excel 中打印或填写,并以 PDF 格式电子发送。

参考资料 

  1. 会计发票:定义、如何记录和免费软件
  2. 多步收入报表:示例、格式和操作指南
  3. NET 30 付款条款:含义、示例和为什么您应该使用它们的原因
  4. 发票融资:定义、类型、优点和缺点
  5. 13 年小型企业最佳 2023 大计费系统(更新)
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