结构良好的文件系统理念可以帮助企业保持事务有序。 这样，您就不必为了寻找重要信息而颠倒一切。 在本文中，您将找到有关如何正确归档文件的提示，以及有关如何为小型企业设置电子归档系统的好主意。
商业文件系统
归档系统一直在发展，从在盒子中归档文件到以电子方式将信息存储在视线之外的复杂软件程序。 尽管当今有许多可用选项，但所有文件系统都有一个共同目标：有效的记录管理。 由于可用的文件系统众多，因此在决定最佳文件系统之前分析每个文件系统的质量至关重要。 最流行的归档系统易于设置并提供有效的文件管理方法。
三种归档系统
#1。 按字母顺序归档
对于少于 5,000 个文档，按字母顺序归档是最流行的文件系统。 按字母顺序归档是一种根据个人、公司、机构、机构、主题、主题或地理位置的名称按字典顺序组织文件的方法。 这种方法适用于客户或客户名称文件。 提交主题时使用相对索引。 该索引是一个主题名称列表，旨在按字母顺序表示每个主题。 要确定将条目归档在哪个主题名称下，请查阅相关索引。
#2。 数字归档
在创建数字归档系统时，使用直接来自记录的数字或提供的数字以连续顺序排列文件。 为了检索文件，大多数系统使用索引。 数字归档系统通过提高归档和定位文件的速度来提高生产力。 它还可以实现更准确的识别和更高的保密性。 与字母归档系统不同，它允许无限扩展并且可以处理超过 5,000 条记录。
#3。 字母数字归档
字母数字归档涉及名称和数字的使用。 这种类型的文件系统通常与主题名称和编号一起使用。 按字母顺序或按主题标题排列文件，然后按数字类别。 对于字母数字文件，需要相对索引。 每个字母划分的数字代码将在索引中列出。
为您的小型企业设置电子归档系统
以下是为您的小型企业设置电子归档系统的一些想法：
#1。 制定文件保留计划。
第一步只是额外的准备。 在开始为您的小型企业使用电子归档系统之前，您需要设置指导方针和目标。 您将需要在以下几个方面制定总体战略：
- 文件创建
- 文件共享
#2。 选择最佳的文件管理程序。
一旦您决定了简化数字转换的策略，您就可以考虑购买软件。 了解您的预算范围、大致存储要求和用户数量将帮助您比较选项。 您还应该确保您的程序包含一些关键功能：
- 使用简单
- Sync 同步
- 简单整合
#3。 制定实施计划。
现在是时候将您的计划和软件付诸实施了。 一旦你达到这一点，你所有的准备都应该得到回报。
- 沟通联系
- 建立权限级别。
- 建立规则
- 补充您的系统
#4。 做好存储安排。
现在是时候将您的存储计划付诸实施了。 在上传、保存和分发文件时，请记住一些事项。
- 维护您的组织。
- 创建子文件夹
- 命名约定
#5。 计划持续维护。
在您的数字归档系统启动并运行后保持流程的流程。 如果置之不理且无人维护，电子环境会像物理环境一样迅速变得拥挤。
- 定期维护检查
- 文件存档
为小型企业设置电子归档系统时应考虑的事项
#1。 您的财务状况
选择文档管理软件时，请确保它在您的预算范围内。 幸运的是，有各种低成本的电子归档选项可供选择。
#2。 学习曲线
除了系统成本之外，重要的是要考虑您的能力以及办公室其他人的技术娴熟程度，以便适当地安排您自己（和您的团队）的时间。
#3。 用户总数
一些系统根据用户数量收费，而另一些系统则规定了最低（或最高）用户要求。 在购买软件之前，请确保您知道有多少人将使用它（或近似估计）。
如何正确归档您的文件
当您在办公桌上翻找一份重要文件时，您是否曾经让别人等着您？ 或者您是否曾经因为放错了重要的计算机文件而为完成最后期限而奋斗？ 您必须学习如何正确归档文件以避免这些尴尬的情况
无论您使用纸质文件、电子文件还是两者的组合，保持它们的组织和可访问性都至关重要。 您将节省寻找物品的时间，并在需要时随时获得适当的信息。 以下是有关如何正确归档文件的一些提示：
#1。 不要保存多余的文件。
要正确归档您的文件，请避免保存您遇到的所有内容的习惯。 花一些时间扫描信息，仅当它对您的专业活动很重要或您的公司需要时才保留文件。 太多不必要的文件会造成混乱，并使将来更难找到东西。
#2。 为您的文件和文件夹使用统一的命名约定。
例如，将主文件夹划分为客户、供应商和同事的子文件夹。 要识别文件夹的内容或对象，请使用较短的名称。 您甚至可以使用颜色编码来帮助您识别不同的文件夹组。
#3。 将相关文件放在一起，无论种类如何。
例如，不是将所有项目的演示文稿放在一个文件夹中，而将所有项目的电子表格放在另一个文件夹中，等等，将与特定项目相关的报告、信件、演示说明、电子表格和图形保存在一个文件夹中。 通过这种方式，您将能够更快地找到特定项目的论文。
#4。 区分正在进行的工作和已完成的工作。
有些人喜欢将正在进行的或当前的工作保留在他们的办公桌或电脑桌面上，直到工作完成。 然后，他们将其重新定位到适当的目录，一旦完成，相同类别的文件就会存储在该目录中。 将您不再处理的文件移至定期保存已完成工作的文件夹（例如，每周或每两周）。
#5。 不要过度填充文件夹。
如果您在一个文件夹中有很多文件，或者在一个文件夹中有很多子文件夹，请将它们分成更小的分组（子文件夹或子子文件夹）。 例如，您可以将名为“业务计划”的文件夹分成标有“BP2021”、“BP2022”和“BP2023”的子文件夹。 同样，您可以将名为 Delta Traders 的客户文件夹细分为名为“Delta Traders 销售演示文稿”和“Delta Traders 合同”的子文件夹。 与其拥有一长串文件，不如将它们组织成逻辑文件夹或子文件夹。
#6。 按时间顺序排列文件。
要正确归档文件，请突出显示文件的日期，将其添加到纸质文件中，或将其插入电子文件的标题中。 这使您可以按时间顺序排列论文，而无需单独打开每篇论文。 将来您将能够更容易地找到它们。
#7。 将纸质文档转换为数字格式。
如果您没有足够的空间存放纸质文档，希望在不完全销毁它们的情况下保存它们，需要以电子方式分发文件，或者希望使您的信息存储更安全，这将非常方便。 （但是，这不适用于许多类型的文件，例如法律合同或带有原始签名的文件，因此请在此处做出最佳判断。）
办公室的文件系统创意
创建、组织或清理办公室文件系统的想法甚至可以让我们当中最勇敢的人隐藏在其他更紧迫的“待办事项”列表后面。 你再也不用隐瞒了！ 这些久经考验的想法可以帮助您获得并保持您的办公室文件系统处于最佳状态。
#1。 颜色编码
自从几十年前办公室文书工作和办公室文件系统司空见惯以来，人们一直在使用颜色编码。 颜色编码的想法永远不会失败，即使您有一个特别复杂的文件系统，它也相对快速且易于实施。 颜色编码将激励您正确归档文件，快速找到文件，并使归档过程更加愉快。
这种组织策略非常适合将成堆的纸转换成尽可能可预测的整齐小包。
#2。 数字化
通过数字化文件，您实际上是在构建无纸化文件系统。 在将所有纸质文件转换为数字格式后，许多人发现组织数字文件系统比纸质文件系统容易得多。 如果您希望将文件数字化，则必须首先扫描并转换旧文件，这可能是一个耗时耗力的过程。
#3。 确定到期日。
这似乎是一种欺骗，但减少要排序的文件数量是管理办公室文件系统的最佳方法之一。 按内容清除文件可能很困难，因为很难确定哪些文件必须保留，哪些文件可以丢弃，但按时间丢弃文件提供了一种安全、规范的技术来选择可以丢弃的内容。
#4。 分离与征服
如果您需要整理的文件仅与某些部门相关，则在您建立整体文件管理框架的同时，从这些组中分配一个人来组织他们的文件。
文件应整理在墙上。
不要使用文件柜或架子，而是将文件架挂在墙上。
#5。 按重要性排序
任何曾经花时间搜索文件的人都知道，他们渴望找到您真正需要的东西，而不是 100 件您不需要的东西。 例如，为了让每个人都可以更轻松地检索文档，请尝试按优先级排列您的办公文件。
#6。 养成定期安排的习惯。
即使是最好的办公文件系统也无法让您自行整理。 建议记住这一点，并计划每周做一些工作以保持系统有序。 与尝试一次清理一年中处理不当的文件相比，定期做出少量努力会感觉轻松得多。
#7。 区分正在进行和已完成的工作
这个绝妙的想法简化了整个归档方法。 仍然可以组织已完成项目的文件，但将它们与文件分开以继续工作将使发现文件的速度更快、效率更高。
什么是 5 种基本文件系统？
5个基本的归档系统包括：
- 主题备案
- 按字母顺序排列
- 数值归档
- 地理归档
- 按时间归档
你如何建立一个好的文件系统？
- 创建可以轻松接受以各种纸质和电子格式编写和保存的文档的统一类别。
- 进行记录盘点
- 创建集中归档系统。
- 每年剔除文件
如何组织我的小型企业文件系统？
- 举行头脑风暴会议
- 对所有当前文档进行排序
- 收集团队意见。
- 选择一个简单的订购系统
- 始终如一地标记一切
- 考虑颜色编码
- 选择一个你可以成长的橱柜。
哪个文件系统最常用于大型组织？
垂直归档系统主要用于大型组织。
哪个是最适合所有办公室的归档系统？
横向归档系统是最合适的归档系统。
哪个是使用最广泛的归档系统？
最自然和流行的文件组织方式是使用字母顺序。 即使是最基本的字母数字系统也需要建立备案标准，包括书面备案程序、交叉引用技术和备案重复名称更改的程序等。
最简单的文件组织方法是什么？
DBMS 中最简单的文件组织形式是顺序文件结构。 在处理大量数据时，这种策略在速度方面是有效的，因为使用这种方式可以非常快速地完成对数据的访问。
最常见的 2 种归档技术是什么？
Loose Leaf 方法和 Collective 方法是两种主要的归档技术。 单独归档的文件在放入标准文件之前会打孔。 归档文件和从文件中删除文件非常简单。
小型企业应该为什么而备案？
工资单、业务成本、信用卡报表、银行报表、年度纳税申报表、季度纳税申报表、存货、收银机的磁带、旅行日志以及销售和收入报表都应包含在这些文件中。
哪种归档方法被认为是最有效的？
许多人认为终端数字归档系统是最有效的。 在本系统中，继中间单元和最后一个数字单元之后，最后一位或最后一位数字组（终端数字）作为用于归档的主要单元。
结论，
当您准备实施结构良好的归档系统时，您的办公室生活将变得不那么混乱。 在线迁移文件会有一个学习曲线，但随着时间的推移，它会变得更容易处理和维护。 本指南中的归档系统理念将让您深入了解如何设置电子归档系统，即使对于您的小型企业也是如此。
企业文件系统常见问题解答
什么是好的归档系统？
一个好的归档系统应该简单而不是过于复杂。 同时，不能为了简单而放弃文件系统的使用。
什么是现代归档方法？
现代归档方法分为垂直归档和水平归档。
哪个应用程序最适合保存文件？
保存文件的最佳应用程序包括：
- 谷歌文档
- Documents To Go软件
- 快速办公专业版
- DropBox的
- 金士顿办事处
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参考资料
