商业环境中的每个行业都有地方和联邦机构指导它的规则和法规。 没有理由不遵守这些规定。 此外，不遵守规定的后果通常是不利的。 这就是为什么企业将合规管理系统集成到他们的管理中，以监控对国家和自我实施的法规的遵守情况。 员工可能会偏离国家规定，让企业承担责任。 为了避免这种情况，一些企业提出了在其合规管理系统中使用软件的想法。 这样，从政策制定到遵守、监控审计和报告的所有内容都得到完美检查。
什么是合规管理系统？
合规管理系统包括企业或组织为确保遵守管理其存在的法律和法规而实施的所有结构、流程和措施。 这是一家公司为遵守规则的行为制定的全公司范围内的指导方针。 CMS 与每个组织角色和部门交织在一起。 其主要目标之一不仅是满足不同的需求和法规，而且还主动消除可能影响您业务的潜在风险。
根据 遵守，合规管理系统是一个由书面文件、功能、流程、控制和工具组成的集成系统，可帮助组织遵守法律要求并最大限度地减少因违法行为对消费者造成的伤害。 一个好的合规管理系统应该包括一种开发、修改、传播和监控合规政策的方法。
为什么合规管理系统很重要？
合规管理系统的首要重要性在于它管理可能导致诉讼、金钱损失以及可能对您的业务产生负面影响的诉讼的风险。 事实上，公司整合合规系统来保护自己。
从长远来看，它可以派上用场，帮助公司处理任何可能影响其业务运营的活动。 这可能包括欺诈、滥用、歧视和其他做法。
根据联邦存款保险公司 (FDIC) 的说法，CMS 的主要重要性在于它管理可能导致诉讼、罚款和其他形式的正式惩罚的风险
合规的七大要素是什么？
- 实施政策、程序和行为标准
- 指定合规官和合规委员会
- 进行有效的培训和教育
- 有一条功能性的通讯线路
- 内部监控和审计。
- 通过广为人知的纪律准则执行标准。
- 检测违规行为和纠正措施
#1。 实施政策、程序和行为标准
不要只是有一个政策，确保它是书面的。 您还必须确保书面程序和行为标准易于理解，以确保在履行工作职能时合规。
#2。 指定合规官和合规委员会
拥有合规咨询委员会通常可以确保有足够的资源来支持组织的结构。 他们还确保合规计划，促进行为标准，并建立明确的沟通方式来报告违规行为。 简而言之，他们发现违规行为并在它成为问题之前对其进行处理。
#3。 进行有效的培训和教育
一个组织的教育培训不能每天或每周进行，而必须至少每年举行一次。 当员工被提醒和更新以防法规发生修改时，他们可以轻松地进行调整以适应法规。 这仅仅意味着您的合规委员会必须了解您所在行业的最新动态。 他们可以通过与相关行业的专业人士建立联系、阅读文章、参加会议或成为团队的一员来做到这一点。
#4。 有一条功能性的沟通线
公司可以集成匿名热线、电子邮件地址或调查，以最大限度地提高反馈。
#5。 内部监控和审计
制定内部监控和审计的年度工作计划，识别任何风险领域，并主动审计和审查合规计划。 这样，在任何一点上都没有漏洞。
#6。 通过广为人知的纪律准则执行标准
仅仅建立法规是不够的，还必须定义纪律措施。 这将确保每个人，无论其级别或职位如何，都遵守规则。
#7。 检测违规行为和纠正措施
除了审计和监控团队之外，还必须有一个检测违规行为的系统。 还必须有一种方法来跟踪所做的更正，以确保没有偏差记录。 如果没有适当的纠正措施，那么合规是没有用的。
您如何实施合规管理系统？
以下步骤将帮助您实施 CMS
- 进行风险评估。
- 员工培训
- 创建政策和程序
- 建立良好的沟通渠道
- 违规举报反馈系统
#1。 对您的业务进行自我风险评估
实施合规系统的第一步是对相关公司进行风险评估。 公司采用合规管理系统来保护自己免受风险。 由于不同的行业面临不同的风险，因此需要定义对您的公司构成风险的因素。 执行此操作的最佳方法是运行针对您的业务需求量身定制的风险评估测试。 如果您不确定从哪里开始，可以查看 COSO。 他们总是很乐意提供帮助。 这将帮助您解决所有已识别的风险，并从战略上为这些可能的风险提供解决方案。 但是，您还必须准备好在需要时立即进行修改。
#2。 创建政策和程序
在公司内部实施合规性时，需要制定政策。 政策遗嘱是指导商业行为的所有规章制度的汇编。 即使对于类似的行业，商业政策也有所不同。 简单地说，它是一种行为准则。
#3。 员工培训
培训和教育员工是合规管理体系的要素之一。 每家公司都必须整合一种教育模式，对员工进行公司合规系统的教育。 当员工充分了解情况时，他们可以对自己的行为负责，从而遵守合规计划。
#4。 建立良好的沟通渠道
沟通就像制定指导运营的政策一样好。 还必须确保您的信息员工的培训是有效的。
#5。 不合规举报反馈系统
这也是合规体系的要素之一。 公司必须确保有举报违规行为的热线或匿名方式。 其次，必须有适当的投资报告方式。 然后采取适当的纠正措施，也有助于企业确保合规。
谁负责合规管理？
董事会或董事会任命的合规官负责组织内部的合规管理。 但是，他们通常承担其他职责，设计合规管理系统是他们处理此问题的一种方式。 除了设计合规管理系统外，董事还指派合规官代表他们监督事情。
什么是合规活动？
合规活动包括旨在遵守组织合规管理体系的每一项行动。 其中包括政策制定、报告、员工培训、跟踪、审计、纠正措施等。
什么是合规工具？
合规工具通常是自动化或简化每个企业必须实施的管理系统以满足其行业、法律、安全和监管要求的软件。 它们也被称为软件。
合规管理系统模板
创建模板对于任何业务合规管理系统的成功都至关重要。 如果您在创建整体合规性管理模板时遇到问题，可以将其分解为多个部分。 例如，您可以为风险评估、员工培训、监控和审计、政策、纠正违规行为等创建模板。
什么是 CMS 和示例？
用户可以使用内容管理系统 (CMS)（一种软件）制作、编辑、协作、发布和保存数字信息。 CMS 主要用于 Web 内容管理和企业内容管理 (ECM) (WCM)。
什么是 2 种类型的合规性？
公司和监管合规性是表明框架来源的两个关键类别。 要遵循的法律、规则和程序框架构成了公司和监管合规性。
合规性的 KPI 是什么？
合规性 KPI 如何运作？ 通过合规指标和关键绩效指标 (KPI) 衡量，合规部门保持公司遵守内部和外部政策以及法律要求的能力。
六大合规领域是什么？
所有房东都必须确保他们遵守与合规相关的所有法律和监管义务。 消防安全、燃气安全、电气安全、电梯安全、石棉管理和军团菌是房东需要处理的六大合规问题。
合规的别称是什么？
本文列出了 71 个术语，它们是合规性一词的同义词、反义词或链接。 这些词包括遵从、同意、默许、服从、赞同和顺从。
合规管理系统软件
考虑到将 CMS 集成到企业中所涉及的大量工作，拥有无需太多监督即可帮助协调其活动的软件将非常棒。 所以问题是，是否有软件或应用程序可以帮助企业建立合规系统？ 当然有，但在我们列出最好的 CMS 软件之前，让我们先看看它是什么。
什么是合规管理系统软件
合规管理系统软件是一个持续跟踪、监控和审核业务流程是否符合适用法律、组织政策以及消费者和业务合作伙伴标准的程序。 借助 CMS 软件，企业可以轻松集中其所有合规知识并规范这些合规性。
我们还可以将合规管理软件定义为企业集成到其系统中的程序，以持续跟踪、监控和审计其遵守其自行制定的法规、组织政策、行业需求和其他政府法规的情况。
合规管理系统软件有哪些类型？
目前提供三种类型的 CMS 软件。 您的业务需求必须合二为一。 但是，您需要确保您了解您所在行业选择正确软件的需求。 以下是合规管理系统软件的类型；
- 通用合规管理平台。
- 行业特定的合规管理工具
- 治理、风险和合规 (GRC) 软件
#1。 多功能合规管理平台
多用途合规管理平台，也称为多合一合规管理平台，能够管理任何部门的合规性。
#2。 行业特定的合规管理工具
这专门针对高度监管的行业，例如医疗保健、金融部门、制造领域等。
#3。 治理、风险和合规 (GRC) 软件
治理、风险和合规 (GRC) 软件实际上比行业特定的合规管理工具更先进。 该合规管理系统软件具有更广泛的风险管理和公司治理功能，而不仅仅是通用合规管理。 GRC是唯一一款集IT风险管理、业务连续性规划、法律管理于一体的合规管理系统软件。
合规管理系统软件有哪些特点？
以下是CMS软件的特点；
- 它没有容错的余地。
- 它管理合规性注册表和策略集。
- CMS 软件允许进行电子学习培训。
- 它确保合规性监控。
- 它确保控制和报告
- 管理冲突
- 它有一个多语言界面
- 它用作调查工具
- 预防和控制欺诈。
- 有效地处理转换和适用规则的知识
购买合规管理系统软件
CMS 营销人员都在试图说服企业购买他们的软件。 企业需要在购买或升级合规工具之前充分评估他们的需求。 以下步骤将帮助您做出正确的选择；
#1。 确定您的业务风险的扩展范围
虽然 CMS 软件确实可以帮助企业管理合规风险，但并非每个企业都需要软件。 因此，首先通过进行风险评估来定义您的业务风险。
#2。 定义业务线和需求
贵公司是否处于高度监管的行业？ 有些行业有严格的监管，例如金融服务和健康。 其次，您可以将其他相关需求整合到您的 CMS 软件中，但您必须首先定义您的业务需求是什么。
#3。 它需要
在集成 CMS 之前定义您的 IT 需求很重要。 要减少开支，请留意 IT 附带的软件包。 这样，您就不必为此承担额外费用。
合规管理示例
嘿，每个企业都属于一个行业或另一个行业，因此您在网上看到的大多数合规管理系统都可能是建议。 您必须使用您的行业法规和您的风险评估重新发布而不是在线示例来制定您的业务合规管理系统。
#1。 确定符合您所在行业的法规
如前所述，每个行业都有一套必须遵守的规则或规定。 在创建 CMS 程序或管理系统之前，请编制一份贵公司的规则列表。
#2。 将法律按重要性排序
这并不意味着有不重要的规定。 这只是意味着有些人比其他人需要更多的关注，但总的来说，都必须遵守。 将它们按重要性排序将帮助您确定您希望多久查看一次这些法规。 有些需要不断的审查、审计和监控。 有些不需要太多关注，年度审查非常适合这些。
#3。 想出Be Review规则
编制一份主要职责清单后，尝试将它们分解为每月的“待办事项”清单。 董事会什么时候应该听到这些问题？ 把它们写下来，这样你就不会忘记。 这些新规定何时生效？ 提前一个月左右将最新版本和截止日期通过电子邮件发送给负责审核的人员。
#4。 计划员工培训
不要忽视培训对您的员工和领导层的重要性。
#5。 制定待办事项日历
拥有合规日历待办事项清单将帮助您在正确的时间做事。
结论
管理风险总是比让它失控要好。 因此，如果您的企业没有合规系统，请整合一个。 没有一个的影响是它比安装一个成本更高。 如果您有，请务必监控、审核并在必要时进行修改，以与您的行业法规保持同步。
合规管理系统常见问题解答
合规管理系统的四个基本部分是什么？
- 董事会和管理层监督，
- 合规计划
- 消费者投诉的回应
- 合规审计
合规管理的三个阶段是什么？
- SOD 小贴士
- 识别并分类公司面临的威胁
- 持续审计和合规。
相关文章
参考资料
