业务流程映射:权威指南

业务流程映射

当团队中的每个人都有如此不同的个性和观点时,您如何才能说服他们以相同的方式看待事物? 此外,您如何让您的全体员工以相同的方式始终如一地执行任务或流程? 业务流程图是一个旨在实现这一目标的框架:以图形方式布置一个流程,以便每个人都能理解并以相同的方式遵循它。 我们在本教程中涵盖了基本和高级业务流程映射问题,包括软件、历史、认证、方法、示例和优势。

什么是业务流程图?

工作流程的可视化表示称为业务流程映射。 可以表示为流程图或业务流程建模和表示法 (BPMN) 符号的流程图说明了完成产品或服务所需的阶段之间的关系。

业务流程图与业务运营、目的、成功标准、角色和职责以及不同流程发生的时间和地点有关。 它们是业务流程管理 (BPM) 的组成部分。 业务流程映射鼓励所有利益相关者(尤其是对合规性感兴趣的利益相关者)以及在组织内工作的人员的透明度。

业务流程建模和业务流程映射经常混淆。 当专家为业务流程建模时,他们更关心程序是如何执行的以及由谁(或哪个部门)执行。

业务流程图的历史

美国机械工程师协会 (ASME) 于 1921 年开创了业务流程图。业务流程图随后被工程师和生产设施采用,并发展成为我们今天使用的软件程序。

 Frank Gilbreth 和 Lillian Gilbreth 在题为“1921 年的流程图”的演讲中介绍了流程图。“寻找最佳工作方式的第一步”。如果您有兴趣了解更多信息,普渡大学拥有这些材料的档案。 为了确保这种图表的一致性,ASME 在 1947 年创建了一个符号系统。

为什么需要业务流程图?

管理成功公司的一个重要组成部分是业务流程映射。 在没有可视化表示可预测流程如何运作的情况下,员工只能对组织中的最佳实践进行推测和犯错。 如果未通过映射彻底定义业务流程,则每个部门和个人都需要制定自己的顺序和任务。 如果没有指定工作所有者,就会导致混乱、混乱和责备。

业务流程映射软件

您知道,随着情况的变化,创建流程图的需求也随之变化。 现有的应用程序和软件将大大简化该过程。 我们将在以下几行中查看可用的工具和软件。

一种称为业务流程映射软件的基于云或在线的应用程序使用户能够通过图表和图形以图形方式表示执行特定业务流程所需的步骤。 地图上显示了标准操作程序的流程图、任务描述和所有与流程相关的活动,例如输入/输出。

为什么业务流程映射软件如此重要?

任何业务流程映射软件的主要目标都是使个人、组织或企业更有效地开展日常业务。 这些非凡的技术使管理层能够有效地监控工作流程,以便全面了解整个组织及其各种运营。

流程映射工具还有助于分解业务流程的复杂性或复杂性,并提高对流程的理解。 因此,用户可以指定流程改进的阶段。

因为您需要先了解流程才能采取任何行动来增强它们,因此业务流程映射软件可以成为您公司非常有用的工具。 这些流程映射工具旨在帮助您理解任何流程的本质,这正是它们的目的。

这里列出了一些最好的业务流程映射软件,这些软件因其大量的好评和高水平的客户满意度而被选中。

顶级业务流程映射软件程序:

#1。 应用程式

Promapp 是一个易于使用的流程映射应用程序,通过大大简化流程映射过程来促进流程改进。 这个出色的在线平台使用户可以轻松开发、修改和共享 HR 流程。 它使风险管理、质量控制和业务连续性成为可能。

#2。 绘图.io

可以使用简单的流程图应用程序 Draw.io 制作流程图和其他类型的图表。 它还可以生成详尽的可视化效果,例如 SIPOC 图。

#3。 智能绘图

SmartDraw 的用户可以轻松制作具有专业外观的图表。 由于其令人难以置信的直观设计,它易于使用并提供广泛的功能。

#4。 微软Excel

Microsoft Excel 对于几乎每个人来说都是一个熟悉的名字。 毫无疑问,它是当今使用最广泛、最受欢迎的电子表格之一。 但是,没有多少人知道 Microsoft Office 套件中包含的程序 Excel 包含许多可用于创建流程图的功能。

#5。 CWA 流程和质量管理套件

该流程图软件可用于工作流管理、质量管理和业务流程管理。 这种突破性的技术可用于直接建模、优化以及文档和流程的传播。

#6。 清晰图表

该工具专门用于帮助生成业务流程图。 正因为如此,它拥有大量的工具和功能,使流程映射变得容易。 例如,LucidChart 包含大量模板,任何人都可以使用这些模板来构建任何类型的流程图,包括 SIPOC、BPMN2、价值流等。

#7。 微软视觉

Microsoft 有一个名为 Visio 的特定程序,用于创建业务流程图。 但是,用户也会喜欢这个有用的应用程序附带的众多附加特性和功能。 当今最好的业务流程映射软件 Microsoft Visio 也是此列表中最昂贵的工具之一。

业务流程映射示例

流程图的主要目的是解释流程如何运作。 您可以通过选择和实施适当的流程图来提高员工对某些业务功能的理解。 在进入示例之前,让我们先看看业务流程映射中使用的一些流行符号。

#1。 活动/过程:

流程中的步骤或操作由活动或流程表示。 它通常由一个矩形表示。

#2。 流动

通常,流形是一条线,一端带有箭头。 流程向观察者展示了流程步骤的执行顺序。

#3。 事件

流程因事件而开始、修改或结束。 错误、消息、取消和链接是您希望显示的事件的几个示例。 根据事件的类型,事件用包含附加符号的圆圈表示。

#4。 决定

菱形决策形状表示流程需要决策才能继续进行。 它可以是一个简单的是或否的选择,也可以是一个具有一系列选项的更复杂的决定,例如计算机程序中的案例陈述。

业务流程映射示例经常包含上述形状。

过程映射示例

#1。 服务台

为了降低成本并提供有效的服务,一些公司已将其服务台程序的一部分自动化。 必须根据工作流程对请求进行优先排序并发送给合适的人。

#2。 招聘

传统上,招聘一直是一项耗时费力的人力资源工作。 招聘人员越来越多地使用机器人流程自动化 (RPA) 和其他自动化工具来审阅申请人的申请,并根据他们的资历对他们进行分类。

#3。 采购

采购流程工作流程可能很复杂。 手动请求和批准可能会导致长时间的延迟和缺乏透明度。 发送到采购部门的请求启动采购工作流程。 然后,采购人员将研究潜在的供应商、获取投标并选择一个。

#4。 客户入职

积极的入职体验对于留住客户至关重要。 由于客户接触点的增加,入职流程变得更加复杂。 在银行等受到严格监管的行业尤其如此。

业务流程映射认证

获得业务流程映射认证可能有助于学习新技能。 这些能力可以帮助您强化简历并获得更高层次的就业机会。 项目经理可以在学习增强业务实践的方法的同时扩展他们的专业知识和生产力。
如果您对业务流程映射感兴趣,这里列出了几种可用的认证:

#1。 ITIL认证

信息库基础认证 (ITIL) 没有先决条件,只有通过考试成绩。 它还具有模拟考试功能,并且没有有效期。 此外,它还提供了来自实际情况的示例,以帮助您理解如何在工作场所使用此认证所教授的能力。

#2。 注册会计师协会

注册管理会计师证书由商业会计师和金融专业人士协会提供。 高中毕业后,需要两年以上的学习或培训,两年以上的工作经验,并通过口试或笔试。 一年后,该认证失效。

#3。 组织变革管理:APMG CM 从业者认证

组织变革管理:APMG CM 从业者认证可通过 Learning Tree 获得。 只有通过口试或笔试才能获得此认证,该认证终身有效。 您可以在课程中获得有用的知识,您可以通过实施变更管理将这些知识用于组织业务运营。

#4。 全球商业服务证书 (CertGBS)

全球商业服务证书是由 ACCA 提供的证书。 该认证只需要您完成课程即可。 此外,此认证是永久性的。

#5。 CITP

信息技术专业人员可以获得美国注册会计师协会 (AIPA) 的认证。 高中毕业后,需要两年以上的学习或培训,两年以上的工作经验,并通过口试或笔试。 三年认证期已过。

业务流程映射方法

业务流程映射方法有多种形式。 一个冗长的列表可能包括,每个都有自己的特殊优势:甘特图、UML 图、业务流程建模符号、流程图、数据流图、角色活动图、功能建模的集成定义、Petri 网、面向对象的方法、工作流技术和仿真模型。

业务流程映射方法包括以下内容:

#1。 工作流程方法

工作流是由组织内的个人或软件程序执行的任务的集合。 这些程序超越了简单的建模。 他们还支持过程分析和改进。 信息收集、业务流程建模、工作流建模、实施、验证和执行是工作流中的一些阶段。

#2。 业务流程建模符号 (BPMN)

流程专业人士青睐的方法是 BPMN。 它是一种标准化语言,非常适合您必须深入研究流程以解决错误和异常的情况。 尽管这很常见,但如果您不是业务分析师,则使用此策略可能会适得其反。

#3。 数据流程图

数据流图,也称为 Yourdon 方法,向您展示信息如何从一个位置移动到另一个位置。 它们展示了该过程如何与外界交互以及如何连接到各种数据存储。

#4。 统一模型语言 (UML) 图

 UML 图非常适合用于规划软件开发。 UML把图分为两类:行为图和结构图。 UML 不适合设计流程工作流,因为它被认为是特定行业的专业映射工具。

#5。 SIPOC 图

高级流程图是 SIPOC 图的另一个名称。 他们直观地传达了一个过程,而没有深入。 该过程在 SIPOC 图上分为以下部分:供应商、输入、过程、输出和客户。

业务流程映射中的步骤

要开始映射您的业务流程,请确定需要映射的流程。 通过收集和分析有关当前程序的数据,根据需要修改流程。 留意改进流程的方法。

执行业务流程映射

您决定在业务流程映射中映射的流程将影响您的地图的有用程度。 通过考虑它们将如何影响您的客户和您的整个业务战略,您可以确保您的业务流程图具有最大的潜在影响。

下面,我们提供了三种技术来选择要映射的最佳流程:

#1。 根据对客户的影响来组织您的运营:

这些是基本的、有帮助的和指导性的过程。 您的客户直接受到反映业务目的的核心程序的影响。 业务管理中使用的流程称为启用流程。 用于规划和管理业务的流程称为指导流程。

找到您组织的战略目标是这样做的第一步。 完成后,您可以将其用作为当前流程创建流程架构的基础。 这样做时,您要决定哪些流程对于实现您的业务战略最重要,如何以最符合战略的方式开发这些流程,以及如何为未来制定改进计划。

#3。 强制改进:

这更多的是出于必要而做出反应,而不是有预谋的策略。 例如,失败的审计或管理指令可能会迫使流程改进工作。 确定并映射了这种情况下的必要流程。

创建业务流程图的六种主要方法是什么?

创建流程图有六种主要方法:

  • 通过一对一或小组员工访谈。
  • 通过使用引导发现研讨会。
  • 通过查看现有文档。
  • 业务分析与设计。
  • 通过直接观察工作。
  • 通过导入现有的流程图。

创建流程图的五个基本步骤是什么?

创建流程图:

  • 选择要映射的过程或问题。
  • 列出发生的活动。
  • 这些步骤应以书面形式列出。
  • 使用来自流程图的符号,创建流程图。
  • 完成流程图并分发。
  • 检查地图以确定潜在的改进区域。

工作流和流程图之间有什么区别?

工作流由完成任务所需的重复步骤组成。 完成更重要的组织目标所需的所有组件都称为流程。 普遍的观点是,流程指的是更全面的结果,而工作流则指的是微小的细节,直至小规模的目标。

流程图有哪些不同类型?

有六种不同的流程图:

  • 基本流程图。 
  • 价值流图。
  • 价值链图。
  • 跨职能地图。
  • 详细过程图。
  • SIPOC。

创建流程图的三个好处是什么?

流程图的优点:

  • 为了更好地理解一个过程。
  • 考虑如何改进流程。
  • 向其他人展示流程中的步骤。
  • 促进同一过程中参与者之间的交流。

结论

业务流程映射已不仅仅是具有吸引人的图形的简单流程。 但如果做得不正确或不认真,它可能会导致你不想遇到的麻烦和问题。
流程图很重要,因为它不仅可以让您识别而且还可以修复损坏的东西并填补关键空白。 使用适当的设备和软件是实现这一目标的最好和最简单的方法。

参考资料

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