当一家公司从供应商或债权人处以信贷方式购买必须迅速偿还的产品和服务时，会计项目称为应付账款 (AP)。 在资产负债表上，它被列为流动负债。 公司的 AP 部门负责支付公司欠供应商和其他债权人的款项。 在本文中，您将了解有关应付账款的所有信息，包括示例、流程、资产负债表上的内容，以及 AP 和应收账款的良好比较。 让我们开始吧。
什么是应付账款 (AP)？
应付账款 (AP) 是一种短期债务和资产负债表负债，其中公司欠向公司提供商品或服务的供应商/供应商的款项。 AP 也称为负责处理供应商发票或票据并在总账 (GL) 中记录短期债务的部门。 在向供应商付款之前，AP 部门将根据（购买）订单验证发票并确保收到产品或服务。
应付账款是做什么的？
AP 部门的作用是为组织提供财务、行政和文书支持：该团队负责监督整个应付账款流程。 这是公司会计部门的一项重要职能，它涉及供应商发票的编码、批准、付款和核对。
每个应付账款团队成员的职责都有助于改进付款流程，并确保仅根据合法且准确的账单和发票付款。 熟练且管理良好的应付账款员工可以在 AP 流程中为您的公司节省大量时间和金钱。
借助自动化功能，AP 团队可以快速选择何时支付发票（以防止滞纳金或利用提前支付的储蓄）以及支付方式（通过纸质支票、ACH 或通过您可以获得现金返还的虚拟卡） . 因此，组织可以更好地控制其流出现金，甚至可以将 AP 从成本中心转变为利润中心。
什么是应付账款流程？
在进行供应商付款之前，AP 部门将完成一套程序。 由于在任何给定时间交易的规模和数量，必须建立指导方针。
该程序包括以下步骤：
#1。 收到账单
如果购买了产品，该账单有助于确定收到的数量。 在此期间，还可以确定票据的真伪。
#2。 查看账单详情
核实帐单包括供应商的名称、授权、日期和规格，这些都已核对并与采购订单相符。
#3。 收到账单后更新记录
分类账中的账户必须根据收到的账单进行更新，并且经常需要费用条目。 由于批准层次结构与账单价值相关联，因此在此步骤可能需要管理层批准。
#4。 及时付款
所有账单付款都应在供应商与采购商商定的到期日之前或之日执行。 必须准备和检查必要的文书工作。 支票上记录的信息、供应商的银行账户信息、付款凭证、原始账单和采购订单都必须经过审核。 此时可能还需要管理层的批准。
内部控制应包含在应付账款流程中，以确保公司现金和资产的安全。
- 防止支付欺诈性发票
- 防止支付不准确的发票
- 防止两次支付供应商发票
- 确保所有供应商发票都已计算在内
应付账款示例
AP 包括企业对企业的计费。 您的企业必须为其提供的物品或服务向另一家企业支付费用。 这些是涉及应付账款的几个例子，它们包括：
#1。 清洁服务
清洁服务是应付账款的例子之一。 当 A 公司雇用 B 公司来满足其清洁需求时，可能会出现 AP。 在这种情况下，企业 A 必须定期向 B 公司付款，以换取及时可靠的清洁服务。
#2。 员工制服
这是应付账款的一个例子，当一家公司与另一家公司签订合同为其员工制服时。 这是经常性或持续性公司费用的示例。 由于员工更替和丢失或损坏的制服，将需要进一步的订单。 当企业 B 收到新订单时，它向企业 A 开具发票，并由 A 公司的应收账款部门处理付款。
#3。 办公用品
为了保证他们永远不会用完关键用品，许多企业批量购买并根据使用频率设置定期采购。 为确保有效的生产力，这些企业主经常要向他们的办公用品供应商付款。
#4。 卫生
许多企业雇佣其他企业运走他们的垃圾和可回收物。 这些服务通常每周提供一次。 这也是应付账款的一个很好的例子。
什么是应付账款和应收账款？
应收账款 (AR) 和应付账款 (AP) 从根本上是截然相反的。 应付账款是欠供应商的资金，而应收账款是欠公司的资金，通常是消费者欠的。 当一家公司与另一家公司进行信用交易时，一家公司将在其账簿上记录 AP 条目，而另一家公司将记录应收账款条目。
应收账款与应付账款：有什么区别？
- 分类
- 抵消津贴
- 审计
应收账款和应付账款的会计处理方法非常相似。 本质上的区别是，应收账款是指预期进入组织的资金，而应付账款是指即将离开公司的资金。 应收账款和应付账款之间的其他区别如下：
#1。 分类
AP 是一个流动资产账户，报告预计很快将进入组织的资金。 应收账款是一种流动负债账户，描述即将离开公司的资金。
#2。 抵消津贴
应收账款，但不是 AP，可能有一个运行金额，称为抵消准备金。 抵消准备金旨在说明某些应收账款可能永远无法支付的可能性。 会计师将这些称为“可疑账户”。 抵消津贴是指如果有问题的账户不支付发票，公司将损失的金额。 公司将蒙受损失，这将对其总底线产生影响。
会计师和簿记员不得为 AP 建立抵消津贴。 如果公司为其（公司）所欠的债务设立抵消津贴，则意味着该公司不打算支付其账单。 这种行为违反了管理企业财务的几项广泛接受的会计原则 (GAAP)。
#3。 审计
审计员检查应付账款和应收账款以确保透明度和诚实，但他们在每个分类账中寻找不同的东西。
- 在审计应收账款时，他们确保每个分类账项目都与真实世界的发票相对应。 他们还寻找不太可能支付的可疑账户和账单。 他们检查公司的簿记员是否通过报告永远不会实现的未来收入来夸大公司的净值。 如果一家公司的客户似乎不愿意支付他们的发票，他们的金额必须从应收账款中转入当期费用。 审计员还证明公司正确列出了所有 AP。
- 审计师在审计 AP 时寻求相反的做法——公司可能会通过从 AP 中删除账单来夸大其净资产。 这有效地向公司股东、债权人和潜在投资者隐瞒了已知的义务。
为什么要自动化应付账款？
每个企业都会收到账单并向供应商付款。 然而，手动处理这些发票和付款需要很长时间并且成本很高。 手动处理发票的典型成本为 12-15 美元，纸质支票付款需额外支付 5 美元。 手动 AP 还会使可见性和运营资源紧张，并给会计团队带来压力。
组织可以使用 AP 自动化重组其 AP 部门，以减轻与手动程序相关的低效率，并将硬成本和软成本降低高达 80%。 AP 自动化使您的应付账款流程自动化，从发票收集到付款执行，并使您的数据保持最新并随时可用。
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面试 AP 时需要筛选的技能
虽然AP主要是一个数字工作，但它也需要很强的沟通能力。 最优秀的 AP 员工擅长处理公司内外的数据和各种人际互动。 他们不仅与各个部门的主要审批人合作，还与为流程提供关键信息并管理关键供应商关系的其他人合作。
聘请具有沟通技巧和会计知识的合适人员，以及培训他们在您的组织内有效运作，可以从您已经不堪重负的 AP 团队中节省大量时间。
应付账款与贸易应付账款
尽管“应付账款”和“贸易应付账款”这两个术语有时可以互换使用，但它们指的是相似但略有不同的情况。 贸易应付款项是公司欠其供应商的与库存相关商品（例如商业用品或材料）的资金。 AP 包括公司的所有短期负债。
例如，如果一家餐馆欠一家食品或饮料公司的钱，那么这些东西就是存货的一部分，因此也是贸易应付账款的一部分。 AP 包括对其他公司的负债，例如清洁餐厅员工制服的公司。 这些类别中的每一个都是更广泛的 AP 类别的一部分，许多企业将它们混为一谈。
应付账款的两种类型是什么？
AP 是处理已发生但尚未支付的债务的账户。 工资和成本是业务AP的两个类别。 AP 通常采用供应商发票的形式，尽管它们也可以包括账单、发票和支票。
应付账款的4个功能是什么？
- 管理应付帐单并确定其优先级。
- 发票应编码。
- 更正任何错误。
- 检查供应商的声明。
面试中的应付账款流程是什么？
在完成付款之前，需要匹配发票、比较采购订单并接收报告以验证交易细节。
我如何准备应付账款面试？
以下是一些在 AP 面试中保持冷静的策略：
- 保持冷静。
- 要求澄清。
- 不要做一个懒鬼。
- 理解它。
- 慢慢来。
- 问问题。
谁管理应付账款？
根据公司的内部控制，AP 部门可以处理预先批准的采购订单，或者 AP 可以在采购完成后进行验证。 AP 部门还准备月末账龄分析报告，告知管理层公司欠款多少。
应付账款的关键技能是什么？
AP 职位所需的一些重要能力包括： 费用报告需要良好的数据输入能力。 熟练掌握 Microsoft Excel。 必须了解会计原则和 AP 流程。
应付账款如何记录在资产负债表上？
应付账款包含在企业的资产负债表中，由于它是一种负债，因此欠债权人的款项列在“流动负债”项下。 流动负债通常是期限少于 90 天的短期负债。
应付账款是负债还是费用？
AP 是负债，因为它们代表欠一个或多个债权人的钱。 应付账款出现在公司的资产负债表上，但费用出现在损益表上。
我在哪里可以找到公司的应付账款？
应付账款出现在公司的资产负债表上，并被归类为流动负债，因为它们代表欠他人的钱。
结论
AP 是企业在其运营过程中产生的仍到期且必须在不久的将来支付的负债。 因此，应付账款在资产负债表上被归类为流动义务。 供应商账单、法律费用、承包商付款等是典型的应付账款项目的例子。
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参考资料
