如何为小企业发工资，是每个创业者都在思考的问题。 薪资是支付企业员工工资的过程，包括跟踪工作时间、计算工资以及通过直接存款或支票向员工支付资金。
但是，企业必须进行会计活动以记录工资、预扣税款、奖金、加班费、病假和假期工资。 公司必须留出并记录必须支付给政府的医疗保险、社会保障和失业税的金额。
许多企业使用薪资软件来跟踪他们的员工。 一个 API 用于输入员工的工作时间，他们的报酬被处理并发送到他们的银行账户。
许多大中型企业将薪资服务外包，以简化流程。 雇主会跟踪每位员工的工作小时数，并将其报告给工资单服务。 支付给员工的总金额由发薪日的工资单服务根据发薪期间的工作小时数或周数和工资率计算。 该服务在支付员工收入之前会从员工收入中扣除税款和其他预扣税款。
尽管如此，这份关于如何在 2023 年开始为小型企业发放工资的指南将帮助您更有信心地处理这个令人兴奋但令人生畏的过程，让您最终获得所需的帮助。
了解薪资
工资单是公司在特定时期或特定日期欠其员工的报酬。 它通常由公司的会计或人力资源部门管理。 小公司的工资单可能由所有者或合伙人处理。
工资单处理、员工福利、保险和预扣税等会计职能越来越多地外包给专业组织。
自己为公司发工资成本较低，但耗时且容易出错。
如果你擅长数字，你也许可以自己付钱给你的员工。 但是，考虑到工资单错误（以及由此产生的罚款）的可能性，请确保您在开始工作之前对您需要做的事情完全满意。
如何开始工资单
- 获取雇主识别号 (EIN)
- 检查您是否需要州/本地 ID
- 独立承包商或雇员
- 照顾员工文书工作
- 决定支付期限
- 仔细记录您的员工薪酬条款
- 选择薪资系统
- 运行工资单
- 获取记录
- 报告工资税
#1。 获取雇主识别号 (EIN)
在招聘员工之前，您必须从 IRS 获得雇主识别号 (EIN)。 EIN 也称为雇主税号或 SS-4 表格。 向美国国税局提交税款和其他文件需要 EIN。 此外，在向州实体提交有关您的员工的信息时，需要 EIN。 您可以在线申请 EIN，也可以直接联系美国国税局。
#2。 检查您是否需要州/本地 ID
为了处理税收，一些州和地方政府需要企业获得识别号。
#3。 独立承包商或雇员
认清差异。 确保您了解独立承包商和员工之间的区别。 两者之间的区别在法律上并不总是很清楚，它会影响您如何扣缴所得税、缴纳社会保障和医疗保险税以及缴纳失业税。
#4。 照顾员工文书工作
新工人需要表格 W-4，联邦所得税预扣税。 您的员工必须填写表格并将其返回给您，以便您可以从他们的薪水中扣除适当数额的联邦所得税。
#5。 决定支付期限
您可能有一个手动流程，但设置支付周期（每月或每两个月）有时是由州法律规定的，双月支付是最常见的。 即使您的员工在整个期间都没有工作，IRS 也会强制您在该期间预扣所得税。
#6。 仔细记录您的员工薪酬条款
在设置工资单时，请考虑您将如何处理带薪休假（这不是法律要求，但大多数企业都提供），您将如何跟踪员工工作时间，是否以及如何支付超时费用，以及其他业务考虑。 其他员工薪酬和业务费用，例如健康计划保费和退休金，也必须从员工薪水中扣除并支付给适当的组织。
#7。 选择薪资系统
工资管理需要高度的精确性和对细节的关注，因此值得进行一些研究以了解您的可能性。 首先询问其他企业主他们使用的任何方法，以及他们是否对设置和管理工资单有任何建议。 在大多数情况下，您的工资管理选项是内部的或外包的。 作为雇主，您有责任报告和支付所有工资税，无论您选择哪种方式。
#8。 运行工资单
收集完所有文书工作和信息后，您就可以开始运行工资单了。 您可以自己输入信息，也可以将其提供给您的会计师，具体取决于您使用的任何工资系统。
＃9。 获取记录保存
联邦和州立法要求雇主在特定时间段内保存某些记录。 例如，W-4 表格（员工在其上指定其扣税状态）必须为所有在职员工存档，并在员工离职后保存三年。 W-2、报税表的副本以及所有税款存款的日期和金额都应保留。
#10。 报告工资税
您必须按季度或年度向有关当局提交多份工资税报告。 访问 IRS 的雇主税务指南以获取更多信息，该指南对所有联邦纳税申报义务提供了明确的指导。 有关雇主的详细报税要求，请联系您所在州的税务部门。
如何为小型企业启动薪资
以下是有关如何为小型企业开始发薪的步骤：
查看美国劳工部网站
美国的大多数公司都受特定规则的约束。 仅举几例，这些限制包括最低工资法、家庭和病假法以及加班规则。
查看主题区域 美国劳工部网站 开始设置您的小型企业工资单。 然后，转到 DOL 的法律 FirstStep 海报顾问部分，找出您需要展示哪些海报以符合联邦就业要求。
查看您所在州的劳工部网站。
虽然联邦就业法由美国劳工部监管，但每个州都有自己的一套劳动法。 在为您的小型企业设置工资单时，您必须了解联邦和州的规定。
如果您所在州的劳工部网站上的信息与美国劳工部网站上的信息不同怎么办？ 一般来说，法律有利于员工，因此您应该遵循最有利于他或她的准则。 例如，一旦员工每周工作超过 40 小时，联邦法律就规定要支付加班费。 但是，某些司法管辖区要求根据一天的工作小时数支付加班费。
如有疑问，请咨询您的会计师或熟悉您所在州法律的劳工律师。 这不仅可以让您远离法律麻烦，还可以确保您的员工得到公平对待，从而使员工更加快乐。
确定你的工资表
在大多数企业中，工资单通常每周、每两个月或每半月进行一次。 选择最适合您的薪水计划。 在决定支付员工的频率时，请牢记公司的现金流。 按时支付员工工资受到严格的限制，虽然你可以改变你的工资表，但你不应该经常这样做。
请记住，您所在州的劳动法可能会规定您的工资表的最低频率，因此请根据您所在州劳工部门网站上的要求仔细检查您的工资表。
写你的员工手册
既然您知道哪些法规适用于您所在州的工资单，现在是时候编写您的员工手册了。 如果写任何东西的前景让您感到不舒服，请不要担心。 您可以使用各种互联网资源来帮助您制定员工手册，或者您可以聘请人力资源专家为您完成。
在您完成员工手册的编写后，我强烈建议您让您所在州专门研究劳动法的律师对其进行审查。 他们会仔细检查您的手册不包含任何可能被解释为您和您的员工之间的合同的材料。
在您决定如何开始为小企业发放工资之前，还要确保您已正确理解您所在州与工资和就业问题有关的法律。
申请您的联邦雇主识别号码（FEIN 或 EIN）。
出于税收目的，许多独资业主使用他们的社会安全号码。 但是，您必须使用联邦雇主识别号（有时称为 FEIN 或 EIN）用于就业目的。 您的 EIN 是您获得后将用于所有营业税申报和文件的号码。 因此，许多会计专业人士强烈建议企业主在创办公司后尽快获得 EIN。
如果您还没有 FEIN，获得 FEIN 很简单。 您可以在 IRS 网站上在线申请您的 EIN，并立即收到。
申请您的州预扣税和失业保险账户
根据您所在的州，您可能有义务预扣州所得税并向您所在州的失业保险基金供款。 一些州也存在地方预扣税法规。
在您所在州的税务委员会和失业保障委员会的网站上，您可以经常获得有关如何开始为小企业发工资的工作情况信息
在您的日历中输入您的工资表和报税截止日期
既然您已经决定了您的工资计划并申请了您的 FEIN、州预扣税和失业保险账户，那么您必须确保您在所有截止日期之前完成。
首先用您的工资单日期标记您的日历。 然后，输入工资税申报的截止日期。 请记住，缴纳税款和提交信息申报表可能有不同的截止日期。 此外，州截止日期可能与联邦截止日期不同。
决定谁来管理你的工资单
您将在内部处理工资单还是通过第三方工资单服务？ 两种选择都有优点和缺点。
当您在内部处理工资单时，您在何时可以处理工资单方面有更多的余地。 如果您未在截止日期前提交工资单数据，工资单服务提供商通常会要求等待三到五天并收取加急费。 另一方面，薪资服务提供商经常承担及时提交纳税和申报表的全部责任，这对忙碌的小企业主很有吸引力。
雇用您的第一位员工
您已经获得了所有必需的税号，计算出您的工资表，并设置了您的工资系统。 现在是时候聘请您的第一位员工了。
一旦您找到并雇用了完美候选人，请从他们那里收集一些信息，以便他们可以在您的工资系统中正确设置。
如何手动进行工资单
手动工资单系统需要手动完成整个工资单程序。 如果您选择管理自己的工资单，您可以获得文件的标准时间表并要求您的员工填写。 完成考勤卡后，您可以计算适当的工资和税金，然后将支票手写给您的员工。
重要的是要记住，手动工资单处理需要很多程序，这些程序可能比您预期的要长。 对于中小型企业来说尤其如此。 您拥有的员工越多，手动进行工资核算就越困难。
如果您想省钱并动脑筋，请使用以下步骤学习如何手动进行工资核算。
- 收集您的税务信息
- 让您的员工填写 W-4 表格
- 确定工资表
- 计算总工资和预扣所得税
- 支付工资税
- 归档并报告您的工资单
- 保持良好的工资记录
如何开始为小型企业支付工资：一名员工的工资单
您需要以下物品来支付您的单身员工，无论您是自己做还是雇用工资单服务提供商：
- 雇主识别号 (EIN)
- 州和地方税号（如果适用）
- 州失业身份证号码
- 员工的 I-9 和 W-4 表格
- 雇员的国家扣缴津贴证明
- 劳工部记录
- 定义的支付期
如何开始为小型企业发放工资？
以下是有关如何开始为小型企业支付工资的步骤
- 获取 EIN。 …
- 弄清楚您是否必须拥有州或地方身份证。 …
- 了解独立承包商和员工之间的区别。 …
- 完成员工文书工作。 …
- 选择一个支付周期。 …
- 为您的小型企业选择一个薪资系统。 …
- 开始运行工资单。 …
- 报告工资税
可以自己做工资吗？
手工工资单是唯一的免费工资单处理选项。 服务费由工资单软件、会计师和簿记员收取。 如果您没有资金支付工资单服务，您可以自己动手来省钱。
小企业主如何支付自己的工资？
大多数小企业主通过业主抽奖来支付自己的工资。 有限责任公司、独资企业和合伙企业的所有者被国税局视为自营职业者，因此，他们不会通过正常工资获得补偿。 这就是主人的吸引力发挥作用的地方...... 合伙企业、独资企业和有限责任公司。
薪资服务的成本是多少？
如您所见，有多种因素会影响工资单处理的总成本。 虽然基本的经验法则是每位员工每年的成本约为 150 至 200 美元，但您的总成本将取决于供应商的参与范围。
结论
你有多少工人没有区别。 建立一个工资系统，以简化您继续履行雇主职责的能力，这一点至关重要。 此外，它可以节省您的时间并保护您免受高昂的 IRS 罚款
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