自动化应付账款流程的真正含义是什么？ 为什么应付账款流程的自动化如此受欢迎？ 您应该自动化应付账款流程的哪些方面？ 好吧，如果坚持足够长的时间，您将找到这些问题的准确答案！！！
概述
应付账款流程面临许多障碍，包括及时的付款批准、预算限制、政策合规以及保持会计系统最新。 随着组织达到饱和点，手动处理所有这些变得越来越烦人和难以管理。 未能有效管理应付账款会对公司的利润产生重大影响。 此外，未能对应付账款方法进行充分控制的首席财务官可能会严重限制公司的流动性，从而在他们利用机会的时间有限时手头现金很少。
自动化应付账款流程是解决这些问题的绝妙方法，同时还可以提高员工的生产力和沟通能力。 在本文中，我们将介绍您应该了解的有关应付帐款流程自动化的所有信息。 但在此之前，让我们看看这个流程自动化的字面意思以及手动应付账款流程中的一些瓶颈，以更好地控制您的应付账款。
另请参阅： 简化的应付账款指南！ （+详细公式分解）
自动化应付账款流程意味着什么？
应付账款自动化 是一种减少应付账款（或贸易应付账款）流程中的人机交互的方法，同时还消除了容易出错的操作。 通过将应付账款软件与以数字方式连接贸易伙伴的互联网业务网络集成，这是可行的。
人工应付账款流程是怎样的？
手动方法需要时间并且容易出现代价高昂的错误。 它们需要仔细关注细节，并且数量的增加可能会使手动应付账款流程负担过重，从而导致以下问题； 合规问题、发票匹配错误或月末结账期间的错误。
- 当财务部门收到任何产品或服务交付的发票时，应付账款流程就开始了。
- 这些发票在收到后会与交付的货物或服务进行核对。
- 收到相应部门的确认后，必须批准发票付款。
- 在处理付款之前，财务人员会仔细检查发票是否符合公司的财务和其他标准。
- 然后将发票手动输入会计系统，并保留物理副本以供审计。
完成上述所有操作后，付款将支付给供应商。
如果在这些过程中的任何一个过程中发生简单的手动错误，付款就会出现严重延迟。 此外，困难将继续滚雪球，供应商关系将恶化。
应付账款自动化的流程是什么？
应付账款自动化使流程更容易、更精确、更高效。 它缩短了企业的支付周期，管理财务政策，自动化审批流程，并在数字档案中维护记录，使整个流程无纸化。
收到发票后，系统会将每个行项目与采购订单和接收信息进行比较，以确保请求和接收的货物和服务是相同的。 然后系统向应付账款部门发送警报以进行验证。
发送自动电子邮件以通知人们等待批准。 此外，采购订单、发票和经过验证的交货单将自动进行三向匹配，从而使您的会计系统保持最新。
自动化应付账款流程：它是如何工作的？
将 AP 自动化应用于应付账款流程中的每个可行步骤是很诱人的。 但是，如果您仔细评估您的需求，您将获得更多成功。 自动化将使您的公司受益的六个关键领域。
#1。 切换到电子发票
接收供应商发票或付款请求是自动化应付账款流程时应考虑的第一步。 这一点至关重要，因为发票处理中的错误可能会对整个系统造成严重破坏。 这也很复杂，因为没有任何关于如何获取发票的全球法规。 它们可以在您的邮件中以 PDF、JPG、PNG、DOCX、电子邮件、传真甚至纸质发票的形式出现。 对您的人员来说，通过分类和扫描来合并这些账单可能非常耗时
因此，自动化发票处理的第一步是完全切换到电子发票。 与您的供应商和客户合作，自动支付所有账单。 这不仅减少了您办公室的纸张杂乱，而且还使“丢失”重要文件变得更加困难。
光学字符识别系统 (OCR) 是一种使用光识别字符的系统。 这些程序扫描文档以识别和收集信息，以及创建可编辑的副本。
使用 OCR 发票系统，您可以突出显示重要的数据元素并对费用进行分类。
另请参阅： 会计周期：什么是会计周期以及您所需要的一切
#2。 让审批尽可能简单
由于责任转移，如果您从图片中删除自动化，应付账款审批程序可能会产生重大问题和错误部分。 尽管流程不方便，但批准对于检查成本和控制预算至关重要。 事情的一般顺序是在付款前将供应商的发票发送给相关方以供批准。
好吧，如果您决定自动化您的应付账款流程工作流程，这完全可以实现。 如果有新的库存发票到货，将首先发送给采购订单的发起人，然后发送给部门负责人或经理，最后发送给 CFO 或财务管理员进行最终审批。 每个人都将拥有清晰的数据和易于完成的审批流程，然后将立即传递给下一个审批人。 不会丢失文书工作或时间。
#3。 消除数据输入
基本上，数据输入是会计流程的一个重要方面，因为它为许多其他部门提供了意义，因为他们正在寻找增加收入的趋势和方法。 手动数据输入虽然是必要的，但也是任何业务中最耗时和最容易出错的过程之一。 自动化可以发挥重要作用。
如前所述，OCR 系统有助于捕获数据。 您可以通过将发票数据输入您的 OCR 系统来加载所有其他应付账款程序。 与应付帐款流程的其他步骤不同，数据输入是一项您可以自动化的活动，即使在发票完成后也会有所帮助。 您还可以通过自动收集数据并将其保存为可访问的格式（如智能电子表格或 CSV 文件），使未来的分析或调查更容易。
#4。 自动匹配和验证
您是否曾经支付过发票却发现您订购的东西——或者你得到的东西——不是你所期望的？ 这是相当普遍的，即使是轻微的不准确也会加起来。 匹配并确认每个应付账款条目可确保每张发票都是正确的，并且您只需支付您同意的费用。
通过自动化这部分应付账款流程（匹配和验证），您可以轻松找到总货物、付款金额、到期日和单件价格的异常情况。 自动发票匹配将使用 OCR 技术搜索发票和采购订单编号，快速匹配总数和支持数据以验证购买。
无论您匹配采购订单、接收文件还是任何其他数量的支持文件，自动执行此过程都会将购买的所有文件收集到一个方便的家庭中（并在出现不一致时告诉您）。
#5。 自动化耗时的编码任务
除了数据输入之外，编码和分类自动化最有可能让您的会计团队满意。 应付账款使用称为总帐 (GL) 编码的系统进行分类。
GL 编码是一个耗时的过程，有助于识别每张发票的各种价值，包括但不限于：
- 供应商
- 发票类别
- 金额
- 国家代码
- 生产线
- 货运详情
- 仓库保管
- 问题类型
- 业务部门
随着您公司的发展和您收到更多发票，GL 编码的数量呈指数增长。 对于您的会计团队来说，手动完成这项工作需要付出巨大的努力，并且它会创造出错误的机会，而且不会事先通知您。
相反，通过使用特定的规则和标识，这种编码可以自动化。 当您的 OCR 处理来自每张发票的数据时，您可以将 GL 编码应用于每个必要的数据点。 当需要分析支出或编制税收数据时，您将安排好一切并准备就绪。
另请参阅： 注册会计师会计：什么是注册会计师会计？ （+ 七大免费在线课程）
#6。 将 ACH 交易切换到智能卡
一些 AP 经理对于将他们的 AP 支出转换为卡片犹豫不决，因为他们担心自动分类将是不可能的。 与这些信念相反，这可以通过一些解决方案来实现。 此外，这些交易可以根据供应商选择的虚拟卡进行自动分类。
另一方面，如果您通过 ACH、电汇或支票向供应商付款，一旦付款完成，资金就会从您的账户中扣除。 借助智能卡和费用管理软件，您可以创建允许浮动付款的虚拟卡，这意味着在付款到期之前资金不会离开您的帐户，从而使您可以更长时间地保留手头的现金。
这使财务团队可以更好地控制应付账款支付，提高现金流的灵活性并简化分类。
为什么您应该自动化应付帐款流程？
考虑到应付账款流程中的每一个不便步骤，几乎可以清楚地知道为什么自动化很重要。 但无论如何，让我们权衡一下这些原因。
显然，自动化应付账款流程对您有利的原因有很多，但我们今天将重点关注三大原因。
#1。 省时间
根据专家的一项调查，平均而言：
- 完成一份费用报告需要 20 分钟。
- 处理一份支出报告需要 58 美元。
- 19% 的报告中经常发现错误。
- 更正一份支出报告需要 18 分钟，费用为 52 美元。
现在您可以想象您的团队有多少时间花在手动程序上，而这些时间可能会更好地用于实现公司的目标。
#2。 减少错误
一个简单的数字转换可以将 29.50 美元的费用变成 92.50 美元。 当然，63 美元可能看起来不多，但由于人为错误，公司仍在损失这笔钱。 错放或估计的收据怎么办？ 还是迟交或批准的发票，耗尽了未来的预算？
杂乱无章的手动程序总是会引发人为错误，这会磨损您的操作设备并花费您的时间和金钱。
#3。 防止欺诈
员工大部分时间都通过修改或发明证据来逃避欺诈。 根据 ACFE, 55% 的欺诈者通过伪造文件来隐藏他们的罪行。 创建虚假费用报告或更改现有报告只需要几次击键或一些白化。 因此，基本上，您过时的 AP 方法会使您面临欺诈并花费数千美元。
什么是 AP 自动化系统？
应付账款自动化或 AP 自动化是利用技术以数字方式完成应付账款操作而不是手动操作的过程。 它改变了公司处理和支付账单的方式。
为什么我们要自动化应付账款？
通过使更多流程自动化，可以大大降低每张发票的成本。 许多发票可以在很少有人帮助的情况下得到处理和批准。 这将降低处理每件商品的成本，从而节省企业资金。
应付账款的四大功能是什么？
计算、记录业务交易、处理发票和检查财务数据以保留记录。
自动化流程的三种方法是什么？
流程可以通过三种方式实现自动化：
自动化个人任务。
自动化一个完整的过程。
使用软件和硬件使流程自动化，.
手动和自动应付账款有什么区别？
- 人工AP需要数据录入、有效信息验证、文件入库。 即使准确执行，这些额外的职责也是耗时的。
- 自动化 AP：通过自动化发票处理，AP 人员不再需要管理传入的账单。
