应付账款流程:如何有效管理流程

应付帐款流程
图片来源:雷鸟37

会计周期包括以下过程 应付账款. 换句话说,要完全掌握会计周期中的步骤,您首先需要了解应付账款流程。

作为小企业主,您需要了解应付账款周期并了解流程的运作方式。 是的,一些小企业往往会忽视它的重要性,但这并没有降低它的相关性。 这只是意味着他们还没有看到更大的图景。

如果您拥有一家小型企业,您可以在费用一到时就支付费用。 另一方面,如果您有很多账单要支付,您肯定需要将它们放入应付账款并稍后支付。

但是,究竟什么是应付账款呢?

好吧,我们的帖子 应付账款 已经涵盖了你应该知道的一切。 但是,虽然这篇文章将介绍应付账款流程以及如何管理它,但我只会触及表面。

什么是应付账款?

简单来说,应付账款是您对赊购产品的欠款。 基本上,每当您购买时,您欠产品和服务的金额都会计入您的应付账款余额。

由于所有这些产品和服务都是赊购,余额在规定时间内到期应付,如果未在规定时间内支付余额,将收取滞纳金或罚款。

此外,应付账款是负债账户。 换句话说,这个账户的任何增加都被记录为贷方,并相应地借记到复式记账法中的费用账户。

支付发票时,借记应付账款科目,贷记现金科目。

应付账款和应收账款有什么区别?

应付账款和应收账款都是 会计程序. 如前所述,应付账款是因收到的货物或交付的服务而欠供应商或服务提供商的款项。 这使他们负债。

另一方面,应收账款 (A/R) 是您因赊销提供给客户的商品或服务而欠您的款项。 应收账款余额被视为资产,因为它们显示了您的客户欠您多少钱。 在评估您的应收账款周转率以获得更好的业务洞察力时,了解此金额很有用。

应付账款流程的步骤是什么?

一般来说,一个强大的会计科目表,它允许您将您的费用过帐到正确的帐户,是一个彻底的应付账款流程的基础。 当您在到期日或之前向供应商发送支票或电子付款时,该过程已完成。

如果您习惯于管理自己的个人账单,那么您应该可以轻松适应应付账款流程。 但是,为了正确准备和处理应付账款,您必须做一些事情。

第 1 步:创建您的会计科目表

要启动应付账款流程,您需要完成的最重要的事情之一是创建适合您的业务的会计科目表。 您的所有会计交易,包括应付账款,都保存在您的会计科目表中。

虽然大多数会计软件程序都带有默认的会计科目表,但您需要创建额外的账户来有效地跟踪您的应付账款费用。 您还可以使用电子表格软件,例如 微软的Excel 创建您的会计科目表。

第 2 步:建立供应商信息

如果您刚刚开始,您很可能需要设置您的供应商。 无论您是使用电子表格软件还是会计软件来管理会计交易,您都需要跟踪供应商信息。

如果您使用的是会计软件,您可以直接在程序中输入供应商信息。 这还包括供应商的会计或付款条款。 在大多数情况下,这些会计术语是指您必须向供应商或供应商支付账单的时间。 一些流行的术语包括 Net 10、Net 30 和 Net 60。

例如,如果您的供应商向您发送了带有 Net 30 付款条款的发票,并且发票上的日期为 15 月 14 日,那么您必须最迟在 XNUMX 月 XNUMX 日之前付款以避免被标记为迟到。

另一个典型的付款期,尤其是在供应商之间,是 2/10 Net 30。使用相同的发票日期(15 月 2 日),这个期限意味着如果您在 24 月 24 日之前支付发票,您可以减少 14% 的应付总额。如果您未在 XNUMX 月 XNUMX 日之前付款,则发票最迟不得超过 XNUMX 月 XNUMX 日。

同时, 收据到期 是另一种常见的付款方式。 基本上,如果供应商或供应商向您发送一张发票,上面写着“Dueon Receipt”,这意味着付款马上到期。

第 3 步:检查并输入账单详细信息

大多数情况下,您或您的会计文员需要在从供应商或供应商处收到发票后检查其准确性。

如果账单是针对订购的产品,请仔细检查发票上指定的所有物品是否已到达。 另一方面,如果发票是针对所提供的服务,请仔细检查服务是否按指示交付。 对于您收到的所有发票,完成此步骤至关重要。

之后,您可以开始在您的分类帐帐户或您的软件应用程序中输入发票信息。 基本上,您可以在审核账单时批准它们; 如果输入公司的所有应付账款是例行公事的话。

但是,如果您决定聘请会计文员,则需要给他或她一些关于发票审批的一般准则。 这包括对职员可以批准的内容的美元限制。

但是,另一种选择是让您的职员代码发票带有适当的帐号,然后将它们发送给您以供批准。 此方法允许您查看收到的账单,确保准确性并防止付款错误。

完成此步骤后,您的店员可以开始输入付款信息。 其中一些信息包括: 发票编号、到期日和欠款金额。

第 4 步:查看并处理任何到期发票的付款

每周查看您的应付账款以确定应支付的款项是最好的方法。 它有助于确保您的供应商按时收到付款。 基本上,您需要评估到期日以查看需要支付的账单。 无论您使用的是手动会计系统还是会计软件,这都是如此。

另一方面,对于发票付款,您有多种选择。 您可以编写支票、从您的会计软件处理支票、使用公司信用卡向供应商和供应商付款,或使用电子支付机制。

但是,请注意,如果您使用支票向供应商付款,则应始终将发票副本与支票一起放入信封中。 您还需要仔细检查任何形式的汇款是否包含发票编号。 这是为了确保正确记录您的付款。

另一方面,如果您使用信用卡或任何形式的转账付款,您必须通知供应商。

第 5 步:每周重复一次该程序

您可以在月底减少工作量,同时还可以通过创建和执行每周应付账款周期来防止滞纳金和滞纳金。 定期处理发票可以帮助处理现金流,即使您只需支付少量供应商付款。

您如何有效地管理您的应付账款流程?

支付账单是任何企业的必要方面,无论其规模如何。 如您所知,收入发票由应付账款部门管理,该部门也有助于处理付款。

但更重要的是,实施业务和财务政策以简化应付账款流程可以帮助公司为未来的扩张做好准备,同时还可以简化应付账款流程步骤。

以下是帮助您管理应付账款的五个提示:

#1。 简化您的应付帐款流程步骤:发票超载

您可以通过将支票运行次数减少到每月两次来简化应付账款流程中的步骤。 支票运行是指打印支票以支付发票并将其放入总帐的过程。

此外,发票应在记录中备份,并在检查前由相关部门负责人批准,以便按时付款。

此外,应付账款部门应该知道每次检查的上限。 这将确保支付最重要的账单。

有权做出自信的业务和付款决策的部门将通过做出判断来简化流程,例如对较大余额进行部分付款或将付款推迟给对到期日具有更高容忍度的供应商。

#2。 安全程序:减少应付账款欺诈

应付账款是商业欺诈的高风险领域。 一个很好的例子是,当不诚实的员工设立“虚拟供应商”时,欺诈行为很常见。 基本上,当企业为从未提供过的服务支付发票时,他们基本上是在支付不诚实的员工并赔钱。

但是,程序和规则可以帮助您保护您的公司并降低风险。 因此,建立一种方法来确保执行检查的个人也没有能力创建新的供应商帐户。 此外,在创建供应商帐户之前,应向所有者解释并审查该帐户。

同时,其他有助于减少欺诈的方法包括:

  • 部门负责人许可
  • 角色分离,以及
  • 抽查

#3。 确认截止日期:供应商条款可协商

在大多数情况下,发票将指定 30 或 60 天的付款期限。 无论提供的条款如何,企业都可以协商未付发票的条件。 基本上,如果公司定期购买大量产品,供应商通常会给予折扣或特殊条款。

因此,如果一家公司要延迟付款,最好打电话给供应商以保持关系,看看是否有任何可以解决延迟付款的事情。

#4。 减少 CFO 对验证和签名的影响

首席财务官 (CFO) 通常会在支票上签名,但不会将支票放在一起。 因此,在将账单发送给首席财务官进行支付之前,应付账款部门应该运行账龄,选择要支付的发票,组装发票,打印支票,并验证所有发票都已获得批准。

另一方面,在签署之前,首席财务官只需将发票金额与支票金额进行比较。 如果公司更积极地控制现金,让应付账款提前知道他们的支票运行预算是多少,这样他们就可以确定哪些供应商可以等到下一次支票运行和账单签署。

#5。 使用软件轻松完成付款和流程

会计软件可以帮助您更轻松地检查应付账款,并通过允许您归档、管理和查看已付和未付发票来防止错误,如金额不准确、用于支付供应商的支票号码不正确以及支付过早或过晚。 因此,您需要做的就是为每个供应商输入付款条件,例如 Net 30 或 Net 60,系统可以将其用作默认值。

此外,会计软件可以让您的组织轻松进行账龄报告,让您更好地了解管道中的内容。

应付账款的四大功能是什么?

计算、输入业务交易、处理发票和检查财务数据以保留记录。

什么是 AP 全周期?

企业可以尝试改进的一个领域是全周期应付账款流程。 “全周期”并不仅仅意味着下订单和付款。 这也意味着中间的所有步骤。 这包括制作文档、编码、比较等。

什么是应付账款中的三向匹配流程?

在支付发票之前,称为“三向匹配”的流程确保采购订单、供应商发票和送货收据上的信息完全匹配。 在双向匹配中仅比较供应商发票的详细信息和采购订单的详细信息。

应付账款的两种类型是什么?

企业的应付账款可分为工资和费用两类。 应付账款通常以供应商发票的形式出现,但也可以是账单、发票或支票。

P2P 和 AP 有什么区别?

应付账款程序只是 P2P 的一个组成部分。 (采购到付款)。 P2P 包含整个采购和计费周期,包括供应商付款。 AP 自动化加快了这些流程,并确保每个工作流程阶段的准确性更高。

发表评论

您的电邮地址不会被公开。 必填带 *

你也许也喜欢