员工流失是不可避免的； 尽管如此，有效管理员工过渡对公司来说是一项重要且有益的投资，尽管它绝非易事。 你应该尽最大努力与前同事友好地分道扬镳，因为他们转向了新的机会。 然而，转变可能很困难，员工离开时常常会感到不满、虐待或不知所措。 可靠的离职计划可以帮助 HR 避免常见问题，并为离职员工和 HR 顺利过渡。 在本文中，我们将讨论离职清单、软件、网络安全以及离职的重要性。
什么是离职？
离职是通过退休、解雇或辞职导致工人与公司正式分离的程序。 它包括员工在整个离职过程中所做的每一个选择和行动。
相比之下，离职监督员工离开公司。 在员工辞职或解雇后离职的过程包括为确保顺利过渡而必须做的所有事情。
如果离职程序明确，公司和个人的转移应该会顺利进行。
这样的例子可能是：
- 将工人的职责转移给其他人
- 消除密码和限制访问
- 设备归还
- 花时间进行就业后面试
离职的目的是确保在员工离开组织后没有挥之不去的问题或问题，例如他们是否仍然持有他们的 ID 徽章。 您还可以深入了解如何通过此过程更好地为您现在和未来的员工服务。
离职流程有哪些步骤？
离职程序应包括以下步骤：
#1。 将员工的离职通知其他组
员工离职时，应尽快通知人力资源 (HR)、财务和信息技术 (IT) 部门。 这些小组负责终止 IT 特权、关闭帐户和处理最终付款。
从网络的角度来看，与敌对小队保持牢固的联系至关重要。 例如，您如何填补对跨部门项目的成功至关重要的离职员工留下的空缺？
相互做出有意的承诺是我们经常讨论的话题，尤其是在跨部门合作时。 通过公开和及时的变化沟通，可以维持与同事的牢固关系。
如果员工离职会对截止日期、可交付成果或项目产生影响，请尽快让所有相关人员知道。 这有助于减轻压力、弥合沟通差距并减轻任何意外变化的影响。
通过让他们参与循环，您可以确保不会遗漏任何重要的离职步骤，并确保流程进行得更快。
#2。 将工人的职责重新分配给其他人
为离职员工找到合适的替代者可能需要一些时间。 尽快开始寻找替代品，以防止生产损失。 这可能涉及寻找新员工或将任务委派给现有员工。
下一步是培训新员工接任该职位。 如果可能的话，让即将离职的员工培训他们的接班人。 个人之间共享信息的过程称为知识转移。
要求工人做这些事情来实现这个目标：
- 当你想到你的工作时，你最常做的是什么？
- 你有组织工作日的方法吗？
- 您知道您的继任者是否需要任何程序或软件方面的培训吗？
- 您的继任者应该访问哪些文件？
要从前任员工离开的地方开始，这些问题的答案至关重要。
#3。 取消用户帐户
在员工最后一天的工作之后，他们的所有访问权限都应该被撤销。 带走所有程序和应用程序的使用，包括：
- 商业信函
- 软件权限
- 传播媒介
- 项目管理软件
您还应该禁用您可能拥有的任何门禁安全徽章或门禁密码访问权限。
在将它们交给新员工之前，从任何公司发放的笔记本电脑中删除您的所有个人信息。 否则，离职员工有责任将存储在任何个人设备上的所有公司相关数据移交给 IT 管理员。
这可以防止机密的公司或客户信息落入前雇员的手中。 如果敏感信息被未经授权的方获取，例如对被解雇感到痛苦的前雇员，则可能会发生数据泄露。
数据泄露既是严重的风险，也是重大的财务负担。 4.24 年，数据泄露通常会给公司造成 2021 万美元的损失。确保您采取了所有必要的预防措施，以确保您的信息（和您的资金）安全。
#4。 完成文件并支付任何必要的款项
根据公司的政策和员工手册中概述的条款，离职员工可能需要完成特定的文书工作。 安全披露和保密协议是此类文书工作的两个例子。
一旦您通知人力资源部员工将离职，他们就可以开始起草离职文件。 工资单将由财务部门安排，以便员工在离职前得到全额支付。
员工将在被会计部门从工资单中扣除之前收到他们的最终薪水。
#5。 开始离职面谈
离职面谈提供了与离职员工以友好的专业条件离职的最后机会。 它还为提升公司文化提供了有价值的信息。
在离职面谈中询问离职员工对公司管理方法的印象。 询问工作流程和工作人员的总体情绪。 以下是面试结束时要问的几个问题：
- 当您工作时，您是否觉得自己拥有成功所需的工具和支持？
- 您对这份工作的最初期望与现实的吻合程度如何？
- 你和你的同事站在什么立场上？
- 你觉得我们可以做些什么来阻止你离开吗？
- 在您看来，需要解决的最重要的事情是什么？
- 您会向正在找工作的人推荐这家公司吗？ 如果是这样，请解释原因。 如果答案是否定的，请解释原因。
- 你在考虑回到这家公司工作吗？
坚持让工人对这些问题给出直截了当的回答。 您还应该准备好接受正面和负面的反馈。 密切关注您的员工，无论他们的评论是什么性质。 工人们知道他们的意见被忽视了。 离职面谈是反馈过程的重要组成部分，因为它向员工表明他们的意见很重要。
将访谈结果向上级汇报。 此外，如果员工有投诉，您应该尽快解决他们的顾虑。
下线软件
离职软件通过集中流程简化了员工离职或解雇所需的文书工作。 当员工离职时，离职软件通过简化管理任务和减少文书工作的需要来简化流程。 通过自动执行诸如提供个人休假文档、文档生成和参考创建等任务，离职软件减少了所需的体力劳动量。 此外，即使在员工离职后，离职软件也能保持公司的声誉和声誉。 用于离职员工的软件通常是更广泛的人力资源管理系统的一部分，该系统还处理员工入职、离职面谈和其他任务。
产品必须满足以下条件才有资格下线：
- 密切关注正在进行的人力资源终止文档
- 收集有助于防止您最好的员工投奔竞争对手的信息
- 促进贵公司与离职员工之间的开放联系
- 控制工具的归还和离职员工访问权限的撤回。
最佳离职软件
以下是您作为人力资源经理可能希望在公司中使用的一些最佳离职软件。
#1。 阿特兰
最前沿的信息枢纽。 促进从数据表到 BI 报告的所有数据资产的快速发现。 由于我们先进的搜索算法和用户友好的界面，找到您正在寻找的精确对象是一件轻而易举的事。 因为 Atlan 自动开发数据质量配置文件，所以发现不准确的信息是一件轻而易举的事。 我们可以找到缺失值并识别异常，也可以自动识别变量类型并计算频率分布。
使用 Atlan，监控和管理您的数据环境变得轻而易举。 您可以通过让 Atlan 的机器人检查您的 SQL 查询历史记录以自动生成数据沿袭和发现 PII 数据来构建动态访问限制和一流的治理。 我们类似 Excel 的查询构建器甚至允许非技术用户直接查询众多数据湖、仓库和数据库。 通过对 Tableau 和 Jupyter 等流行程序的内置支持，数据协作变得栩栩如生。
#2。 点击登机
员工敬业度是现代世界成功企业的基础。 员工期望值的提高和人员流动的负面影响凸显了可靠的入职流程的重要性。 这是改善员工在公司整个职业生涯中的体验的第一步。 Click 体验平台允许无限数量的“人性化时刻”，让员工开心、参与并最终参与其中。 Click 完全合规且始终参与的员工旅程平台可以帮助您实现从候选人到拥护者的转变。
本质上，入职只是第一步。 提供全面、实际的员工入职流程。 始终为员工提供平稳、精心策划的过渡，以最大程度地保留员工。 应向员工提供自助服务选项以及对一流软件和 IT 专家的访问。
#3。 更好的云
BetterCloud 有助于消除公司的手动离职任务及其相关错误。 当员工离开公司时，管理员可以使用 BetterCloud 快速轻松地删除他们对所有公司应用程序的访问权限。 这有助于防止离职员工造成的数据泄露和敏感信息泄露。
IT 部门可以使用 BetterCloud 的 900 多个操作库来自动删除用户帐户、应用程序和组成员身份以及任何相关文件的传输。 通过简化离职流程，BetterCloud 帮助 IT 部门节省时间并防止敏感信息落入坏人之手。
特色：
- 保护敏感信息不被前员工泄露
- 提供大量预构建的工作流，用于自动化离职流程
- 有助于满足监管和安全要求
#4。 涟漪
借助 Rippling，只需点击几下鼠标，即可轻松为您的全体员工授予或撤销对 Slack 和 Trello 等流行商业应用程序的访问权限。 通过自动化各种流程，IT 有助于加快离职流程并减少所需的体力劳动量。 Rippling 提供自动化协议，用于在员工离职时删除他们对关键应用程序的访问权限，从而减轻 IT 管理员的负担。
特色：
- 防止前员工访问敏感数据
- 一旦员工离职，离职流程就会自动进行。
#5。 幸福地（供应商）
当员工离开您的公司时，Blissfully 的离职工作流程确保他们尽快以安全的方式从系统中移除。 该软件会提前生成离职任务的待办事项列表，这样您和您的团队就不会忘记任何重要的事情。
特色：
- 通过切断前员工对公司数据和系统的访问来降低安全漏洞的风险。
- 在离职期间，为每个用户列出特定于其部门和职位的待办事项。
- 在您离开之前，请留意、制作副本并删除所有 Google Workspace 帐号。
#6。 兹鲁里
Zluri 是一种 SaaS 管理工具，可让企业完全控制其 SaaS 程序。 它允许企业自动化广泛的流程，包括员工入职和离职以及合规性监控。
Zluri 有许多有用的功能，包括：
- 招聘和离职流程的自动化：Zluri 强大的自动化引擎使公司能够快速轻松地授予或取消员工的访问权限。 它还具有上下文建议系统，可以根据新员工在公司中的职位和级别告诉您应该访问哪些程序。 此外，它还建议员工应该加入哪些频道/群组。
- 供应商的有效管理： 其简化的供应商管理系统提供了跟踪 SaaS 安装所需的一切。 它与您的主要业务系统集成以保留 SaaS 记录系统，然后准备好使用您设计的流程来管理您的供应商生命周期。
- 跟踪续订： 它消除了突然续订费用的可能性。 他们会在您的订阅到期之前向您发送提醒，以便您评估您是否仍然在其中找到价值。 Zluri 对 SaaS 的采用和利用的见解将帮助您做出这样的决定。
离职清单
离职程序的细节应根据公司、部门和员工的职位量身定制。 但是，任何离职清单都需要解决以下关键领域。
对于员工而言，离职不如入职重要。 尽管引进新员工令人兴奋，但尊重离职员工也很重要。 以良好的关系离开可以让工作场所愉快，并提高所有相关人员未来成功的几率。 离职员工是获取用户输入以进行未来保留工作并减少安全和法律问题的好方法。
如果您有一份既定的离职清单，那么优秀的员工更有可能重返工作岗位。 在竞争激烈的劳动力市场上，“回旋镖员工”（前员工离开后又回来了）备受追捧。 另外，阅读 员工离职：说什么和最好的表达方式.
你如何离职员工？
一份有效的离职清单可以帮助离职员工和企业优雅地驾驭这种过渡的情绪化和潜在的充满风险的水域。 设计敏感且高效的离职清单的方法包括：
#1。 对即将离职的员工公平友善
无论他们离职的情况如何，您都应该尊重和体面地对待离职员工。 对离职员工的辛勤工作以及他们为工作和公司投入的时间和精力表示感谢。
民事离职可以避免报复、法律威胁和数据泄露，公司还可以通过与离职员工以未来客户、品牌大使、或行业联系。
#2。 讨论你的离开
将员工离职通知同事可能会很尴尬，但尽快这样做符合每个人的最佳利益。 如果你拖延，你的一些同事可能会尝试自己填补空白。 因此，事情可能会变得尴尬，或者自愿离职可能会被误解为解雇。
分享员工的离职情况，在退休的情况下，公开赞扬和感谢员工的时间和服务，有助于防止谣言和误解。 无论离职是自愿还是非自愿，最好始终与团队其他成员坦诚相待。 识别何时出现错误并展示如何解决这些错误。
#3。 没收和撤销对财产的访问权
保护公司资产、取消员工的系统访问权限以及确保遵守任何其他公司法规是离职清单中一些更容易的组成部分，无论是自愿离职还是非自愿离职的离职员工，这些内容都保持不变。
坚持要求离职员工归还所有企业财产，包括钥匙、徽章、信用卡、制服、移动设备、车辆和文件。 尽管表面上看起来很简单，但这可以确保不会有意或无意地泄露内幕信息。
此外，不要忘记在任何前雇员离职前更换锁具、禁用警报器并取下他们的钥匙。 电子邮件、公司内部网、客户关系管理系统、社交媒体资料和销售数据库都属于这一类。 如果双方同意解雇，礼貌地向离职员工提供提前通知或宽限期，在此期间他们可以检索他们想要的任何个人数据，并通知可能需要员工新电子邮件地址的任何联系人。
#4。 防止您公司的生产力损失
员工的离职，无论是有计划的还是意外的，都会对组织产生重大影响。 有时，其他工人将不得不挺身而出以弥补空缺，这对所有相关人员来说可能是一种负担和挫败感。
与您的员工开诚布公地交流离职将如何影响各个部门，并确保每个人都准备好对其日常工作进行任何必要的调整。 认识到短期情况下缺乏可持续性对于企业的持续成功至关重要，因此，为承担更多责任并制定战略来处理任何必要的额外劳动力而支付更多剩余员工的工资至关重要。 与离职员工合作以确保顺利进行知识转移，并解决任何未解决的问题，以减少离职对生产的影响。
#5。 保持沟通
如果员工离职时关系良好，在他们离开后保持联系是一个很好的机会，即使他们离开公司，也可以向他们表达爱意和欣赏。 根据您与员工接触的性质，这可能意味着给他们打电话或发电子邮件、安排一次咖啡约会或邀请他们参加业务活动。 与前雇员保持友好联系符合每个人的最大利益，因为他们可能会继续为您的企业的承包商或客户工作。
这可以通过两种方式帮助您的企业：它可以防止不满意的员工采取法律行动或报复，它可以鼓励前员工对您和您的公司说好话。 与员工的前任保持良好的工作联系很重要，因为新员工可能需要协助完成特定任务。
脱离网络安全
虽然人力资源经理自然会关注与入职相关的大量人力资源相关活动，但他们可能会忽视网络安全在离职过程中的重要性。 人力资源经理应与其他部门协调，以确保参与离职流程的每个人都遵守标准的网络安全程序。
人力资源部门应在入职期间与 IT 和法律等其他部门合作，为离职期间的适当网络安全流程奠定基础。
以下是人力资源经理可以做的一些事情，以确保他们在员工离职时不会留下任何安全漏洞。
#1。 使用入职流程开始使用网络安全最佳实践
成功离职清单的第一步是入职。 人力资源部仅仅雇用可靠的工人或承包商是不够的； 他们还必须与新员工就公司的安全规则和程序进行沟通并达成一致。 如果员工被迫批准安全策略，则更有可能遵守这些策略。
人力资源专业人士还可以找到创新的方法，定期向员工提出脱离网络安全期望的话题。 做点什么，即使只是开个员工会议或搞笑的视频，也比只发员工手册什么都不做要好。
人力资源人员也有责任向员工说明如果他们违反公司的安全规定将会发生什么。 如果管理层将安全法规和协议视为事后的想法，那么员工将效仿管理层的榜样。
#2。 收购公司资产
必须收集员工的小工具和其他硬件，以防止机密信息或访问权落入坏人之手。 人力资源和信息技术应联合检查，以确保所有企业财产已归还离职员工。
除了更显眼的笔记本电脑、平板电脑和智能手机外，该财产还包括门徽、令牌、加密狗和 USB 驱动器等物品。 手写笔记和其他相关材料可能包含知识产权或客户信息，因此 HR 和 IT 也应考虑恢复它们。
可能需要检查员工和独立承包商使用的个人设备。 员工的经理是 HR 部门关于员工访问公司设备的另一个信息来源。
#3。 与法律团队讨论条款和条件
人力资源经理应咨询律师以确定执行保密协议和其他离职后条款和条件的最佳行动方案。
此外，人力资源部必须确保离职员工知道所有条款和条件即使在他们离职后也将继续适用。 人力资源部应就如何处理违反协议的行为咨询法律顾问。
#4。 关闭对公司系统的访问
如果 HR 不与 IT 协调，禁止前员工访问业务计算机、网络和应用程序，他们离开组织后很容易造成麻烦。 如果删除帐户符合服务或法律的最佳利益，则可以这样做。 由 HR 验证 IT 已完成这些职责的备份计划是一个可靠的选择。
这项工作必须在员工被解雇之前开始。 人力资源和信息技术应编制一份所有有权访问公司系统的员工的名单，以促进消除未经授权的访问。
为什么离职很重要
公司的核心原则和使命宣言是组织的北极星。
每个员工离开组织都应该反映其核心信念和使命。 当员工离职时，组织有最后一次机会表现出同情和感激之情。
在离职期间，您可能会给现任员工留下积极的印象，您还可以在员工的前同事中强化这种形象。 考虑以下几点来说明为什么离职员工如此重要。
#1。 帮助召回前雇员
对于公司的前雇员来说，这不一定是路的尽头。 前雇员在别处工作了一段时间后返回其前雇主的情况并不少见。
这些员工被称为回旋镖员工，无论他们是回到原来的职位还是担任新职位。
2020 年进行的研究发现，回旋镖工人比其他工人更忠于雇主。 他们为公司承担了额外的任务，超越了职责范围。
离开然后又回来的员工是一个福音，因为他们带来了专业知识和经验。 重新雇用的员工比新员工更有优势，因为他们无需太多培训就可以直接投入工作。
此外，经历了顺利离职流程的员工更有可能考虑在未来重新为组织工作。
#2。 提高数据安全性
大约 20% 的企业会发生离职员工造成的数据泄露事件。 考虑到 25% 的员工仍在使用其前任雇主的凭证，这是有道理的。
不幸的是，如果员工无故被解雇，他们可能会试图报复组织。 员工可能会通过删除文件或将文件上传到公共服务器等方式泄露敏感的客户信息。
一些前雇员，如果他们仍然可以访问公司帐户，可能会试图欺骗公司的客户。
专有公司信息的机密性和网络安全通过顺利的离职程序得到维护。 作为此程序的一部分，员工的账户将被关闭，公司发放的设备将被归还。 IT 可能会删除离职员工的帐户或修改其权限。 这样一来，前员工即使尝试也无法访问敏感信息。
#3。 降低合规风险
某些规则和法律可能适用于员工解雇，具体取决于您所在的领域。
离职面谈对公司来说是一个有用的工具，因为它们可以揭示员工在那里工作时遇到的任何问题。 不用担心遭到报复，他们可以谈论遭遇种族主义、厌女症和工作场所的压力。 在这种方法中，雇主可以在员工公开或使用它之前解决问题。
当员工离开欧盟公司时，必须根据通用数据保护条例 (GDPR) 从所有设备上擦除个人数据。
制定可靠的离职程序将使遵守规则变得不那么麻烦。 如果您的公司拥有一尘不染的声誉并确保其客户数据的隐私，就会有更多人信任您的公司。
#4。 提升品牌忠诚度
离职员工的离职流程不应只是快速握手和挥手告别。
这种冷漠会对工作场所的士气产生毁灭性的影响。 这可能会导致客户在线发布对您的业务的负面反馈。 所有这些事情都会损害贵公司作为雇主的声誉。
所有离职的员工都应该通过精心设计的离职流程留任品牌大使。 这是对某人的辛勤工作表示赞赏并从他们的角度了解他们在您的组织中的时间的好方法。 这样，当他们离开时，他们就更有可能向别人吹嘘你。
您处理离职员工的方式向您现在的员工传达了一个信息。 如果客户知道您关心他们，他们会更放心地向您购买产品。 人们为你工作的意愿会受到所有这些因素的影响。
结论
离职是人力资源流程的重要组成部分，经常被忽视以支持入职。 通过仔细规划离职流程，可以在员工过渡期间保持生产力并最大限度地减少干扰。 您的组织将免受生产力损失、法律诉讼和报复的影响，并且您将深入了解您的业务模型可以在哪些方面进行一些调整。
离职常见问题解答
员工离职的目标是什么？
当一个人离开公司时，必须通过离职流程来管理风险和潜在损失。 离职的一个常见部分是收集离职员工对公司文化以及如何改进的想法。
离职和入职有什么区别？
当申请人接受工作机会时，入职流程就开始了。 它包括有效部署新员工并立即开始贡献所需的一切。 离职是将员工与公司分离的过程，与入职相反。 工作人员之间的知识交流是一种可能的机制。
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