电子邮件管理系统是一种提高电子邮件效率和减少电子邮件处理对个人生产力和工作幸福感的不利影响的策略。 我们将在本文中探讨许多内容，其中包括有效的电子邮件系统管理、排序软件和 Outlook 的策略。 我们的目标只是确保您的电子邮件正常运行，并且没有大量消息而没有人关注它们。
另请参阅： 电子邮件保护：为什么重要
电子邮件管理系统
员工收发的邮件由邮件管理系统集中记录。 可以通过对这些内容应用保留计划、访问控制和分类系统来管理电子邮件。 可以捕获与电子邮件相关的元数据以维护和访问这些数据。 电子邮件管理系统最流行的用途之一是电子邮件归档。 这些解决方案在最基本的层面上，要么从消息传递程序中复制或删除消息，要么将它们存储在其他地方。 其中一些解决方案用邮件中的存根或链接替换附件，而不是归档邮件本身。 电子邮件管理系统是整个解决方案的组成部分。
使用电子邮件管理系统可以对大量传入的客户电子邮件进行分类、组织和回复。 然而，电子邮件管理系统不仅仅是为了帮助。 它可用于涉及大量传入电子邮件的任何情况，例如活动反馈或全球公司的内部服务台。
最佳电子邮件管理系统
我们都知道，随着您的业务扩展，电子邮件可能会溢出您的收件箱并导致一波又一波的问题。 您的员工对一封电子邮件发送了许多回复，重要的电子邮件被忽略了，对话毫无意义。 在这场混乱中没有完成任何实际工作。 通过进行正确的工具投资，您可以轻松管理内部和客户电子邮件。 您可以通过电子邮件以外的更多渠道与客户、公司和重要利益相关者进行沟通，并加强内部合作。
因此，如果您发现很难跟上您的电子邮件，那么此博客适合您。 您将了解什么是电子邮件管理系统并讨论一些基本方面。 当我们检查它们时，最好的电子邮件管理系统将是我们的主要关注点。
8 个最佳电子邮件管理系统
当我们检查这些不同的选项时，最好的电子邮件管理系统将是我们的主要关注点。
#1。 帮助侦察
最有效的中小型企业电子邮件管理系统。 电子邮件管理系统旨在帮助团队有效地管理他们的电子邮件通信。 您可以使用高级协作功能（例如私人笔记）来让每个人都保持最新状态，并使用碰撞检测来摆脱 Help Scout 的冗余工作。
最后，访问消费者资料可以让您随时了解情况。 为了使交互更容易并减少发件人和您的员工的麻烦，您可以查看以前的聊天和其他基本信息。 最好的部分是电子邮件管理系统只是您在注册 Help Scout 时可以访问的众多工具之一。
价格：每位用户每月 20 美元起。
#2。 Sanebox
Sanebox 是一款电子邮件管理软件，最适合管理最适合个人使用的电子邮件。
尽管许多电子邮件管理软件专注于商业需求，但仍有一些方法可以帮助管理个人收件箱。 SaneBox 是我们遇到的最好的之一。 当电子邮件到达您的收件箱时，它们会由其复杂的 AI 自动排序，它已经了解了您独特的电子邮件习惯。
价格：每月7起。
#3。 森丁蓝
用于一对多通信的最有效的电子邮件管理系统。 有时您需要同时与一大群人交谈，可能是为了宣布一项新服务或提供有关您的业务或产品的更新。 您需要一个专门的程序，因为您只能从您的 Gmail 帐户中密送这么多人——大约 500 人，以防您好奇。
Sendinblue 是其中最伟大的。 他们的解决方案使您能够使用其简单的编辑器创建令人惊叹的电子邮件，并且还具有出色的自动化功能，以确保在您选择的准确时间发送消息。 此外，您可以对电子邮件进行 A/B 测试和监控分析，例如打开率、点击率，甚至热图。
价格：提供免费计划。 每月收费的计划起价为 25 美元。
#4。 正面
结合团队和个人电子邮件管理的最佳电子邮件管理程序。
群组电子邮件地址的管理，例如 [电子邮件保护]，经常使用电子邮件管理软件完成。 然而，如果您的团队想要使用个人和共享电子邮件地址与受众互动，那么 Front 可能是一个不错的选择。
内部评论是 Front 提供的协作元素之一。 他们更昂贵的计划还包括更复杂的功能，如分析和自动化。
价格：月费从每人 19 美元起。
#5。 蜂巢
最佳 Gmail 电子邮件管理系统
与此列表中的其他工具相比，Hiver 有些独特，这些工具大多是独立产品。 从本质上讲，它是对您当前 Gmail 帐户的补充。 与传统的 Gmail 帐户相比，您可以做笔记并将电子邮件分配给特定的收件人。
任务自动化和分析服务也可用，但应该注意的是，许多更复杂的功能仅在其更昂贵的订阅中可用。
价格：每位用户每月 12 美元。
#6. 穆森德
免费的电子邮件管理程序。
另一个为一对多通信设计的工具是 Moosend。 它们包括诸如无代码编辑器之类的工具，可以轻松创建可爱的电子邮件模板。 此外，您可以进行 A/B 测试、细分查看者并监控某些 KPI。
最好的部分是您可以使用他们的免费计划完成上述所有操作。 有各种限制，例如该帐户只能由一个人访问。 但没有什么，有很多价值。 他们还为希望获得更大功能的个人提供每月 9 美元起的订阅计划。
价格：每月 9 美元起。
#7。 Zendesk
Zendesk 是一种客户支持工具，可以实现客户电子邮件管理。 您的团队可以使用 Zendesk 的宏或预先确定的回复更快地回复客户电子邮件。 使用工单管理功能、协作工具和客户信息等功能，您还可以更有效地简化客户电子邮件。 Zendesk 非常适合成长中的组织，因为它还使您能够集中跨渠道的通信。 然而，仅通过电子邮件提供客户服务的小公司可能会发现该技术过于强大和复杂。
#8。 邮鸟
具有可定制布局的客户服务电子邮件管理系统称为 Mailbird。 您可以使用大量免费的颜色主题自定义您的帐户，并将其变成一件艺术品。 还提供了切换到暗模式的能力。 Mailbird 内置的速读功能可帮助您通过快速显示单词来提高工作效率，从而更快地理解短语和句子。 在 Mailbird 的 LinkedIn 查找工具的帮助下，您还可以在 LinkedIn 上找到您的发件人，并直接从您的收件箱中一键与他们联系。
为什么我需要电子邮件管理？
您需要一个电子邮件管理系统，因为它使用工具来管理组织的大量电子邮件。 它还使跟踪重要文档和消息变得更加容易。
如何管理我的公司电子邮件？
- 使用共享收件箱处理来自群组的电子邮件。
- 电子邮件应在特定时间发送。
- 设置如何编写简短电子邮件的规则。
- 写下任务、期望和截止日期。
- 如果没有必要，不要使用“全部回复”。
- 尽快退订。
- 使用文件夹、标签和标签。
- 保存消息和电子邮件的模板
- 规则和自动化
- 电子邮件的应用程序和附加组件
电子邮件管理系统展望
电子邮件管理系统 Outlook 是一个帮助您管理电子邮件、日历、联系人和任务的工具。 因此，它是您的时间管理和沟通的基础。 用户可以使用电子邮件管理系统 Outlook 轻松监控电子邮件、协调日历并处理两个系统之间的交互信息。 电子邮件管理系统 Outlook 是一个广受欢迎的电子邮件和日历程序，可连接到一些最佳的客户关系管理 (CRM) 应用程序。
电子邮件管理策略
管理电子邮件可能是一项艰巨的任务。 许多程序、应用程序和游戏声称能够帮助您的团队管理电子邮件。
最好的电子邮件管理系统策略包括将电子邮件视为合法工作，了解审查和处理电子邮件之间的区别，以及使用工作流管理系统来设置电子邮件和其他形式的业务通信。 被教导有条不紊地处理电子邮件的团队变得更有效率。
最成功的企业沟通方法是电子邮件，通过使用这些有效的电子邮件管理策略，您可能会开始喜欢使用它。
17 种电子邮件管理策略
遵循这些简单的电子邮件管理技巧，开始使用有效的电子邮件管理策略。
#1。 将电子邮件视为真正的工作
您不应该将电子邮件纳入您实际工作的日程安排中。 电子邮件需要真正的、投入的时间和实际的努力。 团队中的每个人都将有更多时间专注于
当您以正确的方式处理电子邮件时，完成他们最关键的目标。
#2.认识到审查和处理电子邮件之间的区别
在没有建立电子邮件管理系统的情况下随意工作可能会导致团队成员丢失重要消息或响应过快。 智能系统将分配不同的时间来审查电子邮件，而不是处理它们。
#3。 仅在确实需要时检查您的收件箱
让您的团队成员考虑他们真正需要每天检查收件箱的频率，以查找需要快速操作的邮件（或提交您自己的建议）。 根据他们的职业，答案会有所不同，但可能不如他们现在查看电子邮件的频率那么高。
#4。 阅读电子邮件时避免多任务处理
查看任务之间的电子邮件，而不是在它们中间。
打断关键任务以查看最新的电子邮件，是对我们“脑力动力”的重大浪费——我们需要更深入地专注于工作。 如果您在会议之间有十分钟的空闲时间，请查看您的电子邮件。 但是，请避免在会议期间查看您的电子邮件。
#5。 检查移动设备上的电子邮件
仅在便携式设备上查看电子邮件是一种有效的电子邮件管理方法。 由于使用小型手持设备在邮箱和文件夹之间导航很困难，因此不太容易走神，而且小工具的大小使其非常适合查看。
#6。 估计回复“真实”消息所需的时间
您的员工可能认为只为电子邮件安排时间是荒谬的。 但是，如果电子邮件需要实际的劳动力和实时性，那么您必须考虑该时间何时到来。 这是一个有用的电子邮件管理技术：猜猜你每天收到的“真正”邮件的数量
#7。 当您离开时，发送外出消息
即使您没有时间检查收件箱，电子邮件也会不断涌现！ 因此，您必须为此做好准备。 如果您要离开一天以上，您应该在您的电子邮件中发布一条外出消息，让人们知道他们何时可能会收到您的回复。
#8。 处理电子邮件，您可以集中精力在第八位
鼓励您的员工在允许集中注意力和正念的环境中处理电子邮件。 目标是完成通信，如果他们经常被打断和偏离，他们将无法做到这一点。 如果他们有办公室门，他们应该关上它。 如果这还不够，则应添加通知。 在这里，您可以下载有趣且免费的“请勿打扰”标志。
#9。 离线工作时处理电子邮件
没有什么比在新消息不断涌入时尝试清空收件箱更令人讨厌的了。这就像在您对面的人将泥土倒回其中时尝试挖一个洞！ 相反，他们应该在留出处理电子邮件的时间段内以离线模式工作，从而停止传入消息。
#10。 使用主题订购电子邮件
尽快处理电子邮件的最有效技术是什么？ 排序是必不可少的。 只需单击几下即可删除大量电子邮件。 如果您还没有这样做，请先按主题排序，然后再使用“按讨论排列”。
#11。 按发件人重新排序电子邮件
如有必要，这次通过“发件人”重新排序您的电子邮件。 您可以通过这种方式快速归档或删除广告、折扣、新闻通讯和其他任何非“真实邮件”。
#12。 颠倒新旧数据的顺序
我建议从最早的电子邮件开始，然后逐步进行。
即使您可能急于阅读最近的电子邮件，您也可能在当天（或本周）的早些时候有一些重要的事情需要您注意，并且他们等待您的回复的时间最长。 无论如何，您无需等待很长时间即可查看最新的电子邮件，因为您可能已将收件箱中的电子邮件数量减少了一半。
#13。 避开“略过”的陷阱
如果您收到一封令人生畏的电子邮件，您可能会想推迟立即回复。
但是，在处理电子邮件时，您应该避免使用“略读并跳过”策略。 如果您打算推迟处理电子邮件，那么故意拖延处理电子邮件的时间有什么用？
#14。 将任务列表项添加到您的待办事项列表
有些任务我不得不推迟到以后，要么是因为我需要更多细节，要么我需要几分钟或几个小时才能完成，或者我需要其他人的帮助。 在这种情况下必须做的任何事情都被添加到我的待办事项列表中，这样当我有必要的信息、时间和资源时，我就可以去做。
#15。 每周实现几次收件箱归零
如果您不始终如一地有条不紊地清理收件箱，您可能会错过有助于您实现最重要成就的关键任务、反馈或邀请。
#16。 将下班后的电子邮件保持在最低限度，以减少倦怠
今天，许多人每天 24 小时发送和接收商务电子邮件。 然而，这对生产力构成了严重风险：当员工的个人生活和职业生活没有明确分离时，他们更有可能脱离工作并最终筋疲力尽。 下班后减少倦怠是您在电子邮件管理系统中必须采用的策略之一。
#17。 使用工作流管理系统
使用工作流管理系统来管理电子邮件是您必须采用的策略之一。 完整的工作流程管理系统包括电子邮件处理。 借助工作流管理系统，团队成员可以保存、组织、优先排序、控制和执行他们的所有承诺、通信和信息。
电子邮件分拣软件
当我们谈论电子邮件分拣软件时，我们指的是邮政服务用于选择邮件递送路线的过程。 电子邮件分拣软件曾经是手工完成的，现在主要是通过使用专门的设备实现自动化。 Transorma 最初于 1930 年在鹿特丹投入使用，是第一台被广泛使用的电子邮件分拣设备。
公司和其他邮寄者现在正在使用电子邮件分类软件在发送前对电子邮件进行预分类，以节省邮资。 例如，预分拣折扣可以将美国 First-Class Mail 的价格从 0.42 美元降低到 0.324 美元[1]。 管理传入 许多企业还使用电子邮件分类软件来处理传入的邮件，包括支票、订单和通信。 加载受电子邮件分类软件或电子邮件处理程序的控制。
电子邮件分类软件的工作是根据重要性、主题、发件人或年龄等因素，智能地将您的电子邮件分成不同的类别。 通过只阅读对早上第一件事真正重要的电子邮件，您可以腾出时间来完成其他需要完成的事情。
您可以根据 MX 交换器使用电子邮件排序软件对您的电子邮件列表进行排序。 我们无法理解许多公司电子邮件的电子邮件提供商，因为它们具有唯一的域。 您可以使用电子邮件排序软件快速获取来自 Yahoo、Gmail、Hotmail、Outlook 和 Office 365 的所有电子邮件的排序列表。
如何管理大量电子邮件？
- 仅将需要立即处理的电子邮件保留在收件箱中。
- 为需要操作的电子邮件创建一个“等待文件夹”。
- 让标签或子文件夹成为您最好的新朋友。
- 为您的收件箱设置规则或过滤器。
- 使用您的日历来跟踪需要再次回复的电子邮件。
- 不要让垃圾邮件在您的收件箱中停留很长时间。
- 为您最常使用的答案制作模板。
- 留出时间检查电子邮件，并在这些时间进行。
- 停止接收电子邮件警报
- 空闲时做一些无脑的电子邮件任务。
结论
制定策略并安装电子邮件管理系统将帮助每个企业以更好的前景对电子邮件进行分类和管理。
电子邮件管理系统常见问题解答
电子邮件管理是一项技能吗？
是的。 事实上，管理一个人的收件箱通常被认为是一项可教的“硬技能”。 电子邮件管理是时间管理、组织技能和沟通能力的一个子集，所有这些对于高效的工作场所都至关重要。
您管理大量传入电子邮件的方法是什么？
- 尽快处理收到的电子邮件。
- 立即整理电子邮件，而不是浏览它们然后将它们留在收件箱中。
- 摆脱不需要的电子邮件。
- 您可以通过将不需要回复的邮件归档到相应的项目或主题文件夹中来保持您的主要收件箱井井有条。
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参考文献
