文档管理软件是任何企业的必备工具。 根据服务的不同，它可能能够加快协作速度、更彻底地保护数据并确保遵守法律。 在 Windows、Android 等平台上方便地管理和处理数字文档的重要工具是免费的文档管理软件。 此外，它还可以提高工作流程的效率并释放时间和资源。 因此，这些工具使您能够创建一个电子档案，帮助您存储无价的文件，而不是在文件柜的海洋和难以估量的纸张中进行筛选。
文档管理软件免费
随着使用文档管理软件在整个组织中创建、存储和分发文档，效率得到提高，同时减少了保存纸质记录的成本和混乱。 您的纸质记录可以轻松转换为数字文件，并借助出色的文档管理 (DMS) 软件进行组织。
文档管理工具必须具有某些基本组件才能有效，包括文档存储、共享和协作、版本控制和可信赖的安全性。 您的物理文件将首先使用典型的文档管理系统进行扫描和数字化。 然后它会为最近数字化的文件编制索引，以便在需要时总能找到它。 最后，这些文件被整理并保存在一个安全的数据库中。
文件管理系统的特点？
＃1。 云访问
使用 DMS 可以随时随地上传和下载文件。 员工必须可以通过上传、访问和下载随时从任何位置访问文档。 因此，文档管理系统需要云访问。 基于云的文档管理系统的最大好处是它使员工可以灵活地从任何位置进行协作和访问文件。
＃2。 易于使用的界面
用户友好且吸引人的用户界面对于 DMS 至关重要，因为它被频繁使用。 文档管理系统应具有用户友好的界面，以便于访问文档。 如果您的文档管理系统难以使用，您将无法从投资中获得最大价值，生产力也会受到影响。
#3。 强大的搜索功能
文档管理系统应该具有搜索功能，使用户能够快速浏览所有内容并找到所需的文档。 它支持所有文件类型。 文档管理系统应该能够处理各种文件类型，以实现真正的动态和健壮。
#4。 支持所有文件格式
任何关注过去几十年技术发展的人都知道文件格式的不断发展。 尽管 .pdf 和 .docx 等流行扩展名目前统治着专业领域，但仍有其他文件格式可用。 您的文档管理系统应支持尽可能多的不同文件类型。 这将保证您以后不会遇到任何问题。
文档管理软件的类型
#1。 文档存储软件
使用这种软件可以安全地集中存储和组织文档。 通常，它具有文档搜索、标记和存档等元素。
#2。 文档协作软件
这种软件的目的是让多个用户更容易协作。 通常，它由任务管理、版本控制和文档共享等元素组成。
#3。 文件影像软件
文档扫描和数字存储都是使用这种软件完成的。 通常，它具有条形码识别和光学字符识别 (OCR) 等功能。
#4。 企业内容管理 (ECM) 软件
大型文档管理系统和其他用于管理图像、视频和音频文件的内容管理系统都可用。 通常，它具有工作流自动化、文档版本控制和安全性等元素。
文档管理软件的好处
#1。 更高的生产力
DMS 的一个明显优势是它可以节省时间，这通常会转化为更高的生产率，因为时间很宝贵。 更快、更有效的文档检索可以提高客户满意度和员工士气。 此外，文档管理程序可以扩展以适应任何企业不断变化的需求。 这正是简化业务流程有意义的原因。 使用文档管理系统来组织和管理您的文件将提高您的团队和您自己的工作效率。
＃2。 更高的安全性
为了保护敏感文档，文档管理软件提供了改进的安全功能，例如加密和访问控制。 当纸质文件仍在使用时，保护它们需要使用耗时且无效的安全措施，例如签到表、上锁的文件柜和安全协议。 组织可以使用文档管理系统加密文档，这还允许每个文件具有不同的安全级别。 这不仅对公司及其员工来说更容易，而且还提高了文档安全流程的有效性。
＃3。 简化d 合作
文档管理软件使与同事协作处理文档变得更加简单，从而实现更快、更有效的工作流程。 先进的文档管理系统大大简化了快速访问内容和协作的过程。 许多地方都可以访问从各种来源下载的文档。 得益于电子成像技术，共享文档可以通过电子邮件或互联网发送。 使用 DMS，业务流程更加可见，工作流监控也有可能得到改进。 可以允许和监控外部用户的授权访问。
#4。 轻松检索
不再习惯将文件存放在橱柜或储物空间中。 当使用文档管理软件将文档转换为数字形式时，任何有权访问它的人都可以立即查看它。 文档管理系统的用户可以使用文档的名称、关键字、其内容或用于编目和跟踪它的任何其他识别信息来搜索文档。 员工可以使用计算机快速有效地完成此任务。
选择文档管理软件的标准
- 成本：考虑软件的价格，以及任何额外的维护、升级和支持费用。
- 支持：选择具有可靠客户服务的软件提供商。
- 可扩展性：确保软件随着公司的扩展而增长。
- 功能：考虑软件的功能，包括工作流程自动化、文档版本控制和搜索功能。
- 检查软件与您已有的系统和程序的兼容性。
- 要快速简单地管理您的文档，请寻找易于使用和理解的软件。
个人文件管理软件免费
＃1。 合流
鼓励知识共享和协作的团队工作区 Confluence 适合远程工作者。 它可以用作管理电子文档的系统。 借助内置功能，用户可以管理、组织、搜索和管理文档的版本。 Confluence 通过充当智能文档控制软件，自始至终取代了共享文档存储库。
Confluence 最适合使用各种其他文档管理程序的小型、中型和大型组织。 其他文档管理系统，如 Box、Dropbox 和 Google Drive 可以直接无缝地与 Confluence 集成。
此外，Confluence 允许用户将当前的 Word 文档导入 Confluence wiki 页面，从而减少对桌面程序及其相关文档的需求。
定价
- 免费：$ 0
- 标准：$ 5.50
- 溢价：$ 10.50
#2。 Dropbox 业务
凭借其市场领先的文件同步、协作以及全面的管理和安全功能，Dropbox Business 成为全球超过 300,000 个业务团队和大多数财富 500 强企业使用的顶级电子文档管理平台。Dropbox 企业帐户提供的 1TB 初始空间可以在必要时增加。 用户还可以控制团队成员和文件夹的访问权限。 使用 Dropbox 可以将任何文件、文件夹或硬盘备份到安全的异地存储位置。
公司现在可以使用新的 Dropbox 管理功能，这些功能可以简化团队管理、支持数据安全和合规性，并为他们提供有关团队运作方式的有用信息。
定价：
- 标准：每位用户每月 12.50 美元
- Standard + DocSend：每位用户每月 50 美元
- 高级：每位用户每月 20 美元
＃3。 盒子
该框是一个单一文档工作流平台，可帮助企业有效地创建、协作和管理内容。 在云原生文档管理平台“Box”的帮助下，团队和组织可以安全地创建和协作来自任何设备的内容，同时保持其安全性和控制。
Box 提供了更高的透明度，因为它使团队和企业能够应用安全分类、锁定文件以防止编辑以及对单个文件设置严格的用户权限。
定价：
- 入门：每位用户每月$ 5
- 商业：每位用户每月 15 美元
- Business Plus：每位用户每月 25 美元
- 企业：联系箱以获取详细的定价信息。
- Box Personal 对一位用户免费。 提供 2 周的免费试用
世界上一些最大的企业和组织使用称为 SharePoint 的优秀文档管理工具。 组织内的文档管理和信息共享已从 SharePoint 中受益匪浅。 除了高度可定制之外，SharePoint 还是使用 Microsoft 生产力应用程序生态系统的企业的理想选择，因为它可以为用户节省大量时间。
随着移动设备的加入，SharePoint 不再只是桌面或笔记本电脑应用程序。 因此，SharePoint 是一种活跃的电子文档管理工具。
定价：
- SharePoint Online（计划 1）：每位用户每月 5.00 美元
- SharePoint Online（计划 2）：每位用户每月 10.00 美元
- Office 365 E3：每位用户每月 20.00 美元
#5. 谷歌云端硬盘
各种规模的组织都依赖 Google 云端硬盘，它是最好、最可靠的文档管理平台之一。 凭借其卓越的版本控制和共享功能，Google 云端硬盘可用于各种不同的设备。 对于团队和组织来说，这是一个很棒的选择，因为它与 Gmail 无缝集成，并允许用户使用文件夹和子文件夹创建文档工作流程。
Google 云端硬盘的最佳方面之一是团队能够在文档、电子表格、演示文稿和绘图上进行协作。 最多 50 人可以同时协作处理一个文档。
用户可以使用 Google Drive 对文件和文件夹进行智能搜索。 Google 云端硬盘中的搜索引擎会查找标题或内容中包含特定字词的文件。 用户可以访问各种搜索选项，包括能够查找由特定人员共享或与特定人员共享的文件、按文件类型、文件编辑的特定日期等等。
定价：
- 免费：15GB
- 基本：100 GB，每月 1.99 美元或每年 19.99 美元。
- 标准版：200 GB，每月 2.99 美元或每年 29.99 美元。
- 高级版：2TB，每月 9.99 美元或每年 99.99 美元
＃6。 微软OneDrive
作为 Microsoft Office 生产力套件的一个组件，Microsoft OneDrive 提供在线文件同步和存储。 用户可以将文件存储在那里并从任何设备访问它们，并且它具有实时协作的功能。
提供可观的免费存储空间（5GB），强大的协作能力让您实时看到其他用户所做的更改，并与Microsoft Office工具无缝兼容
Microsoft OneDrive 提供了大量用于制作和编辑文档、电子表格和演示文稿的工具。 另一方面，对于某些用户来说，少量存储空间（超过前 5 GB）可能不够用。
＃7。 文件库
DocuWare 是一款出色的基于云的文档管理工具，在其主要功能之外还有许多用途。 它是一种可用于处理发票、管理员工、促进销售和其他任务的工具。
它可以协助所有类型的物理文件的数字化。 这些文件可能会保存在私人电子档案中。 除了上面列出的优势外，该软件还擅长自动化工作流程和使复杂的管理程序易于理解。
DocuWare 是另一个促进文档协作和共享的工具。 使用 DocuWare 可以与远程工作的员工联系。 价格：免费试用，个性化定价
＃8。 比特里克斯24
您可以使用该软件轻松存储和管理您的文件。 它支持管理各种文件类型，包括日历、画廊、wiki 和其他类型的文件，并配备支持一些 Intranet 服务。 可以访问与团队相关的高级功能，还可以使用 CRM 功能以及协作工具。 它具有以下特点：
- 选项包括自托管、公共云和云
- 本地和在线文档编辑协助。
- 易于在 iOS 和 Android 上使用
- 为您提供本地和云存储选项。
- 使您能够更有效地与同事合作
文件管理软件 免费 Windows
＃1。 开放文档管理系统
一个名为 OpenDocMan 的开源 DMS 用于集中存储和访问文档。 它以其用户友好、高度直观的界面吸引了用户。 Windows 和 Mac 都可以使用它，它的部署是基于 Web 的。 在运行 iOS、Android、Windows 或黑莓的设备上，您还可以将其用作文档管理软件应用程序。 您可以免费下载文档管理程序的完整版本。 此外，它还使应用程序安全和共享成为可能。 它的主要功能是文档存储和索引。 此外，OpenDocMan 允许管理工作流和电子邮件并支持多种语言。
＃2。 M文件
通过将所有文件保存在一个位置，M-Files 简化了管理文档的过程。 它甚至可以使用智能的内置 AI 技术与您当前的文件夹和系统集成，无需您进行任何手动操作即可自动组织和保护您的数据。 M-Files 是 Windows 用户的文档管理软件之一。 其主要特点包括：
- 通过构建和组织内容来管理文档。
- 通过自动化手动流程来提高员工的工作效率。
- 对文档所做的每个更改都有记录和跟踪。
- 这个在线文档管理工具提供了一个简单易用的用户界面。
＃3。 克里斯塔尔 DMS
Windows 用户可以下载这款免费的文档管理软件。 文档管理、跟踪和存储都可以通过它实现。 您可以制作各种文件夹并将文档放入其中以管理文档。 它使您能够与各种用户共享文档。 您可以控制谁有权查看和编辑特定文档。 通过使用 Checkout 选项，您可以进一步限制用户对文档的访问。 该软件记录登录、注销、日期、IP 地址、文件夹名称等，以确保文档安全。 此外，它还提供密码保护功能，以防止未经授权的人访问您的文档。 使用 Krystal DMS 的免费版本时，您只能使用 512 MB 的存储空间来存储文档。 除此之外，该程序在管理文档方面非常出色。
＃4。 露天
这是一个额外的免费 Windows 文档管理软件，它是免费的并且功能丰富。 使用此软件，管理大量文档非常简单。 在这种情况下，您会收到由密码保护的集中存储。 您可以使用此软件创建用户并相当轻松地与他们共享文档。 此外，您可以为用户提供仅查看或编辑某些文档的能力。 虽然它是免费的，但它提供了所有必要的文档管理功能，没有任何存储限制。
＃5。 逻辑文档
这是另一种适用于 Windows 的开源、免费文档管理软件。 它可用于在一个位置组织文档。 为了确保数据的安全，它建立了一个单一的访问点。 因此，只有具有权限的用户才能访问文档。 该软件适用于企业和个人，因为它使用起来非常简单。 可以上传各种文件格式。 此外，还可以在这里编辑和查看文档。 在这里，您可以根据自己的喜好制作文件夹来组织和分隔文档。 此外，可以为重要文档添加书签以备后用。 它定期对新添加的数据进行自动备份，以防止数据丢失。 为了您的方便，提供了非常强大的索引，可以轻松找到任何类型的文档。
哪种免费文档管理软件最好？
根据您组织的需求和目标，有一个最好的免费文档管理系统软件。 最好的免费开源文档管理程序是 OpenDocMan、Krystal DMS、LogicalDOC、Confluence、bitrix24 和 Alfresco Community。
什么是开源 DMS？
开源软件具有可自由分发的源代码，允许用户经常修改和重用这些代码以改进软件。 使用开源文档管理软件，企业可以将其流程数字化并将数据存储在私人服务器上。 它们随时可供任何人访问、更改和更新。 此外，用户可以将自己的代码添加到开源文档管理系统以添加或更改功能。
Google 有文档管理系统吗？
一个名为 Google Drive 的基于云的应用程序使您能够创建、编辑、存储和共享文档。 唯一与 Google Drive 和 Workspace（以前称为 G Suite）无缝集成的文档管理系统是 AODocs
微软的文档管理系统叫什么？
除了 SharePoint、OneDrive 和 Microsoft Dynamics 之外，Microsoft 365 还提供了多个文档管理选项。 微软访问。 MS Access 是一款功能强大（且免费）的工具，可用于创建高效的 Microsoft 文档管理系统，尽管它看起来非常简单。 可以使用文档管理系统管理 Microsoft Office 文档
什么是简易文档管理系统？
简单的 DMS（文档管理系统）是一种强大、适应性强且可扩展的 ECM 解决方案。 因此，它是适用于各种规模企业（包括大小企业）的完美文档管理系统。 DMS 软件将您的公司数据和数字存档转化为您的业务资源。
Acrobat 是文档管理系统吗？
文档管理程序 Adobe Acrobat 使创建、编辑和管理 PDF 文件变得更加容易。 您和您的家人可以在 Acrobat 的帮助下快速轻松地管理各种文档，从而腾出更多时间处理重要的事情。
Google 文档中的文档管理是什么？
可以使用基于云的应用程序 Google Drive 创建、编辑、存储和共享文档。 文档存储在云端，并与用户的本地系统副本同步，这就是许多企业将其用作文件管理系统的方式。
结论
系统通过中央存储库频繁地存储、访问和管理文档。 此外，它可能具有用于内部或外部文档共享以及发布和修订控制工具的选项。 文档管理软件使文档、文件共享和电子文档管理的工作流程变得更加容易，这对大小企业都有好处。
文档管理软件没有放之四海而皆准的选择。 适合您业务的最佳软件将取决于您的独特要求和财务限制。 花一些时间研究您的选择将帮助您确定哪些品质对您最重要。 您可以使用适当的文档管理软件提高工作效率、改进团队合作并简化文档管理流程。
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参考资料
