借助旅行管理软件，您可以预订旅行、计划未来的旅行、跟踪过去的旅行并进行报告。 一些重要的应用程序和功能包括公司政策的自动化以及商务旅行的供应商/发票的整合。 本文讨论了最好的免费旅行管理软件，可以帮助您完成所有商务旅行。
概述
借助差旅管理软件，可以在线计划和安排商务旅行。 该软件还跟踪所有商务旅行并制作相关报告。 在这些计划的帮助下，企业可以跟踪员工的旅行，获取所有支出的报告，并惩罚那些不遵守公司旅行规则的人。
该工具通过将员工的所有费用报告放在一个地方，帮助企业跟踪他们在旅行上花费的费用。 然而，作为雇用个体旅行社或手动将收据输入费用管理软件的替代方案，免费旅行管理系统为用户提供了预订旅行并立即报告其旅行购买的工具。
差旅管理软件可以帮助各种规模的企业，这是事实。 如果没有免费的差旅管理软件，员工通常会通过网站或旅行社预订自己的工作旅行，然后提交费用报告以获得报酬。
任何规模公司的员工都可以使用新方法来计划自己的旅行，该方法使用的系统已经根据公司的旅行政策和批准的步骤建立了。 为了让员工不必等待报销，该计划还提供有关公司如何付款的信息，这使得出于报告原因可以轻松跟踪支出。
商旅管理软件
“商务旅行管理”是公司处理员工工作旅行的物流、成本和注意义务要求的流程。 最近的研究表明，出差是公司变化最大的成本之一。 正因为如此，对于任何想要成长的公司来说，这是一个非常重要的战略因素。 以下是最佳免费商务旅行管理软件的一些部分：
#1. 管理旅行服务提供商并与旅行服务提供商谈判
这个过程不断持续，以便工人始终能够获得最好的计划和价格。 商务旅行经理可以通过收集和分析员工旅行的数据来发现员工旅行的趋势并满足他们不断变化的需求。 但是，团队可以使用比较价格的网站来确保他们获得划算的交易。 他们还可以询问客人和顾客的反馈，以确保他们的住宿地点和出行方式安全可靠。
#2. 照顾游客安全
公司应该照顾出差的员工。 在紧急情况下，了解人们的位置和时间非常重要。 例如，如果员工所在地发生火灾或爆发疾病，公司就必须告诉员工并告诉他们如何安全回家。
＃3。 制定规则
批准 雇员 旅行和费用报销时，您必须确保提交的表格正确，包含所有必需的附件，并且工作人员使用合法的服务提供商。 这意味着负责计划旅行的人员必须及时获得准确完整的报告，以便他们能够对任何违反规定的支出迅速采取行动。 现代数字旅行管理系统提供可用于预测支出和跟踪投资回报的数据。 此外，这还让顶级公司拥有灵活的差旅政策。
＃4。 制定并执行商务旅行规则和计划
该组织的差旅管理团队将关注公司及其员工，以确定最有可能需要哪些类型的差旅来实现业务目标。 他们将列出支出限制、首选供应商以及建议的旅行类别或出行方式等规则。
最佳差旅管理软件
在旅行管理系统的帮助下，可以更轻松地预订、跟踪和分析工作旅行。 当大多数人听到“旅行管理系统”一词时，他们会想到一个软件。 然而，这个词也可能意味着计划工作旅行的更大过程。 以下是用于预订行程的最佳免费旅行管理软件应用程序：
#1. 雷兹迪
Rezdy 是一个专为旅行和旅游行业打造的基于云的预订系统和分销平台。 您可以通过链接到它或将一些 HTML 代码复制并粘贴到您的内容管理系统中，轻松地将其添加到您自己的网站。
#2. 确定里程
公司可以通过使用 SureMileage 来节省时间和金钱，SureMileage 是一种用于跟踪里程的安全工具，可以自动计算成本并使报销变得更容易。 它与行业标准的会计和支付系统配合使用，以便您可以可靠地实时获得付款。
＃3。 旅游工厂
TravelWorks 是一个基于网络的 ERP 系统，使各种旅游企业可以更轻松地预订旅行和发送账单。 重要部分包括计费、客户关系管理、营销分析、保险建议、受众细分和角色分配。
＃4。 快乐派
Happy 是同类中第一个商旅平台，让员工和经理可以在自己的时间和全视图范围内预订航班、酒店、出租车等。 有关航班时间、航班取消和其他旅行问题的信息和分析。
#5。 旅游福利
TravelPerk 是处理商务旅行的最佳方式。 为工作做好计划，无论是在国内还是国外。
免费旅行管理软件
各种规模的公司都可以通过使用专为处理商务旅行而设计的软件来节省时间和金钱。 以下是用于预订行程的最佳免费旅行管理软件应用程序：
#1. 积分进度
借助 Point Progress，您可以简化和自动化一切，从费用报告到许可证验证，再到文档和时间表跟踪。 MyExpenses 可以轻松跟踪支出限额、记录和报销。
#2. 阿霍伊
提供立即预订、更改或取消行程的简单方法，让帮助者和日程繁忙的人的生活更轻松。 为用户提供最新且有用的数据。 内置对艾玛迪斯新航班时间和机票价格的支持。您可以随时在应用程序中聊天。
＃3。 自动人行道
您的所有商务支出、旅行和银行卡都可以在一个平台上处理，每月收取固定费用。 更好地管理商务旅行和费用可以帮助您的公司以可持续的方式发展。 他们是唯一一家提供旅行和费用规划和支付全套服务的公司。
＃4。 尤里
了解如何使用他们的平台在预订之前或之后单击一下即可添加发票，这不需要任何编码。
＃5。 通过TRM
Via 是大学国际办公室可以用来跟踪出国旅行的学生和教师的最先进的服务。 他们的目标是为客户提供易于使用但功能强大的软件，通过让日常任务变得更轻松并让他们看到更广阔的世界来改善他们的生活。 Via 的目标是与客户建立持久的关系。
所有差旅管理软件有哪些共同点？
最好的旅行管理软件可以处理一切，从计划旅行到获得退款。 以下是使用差旅管理系统的一些好处的原因：
#1. 通过交互式界面进行预订
通过易于使用的界面，工作人员可以获得有竞争力的库存和价格。 人们可以使用已保存的信息（例如信用卡号、奖励计划会员资格以及首选航空公司和酒店）为自己或同事预订旅行。
#2. 根据公司规则进行过滤
借助此功能，企业可以将其预订选项限制为仅适合其预算的选项。 这使得遵守预算和遵守规则变得更加容易。
＃3。 计划您的日程和活动
团队成员必须能够共享和同步他们的日程安排，以便更轻松地安排旅行。 经理现在可以跟踪员工的位置，并根据他们的旅行计划安排电话和会议。
＃4。 支出的接收、验证和监控
许多 TMC 的数字收据导入和提交功能使经常出差的员工可以轻松快捷地获得费用报销。 通过此功能，他们可以检查索赔状态并了解何时可以收到钱。
＃5。 正在汇报
员工不仅可以使用该软件编写和发送费用报告，还可以查看和分析过去的报告和费用。 通过报告部分，经理可以跟踪员工在商务旅行上的花费并制定未来计划。
差旅管理软件有哪些好处？
通过将所有预订任务集中在一处，旅行管理软件可以节省用户的时间和精力。 以下是使用差旅管理软件的好处：
#1. 允许用于安排交互的全功能界面
员工可以通过中央界面查找可用的行程、比较价格并为自己或同事预订住宿。 存储支付和忠诚度计划信息的能力是该用户界面的有用部分。
#2. 促进自动遵守公司差旅要求
通过将企业差旅政策集成到差旅管理软件中，可以更轻松地实现支出和预算目标，从而降低差旅成本。 借助这些规则，差旅经理可以确保他们的团队充分利用预算并遵守公司政策。 这些规则解释了员工可以申请的费用类型，并针对不符合规则的索赔停止报销。 由于公司的政策是自动执行的，因此不会意外地发送或接受欺诈性费用。
＃3。 降低成本的工具
经理和 会计师 可能会发现支出管理软件很有用，因为它可以帮助他们跟踪旅行成本并更好地组织它们。 除了处理和报销批准的差旅费用外，这些解决方案还分析大量费用交易，以了解支出趋势和预算需求。
＃4。 提高报告能力
差旅管理软件具有帮助管理者做出更好、更明智的决策的功能。 这些计划可以更轻松地追踪有问题的支出或预订，其中一些计划甚至可以建议对当前程序进行调整，以产生更好的长期结果。 管理差旅计划时进行报告的另外两个好处是密切关注旅行者并寻找削减成本的机会。
差旅管理软件使用难点
差旅管理软件的问题并不少见。 使用差旅管理软件的一些困难如下。
#1。 一体化
如果不与费用管理和会计集成，就不可能在系统之间传输信息。 会计部门必须能够根据预订系统提供的信息和实际发生的成本，将差旅成本合并并分配到不同的成本中心。 如果所有系统中的数据不正确且不一致，组织或员工可能会损失金钱。
#2。 隐私
员工的个人信息面临风险，因为他们使用自己的信用卡支付旅行服务费用并提供要报销的银行信息。 此外，员工在旅行时可以使用信用卡支付商务和个人费用。 最后但并非最不重要的一点是，一些成本报告可能包含敏感的个人数据，例如姓名和地址。 只有经过授权的工人和主管才能访问敏感的公司信息。 来自外部力量的安全需求也至关重要。
＃3。 “自带软件”的传播
BYOS 趋势鼓励员工使用未经雇主批准的计划。 雇主通常为员工提供差旅管理软件，但员工可以自由使用他们喜欢的任何工具和应用程序来进行预订、跟踪费用和累积忠诚度积分。
各种差旅管理软件
以下是行驶控制系统的一些示例：
#1. 企业
企业差旅管理软件可以与更广泛的业务应用程序捆绑在一起，也可以作为独立产品出售，并具有与同一类别中的其他应用程序同步的能力。 在某些方面，商业软件就像更新的在线旅行社。
#2. Smbs，即中小型企业
与大型企业同行相比，预订流程尤其是中小型商旅管理软件的亮点。 与大型企业一样，中小型企业 (SMB) 旅行平台通常与支出管理和里程跟踪程序等其他业务工具交互。
谁通常使用差旅管理软件？
任何规模企业的任何员工都可以使用差旅管理软件。 以下类别的工人最常使用它：
#1. 销售和咨询专业人士
任何需要出差与当前或未来客户会面的销售人员都可能使用差旅管理软件来计划和预订行程。
#2. 审计员组
会计部门在规划工作旅行时利用该软件的报告和预测功能。 这使得能够监控差旅支出、制定差旅预算的重要政策选择以及制定未来的支出限制或限制。
#3。 经理人
经理们可以使用这个程序来了解差旅花费了多少钱，然后对每个员工的休假和退款请求表示“是”或“否”。 通过查看报告和其他数据，企业可以找到有助于节省资金的趋势，并与首选供应商更清楚地讨论企业价格。 他们还可以使用此程序查看员工的旅行计划并跟踪他们的位置。
差旅管理的支柱是什么？
以下是；
- 信任。
- 透明度。
- 简单。
- 影响。
- 注意义务。
- 可持续发展。
Concur 是一家差旅管理公司吗？
是的，这就是事实。 Concur Travel & Expense 是商业界管理商务旅行和成本的标准。 IDC称其拥有51.5%的市场份额。 作为一款差旅管理软件，Concur Travel 可与大多数 TMC 和 GDS 配合使用。
使用差旅管理公司有什么好处？
以下是；
- 住宿和航空旅行费用较低。
- 专家意见和知识。
- 无论白天还是晚上，您都可以随时寻求帮助。
- 帮助制定假期保险计划。
- 综合数据分析。
- 针对旅行者的警告和建议。
- 尖端技术的应用。
- 变得更加平静是一个结果。
差旅管理机构的 5 项基本职能是什么？
以下是；
- 目的地研究。
- 谈判。
- 进行预订。
- 运输。
- 会议组织。
- 跟踪您的旅行费用。
旅行社和旅行管理公司有什么区别？
与传统旅行社处理偶尔的休闲旅行需求相比，旅行管理公司提供的持续服务旨在节省资金、保持政策一致性并释放客户的时间。
差旅管理公司如何赚钱？
商务旅行公司的大部分收入来自服务费、净票价或私人票价以及航空公司佣金。 商务旅行公司（TMC）在很大程度上依赖机票来维持业务。
差旅管理公司如何运作？
在工作旅行方面，任何规模的公司都可以从旅行管理公司 (TMC) 的服务中受益。 TMC 可以帮助您节省时间、避免压力、管理旅行危险、削减成本、更好地帮助您的旅行者并制作综合报告。
如何选择差旅管理公司？
确保公司聘请居住在该地区的专家导游。 最好的导游语言说得很好，去过很多地方，知道在紧急情况下该怎么做，并且知道如何进行心肺复苏。 如果您有任何疑问，请拨打客户支持电话并询问指南。
确定公司与大型企业合作的经验 企业。 询问该公司在差旅管理领域的经验。 并且不要忘记询问推荐人； 信誉良好的 TMC 将会拥有满意的客户，他们很乐意向您推荐它们。
结论
旅行管理软件的目标是让计划旅行、购买机票和跟踪费用变得更加容易。 企业和其他团体使用此程序来简化购买流程，在一个地方跟踪所有商务旅行费用，并处理旅行预算。 在拥有行业人脉和经验的专业旅行经理的帮助下，您通常可以找到或协商最优惠的旅行价格。
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参考资料
