每位员工在给定工资期间的工资金额和支付对象的详细信息记录在工资登记册中。 它包括每个工人的基本工资数据。 工资记录、总工资、津贴和缴款、税收和扣除额以及每位员工的净工资金额都属于这些信息项目。 在本文中，我们解释了有关工资登记册的所有内容。 我们还添加了一些有关 Quickbooks 工资登记的提示。 为什么不现在就潜入呢？
什么是工资登记册？
工资登记册是一本记录谁在特定发薪期内领取工资、金额和时间的簿册。 在大多数情况下，工资登记册将包含每位员工的以下详细信息：
- 工资总额
- 净工资
- 工资税
- 员工预扣税（例如健康保险）
- 整个时间内所有员工的总金额通常也包含在登记报告的底部。
- 工资历史记录、工资详细信息报告等与工资登记报告不同。
工资登记册的结构
在给定的工资期间，工资登记册通常被组织为一系列简单的图表（每个员工一个）。
- 名字
- 支付期日期（开始和结束）
- 发薪日
- 工作时间
- 适用的工资标准（正常工资或加班工资）
- 工资总额
- 适用的雇员和雇主税
- 福利扣除
- 雇主福利缴款
- 净工资
- 净付款详细信息（纸质支票、直接存款或支付卡）
请务必记住，州和地方有关工资记录的规定各不相同。 为了遵守联邦、州和地方法律，企业必须了解适用于其员工的法规，并在规定的时间内保存相关记录。
创建工资登记册的步骤
在开始创建工资登记册之前，请确保您手头有以下材料：
- 雇主识别号 (EIN)
- 州和地方税号
- 联邦表格 W-4 和州表格 W-4（如适用）
#1. 了解工资单处理的频率
决定向员工支付工资的频率：每周、每两个月、半个月或每月。 确定最适合您业务节奏的方法并坚持下去。
#2. 收集所有相关人员数据
您需要每个工人的考勤卡、工资单和 W-4 来计算工资和其他税费。 新员工不仅需要填写完整的申请表，还需要填写完整的 I-9 表格。
＃3。 填写员工详细信息和薪资信息的注册信息
将考勤卡数据输入工资系统以确定每个工人的总工资。
＃4。 计算税金和扣除额
要了解为每位员工留出多少钱的税款，请查看他们的 W-4 表格。 养老金计划和个人退休账户 (IRA) 的缴款也包含在此类别中。
＃5。 计算每位员工的净工资
从雇员的总薪酬中扣除税款总额和其他强制性扣除额。 您将获得每位员工的实际实得工资或净工资。
＃6。 检查和平衡工资分类账
在开始新的工资发放期间之前，解决上一工资发放期间的任何未决问题或员工纠纷非常重要。
工资登记模板
在线和 Excel 等工具中的薪资登记模板都非常基础。 用于保存工资记录的书籍也经常可以在办公用品商店买到。 许多组织，无论大小，都使用数字薪资解决方案，因为它们易于设置并与其他公司应用程序交互。
如何使用和维护工资登记册
为了在不造成混乱的情况下管理不可预见的差异，雇主必须保持相关工资数据最新且方便获取。 工资登记册应与预扣税款和工资扣除、支付雇员工资以及向政府当局存入税款同时更新。 如果认真遵循，这种做法可以帮助保证可靠的工资记录。
进行审计是保持工资登记册最新的重要组成部分。 在此期间，企业通过核对工资交易来确保其会计和记录保存程序符合规范。 每个工资周期应至少进行一次工资审计。
薪资登记册的功能
公司至少可以通过以下方式从保留工资记录中受益：
- 记录所有付费时间
- 检查您的组织或个人员工的支出。
- 保存员工缴纳的税款和预扣税的记录
但工资登记册的用处远不止于此。 公司也将其用于以下用途：
- 工资支出必须与总账进行核对。
- 记录员工因病、休假或其他带薪休假而请假的时间。
- 验证工资扣除和雇主对 401(k) 或其他形式的递延薪酬缴款的合法性。
所有这些任务都可以手动完成，但专业的薪资软件可以通过鼠标点击即可快速轻松地提供信息，从而使报告变得快速而轻松。
工资登记册：工资费用和税收
工资登记册详细说明了企业需要预算的各种与工资相关的成本，例如：
- 联邦保险缴款法 (FICA) 的工资扣除
- 雇主方 FICA 税
- 美国联邦所得税的工资预扣
- 州和地方所得税的工资扣除（如果有）。
- 雇主方联邦失业税
- 雇主缴纳国家失业保险税的责任
- 国家失业保险的工资预扣（如果需要）
- 雇主根据州法律支付工人赔偿
- 福利和其他员工批准的费用的工资扣除
- 雇主提供的福利和退休储蓄缴款
- 因扣押雇员工资而欠下的金额
这些工资支出记录对于减轻审计的痛苦非常宝贵。 在提交工资税表时，组织良好的工资记录非常宝贵。
- 雇主季度联邦纳税申报表（表格 941）
- 非雇员补偿，或表格 1099-NEC
- 工资和税收收据表 W-2
- 工资和税表传输表 W-3
工资登记与工资历史记录与工资详细信息
每个员工在给定工资期间的工资可以在他们的工资历史报告中找到。 由于每个员工的薪资历史都是唯一的，因此不包括其他员工的信息。 薪资历史报告也可以作为员工的工资单。 如果您使用允许您合并特定时间的薪资历史记录的薪资软件，您可能能够看到多个薪资期间的总金额（例如，第一季度的所有薪资）。
工资登记文件汇总了在给定支付期内向员工支付的所有工资和工资。 该报告提供了员工个人总数以及员工总数。 最后，登记报告通常会从详细说明过去发薪期的单独报告中汇总数据。
登记报告和工资明细报告实际上是相同的。 薪水信息显示在两者中。 两者都可用于在薪水支票上显示支付期详细信息。 但是，某些工资单详细报告允许您进一步对付款进行分类（例如，按地点）。 雇主的工资税份额通常包含在工资详细信息报告中，但不包含在工资登记报告中。
维护工资登记册的提示
请密切注意以下事项，以保持合规且最新的工资登记册：
#1. 保持准确的记录
通过定期记录检查和纠正发现的任何差异，可以避免工资登记不一致。 以下是工资单中常见错误的示例：
- 向员工支付不公平的低或高工资
- 错误地推断出许多因素
- 不向员工提供第一份工资
#2. 定期审查和更新员工信息
确保您的工资登记册反映了所有新员工的情况。 如果员工要求额外扣除（例如保险费），请务必将其记入工资分类账中。
＃3。 保持对不断变化的税收法规的认识
如果您想避免罚款，如果联邦、州或地方税务立法发生变化，您应该立即更新您的工资系统。
＃4。 员工应接受薪资系统培训
如果员工了解您的工资流程是如何运作的，那么如果工资处理出现延误或付款出现小问题，他们会更加理解。 您的员工将更加合作地向会计团队提供他们所需的税务数据，并传达可能影响工资处理的财务承诺的任何变化。
什么是 QuickBooks 工资登记册？
会计部门可以通过使用 QuickBooks Payroll Register（一种用于进行工资核算的服务应用程序）来节省时间和精力。 工资处理还包括确定员工薪酬并扣除任何联邦和州税。 经过 ”工资表，”我们指的是公司用于跟踪和传播与其人员相关的财务信息的系统。
QuickBooks 工资登记册的类型
QuickBooks Online Payroll Register 有两个版本：
#1. 标准工资
这是专门为拥有 30 至 50 名员工的公司开发的薪资计划。 福利和人力资源都没有统一。 如果您的公司只有少数员工，这可能不是什么大问题。
#2. 高级薪资
该计划是为那些工作涉及代表许多客户处理“工资”的人而开发的。 这包括专业会计师、组织内的薪资专家以及其他类似职位的人。
QuickBooks 工资登记器如何工作
第一步是在 QuickBooks 桌面应用程序中选择工资单选项。 然后，您将需要有关您的企业及其员工的精确数据，例如最新的姓名、年龄和电话号码。 您需要一份员工工资单的副本才能将标准工资单更改为高级工资单，反之亦然。 此外，您还需要新员工的税务和 NI（国民保险）信息。
QuickBooks 工资登记册的功能
以下是 QuickBooks Payroll 的一些功能：
#1. 员工直接存款
无论您选择哪种服务计划（核心、高级或精英薪资），您都可以享受免费的直接存款。 雇主将可以更轻松地向已登录系统的工人支付工资。
#2. 薪资运行不受限制
QuickBooks Online 的薪资处理不受限制。 通过 QuickBooks Online Payroll 运行工资单不会产生任何额外费用。
＃3。 自动计算和报税
使用 QuickBooks Online Payroll 可以更轻松地查找和提交税务文件以及缴纳税款。
＃4。 薪资自动化
员工可以使用此工具处理工资单，而无需手动输入任何数据。 这必须在处理工资单之前完成。 将工资和奖金纳入工资单的能力是另一个有用的功能。
＃5。 QuickBooks 的员工队伍
员工可以通过 QuickBooks Payroll 访问最新的税务数据、年收入、带薪休假、工资单、W-2 表格等。
拥有工资登记册的好处
在工资登记册的帮助下，将与工资单相关的所有内容（工资、税收和分配）保存在一个地方要容易得多。
#1. 使保存详细记录成为可能
对于需要在发薪期结束之前完成的所有任务，很容易出现会计错误，尤其是在您拥有大量员工的情况下。 会计人员可以使用工资登记册来发现并纠正账簿中的简单错误，否则这些错误可能不会被发现。
#2. 促进税收法规的合法遵守
工资记录必须保存至少三年，以供美国国税局 (IRS)、公平劳工标准法 (FLSA) 和平等就业机会委员会 (EEOC) 审核和参考。 借助工资登记册，维护法律要求的就业记录变得轻而易举。 只需点击几下鼠标，您就可以获得这些数据。
＃3。 有助于节省时间
手动处理工资单需要花费太多时间，并且有太多出错的空间。 手动工资登记册需要大量的培训和监督才能准确地用于计算每个期间的退税或加班费等工作。 但自动运行的薪资系统将为您省去麻烦并节省时间。 人工必须输入新员工的详细信息或终止日期，但其余工作会自动完成。 此外，工资登记册还可以显示公司的季度或年度支出趋势，使您能够快速轻松地为旺季和淡季做好准备。
＃4。 通过精确的薪资数据帮助确定适当的员工薪酬
维护当前的工资记录可以轻松核对工资并确保所有税款和工资均正确计算。 跟踪这些数据最终将为您节省大量时间和精力。 任何与税务有关的监管机构都不需要对您的财务进行审计以寻找赔偿错误。 它可以帮助员工欣赏定期、及时的薪水。 保留工资登记册是提高士气和鼓励工人的基本但有效的方法。
工资登记册是工作表吗？
电子表格可用于构建工资登记册，尽管此选项可能不适合许多企业。 薪资软件使维护可靠的薪资数据和快速生成报告变得更加简单。
什么是工资日记账？
每笔工资交易的记录都保存在工资日记帐中。 汇总级别的总账条目也代表此数据。 当需要更详细的工资信息时（例如在审计期间），可以使用工资日记帐代替总账。
工资日记帐与工资登记册相同吗？
工资日记帐和工资登记册的相似之处在于它们都记录与员工相关的财务交易，但它们并不相同。 与工资日记帐相比，工资登记册通常包含有关每个员工的工资和福利的更详细信息。 由于工资登记册包含大量敏感信息，访问工资登记册通常仅限于公司内部允许的个人，例如工资经理。
谁准备工资登记册？
登记册可能由您、簿记员或人力资源部门制作，具体取决于您公司的规模。 它是任何企业主的必备工具，因为它可以帮助您跟踪最大的支出之一：薪水和工资。
什么是工资单？
工资表，也称为工资表或只是工资表，是对工人在给定时间段内提供的服务应得的所有报酬的综合核算。 也可以像工资单一样读取它。
工资和工资有什么区别？
员工的工资是他们保证从雇主那里获得的年度金额，而工资单和工资单基础设施是用于跟踪员工收入和扣除额的系统。
您如何进行工资会计？
- 总结应付工资。
- 输入员工变更。
- 计算税金。
- 计算工资扣除额。
- 扣除手动付款。
- 创建工资登记册。
- 打印工资单。
- 通过直接存款支付。
最后的思考
工资登记册是跟踪工资相关交易的有用工具。 您在该期限内的所有金钱承诺都会被详细分解。 如果您使用薪资软件，您可以按时向员工支付工资，并及时提供 IRS 和 SSA 要求的信息，以遵守工资税法规。 如果没有工资登记册中包含的信息，您就无法正确管理您的公司或向您的员工支付工资或遵守联邦规则。 这是一个有用的工具，可以作为常规工资流程的一部分，因为它可以让您检查您的工作并确保一切准确。 考虑投资薪资软件，使生成薪资登记报告变得轻而易举。
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参考资料
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