准确记录员工信息对于人力资源的成功至关重要。 如果您是人力资源经理、主管或专家，了解合规文档所需的各种记录类型可能会有所帮助。 保持最新的、合法合规的员工记录可以帮助您避免潜在的诉讼，促进人力资源部门的一致性，并将重要信息传递给新员工。 在这篇文章中，我们讨论了雇主维护所有员工记录的重要性，并研究了五种不同类型的员工记录，以保留、保留多长时间以及人力资源部门内部的更新。
什么是员工记录？
员工记录是与员工相关的所有信息的集合，从雇用之日到终止之日。 这些信息可能包括员工的姓名、社会安全号码、地址、出生日期、职位、薪水和福利。 员工记录通常以人事档案的形式保存。
这些记录可能包含面谈过程中收集的基本信息，例如：
- 名字
- 联系信息
- 工作经验
- 学历
- 凭证和认证
- 面试笔记
- 参考资料
就业记录还可能包括在整个招聘过程中收集的信息，州和联邦就业法要求其中一些公司检查并存档，例如：
- 公民身份
- 社保号码
- 工资税豁免
- 预扣税状态 (W-4)
- 豁免或非豁免状态
- 照片鉴定
- 就业开始日期
- 职称
- 薪级表
- 职业许可和认证证明
随着时间的推移创建的记录也可以包含在员工的人事档案或就业记录中，例如：
- 时钟
- 绩效评估
- 纪律程序的文件
- 工资记录
- 优势信息
- 官方照片
为什么需要员工记录？
员工记录至关重要，因为它们提供了员工在公司工作经历的官方文件。 它们具有诸如员工的职位、开始日期、工资率和任何其他与就业相关的信息等信息。 员工记录用于在晋升、加薪和解雇等事项上做出选择。 它们还在年底用于生成 W-2 和 1099 等记录。
为什么保留所有类型的员工记录至关重要？
保留所有类型的员工记录将极大地帮助您的人力资源部门取得成功和提高效率。 保留完整的员工记录有几个显着优势，包括：
#1。 遵守法律要求
一些法规强制雇主将某些记录存档。 这些法规因以下行为而成为可能：
- 平等就业机会委员会 (EEOC)： 根据 EEOC，您必须将所有员工记录保存至少一年。 如果他们是非自愿解雇的，您必须在解雇之日起保留被解雇员工的记录一年。
- 就业年龄歧视法 (ADEA)：要求您将工资单记录至少保存三年。 您还必须在员工离职后至少保留一年的福利计划记录，例如保险和养老金计划。
- 同工同酬法 (EPA) 和公平劳工标准法 (FLSA)： 根据 FLSA 和 EPA，重要的是要保留不同性别员工之间工资差异的理由记录。 您必须将这些记录保存至少两年。
#2。 避免诉讼
保持最新、正确的记录是企业避免前雇员潜在诉讼的关键策略。 例如，如果一名前雇员对某组织提起诉讼，指控其雇主没有向他们支付生活工资，工资单证据可能有助于反驳这些指控。 适当的记录保存还可以避免与监督劳动法合规性的政府实体产生任何法律问题。
#3。 信息传播
当新经理（无论是人力资源、会计还是综合管理部门）加入您的公司时，拥有现任和前任员工的记录可能会有用。 这些知识在新员工入职、制定新政策和熟悉记录保存程序时可能会有用。 了解每个员工的工作经历可能有助于新经理更有效地适应他们的职位。
不同类型的员工记录
了解各种类型的员工记录可以帮助您确保您的人力资源部门适当地记录关键的组织职能。 有五种类型的员工记录需要维护：
#1。 出席记录
出勤记录包含有关每个员工在工作中花费的时间的信息。 出勤记录可能包括以下信息：
- 带薪休假
- 无薪休假
- 假期假期
- 病假
- 每周工作时间
- 迟到/缺勤
准确记录此信息对于证明您的公司根据员工的工作时间长短向员工支付了适当的报酬至关重要。 除了上面列出的主题外，《家庭和医疗休假法》(FMLA) 还要求雇主保留所有带薪和无薪休假的记录，以及工人赔偿案件。
#2。 福利记录
根据 1974 年《雇员退休收入保障法》(ERISA)，雇主必须保留所有雇员保险机构备案、雇员参与和个人受益人信息的记录至少六年。
福利记录中经常包含保险公司、可用计划、注册日期以及目前已注册企业福利的所有员工的列表。 在每个注册期后更新这些记录可能是保证您的记录是最新的并且符合 ERISA 的有效方法。
#3。 培训记录
由于各种原因，保留可靠的培训记录也很重要。 对于初学者来说，培训记录可以作为未来入职计划的指导性指南。 其次，在培训期间获得的信息可以作为人员为职业晋升或发展做好准备的证明。
在培训发生的方式和频率方面，一些企业也有一些国家规定的标准。 跟踪培训计划和参加者可能有助于您的公司遵守联邦法规。
#4。 支付预扣税
跟踪员工工资预扣税是报税流程中的关键步骤。 企业跟踪预扣工资有两个主要优势：
美国国税局要求企业在返回日期或申请日期（以较晚者为准）后至少三年内保留所有员工工资预扣的记录。
准确的记录可以帮助反驳前公司向员工预扣过多州或联邦税款的指控。
#5。 失业记录
在被解雇或解雇后，雇员可以申请和领取失业救济金。 记录失业程序的每个阶段并在员工领取失业救济金期间保留这些记录至关重要。 应包括以下详细信息：
- 员工姓名
- 员工姓名 员工地址 员工社会安全号码
- 雇用、离职或重新雇用的日期
- 现金和非工资的支付日期
- 工作日期
- 工作时间
如果您的任何员工获得失业救济金，那么仔细记录此信息对于确认他们的每周福利文件至关重要。 如果您的记录与员工提供的信息不一致，员工可能无法获得其福利。 准确的失业记录有助于确保您的下岗或解雇员工获得他们应得的福利。
保留员工记录有什么好处？
员工记录对公司和员工都有很多好处。 员工记录可以帮助雇主跟踪员工在一段时间内的表现，确定员工需要改进的地方，并记录纪律处分。 这些记录还可以帮助公司满足监管规定。 员工记录可以记录员工的职业历史和经验，以及培训和教育。 员工记录还可以帮助员工获得晋升或其他工作机会的资格。
保存员工记录的最佳做法
尽管一些最佳实践对于管理良好的公司来说是普遍的，但公司制作和维护就业记录的方式并未在各个行业标准化。 在最基本的层面上，公司需要维护包含足够信息的人事记录，以确保遵守适用于该行业的州和联邦就业法规。 一些联邦和州的雇佣法还根据公司雇用的员工人数增加了公司的记录保存义务。
除了基本的法律合规性之外，设计涵盖所有基础的员工记录系统的推荐做法通常包括：
#1。 指定什么构成记录。
并非每一张纸片都可以作为就业记录。 应从一开始就确定哪些文件应存档以履行法律责任并保护组织免于承担责任。
#2。 制定保留计划。
很难永久保留每位前任和现任雇员的就业记录。 联邦法律规定了在员工离开组织后，公司需要保留某些雇佣记录的时间。 基于这些法律义务，公司应该制定一个文件保留时间表，在保留所有相关内容的同时消除过时的信息。
#3。 访问限制。
就业记录应该只对授权人员开放。 建立访问协议可以保护组织和员工免受信息滥用。
#4。 选择一种格式并存储它。
就业记录可以以传统的纸质格式存储在文件柜系统中，也可以通过将原始文档扫描到计算机系统中以数字格式存储，或者将两者结合起来。
确定就业记录的存储位置和访问方式是设计功能系统的重要一步。 例如，许多计算机化会计解决方案可能会出于薪资原因接受员工信息，这符合许多联邦和州就业法标准。
#5。 保持安全和隐私完好无损。
维护数据的安全和隐私是信息收集的关键部分。 无论是锁住就业记录室还是使用最新的加密技术来防止黑客访问系统，组织都必须努力确保只有授权人员才能访问员工的信息。
哪些就业记录必须分开保存？
某些记录需要联邦法律规定的特殊隐私保护措施。 为了保护雇主免于承担责任，这些就业记录应与雇员的基本人事档案分开保存，并授予更高级别的保护，访问权限非常有限。 这些记录包括：
#1。 病历
美国残疾人法案要求雇主将医疗相关文件与一般记录分开，以维护员工医疗信息的机密性。 这包括药物和酒精检测结果、工伤赔偿索赔、健康保险登记、身体问题或残疾，以及适合工作的结果。
#2。 信用信息
《公平信用报告法》要求雇主对与消费者相关的信用信息、信用报告和个人财务数据保密。 如果雇主获得信用报告以确定潜在雇用的适合性或确保雇员的持续财务责任，则记录必须与雇员的主要档案分开保存并保密。
#3。 诉讼和投诉。
与根据公司内部政策、通过美国平等就业机会委员会等政府机构或通过诉讼提出的任何员工投诉有关的文件必须收集并保留，直到索赔或诉讼得到完全解决。
您如何处理员工记录？
公司要处理员工档案，首先要建立一个记录员工信息的系统。 此信息应包括员工姓名、社会安全号码、出生日期、地址和电话号码等。 此外，系统还应记录员工的职位、部门、工资和福利。
一旦系统到位，公司必须制定处理员工记录的政策。 该政策应说明谁负责跟踪和保存员工信息、应保存多长时间以及在不再需要时应如何处理这些信息。
公司还必须教育员工，使他们的信息保持最新和保密的重要性。 应警告员工不要将其社会安全号码或任何其他敏感信息透露给雇主以外的任何人。
公司还应制定通知员工个人信息变更（例如地址或电话号码变更）的方法。 该系统还应包括更新组织数据库中员工信息的方法。
什么类型的公司需要员工记录？
许多不同类型的企业都需要建立员工记录。 拥有大量员工的公司通常必须跟踪员工信息，以便管理工资和福利。
成长中的公司还必须跟踪员工信息，以确保新员工适当地融入组织。 此外，一次雇用大量员工的公司可能需要跟踪员工信息以确保遵守所有适用的雇佣法。
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参考资料
