在商业世界中，有最佳实践、标准操作程序和多种流程。 流程有助于维护秩序并为无缝工作流提供规则。 他们是维持企业运转的动力。
业务流程管理 (BPM) 是公司可以使用的最重要的工具之一。 继续阅读以了解您需要了解的有关它的所有信息，包括它的定义、多种类型、优势和应用。
什么是业务流程管理 (BPM)？
业务流程管理 (BPM) 是一组 BPM 工具和解决方案，可帮助组织通过流程自动化、管理和优化实现敏捷性。 BPM 技术的目的是通过分析、优化和改进端到端业务流程来推动组织的持续改进、可扩展性和运营效率，以帮助实现战略业务目标，例如改进客户体验框架。
业务流程管理 (BPM) 也被定义为一种组织纪律，在该组织纪律中，公司退后一步并单独和共同检查所有这些流程。 它评估现状并提出改进领域，以创建一个更高效和有效的组织。
公司的每个部门都负责将一些原材料或数据转化为其他东西。 每个部门可能负责十几个或更多的基本程序。
BPM 不是什么
- 业务流程管理 BPM 不是一个软件。 BPM 工具可用于协助实施标准和自动化业务流程。 例如，HappyFox Workflows 可帮助公司自动化复杂、多步骤和重复的业务流程。 另一方面，BPM 本身并不是软件产品。
- 任务管理不是 BPM。 任务或项目管理是一组活动的管理或组织。 Microsoft Project、Jira、Asana 或 Trello 等项目管理软件可以协助管理任务和临时项目。 另一方面，业务流程管理主要关注遵循可预测模式或流程管理的重复和连续过程。
业务流程管理做什么？
如果杂乱无章、不系统化，糟糕的公司程序可能会造成严重破坏。 个人只能感知更大过程的一小部分。 很少有人能够扫描并看到业务流程的完整结果，包括它开始和结束的地方、所需的重要数据以及任何瓶颈和低效率。
不受管理的、混乱的流程会损害业务并导致以下一种或多种情况：
- 浪费时间
- 更多失误
- 罪责增加
- 数据稀缺
- 不满的员工
组织可以通过使用业务流程管理并确保所有操作顺利执行来改进他们的流程。
业务流程管理 BPM 生命周期的步骤
步骤#1：设计
大多数流程都包含用于数据收集的表格和用于数据处理的工作流。 创建您的表单并决定谁将负责工作流程中的每项任务。
步骤 #2：创建模型
创建程序的图形表示。 修复截止日期和条件等细节，以提供事件顺序和流程中数据流的清晰画面。
步骤#3：测试
通过首先在一个小组中进行测试然后将其推广到所有用户来执行该过程。 确保只有需要的人才能访问关键信息。
步骤#4：留意事物。
密切关注流程在管道中的进展。 为确保流程监控成功，请使用正确的指标来评估进度、量化效率并定位流程瓶颈。
第 5 步：改进
请注意需要对您的表格或程序进行的任何修改，以使其在您检查时更有效率。 考虑改进公司流程的步骤。
业务流程管理最佳实践
BPM 是一种复杂的流程改进方法，随着时间的推移出现了几种最佳实践。 组织可以使用以下准则来有效地管理其业务流程：
#1。 制定具体的目标和目标。
确定业务流程的预期结果并确保该流程与组织的总体目标保持一致是至关重要的。
#2。 让利益相关者参与流程。
让关键利益相关者参与业务流程的设计和管理可以帮助确保流程的认同和支持。
#3。 过程文档和分析
业务流程文档可以帮助公司了解事情是如何运作的，确定改进的机会，并随着时间的推移衡量进展情况。
#4。 利用流程建模方法。
流程图和 BPMN 是流程建模方法的两个例子，可以帮助公司查看和理解他们的流程，以及识别可能的瓶颈和低效率。
#5。 持续监控和评估流程绩效
组织应定期监视和衡量其业务流程的性能，使用此信息来检测和解决任何故障或困难。
#6。 投资技术以自动化和优化运营。
组织可以使用自动化和技术来简化和改进他们的流程，减少对体力劳动的需求并提高生产力。
#7。 促进持续发展的文化。
促进持续改进的文化可以帮助公司保持敏捷性和适应性，并确保他们的流程不断发展以适应不断变化的需求。
使用业务流程管理有什么好处？
业务流程管理可帮助组织迈向全面数字化转型并实现更大的组织目标。 以下是在您的企业中实施 BPM 的一些主要优势：
#1。 增强的业务敏捷性：
为了跟上市场条件，必须改变和优化组织的业务流程。 BPM 使公司能够暂停业务流程、进行调整并重新启动它们。 更改、重用和调整工作流可以让业务流程变得更加灵敏，并让公司更好地了解流程变更的影响。
#2。 更低的成本和更高的收入：
业务流程管理解决方案消除了瓶颈，随着时间的推移可显着节省成本。 这可以缩短产品销售的交付周期，让客户更快地获得服务和产品，从而增加销售额和收入。 BPM 解决方案还可以分配和跟踪资源以减少浪费、降低成本和增加收入。
#3。 更高的效率：
业务流程的集成有可能从始至终提高流程效率； 有了正确的信息，流程负责人就可以密切监控延误情况，并根据需要提供额外的资源。 自动化和消除重复性任务有助于提高业务流程的效率。
#4。 更大的知名度：
BPM 软件允许自动化，同时还实时监控重要的性能参数。 这种增加的开放性导致更好的管理和有效调整结构和程序的能力，同时跟踪结果。
#5。 合规性、安全性和安保性：
全面的 BPM 可确保公司遵守标准并遵守法律。 通过正确记录程序和简化合规性，BPM 还可以改进安全措施。 因此，公司可以敦促其员工保护私人信息和实物资产等公司资产免遭滥用、丢失或盗窃。
组织应何时实施业务流程管理？
以下是部署 BPM 将产生高投资回报率的业务流程的一些示例。
- 动态流程需要修改法规遵从性，例如消费者信息管理的转变以响应金融或隐私立法的变化。
- 复杂的业务流程需要跨多个业务单位、部门、职能部门或工作组进行协调和编排。
- 可衡量的关键任务流程，可直接改进关键绩效指标。
- 需要使用一个或多个遗留应用程序才能完成的业务流程。
- 业务流程中存在必须手动和/或及时处理的异常情况。
业务流程管理有哪些不同类型？
BPM 系统根据其服务的目的进行分类。 业务流程管理的三类如下：
#1。 以集成为中心的 BPM
在没有太多人为干预的情况下，这种业务流程管理系统可以处理在现有系统（例如 HRMS、CRM、ERP）之间大量跳转的程序。 以集成为中心的业务流程管理解决方案提供多个连接器和 API 访问，以支持创建快速移动的流程。
#2。 以人为本的 BPM
以人为中心的 BPM 是指主要由人执行的流程。 这些通常有许多人完成的批准和任务。 这些解决方案擅长提供用户友好的界面、简单的通知和快速跟踪。
#3。 以文档为中心的 BPM
当文档（例如，合同或协议）处于流程的核心时，这些业务流程管理解决方案是必要的。 它们允许任务在工作流中进行时进行路由、格式化、验证和签名。
大多数业务流程管理系统将能够组合所有这些组件，尽管每个系统通常专注于一个领域。
业务流程管理示例
#1。 人力资源部
您是否曾觉得贵公司的入职程序过于繁琐和混乱？ 您的人力资源部门是否让求职者填写让他们感到疲劳的纸质表格？ 这是因为您的人力资源部门对业务流程管理 (BPM) 前提缺乏了解。
使用业务流程管理可以让您从头到尾自动化您的 HR 操作，从而节省您的金钱、时间和纸质表格。 以下是业务流程管理如何帮助您的人力资源部门改进其流程的几个示例：
- 更快地批准员工时间表。
- 轻松入职新员工
#2. 销售量
在大多数公司中，销售团队花费大量时间与应收账款 (AR) 团队协调，以便清算销售发票。 即使是发票中的小错误也会破坏销售人员的职业生涯。 这就是业务流程管理的用武之地，因为它使发票审批流程自动化，消除了人工错误和销售人员与 AR 团队之间来回澄清的可能性。
以下是业务流程管理如何帮助销售部门简化流程的几个示例：
- 缩短销售周期工作流程的长度。
- 报价单和发票必须按时发送。
#3。 金融
每天，财务团队都会被纸质表格和电子邮件淹没，因为任何涉及金钱的事情都必须通过它们。 例如，如果资产管理团队希望购买 50 台计算机，他们会将供应商的报价发送给财务团队进行审批。 这只是一个例子。
考虑他们每天从多个团队收到多少电子邮件和纸质表格。 如果没有适当的系统，他们很难管理所有这些。 他们使用业务流程管理 (BPM) 软件管理所有这些。 以下是财务部门中业务流程管理派上用场的两个示例：
- 只需单击一下即可批准旅行请求。
- 针对特定条件创建定制工作流程。
业务流程管理 (BPM) 自动化
专业的 BPM 软件结合了 RPA、人工智能和流程挖掘等一流技术以及纯流程建模，是全业务流程自动化的基本基础，而全业务流程自动化是数字化转型的关键组成部分。 例如，流程挖掘工具通过基于工具的流程评估实现客观透明，从而尽早发现自动化和优化潜力。
机器人过程自动化 (RPA) 是一种通过让软件机器人接管单调的琐事来实现工作流程自动化的技术。 RPA 工具允许为此目的创建结构化材料，以及配置软件机器人以进行交易并与其他数字系统通信。
这些新技术的应用带来了显着的竞争优势，例如更快的处理速度、成本节约、改进的处理质量和更有效的劳动力利用。 然而，为了避免自动化无意义的任务，应该对流程模型进行整体评估，应用特定于流程的自动化解决方案而不是单独的独立机器人。
每项称职的业务流程管理技术都应包含以下特征：
现在您了解了为什么需要 BPM 系统，这里列出了一个好的业务流程管理系统应该具备的品质。
- 可视化流程图应用程序
- 具有拖放功能的表单设计器
- 基于角色的访问控制
- 支持移动设备
- 极其强大的管理员功能
- SSO（单点登录）
- 与现有软件系统的兼容性
- 分析和报告
- 庞大的用户群性能
- 过程的性能指标
BPM 是否类似于任务或项目管理？
业务流程管理不同于任务管理（专注于单个任务）或项目管理（处理一次性或不稳定的流程）。
任务管理是安排或组织来自项目的一组操作的过程。 这些承诺通常是一次性的和非重复的。 当这些项目组织得很好时，例如在建筑工程中，就会使用诸如“Microsoft Project”之类的项目管理软件。 Trello、Asana 和 Kissflow Project 都是管理临时项目任务的优秀工具。
与流程管理相反，业务流程管理更关注遵循可预测模式的重复和连续流程。
结论
适合自动化的业务流程通常是由特定事件触发的。 例如，提交费用报告可能会启动一系列预定义的事件，最终导致员工在其银行账户中收到补偿金。
相比之下，业务流程管理 (BPM) 是一种改善公司运营的系统方法。 当它成功实施时，每个人都明白他们可以如何帮助组织实现其目标。 这会带来更快乐、更高效的团队，从而带来更快乐的客户、更高的收入和更低的成本。
参考资料
